Een nieuwe outfit of een mooi maatpak kopen en dat als zakelijke kosten aftrekken in je onderneming. Dat zou fantastisch zijn toch? Er is veel onduidelijk over of dit mag of niet. Kort gezegd: het is niet toegestaan, uitzonderingen daargelaten. Ik vertel je meer over de voorwaarden om kleding op de zaak te kopen. Ook geef ik antwoord op de meest gestelde vragen omtrent dit onderwerp.
Kleding als zakelijke kosten
Zoveel mogelijk kosten zakelijk opnemen is voor veel ondernemers een sport op zich. Want hoe meer kosten je opneemt, hoe lager de winst voor belasting. Hoe lager deze winst, hoe lager het bedrag is waarover je belasting betaalt. Neem je meer kosten op, dan daalt daarmee per saldo het te betalen belasting bedrag. Bovendien kun je ook de BTW van deze uitgaven terugvragen. Win-win lijkt het.
Maar helaas gooit de Belastingdienst daar roet in het eten. Want alhoewel je de kleding wellicht nodig hebt voor je onderneming om er representatief uit te zijn, mooie foto’s te kunnen maken of een acquisitie gesprek te kunnen voeren: het merendeel van de kleding is niet zakelijk volgens de Belastingdienst.
De regels van de Belastingdienst
De Belastingdienst begint met de uitspraak dat werkkleding 100% aftrekbaar is. Deze kosten mogen dus volledig opgenomen worden in je kosten en de BTW is aftrekbaar. Maar dan komt de definitie die de Belastingdienst hanteert voor werkkleding.
Wat is werkkleding volgens de Belastingdienst?
Werkkleding is kleding die je uitsluitend draagt voor de uitoefening van je beroep of bedrijf. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van je kleding, denk aan een uniform of overall. Belangrijk hierbij is dat je de kleding niet naar andere gelegenheden dan je werk aandoet.
Een maatpak dat je koopt voor een belangrijk gesprek, koop je misschien met je onderneming in het achterhoofd. Maar omdat je dit tijdens een etentje ook aan kunt doen, telt het niet als ‘werkkleding’ en is dan niet aftrekbaar.
Ook kan het gaan om werkkleding als de kleding aantoonbaar achterblijft op de werkvloer. Een overall bijvoorbeeld die dagelijks door het bedrijf gewassen wordt. Of een laboratorium jas die je ophangt als je weer naar huis gaat.
Beeldmerk van minimaal 70 cm2
Weer een uitzondering op deze regel is de volgende. Is de werkkleding buiten je onderneming te dragen, dan dient ieder kledingstuk voorzien te zijn van een beeldmerk. Dit beeldmerk moet minimaal 70 cm2 in omvang zijn, op ieder kledingstuk zichtbaar zijn én moet betrekking hebben op je onderneming, bijvoorbeeld een logo.
Wil je meer belastingvoordelen voor zzp’ers? Download dan hier het e-book ‘Belastingvoordelen voor zzp’ers’ met daarin 19 verschillende belastingvoordelen, inclusief uitgebreide uitleg en voorbeelden.
Kleding verschaffen aan je werknemers
Heb je personeel in dienst en wil je hen kleding verschaffen? Dan gelden dezelfde regels als voor ondernemers. Wil je kleding onbelast vergoeden, dan dient deze kleding alleen op het werk gedragen te worden en op het werk achterblijven. Dit moet bij een controle door de Belastingdienst aantoonbaar zijn door bijvoorbeeld de kleding die achterblijft op de werkplek in een kast of locker.
Het is iets anders wanneer je schade veroorzaakt aan kleding van je werknemers. Bij schade aan kleding, mag je deze wel onbelast vergoeden.
Veelgestelde vragen over kleding op de zaak zetten
Mag ik een maatpak opnemen als zakelijke kosten?
Nee, een maatpak mag je niet opnemen als zakelijke kosten. Ook al koop je dit maatpak voor bijvoorbeeld een zakelijk gesprek, het wordt niet gezien als werkkleding. Dat je het pak buiten je werk om niet aan doet, maakt niet uit. Het gaat erom dat het zou kunnen.
Hoe groot moet het logo zijn op werkkleding?
Kleding definieert als werkkleding als er een duidelijk zichtbaar logo op staat van minimaal 70 cm2. Het logo moet verband houden met je bedrijf, bijvoorbeeld de bedrijfsnaam of het logo van je bedrijf. Een gezellig bloemetje voor mijn bedrijf the happy financial zou dus geen oplossing zijn.
Ook moet het logo op ieder kledingstuk staan, dus niet één keer op een set. Heb je bijvoorbeeld een jasje en een rok? Dan dient het logo op zowel het jasje als de rok te staan, beide 70cm2 (dus niet samen).
Nog een puntje: het logo moet goed vastzitten op de kleding. Een los te halen sticker telt dus niet.
Mijn boekhouder zegt er niets van als ik bonnetjes van kleding indien?
Het indienen van bonnetjes bij je boekhouder wil nog niet zeggen dat ze als zakelijke kosten worden opgenomen. Je boekhouder kent de regels ook en zal deze waarschijnlijk in de rekening-courant privé boeken of opnemen als een privé onttrekking. Dan zijn het dus geen zakelijke kosten.
Ik moet er voor mijn opdrachten representatief uitzien, is de kleding aftrekbaar?
Nee. Ondanks dat je deze kleding koopt met je opdrachten in het achterhoofd, geldt ook hier dezelfde definitie van werkkleding. Het moet dus gaan om kleding die je uitsluitend op je werk aan doet of met een zichtbaar logo.
Foto: Prisca Visser
