Je bent net gestart als ondernemer. Je hebt je ingeschreven bij de KvK, je website staat live en je eerste klant heeft zich gemeld. Maar dan komt het financiële gedeelte. Waar moet je allemaal aan denken? In dit artikel zet ik de belangrijkste financiële verplichtingen voor (startende) ondernemers op een rij.
Tip: download nu de Startersbundel met daarin het e-book ‘De praktische gids voor startend ondernemers’ en de 4 meest gebruike templates voor startend ondernemers.
1. Je administratie opzetten (en bijhouden)
Een goede administratie is verplicht voor iedere ondernemer. De Belastingdienst stelt zelfs eisen aan de inrichting ervan. Je administratie moet namelijk:
Overzichtelijk en controleerbaar zijn
- Minimaal 7 jaar bewaard blijven (voor onroerend goed zelfs 10 jaar)
Alles bevatten dat van belang is voor je belastingaangifte: facturen, bonnetjes, bankafschriften, kilometerregistratie, urenregistratie en overeenkomsten
Tip: Begin direct met het bijhouden van je administratie. Veel starters denken: “dat doe ik later wel.” Maar juist in de eerste maanden kun je al fouten maken die je geld kosten.
2. Btw-aangifte doen
In de meeste gevallen moet je als ondernemer btw (omzetbelasting) afdragen. De Belastingdienst laat je bij inschrijving bij de KvK weten hoe vaak je btw-aangifte moet doen (per maand, kwartaal of jaar). De meeste startende zzp’ers doen dit per kwartaal.
Bij je btw-aangifte geef je op:
- Hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten (omzet)
- Hoeveel btw je zelf hebt betaald aan leveranciers (voorbelasting)
- Het verschil draag je af óf krijg je terug
Let op: Je moet de btw vaak al eerder afdragen dan dat je klant daadwerkelijk heeft betaald. Zorg dus dat je genoeg geld opzij zet.
Tip: doe ALTIJD btw aangifte als je btw-plichtig bent. Ook al heb je nog geen omzet gehad in je eerste kwartaal als ondernemer, dat gebeurt vaker namelijk. Vul dan een nul-aangifte in, zo voorkom je boetes.
3. Inkomstenbelasting: voorlopige aanslag & aangifte
Als ondernemer betaal je geen loonbelasting via een werkgever, maar moet je zelf inkomstenbelasting betalen. Dit doe je op twee momenten:
- Voorlopige aanslag: Je kunt vooraf al belasting betalen op basis van een schatting van je inkomen. Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar ineens een groot bedrag moet betalen.
- Definitieve aangifte: Elk voorjaar doe je aangifte inkomstenbelasting over het vorige jaar. Hierbij geef je je winst op, en maak je gebruik van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling.
4. Zakelijke kosten bijhouden
Veel beginnende ondernemers weten niet precies welke kosten ze zakelijk mogen opvoeren. Dat is zonde, want zakelijk gemaakte kosten verlagen je winst en daarmee je belasting.
Voorbeelden van aftrekbare kosten:
- Laptop, telefoon, software
- Kantoorinrichting
- Zakelijke kilometers (€0,23 per zakelijke km als je een privé auto hebt)
- Marketingkosten
- Vakliteratuur
Wat mag niet? Privé-uitgaven, zoals boodschappen of je vakantie, mag je niet zomaar opvoeren. Nog iets dat ik vaak fout zie gaan: kleding op de zaak. Dit mag alleen als het gaat om werkkleding.
Tip: Gebruik een zakelijke rekening en betaal hier al je zakelijke kosten mee. Niet verplicht, maar zo houd je wel veel makkelijker overzicht. De tijd die het je bespaart (en verminderde kans op fouten) wegen al snel op tegen de kosten van een zakelijke bankrekening.
5. Urenregistratie bijhouden
Werk je fulltime in je onderneming? Dan kom je waarschijnlijk in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Dat levert je belastingvoordeel op, maar je moet dan wel voldoen aan het urencriterium:
- Minimaal 1.225 uur per kalenderjaar werken aan je bedrijf
- Inclusief administratie, klantgesprekken, reistijd en opleiding
Houd je uren dus goed bij, bijvoorbeeld in Excel of met een urenregistratie-app.
Tip: download nu de Startersbundel met daarin het e-book ‘De praktische gids voor startend ondernemers’ en de 4 meest gebruike templates voor startend ondernemers.
6. Belastingen opzijzetten
Je ontvangt je omzet op je zakelijke rekening, maar dat bedrag is niet allemaal van jou. Je moet nog:
- Btw afdragen
- Inkomstenbelasting betalen
- Eventueel een voorlopige aanslag voldoen
Een goede vuistregel voor starters: zet 30% van je omzet apart op een spaarrekening. Zo kom je niet in de problemen wanneer de Belastingdienst zich meldt. In veel gevallen zal dit te veel zijn, maar hiermee voorkom je wel dat je tekort komt aan het einde van het jaar.
Wil jij weten hoeveel je opzij moet zetten voor je belasting als startend ondernemer? Download dan de template ‘opzij zetten voor je belasting’.
7. Zoeken van een goede boekhouder
Het is niet verplicht om een boekhouder in te schakelen, maar het kan wel verstandig zijn. Zeker als je:
- Niet goed weet wat je fiscaal mag opvoeren
- Tegen btw-vraagstukken aanloopt (bijvoorbeeld bij import/export)
- Een bv overweegt
- Tijd wil besparen
Let op: Kies een boekhouder die ervaring heeft met zzp’ers of kleine ondernemers. En vraag altijd naar de prijsstructuur: vast maandbedrag of per uur.
8. Pensioen, arbeidsongeschiktheid en verzekeringen
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen vangnet. Denk aan:
- Pensioenopbouw: via lijfrente, beleggingsrekening of pensioenproduct
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): belangrijk, want als ondernemer sta je er echt zelf voor als je langere tijd uitvalt. Dit wordt vaak onderschat door ondernemers.
- Bedrijfsaansprakelijkheid en rechtsbijstand: niet verplicht, maar kan veel kosten besparen in geval van schade of conflict. En bedenk: je privé aansprakelijkheidsverzekering dekt geen schade tijdens je zakelijke activiteiten.
9. Je eerste factuur versturen (met alle verplichte onderdelen)
Zorg dat je facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Op een correcte factuur staan in elk geval:
- Jouw bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw nummer
- Gegevens van je klant (naam en adres van je klant, geen postbusnummer)
- Factuurdatum en -nummer
- Omschrijving en hoeveelheid van de dienst/product
- Bedrag exclusief btw, btw-tarief en berekende btw in euro’s.
Tip: Gebruik een boekhoudprogramma met facturatie-optie, dan heb je altijd een correct sjabloon. Ik gebruik zelf sinds 2016 e-Boekhouden.nl en ben daar heel tevreden over. Met deze link kun je dit online boekhoudprogramma ook 15 maanden gratis proberen.
Conclusie: zet je financiële fundering meteen goed neer
Als starter komt er veel op je af, maar met een solide financiële basis voorkom je stress én boetes. Zorg voor een goede administratie, houd je kosten en uren bij, zet belastinggeld opzij en durf hulp in te schakelen waar nodig.
Zo bouw je niet alleen aan een succesvol bedrijf, maar ook aan een financieel gezonde toekomst.
Tip: download nu de Startersbundel met daarin het e-book ‘De praktische gids voor startend ondernemers’ en de 4 meest gebruike templates voor startend ondernemers.
