Vrijwel iedere ondernemer krijgt ermee te maken: de BTW aangifte. In dit artikel ga ik in op de vraag waarom je BTW aangifte doet, wanneer je deze uiterlijk ingediend moet hebben bij de Belastingdienst en (heel belangrijk) hoe je deze BTW aangifte zo efficiënt mogelijk kunt indienen.
Voor wie geldt het doen van BTW aangifte?
Als je je hebt ingeschreven als ondernemer bij de Kamer van Koophandel, gaat de Belastingdienst vervolgens na of je ook ondernemer bent voor de omzetbelasting. Oefen je zelfstandig een bedrijf of beroep uit? Heb je regelmatig inkomsten? Heb je inkomsten naast je werk in vaste dienst? Dat zijn voorbeelden van voorwaarden waar de Belastingdienst naar kijkt om na te gaan of je ondernemer bent voor de BTW. Indien dit zo is, krijg je 2 nummers van de Belastingdienst:
- BTW identificatienummer: dit nummer vermeld je op je facturen en je website; en
- Omzetbelastingnummer: dit nummer heb je nodig voor contact met de Belastingdienst.
Een uitzondering hierop zijn ondernemers die deelnemen aan de Kleine Ondernemersregeling (KOR). Ben je een ondernemer met een jaaromzet van maximaal 20.000 euro per jaar? Dan kun je in aanmerking komen voor deze BTW vrijstelling. Kijk wel goed of dit in jouw specifieke geval voordelig is. Ik heb in dit artikel een aantal rekenvoorbeelden opgenomen.
Waarom is het doen van BTW aangifte verplicht?
BTW wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Deze laatste benaming geeft beter weer waarom je hierover aangifte moet doen. Je betaalt namelijk belasting over je omzet. Over je omzet reken je 21%, 9% of 0% BTW. Dit is afhankelijk van het soort product of dienst die je verkoopt. Op de website van de Belastingdienst staat een uitgebreid overzicht van producten en diensten en de bijbehorende tarieven.
Daarnaast maak je als ondernemer kosten. Hierover wordt ook BTW gerekend. De BTW die je betaalt als ondernemer, mag je aftrekken van de BTW die je over je omzet moet betalen. Dit noemen ze voorbelasting.
Het bedrag dat per saldo overblijft (af te dragen BTW minus voorbelasting) is het bedrag aan te betalen BTW aan de Belastingdienst.
Tip: Doe altijd BTW aangifte (KOR deelnemers uitgezonderd), ook al heb je geen omzet gemaakt. Je vult dan 0 in bij omzet en betaalt geen BTW. Je kunt dan wel de BTW over je inkopen en kosten terugvragen.
Wanneer doe je BTW aangifte?
BTW aangifte kun je als ondernemer per maand, per kwartaal en per jaar doen. In de praktijk zie je dat het merendeel van de ondernemers kiest voor een aangifte per kwartaal.
Belangrijk is dat je op tijd BTW aangifte doet én op tijd betaalt. Doe je dit niet, dan legt de Belastingdienst vrijwel altijd een boete op (en geloof me, dat doen ze).
Welke data zijn belangrijk om te onthouden?
| Tijdvak | Uiterste aangifte- en betaaldata |
| Kwartaal 1 (1 januari – 30 maart) | 30 april |
| Kwartaal 2 (1 april – 30 juni) | 31 juli |
| Kwartaal 3 (1 juli– 30 september) | 31 oktober |
| Kwartaal 4 (1 oktober – 31 december) | 31 januari |
Doe je BTW aangifte per maand of per jaar? Kijk dan op de website van de Belastingdienst voor de uiterste aangifte- en betaaldata.
Hoe doe je zo efficiënt mogelijk BTW aangifte?
Dan nu de belangrijkste vraag: hoe zorg je ervoor dat je cijfers vanuit je administratie zo snel mogelijk in een correcte aangifte terechtkomen? Zelf werk ik met e-Boekhouden.nl. Vanuit dit online boekhoudprogramma wordt een BTW aangifte voorbereid. Deze kan ik direct indienen bij de Belastingdienst (overtypen is niet meer nodig!). Maar ook direct betalen met iDeal. Ik zorg tussentijds dat ik mijn administratie heb bijgewerkt. Hierdoor is het doen van mijn BTW aangifte per kwartaal 10 minuten werk.
Mijn tip om bij te zijn met de administratie: plan een wekelijks moment om je administratie bij te werken. Ik heb bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag een moment gepland om binnengekomen facturen te boeken en te betalen, verkoopfacturen naar klanten te sturen en mijn bankmutaties bij te werken. Al met al ben ik meestal binnen een half uur klaar.
