Boekhouden is voor mij een van de leuke dingen van het ondernemen. Maar ik ben ook realistisch: voor veel ondernemers is dat niet het geval. Integendeel, het merendeel van de ondernemers ziet op tegen het doen van de administratie. Daarom geef ik je in dit artikel 3 tips die ervoor gaan zorgen dat jij het doen van je boekhouding ook leuk(er) gaat vinden.
Tip 1: Maak het jezelf makkelijker
Je kunt het jezelf makkelijker maken. Toch zie ik in de praktijk veel ondernemers die het zichzelf onnodig moeilijk maken. Bijvoorbeeld doordat ze:
- veel handmatig doen (facturen worden handmatig opgesteld in een Word bestand of bankmutaties worden handmatig ingelezen);
- veel verschillende lijsten bijhouden (uren worden in een apart Excel bestand bijgehouden of voor de afschrijvingen van de activa worden aparte Excel lijsten gemaakt);
- werken met verschillende systemen (facturatie vindt plaats in een ander systeem of uren worden met een separate app bijgehouden).
Door deze manier van werken is de kans op fouten groter. Want handmatig werk zorgt nu eenmaal voor fouten, hoe goed je het ook wil doen. Als je dan fouten moet herstellen is dat tijdrovend en absoluut geen leuk werk. Dan snap ik dat je je boekhouding doen niet leuk vindt. Dus: maak het jezelf makkelijk. Hoe dan?
Gebruik 1 systeem voor je hele boekhouding
Gebruik voor je volledige administratie en alles wat daarbij komt kijken één systeem. Ik heb zelf mijn activa register, urenregistratie, facturatie, allemaal in één het hetzelfde systeem zitten, e-Boekhouden.nl. Door gebruik te maken van één systeem, hoef ik geen aparte lijsten bij te houden. Dit voorkomt ook dat er verschillen gaan zitten tussen mijn lijsten die ik later weer moet uitzoeken.
Ben je startend ondernemer? Dan mag ik 15 maanden gratis online boekhouden e-Boekhouden.nl weggeven. Ik gebruik dit online boekhoudprogramma zelf ook al jaren en ben erg tevreden!
Gebruik automatische koppelingen
Maak zoveel mogelijk gebruik van automatische koppelingen die je online boekhoudprogramma biedt. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt. Investeer dus was tijd om je hierin te verdiepen. Dat betaalt zich later zeker terug.
Gewerkte uren factureren
Voor een aantal klanten werk ik op uurbasis. Mijn gemaakte uren houd ik bij in de app van e-Boekhouden.nl. Dit kan ik bijvoorbeeld ook onderweg doen, zo vergeet ik nooit uren op te schrijven. Iedere maand factureer ik deze uren naar de klant. De uren staan hierbij al meteen goed op de juiste klant, het juiste project en de juiste activiteit.
Factureer je geen uren? Ik heb ook groot aantal klanten waarbij ik op basis van afgesproken prijzen voor projecten factureer. Veel ondernemers verkopen ook producten. In al deze gevallen kun je gebruik maken van de handige facturatiemodule in e-Boekhouden.nl. Deze facturatiemodule is automatisch gekoppeld aan je boekhouding, zodat je openstaande posten lijst direct up to date is. De digitale facturen kun je vanuit e-Boekhouden.nl direct per mail versturen naar je klant. Nog een fijn feitje: deze facturatie module is gratis voor startende ondernemers.
Bankmutaties automatisch inlezen
Ik heb in e-Boekhouden.nl mijn bank gekoppeld aan mijn boekhouding. Dit houdt in dat bankmutaties iedere dag ingelezen worden. Met e-Boekhouden.nl kan je met iedere bank een automatische koppeling maken.
De openstaande facturen (debiteuren) worden automatisch weggeboekt als er een betaling binnenkomt. Hier hoef ik dus niets aan te doen en mijn openstaande facturen lijst is altijd up to date. Dat scheelt me ontzettend veel tijd, want ik hoef niet handmatig mijn bankmutaties in te boeken en openstaande facturen daarmee te matchen. Het wordt iedere dag automatisch gedaan. Bovendien is dit veel minder foutgevoelig. Als je dit handmatig doet, is een fout snel gemaakt.
