Als je start met ondernemen, moet je ook een administratie gaan bijhouden. Maar waar begin je dan? Om te voorkomen dat je als een berg opziet tegen deze eerste stap in je eigen bedrijf, ga ik in dit artikel uitgebreid in op je administratie. Want hoe start je met het inrichten van je administratie? Welke termen ga je tegenkomen? Hoe verwerk je je eerste in- en verkoopfactuur? Op deze en meer vragen krijg jij het antwoord. Zodat jij als kersverse ondernemer met een eenmanszaak goed bent voorbereid op het runnen van je eigen bedrijf.
Ben je startend ondernemer? Dan mag ik 15 maanden gratis online boekhouden e-Boekhouden.nl weggeven. Ik gebruik dit online boekhoudprogramma zelf ook al jaren en ben erg tevreden!
Dit artikel is opgedeeld in verschillende hoofdstukken. Per hoofdstuk laat ik zien hoe dit eruit ziet in mijn eigen administratie in e-Boekhouden.nl. Hiermee heb je een goed beeld van wat ik precies bedoel. Achtereenvolgens komt het volgende aan bod:
- Voor wie is dit artikel?
- Waarom is administratie belangrijk?
- Onderdelen van je administratie
- Basisprincipes van boekhouden
- Je eerste verkoopfactuur
- Je eerste inkoopfactuur
- Hoe moet je documenten bewaren
- Je eerste BTW aangifte
- Je jaarlijkse aangifte Inkomstenbelasting
- Privé stortingen en onttrekkingen
- Bankmutaties (geld in en geld uit)
- Investeren en afschrijven
- Nog een paar belangrijke tips
Wil je liever luisteren hoe ik dit uitleg? Dan heb ik een uitgebreide video gemaakt. Een soort mini college van 30 minuten waarin ik het inrichten van je administratie uitleg.
Voor wie is dit artikel?
Dit artikel en de bijbehorende video is voor iedere startende ondernemer. Veel tips zijn gericht op ondernemers met een eenmanszaak, veelal zzp’ers. Of je je boekhouding nu geheel of gedeeltelijk wil uitbesteden (of gaat uitbesteden op termijn), het is altijd belangrijk om een goede basis van administratie en boekhouden te hebben. Op deze manier ben je goed voorbereid op de gesprekken met je boekhouder of accountant. Zij zijn namelijk heel erg afhankelijk van wat jij ze als ondernemer als input geeft. Dus hoe beter je zelf op de hoogte bent van je administratie en boekhouding, hoe beter deze samenwerking uit gaat pakken. Maar ook als je al een tijdje onderneemt en meer inzicht wil hebben in je eigen administratie, is dit artikel er voor jou.
Waarom is administratie belangrijk?
Allereerst eist de Belastingdienst dat je als ondernemer een controleerbare administratie voert. De gegevens die zijn opgenomen in je administratie heb je ook nodig voor je BTW aangifte per kwartaal en je jaarlijkse aangifte Inkomstenbelasting. Als de Belastingdienst een controle uitvoert op een van deze aangiftes, moet je de onderliggende administratie kunnen laten zien, zoals je in- en verkoopfacturen.
Daarnaast heb je door een up to date administratie als ondernemer inzicht in wat je verdiend hebt. Je weet wat je omzet is, wat je kosten zijn en daarmee wat je winst is. Hierdoor kun je ook financiële beslissingen die jij als ondernemer neemt, veel beter onderbouwen aan de hand van je administratie en cijfers. Ga je bijvoorbeeld de prijzen voor je producten of diensten (opnieuw) bepalen? Dan wil je weten hoeveel je per product of dienst verdient en hoe hoog je verkoopprijs dus moet zijn. Maar denk ook aan geld dat je nodig hebt voor investeringen. Je weet aan de hand van je administratie hoeveel geld je nog binnenkrijgt en of een investering op dat moment verstandig is.
Tenslotte heb je een up to date administratie ook nodig als je een financiering of lening wil aanvragen bij een externe partij, zoals een bank. Zij zullen altijd een onderbouwing vragen aan de hand van cijfers. Ga je als zzp’er een huis kopen? Dan zal je hypotheekverstrekker ook altijd vragen om cijfers van je onderneming. Ook in dat geval is het nodig dat je administratie juist en volledig is.