Ik mag 15 maanden gratis boekhouden, factureren en urenregistratie, met het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl geven aan alle startende ondernemers. Hier lees je er meer over.
Hoe komt de BTW aangifte tot stand in het online boekhoudprogramma?
Voor iedereen die iets meer achtergrond wil weten over hoe de cijfers in je BTW aangifte terecht komen.
Voorbeeld van een winkel in interieuradvies en woonaccessoires:
In het eerste kwartaal geef je interieuradvies en je factureert hier 1.000 euro plus 21 % BTW = 1.210 euro. Je hebt daarmee 1.000 omzet en 210 euro af te dragen BTW. Daarnaast verkoop je ook een aantal boeken (9% BTW). Hiervoor factureer je 400 euro + 9% BTW = 436 euro. In totaal moet je over het eerste kwartaal 210 + 36 euro BTW betalen = 246 euro.
Het bedrag van 1.000 euro wordt ingevuld in kolom 1a Leveringen/diensten belast met tarief hoog. Onder het kopje ‘Bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend‘ zie je het bedrag van 1.000 euro terug. Het BTW bedrag van 210 euro zie je vervolgens in de kolom ‘Omzetbelasting‘.
De omzet van de boeken is belast met 9% BTW. Dit zie je terug in kolom 1bLeveringen/diensten belast met tarief laag.
Daarnaast heb je te maken met inkopen. Allereerst koop je kandelaars in voor je winkel. Deze kosten 200 euro + 42 euro BTW = 242 euro. Je koopt ook boeken in voor 100 euro + 9 euro BTW = 109 euro. De totale kosten komen hiermee op 300 euro. Je terug te ontvangen omzetbelasting (voorbelasting) is 42 + 9 = 51 euro.
Bij voorbelasting zie je alleen het bedrag aan BTW terug, namelijk. de 51 euro in ons geval. Dit zie je in kolom ‘5b Voorbelasting’.
Per saldo draag je aan het eind van dit kwartaal 246 euro minus 51 euro = 195 euro af.
NB: in dit voorbeeld ga ik ervan uit dat geen gebruik wordt gemaakt van de KOR.
Het verwerken van de BTW aangifte in je administratie
Vergeet ook vooral niet om de BTW aangifte te verwerken in je administratie. In e-Boekhouden.nl gaat dit eenvoudig met de knop onderaan de voorgestelde aangifte ‘BTW aangifte verwerken in de boekhouding‘. Met deze verwerking zorg je ervoor dat je één post overhoudt in je balans, namelijk de nog te betalen / nog te ontvangen BTW over het afgelopen kwartaal. In dit voorbeeld is dit per saldo grootboekrekening 1650 BTW rekening courant (R/C) 195 euro credit (want nog te betalen). Wanneer de betaling is gedaan, kun je dit wegboeken (je bank neemt met 195 euro af en de R/C staat weer op 0 euro).
Hoe betaal ik de BTW aangifte?
Omdat ik zelf gebruik maak van e-Boekhouden.nl, maak ik het te betalen bedrag aan omzetbelasting over via iDeal. Ik hoef hier het programma niet voor te verlaten.
Vul je de BTW aangifte handmatig in in het programma van de Belastingdienst? Of heb je deze koppeling met iDeal niet? Zorg dan dat je betaling tijdig binnen is bij de Belastingdienst. Het betalingskenmerk kun je vinden op de beveiligde website van de Belastingdienst (betalingskenmerk) of zoek het hier op.
Veelgestelde vragen over de BTW aangifte
Waarom moet je BTW aangifte doen?
Je draagt als ondernemer omzetbelasting af over je omzet, dit is BTW. Hier trek je de BTW vanaf die je betaalt als over je inkopen en kosten. Met een BTW aangifte reken je als het ware af met de Belastingdienst.
Hoe vaak doe je BTW aangifte?
Het merendeel van de ondernemers doet BTW aangifte per kwartaal. Maar het is ook mogelijk om BTW aangifte per maand of per jaar te doen.
Wanneer doe je BTW aangifte?
Doe je BTW aangifte per kwartaal? Dan moet de BTW aangifte bij de Belastingdienst binnen (en betaald!) zijn op de laatste dag van de daaropvolgende maand. Kwartaal 1 van een jaar loopt bijvoorbeeld van 1 januari tot 31 maart. Je BTW aangifte moet dan uiterlijk 30 april bij de Belastingdienst binnen (en betaald) zijn.
Deze content is in samenwerking gemaakt met e-Boekhouden.nl (geen affiliate marketing!): het online boekhoudprogramma dat ik zelf al jaren gebruik en waar ik heel tevreden over ben.
Meer informatie over je BTW aangifte kun je ook vinden op de website van de Belastingdienst.
Foto: Prisca Visser
