Een nieuwe outfit of een mooi maatpak kopen en dat als zakelijke kosten aftrekken in je onderneming. Dat zou fantastisch zijn toch? Er is veel onduidelijk over of dit mag of niet. Kort gezegd: het is niet toegestaan, uitzonderingen daargelaten. Ik vertel je meer over de voorwaarden om kleding op de zaak te kopen.
Kleding als zakelijke kosten
Zoveel mogelijk kosten zakelijk opnemen is voor veel ondernemers een sport op zich. Want hoe meer kosten je opneemt, hoe lager de winst voor belasting. Hoe lager deze winst, hoe lager het bedrag is waarover je belasting betaalt. Neem je meer kosten op, dan daalt daarmee per saldo het te betalen belasting bedrag. Bovendien kun je ook de BTW van deze uitgaven terugvragen. Win-win lijkt het. Maar helaas gooit de Belastingdienst daar roet in het eten. Want alhoewel je de kleding wellicht nodig hebt voor je onderneming om er representatief uit te zijn, mooie foto’s te kunnen maken of een acquisitie gesprek te kunnen voeren: het merendeel van de kleding is niet zakelijk volgens de Belastingdienst.
De regels van de Belastingdienst
De Belastingdienst begint met de uitspraak dat werkkleding 100% aftrekbaar is. Deze kosten mogen dus volledig opgenomen worden in je kosten en de BTW is aftrekbaar. Maar dan komt de definitie die de Belastingdienst hanteert voor werkkleding.
Wat is werkkleding volgens de Belastingdienst?
Werkkleding is kleding die je uitsluitend draagt voor de uitoefening van je beroep of bedrijf. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van je kleding, denk aan een uniform of overall. Belangrijk hierbij is dat je de kleding niet naar andere gelegenheden dan je werk aandoet. Een maatpak dat je koopt voor een belangrijk gesprek, koop je misschien met je onderneming in het achterhoofd. Maar omdat je dit tijdens een etentje ook aan kunt doen, telt het niet als ‘werkkleding’ en is dan niet aftrekbaar.
Beeldmerk van minimaal 70 cm2
Weer een uitzondering op deze regel is de volgende. Is de werkkleding buiten je onderneming te dragen, dan dient ieder kledingstuk voorzien te zijn van een beeldmerk. Dit beeldmerk moet minimaal 70 cm2 in omvang zijn, op ieder kledingstuk zichtbaar zijn én moet betrekking hebben op je onderneming, bijvoorbeeld een logo.
Kleding verschaffen aan je werknemers
Heb je personeel in dienst en wil je hen kleding verschaffen? Dan gelden dezelfde regels als voor ondernemers. Wil je kleding onbelast vergoeden, dan dient deze kleding alleen op het werk gedragen te worden en op het werk achterblijven. Dit moet bij een controle door de Belastingdienst aantoonbaar zijn door bijvoorbeeld de kleding die achterblijft op de werkplek in een kast of locker.
Het is iets anders wanneer je schade veroorzaakt aan kleding van je werknemers. Bij schade aan kleding, mag je deze wel onbelast vergoeden.
Foto: Prisca Visser