Onderdelen van je administratie
Uit welke onderdelen bestaat je administratie eigenlijk? Iedere administratie bestaat uit twee ‘hoofdonderdelen’: de jaarcijfers en de grootboekrekeningen. Deze zijn beide ook weer onderverdeeld in verschillende componenten. Ik geef een uitleg per onderdeel.
Jaarcijfers
Als ondernemer met een eenmanszaak hoef je jaarlijks geen jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. En dat scheelt, want een jaarrekening is een stuk uitgebreider dan alleen je jaarcijfers. Je hebt deze jaarcijfers wel nodig voor je jaarlijkse aangifte Inkomstenbelasting. Je jaarcijfers bestaan uit je balans en je winst- en verliesrekening.
Balans
Een balans is een totaaloverzicht van je bezittingen aan de ene kant (de actief, oftewel debet zijde). Denk aan een laptop waarin je hebt geïnvesteerd, je voorraad, openstaande posten van je klanten en je bankrekening. Aan de andere kant heb je de schulden (de passief, oftewel credit zijde). Dit zijn bijvoorbeeld leningen en openstaande posten van leveranciers. Maar ook je te betalen BTW per kwartaal staat hier. Een vreemde eend aan de credit zijde, is je eigen vermogen. Dit is namelijk geen schuld, maar is altijd het verschil tussen je bezittingen en je schulden.
De balans is altijd in evenwicht, daarom ook de naam ‘balans’. Hier kan geen enkele euro tussen zitten. Nee echt niet, ook geen 0,01 eurocent. Ik laat bij het systeem van dubbel boekhouden zien waarom dit absoluut niet kan. De balans kun je per dag maken en zal iedere dag een soort foto zijn van je onderneming.
Winst- en verliesrekening
Je winst- en verliesrekening (W&V) wordt ook wel resultatenrekening genoemd. Hier zie je de omzet die je onderneming maakt. Daaronder komen je kosten, onderverdeeld in bijvoorbeeld autokosten, marketingkosten, administratiekosten, bankkosten. Hieruit volgt dan je winst. Hoe je deze kosten boekt en de onderverdeling tussen de verschillende soorten kosten, komt straks aan de orde bij het verwerken van je eerste inkoopfacturen. De omzet wordt geboekt aan de hand van je verkoopfacturen. Ook daar leer je straks meer over. De winst uit je winst- en verliesrekening is het startpunt voor je aangifte Inkomstenbelasting.
Grootboekrekeningen
De grootboekrekeningen liggen ten grondslag aan je jaarcijfers. Deze kun je zien als ‘bakjes’ waarin transacties terecht komen. Je hebt bijvoorbeeld een aparte grootboekrekening voor ‘omzet verkopen product X’ en ‘autokosten’. Grootboekrekeningen kunnen gekoppeld zijn aan je balans of aan je winst- en verliesrekening.
Tip: Grootboekrekeningen hebben vaste nummers, mijn tip is om deze nummering aan te houden. Dit is eenvoudig en wel zo efficiënt.
Basisprincipes boekhouden
Het belangrijkste basisprincipe van boekhouden is dat het altijd gaat om dubbel boekhouden. Dit houdt in dat je altijd een boeking maakt in je online boekhoudprogramma met aan de ene kant een debet boeking en aan de andere kant een credit boeking. Er komt iets bij (debet) en er gaat iets af (credit). Op die manier is je boekhouding altijd in balans. Het maken van zo’n boeking, heet ook wel een journaalpost.
Dit lijkt niet altijd even duidelijk aan de hand van een boeking of bijschrijvingen of afschrijvingen van je bankrekening in je online boekhoudprogramma, maar dit gebeurt altijd, ook al zie je dat niet direct.
Voorbeeld 1 – aankopen van een laptop
Je koopt een laptop. Je krijgt een laptop erbij op de balans (debet), deze laptop vertegenwoordigt een waarde, stel 1.000 euro. De laptop is je nieuwe bezitting (debet). Maar aan de andere kant gaat er geld van je bankrekening af (credit).
