Je administratie bijhouden: hoe doe je dat? Op papier of digitaal? En wat houd je allemaal bij?

In deze blog sta ik stil bij het bijhouden van de administratie van je persoonlijke financiën. Wil je weten hoe je dit voor je onderneming kunt doen? Lees dan deze blog.

Waarom is het belangrijk? 

Het bijhouden van je administratie en deze op een overzichtelijke manier opbergen is een belangrijke stap in het inzicht in je persoonlijke financiën. Uit onderzoek van Nibud blijkt namelijk dat wanneer je een geordende administratie hebt, je minder vaak betalingsachterstanden hebt, minder vaak een rekening over het hoofd ziet en minder abonnementen hebt lopen waar je niets vanaf weet.

Wat moet je bewaren?

Reden genoeg dus om het op orde te krijgen. Maar wat moet je allemaal bewaren? Natuurlijk is dit sterk afhankelijk van je situatie en je eigen voorkeuren. Nibud heeft een bewaarwijzer ingevoerd waar je voor jouw persoonlijke situatie kunt kijken wat je moet bewaren.

De Belastingdienst heeft geen verplichting opgesteld voor het bewaren van documenten voor je persoonlijke administratie. Dit in tegenstelling tot ondernemers die wel te maken hebben met een bewaarplicht. Maar omdat de Belastingdienst tot vijf jaar mag terugvorderen, is het verstandig om je documenten deze vijf jaar te bewaren.

Ik bewaar zelf minimaal de documenten die te maken hebben met de woning, jaaropgaves, auto (garantie, aankoop), pensioen (UPO), verzekeringen (polissen en voorwaarden), belastingen, garantiebewijzen en aankoopbewijzen (let op: alleen van apparaten die ik nog in huis heb 🙂 ).

Papier of digitaal?

Bij deze vraag ga ik je een ontzettend accountants-antwoord geven: ‘It depends’. Daar kun je dus helemaal niks mee. Maar in feite komt het erop neer dat je zelf mag kiezen wat je het fijnste vindt werken.

Vanuit de Belastingdienst of dergelijke instanties worden er geen beperkingen opgelegd. Alleen dat je ze bij een eventuele controle kunnen controleren en wanneer je alle papieren documenten hebt ingescand, deze dezelfde informatie moeten bevatten als de papieren versie.

Of je nu met een papieren of digitale administratie werkt: het principe blijft hetzelfde.

Mijn tip: maak voor je papieren en digitale administratie dezelfde mappenstructuur aan.

Gebruik ordners met tabbladen of maak folders aan op je laptop, maar hanteer dezelfde structuur (bijvoorbeeld: woning, verzekeringen, pensioen, werk, auto, belastingen, garanties, aankoopbewijzen). Hierdoor maak je het jezelf een stuk makkelijker en in ieder geval overzichtelijker.

Wil je weten hoe je het beste kunt omgaan met facturen en dergelijke die je via e-mail binnenkrijgt? Lees dan deze blog.

Hoe zorg je voor overzicht in je administratie?

Om ervoor te zorgen dat het niet alleen nu, maar ook in de toekomst overzichtelijk blijft, werk ik zelf met een vaste administratie dag. Wil je weten hoe ik dat doe? Lees dan deze blog.

Video – Ik test de Nibud bewaarwijzer

Nibud heeft een online gratis tool waarmee je overzicht krijgt in je administratie, de bewaarwijzer. Hoe werkt deze tool? En wat vind ik ervan? In deze video laat ik zien hoe de bewaarwijzer werkt, maar ook wat ik er uiteindelijk van vind.