Ontvangen facturen direct uploaden
Veel facturen van leveranciers krijg ik als PDF binnen in mijn mail. Deze kan ik dan direct doorsturen naar mijn boekhouding in e-Boekhouden.nl. Ik hoef de facturen dus niet eerst te downloaden en op te slaan. De facturen kunnen direct worden geüpload. Dit scheelt mij echt veel werk. Papieren facturen kan ik met de app eenvoudig inscannen en daarna ook uploaden. Heel handig!
Krijg ik nu een ‘ouderwets’ bonnetje? Dan maak ik hiervan een foto met de e-Boekhouden.nl app en upload dit bonnetje naar mijn administratie. Dus ook onderweg kan ik mijn boekhouding bijhouden.
Tip 2: Maak tijd voor je boekhouding
Voorkom dat je administratie een grote berg met werk wordt. Besteed liever iedere keer een beetje tijd aan je boekhouding. Dit zorgt ervoor dat het ineens veel werk is. Een bijkomend voordeel hiervan is dat je administratie altijd up to date is, waardoor je beter naar je cijfers leert kijken.
Tip: Plan een vaste administratie ochtend of middag. Dit werkt!
Deze structuur zorgt er ook voor dat je bijzonderheden te lang laat liggen. Dingen die misschien niet leuk zijn om te moeten doen, maar toch gedaan moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan een klacht van een klant. Of het controleren van een binnengekomen factuur. Door hier regelmatig tijd voor vrij te maken heb je meer structuur, hoopt het werk zich niet op en blijft het overzichtelijk.
Tip 3: Maak een spelletje van je boekhouding
Natuurlijk is het doen van je boekhouding een serieuze aangelegenheid. Maar je kunt het wel leuker maken door er een spelletje van te maken met jezelf. Probeer bijvoorbeeld zo dicht mogelijk uit te komen bij je begroting. Of nog beter: probeer juist je begroting te overtreffen.
Maak daarom aan het begin van het jaar een duidelijke begroting en kijk iedere maand wat er beter kan. Welke kosten vallen te hoog uit? Waar kun je op besparen? Welke omzetstroom verdient extra aandacht? Maak hierbij een goede analyse van de afwijkingen tussen die werkelijke cijfers en je begrote cijfers. Je blijft scherp en kunt op een zakelijke manier naar de cijfers van je onderneming kijken.
Ben je startend ondernemer? Dan mag ik 15 maanden gratis online boekhouden e-Boekhouden.nl weggeven. Ik gebruik dit online boekhoudprogramma zelf ook al jaren en ben erg tevreden!
Veelgestelde vragen over je boekhouding
Wat zijn de belangrijkste tips om boekhouden leuk te maken?
Maak het jezelf makkelijk door zoveel mogelijk gebruik te maken van de opties die je online boekhoudprogramma biedt. Maak voldoende tijd voor het doen van je boekhouding. Tenslotte kun je er een spelletje van maken door zo dicht mogelijk bij je begroting uit te komen.
Waarom zorgen automatische koppelingen voor een leukere boekhouding?
Het automatisch koppelen in je online boekhoudpakket zorgt ervoor dat je zo min mogelijk handmatig hoeft te doen. Handmatig werk is namelijk erg foutgevoelig. Het herstellen van fouten is tijdrovend en bovendien zeker geen leuk werk om te doen.
Hoe kunnen de urenregistratie en facturatiemodule mij helpen bij de boekhouding?
Door automatisch je geschreven uren om te zetten naar een factuur voorkom je dat je dit handmatig moet overtypen. Uren staan direct goed op klantnaam, project en activiteit. Facturen kun je vervolgens met een PDF direct mailen naar je klant. De facturen staan dan ook direct op je openstaande posten lijst. Je administratie is hierdoor altijd up to date.