De boeking in je online boekhoudprogramma (die we ook wel ‘journaalpost’ noemen), is als volgt (nu nog even zonder BTW):
Debet laptop (inventarissen) 1.000 euro
Credit bank 1.000 euro
Let op: bij een investering moet je ook gaan afschrijven, hier kom ik later op terug.
Voorbeeld 2 – sturen van een verkoopfactuur
Ditzelfde principe kan ook in de winst- en verliesrekening. Dit is iets ingewikkelder (en misschien ook minder logisch). Want zodra het gaat om een boeking in de W&V, wordt omzet gezien als een credit post en alle kosten als debet post. De volgende boeking (journaalpost) wordt gemaakt als je een verkoopfactuur stuurt (nu ook nog even zonder BTW):
Debet: openstaande posten (debiteuren) 500 euro
Credit: omzet bloemen 500 euro
Eerste verkopen in je administratie
Gefeliciteerd! Je hebt je eerste verkoop gedaan. Nu mag je een factuur sturen naar je klant. Alle openstaande posten van je klanten noemen we je debiteuren. Vraag bij je zakelijke klant het volgende op, zodat je met deze gegevens een relatie kunt aanmaken voor deze nieuwe klant, de debiteur.
- Naam bedrijf;
- Eventueel contactpersoon;
- BTW nummer;
- Vestigingsadres (een postbus is hierbij niet voldoende); en
- Eventueel een intern PO / referentie / project nummer (als klanten werken met interne nummers kunnen ze jouw factuur daar direct aan koppelen zodat de betaling sneller gaat, altijd slim dus om na te vragen).
Vervolgens kun je je eerste factuur gaan maken.
Tip: maak eenmalig een factuursjabloon aan. Dit sjabloon kun je dan voor iedere volgende factuur gebruiken. Je kunt verschillende factuursjablonen maken voor bijvoorbeeld Nederlandstalige en Engelstalige facturen. Of als je werkt vanuit verschillende handelsnamen.
De factuurvereisten van de Belastingdienst zijn de volgende:
- Volledige naam en adres van je onderneming en die van je klant. Alleen vermelding van een postbusnummer is niet voldoende;
- BTW nummer van je onderneming (let hierbij op dat je als ondernemer met een eenmanszaak zowel een OB (omzetbelasting) als BTW Identificatie nummer hebt gekregen. Het OB nummer bevat je BSN en in het kader van privacy gebruik je dit dus niet openbaar, maar alleen in contact met de Belastingdienst. Je BTW ID nummer zet je op je facturen en website);
- KvK nummer van je onderneming;
- De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd;
- Een opeenvolgend nummer (meest simpele variant is beginnen met 1, 2, 3 etc, of 2022-1, 2022-2, 2022-3, etc).
- Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd;
- Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd;
- Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
- Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 9 of 21%); en
- De berekende BTW in euro’s.
Kies de juiste grootboekrekening voor je omzet, bijvoorbeeld 8000 omzet bloemen.
Zodra je de factuur gemaakt hebt, wordt het volgende verwerkt in je administratie:
Debet: Debiteuren 605 euro
Credit: omzet bloemen 500 euro
Credit: af te dragen BTW 105 euro
Dit zorgt ervoor dat de openstaande post van de klant (debiteur), op de openstaande postenlijst komt en dat de omzet geboekt is in je winst- en verliesrekening.
Tip: bij e-Boekhouden.nl is dit proces automatisch gekoppeld: als je een factuur maakt, kun je direct de omzet grootboekrekening selecteren (bv 8000 omzet bloemen). Dan hoef je na het maken van de factuur niet meer zelf de omzet te boeken, deze omzet is automatisch geboekt bij het maken van de factuur. Ook de openstaande pottenlijst (je debiteuren) zijn automatisch geboekt in je administratie.
Dan komt de bankbetaling van de klant binnen. De volgende boeking wordt gemaakt in je administratie:
Debet: bank 605 euro
Credit: debiteuren 605 euro
NB: Ten aanzien van de BTW, zie hiervoor het aparte hoofdstuk in dit artikel.
Tip: koppel de bankmutaties rechtstreeks met je online boekhoudprogramma. Dan hoef je de boeking van de bank niet meer zelf te maken, maar herkent het programma meteen de betaling en maakt zelf de boeking. Een automatische koppeling scheelt ook werk, want je hoeft bankmutaties nooit meer handmatig in te lezen of over te typen. Dit geldt voor zowel je ontvangsten van klanten als betalingen aan je leveranciers of betaling van kosten.
Eerste inkopen in je administratie
Dan komen je eerste facturen en bonnetjes van leveranciers binnen. Niet alleen inkopen van voorraad, maar denk ook aan facturen van bijvoorbeeld je telefoonabonnement. Deze vormen samen je open posten te betalen, ook wel je crediteuren genoemd. Maak ook hier weer eerst een nieuwe relatie aan voor deze nieuwe crediteur. Boek de factuur in door de relatie te selecteren en de juiste grootboekrekening van de kosten.
De volgende boeking wordt gemaakt:
Debet: telefoonkosten 100 euro
Debet: terug te vragen BTW 21 euro
Credit: crediteuren 121 euro
Hiermee heb je de kosten geboekt in de winst- en verliesrekening, de openstaande post opgenomen (nog te betalen) en de BTW terug te vragen opgenomen in je administratie.
Tip: maak gebruik van een ‘bestand herkennen’ functie. Hiermee worden je bonnetjes en facturen automatisch herkend en wordt zoveel mogelijk werk voor je gedaan. Met e-Boekhouden.nl kan dit door middel van het maken van een foto in de app of het mailen van ontvangen PDF bestanden naar je eigen unieke e-Boekhouden.nl e-mailadres.
Tot slot maak je de betaling naar je leverancier over. Hierbij wordt in je administratie het volgende geboekt:
Debet: crediteuren 121 euro
Credit: bank 121 euro
NB: Ten aanzien van de BTW, zie hiervoor het aparte hoofdstuk in dit artikel.
Documenten bewaren in je administratie
Bij een controle van de Belastingdienst op je BTW aangifte of aangifte Inkomstenbelasting moet je niet alleen je administratie (jaarcijfers) kunnen tonen, maar ook de onderliggende documenten. Denk aan je in- en verkoopfacturen. Deze documenten mag je inscannen of op papier bewaren. Als je ze instant, moet het document wel dezelfde informatie bevatten als de papieren versie.
Tip: ik gebruik zelf de app van e-Boekhouden.nl om direct een foto van een bonnetje te kunnen maken. Hiervan weet ik dat deze scan voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Bovendien komen ze direct in je digitaal archief. Met ‘bestand herkennen’, wordt al veel informatie voor je ingevuld. Denk aan bedrag, BTW percentage, relatie en factuurnummer. Zo hoef je dit alleen nog maar te controleren.
De bewaartermijn voor je administratie is zeven jaar. Voor alles met betrekking tot onroerend goed (als je bijvoorbeeld een pand hebt gekocht), is dat tien jaar.
BTW aangifte
Naar aanleiding van je in- en verkopen blijkt je voorgestelde BTW aangifte. Laten we er voor het gemak van dit voorbeeld vanuit gaan dat al je in- en verkopen belast zijn met 21% BTW. Over je verkopen heb je 21% BTW geboekt als ‘af te dragen BTW’ (de te betalen BTW). Over je inkopen heb je 21% BTW geboekt als ‘nog te ontvangen BTW’.
In ons voorbeeld is dat: 105 euro af te dragen BTW – 21 euro nog te ontvangen BTW = 84 euro per saldo af te dragen BTW. Dit bedrag is opgenomen in je rekening courant (R/C) BTW en ga je dus aangeven in je BTW aangifte.
Tip: maak gebruik van de automatische BTW aangifte in je online boekhoudprogramma. Dit scheelt werk, want je hoeft de bedragen niet over te typen vanuit je administratie in het aangifte programma van de Belastingdienst. Bovendien is de kans op fouten zo ook en stuk kleiner.
Per kwartaal maak je dan alleen nog een boeking om de BTW af te kunnen dragen (te betalen) en op de BTW rekeningen weer leeg (op ‘0’) te krijgen. Deze boeking maakt je administratie vanzelf voor je wanneer je gebruik maakt van het automatisch verwerken in de rekening courant BTW.
Debet: af te dragen BTW 102 euro
Credit: terug te vragen BTW 21 euro
Credit: Rekening Courant (R/C) BTW 84 euro
+ bankbetaling:
Debet: Rekening Courant (R/C) BTW 84 euro
Credit: bank 84 euro
Aangifte Inkomstenbelasting
Jaarlijks dien je je aangifte Inkomstenbelasting (IB) in. Dit is vaak in het voorjaar van het jaar volgend op je boekjaar. De aangifte IB over 2022 doe je dus in het voorjaar van 2023. In deze aangifte laat je zien wat je winst over afgelopen jaar is geweest en daar betaal je belasting over in Box 1 van de IB. De winst uit je winst- en verliesrekening is de basis voor de aangifte. Naast de winst- en verliesrekening, neem je ook de balans over vanuit je administratie per 31 december.
In je aangifte IB ga je zien dat deze een stuk minder uitgebreid is dan je in je eigen administratie doet. Zo heb je zelf in je administratie tal van grootboekrekeningen voor verschillende kostensoorten. In je aangifte IB zie je dat alleen de onderverdeling is gemaakt tussen inkoopkosten, afschrijvingskosten, auto- en transportkosten, verkoopkosten en andere kosten. Bundel deze kosten in je aangifte zodat je voor jou logisch zijn en houd ieder jaar dezelfde indeling in.
Tip: hanteer voor je eigen administratie vooral een kostenindeling die je zelf prettig vindt om mee te werken. Dit zal dus een stuk uitgebreider zijn dan nodig is voor je aangifte IB.
De complexiteit van je aangifte IB als ondernemer wordt vaak veroorzaakt door je privé stortingen en onttrekkingen. Je krijgt dan de melding dat je balans niet in evenwicht is (zo zie je maar weer hoe belangrijk deze balans is). Meer over deze privé stortingen en onttrekkingen (ook wel je ondernemingsvermogen in de aangifte IB genoemd) verderop in dit artikel.
Privé stortingen en onttrekkingen
Alles wat je vanuit je zakelijke bankrekening overmaakt naar je privé bankrekening noemen we privé onttrekkingen. Alles wat je vanuit je privé bankrekening overmaakt naar je zakelijke bankrekening noemen we privé stortingen. Beide moet je kunnen specificeren op totaal niveau in je aangifte IB. Dus wat was het totaal bedrag aan privé onttrekkingen en wat was het totaal bedrag aan privé stortingen in het afgelopen jaar.
Als ondernemer met een eenmanszaak betaal je belasting over je winst uit onderneming. Hoe veel en hoe vaak je geld overmaakt als ‘salaris’ naar jezelf vanuit je onderneming, is aan jou. Als ondernemer krijg je geen salaris, maar alleen privé onttrekkingen vanuit je onderneming. Maar over deze overboekingen tussen je zakelijke en privé bankrekening betaal je geen extra belasting. Je betaalt dus ook niet minder als je niks overmaakt naar jezelf. Je betaalt namelijk jaarlijks Inkomstenbelasting over je winst uit onderneming.
De volgende boeking wordt gemaakt als je geld overmaakt vanuit je zakelijke bankrekening naar je privé rekening:
Debet: privé onttrekking 3.000 euro
Credit: bank 3.000 euro
Let op: het zal heus een keer voorkomen dat je met je privé bankpas een aankoop voor je onderneming doet. Dit is niet erg, probeer dit voor het overzicht wel zoveel mogelijk te voorkomen. Want je moet er wel aan denken dat je de kosten nog opneemt in je onderneming. Want anders is dit zonde en laat je geld liggen (deze kosten mag je namelijk aftrekken van je omzet waardoor je over een lager bedrag belasting betaalt).
NB: in deze boeking is geen rekening gehouden met BTW. Als je de kosten als een reguliere openstaande post boekt, wordt de BTW automatisch opgenomen.
Na deze boeking hoef je het bedrag niet nog speciaal over te maken vanuit je zakelijke rekening naar je privé rekening. Dat is met deze boeking al gedaan. Stel dat je kantoorartikelen voor je onderneming hebt gekocht en betaald met je privé bankpas. Je boekt dan:
Dan hoef je het niet nog een keer naar je zakelijke rekening terug over te maken. Bv je koopt kantoorartikelen:
Debet: kantoorkosten 20 euro
Credit: privé stortingen 20 euro
Investeren en afschrijven
Nog even terug naar het voorbeeld van de investering van de laptop van 1.000 euro. In dat geval gaat het om een zogenaamd bedrijfsmiddel dat langer dan één jaar meegaat én duurder is dan 450 euro ex BTW (wanneer je BTW plichtig bent).
Je bent dan verplicht om de laptop te investeren en af te schrijven. Dit betekent dat je de laptop op je balans zet, want het is vanaf dan een van jouw bezittingen.
Daarnaast ga je jaarlijks afschrijven over deze laptop. Dit betekent dat je niet in één jaar alle kosten meeneemt van de laptop, maar deze kosten uitsmeert over de gebruiksduur van de laptop. Hiermee zijn de afschrijvingskosten beter verdeeld over de jaren waarin je de laptop gebruikt. Dit in plaats van alle kosten in het ene jaar van aanschaf meenemen.
Om te bepalen hoeveel je mag afschrijven ieder jaar, is ook je restwaarde van belang. Stel dat je verwacht de laptop van 1.000 over 5 jaar te kunnen verkopen voor 150 euro. Dan is 150 euro je restwaarde. Je mag dan in totaal afschrijven: 1.000 euro (aanschafwaarde) min 150 euro (restwaarde) = 850 euro. Deze 850 euro ga je delen door het aantal jaar dat je de laptop gaat gebruiken, bijvoorbeeld 5 jaar. Jaarlijks schrijf je dan 850 euro / 5 jaar = 170 euro af.
Dit kun je in e-Boekhouden.nl heel makkelijk opnemen in het ‘vaste activa register’. Je boekt de investering, geeft de restwaarde en de gebruiksduur weer. Je afschrijvingen worden vervolgens jaarlijks automatisch geboekt.
Nog een paar belangrijk tips om goed van start te gaan met je administratie
Maak een gewoonte van het doen van je administratie. Kies een vast moment in de week waarop je je administratie doet. Hierdoor ben je er iedere week mee bezig en voorkom je dat het werk zich opstapelt. Niemand vindt het leuk om de administratie van drie maanden ineens te moeten doen. Maar wanneer je dit opdeelt in kleine stukjes valt het heel erg mee.
Begin ook direct met het bijhouden van je administratie. Ik hoor veel ondernemers die wachten tot het tijd is voor de BTW aangifte. Maar dan ben je alweer een kwartaal verder. Op zo’n moment weet je de bijzonderheden echt niet allemaal meer. Voorkom chaos en doe dit dus wekelijks.
Laat je niet afleiden door ‘lastige’ termen. Kijk hier als het ware ‘doorheen’, zoek op wat je niet weet en durf vragen te stellen. Als je dit doet, weet ik zeker dat je de structuur van je administratie goed kunt doorgronden en begrijpen. En dat je het misschien ook wel een beetje leuk gaat vinden :).
Ook als je je administratie gaat uitbesteden is het goed om de basis te begrijpen. Zorg er altijd voor dat zowel jij als je boekhouder of accountant toegang hebben tot het systeem. Dan hoef je nooit te wachten tot je cijfers krijgt van je boekhouder, maar kun je realtime kijken hoe je onderneming ervoor staat.
Ben je startend ondernemer? Dan mag ik 15 maanden gratis online boekhouden e-Boekhouden.nl weggeven. Ik gebruik dit online boekhoudprogramma zelf ook al jaren en ben erg tevreden!
