Als startend ondernemer komt er veel op je af. Je boekhouding is daar een belangrijk onderdeel van. Ik krijg veel vragen van startende ondernemers, want waar doe je goed aan? Starten met een online boekhoudprogramma of boekhouden in Excel? Ik vertel vanuit mijn persoonlijke ervaringen en geef de voor- en nadelen van beide mogelijkheden.
Toen ik startte met ondernemen in 2016, begon ik met boekhouden in Excel via de Bobbie template. Ik ben zelf een ontzettende Excel-fan en gebruik het dan overal voor: vakantieplanningen, adresgegevens, persoonlijk huishoudboekje, you name it. Bij de start van mijn onderneming was de keuze dan ook eenvoudig en ik startte mijn boekhouding in Excel.
Na een jaar vond ik het tijd voor een volgende stap. Ik liep tegen de beperkingen aan van boekhouden in Excel. Meer automatiseren, dat is wat ik wilde doen. Want hierdoor houd je tijd over en maak je de boekhouding eenvoudiger. Daarom stapte ik in 2017 over naar boekhouden via online boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. En dit programma gebruik ik zelf nog steeds. In deze blog vertel ik je de voor- en nadelen van beide opties die ik zelf ook heb ervaren.
Tip: Wacht niet met het starten van het opzetten van je boekhouding tot je eerste aangifte BTW. Start direct met het inrichten van je boekhouding, het bewaren van je facturen en bonnetjes en je bankafschriften. Hiermee voorkom je dat je boekhouding zich opstapelt tot een grote berg werk, dat geeft veel stress. Bovendien heb je zo direct inzicht in je omzet en kosten als ondernemer en kun je je onderneming veel beter sturen.
Online boekhouden met e-Boekhouden.nl
De voordelen van een online boekhoudprogramma
De belangrijkste reden voor mij om over te stappen van mijn geliefde Excel naar een online boekhoudprogramma, was tijd, of het gebrek daaraan. Door mijn boekhouding te starten in e-boekhouden.nl, hield ik tijd over. Hoe kan dat?
- Binnenkomende en uitgaande betalingen worden automatisch gematcht met mijn openstaande facturen. Ik heb mijn zakelijke bankrekening eenmalig gekoppeld aan e-Boekhouden.nl. Iedere dag worden deze gegevens geüpload en automatisch gematcht en bijgewerkt. De bankstanden en openstaande posten worden automatisch bijgewerkt, waardoor ik helemaal niets hoef te doen. Denk ook aan je BTW aangifte: deze wordt in je online boekhoudprogramma voor je opgebouwd vanuit je inkomende en uitgaande facturen. Je hoeft hem alleen nog maar goed te keuren en hij is direct binnen bij de Belastingdienst.
- Ik werk met de app van e-Boekhouden.nl. Hier kan ik direct mijn uren bijhouden. Ik heb mijn urenadministratie daarom altijd bij de hand en heb hem snel bijgewerkt. Ook dat scheelt tijd.
- Nog een voordeel van de app die me tijd bespaart: ik kan facturen direct inscannen. Ik heb een zakelijke lunchafspraak gehad, krijg het bonnetje en maak eenvoudig een foto van het bonnetje. Deze foto kan ik uploaden in de app en mijn administratie is meteen bijgewerkt.
- Een laatste tijdbesparing heb ik gerealiseerd door de verminderde kans op fouten. Met boekhouden in Excel is alles natuurlijk handmatig en hoe goed ik er ook mee om kan gaan, een typfout is zo gemaakt. Zie dan nog maar eens te achterhalen waar je die fout gemaakt hebt. Met online boekhouden bestaat die kans niet.
Een belangrijk ander voordeel dan tijdsbesparing, is de veiligheid. Een online boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden.nl is altijd beschikbaar als je internet hebt. Ook wordt er automatisch een back-up gemaakt.
De nadelen van een online boekhoudprogramma
Voor mij persoonlijk vielen de nadelen van een online boekhoudprogramma ontzettend mee. Dat komt waarschijnlijk door mijn achtergrond als accountant waarbij ik veel met verschillende boekhoudprogramma’s van klanten heb leren werken. Maar voor ondernemers die hier minder ervaring mee hebben, kan het wel even wennen zijn om met een online boekhoudprogramma te werken. Je krijgt namelijk te maken met debet en credit en journaalposten die moeten kloppen. Uiteindelijk is dit noodzakelijk om een goede en kloppende boekhouding te kunnen voeren, maar het is wel even wennen.
Tip: Hoe eerder je begint met boekhouden via een online boekhoudprogramma, hoe makkelijker je hieraan kunt wennen. Wanneer je administratie nog beperkt en overzichtelijk is, is het eenvoudiger om de stappen in een boekhoudprogramma te kunnen overzien.
En ja, een online boekhoudprogramma is niet gratis. Maar heel eerlijk? Dat heb ik er ruim voor over. Bovendien heb ik dat bedrag snel terugverdiend wanneer ik kijk naar de tijd die ik ermee bespaar.
Wil je ook starten met online boekhouden in e-Boekhouden.nl? Via deze link kun je nu als startend ondernemer de eerste 15 maanden gratis kennismaken met dit pakket.
Boekhouden in Excel met Bobbie Excel
De voordelen van boekhouden in Excel
Boekhouden in Excel is bij de start van je onderneming eenvoudig en laagdrempelig. Wanneer je een Excel licentie hebt, is het bovendien blijvend gratis.
Ben je eenmaal gewend aan boekhouden in Excel, dan is de stap een stuk kleiner naar online boekhouden. Je weet immers hoe je boekhouding in elkaar zit en kunt beter overzien wat je allemaal nodig hebt in je online boekhouding en wat de gedachten hierachter zijn.
De nadelen van boekhouden in Excel
Voor mij persoonlijk wogen op een bepaald moment de nadelen van boekhouden in Excel zwaarder dan de voordelen. Een belangrijk nadeel van boekhouden in Excel vond ik de tijdsinvestering die het vraagt.
- In Excel heb je geen automatische koppelingen met bijvoorbeeld je bankmutaties.
- Door de grote hoeveelheid handmatige invoer, is de kans op fouten een stuk groter. Het uitzoeken van deze fouten kost veel tijd.
- Ga je je BTW aangifte doen? Dan moet je deze getallen handmatig overnemen vanuit je Excel boekhouding naar het online aangifte pakket van de Belastingdienst.
Je moet natuurlijk wel een beetje kennis en affiniteit hebben met Excel. Dat vond ik zelf geen probleem (love Excel), maar ik ben er inmiddels achter dat ik hier meer een uitzondering in ben. Als je voor je dagelijks werk niet al te veel met Excel werkt, kan dit best een opgave zijn om je hierin te verdiepen.
Een jaarwisseling zorgt er ook voor dat je moet beginnen aan een nieuwe Excel sheet. Je jaarafsluiting dien je zelf te verwerken in Excel en gaat niet in je programma automatisch.
Een crash van je laptop? Je moet er niet aan denken. Als je administratie in Excel dan ook nog eens weg is, is het drama compleet. Met een boekhouding in Excel is het daarom heel belangrijk om periodiek een goede back-up te maken.
Besluit je uiteindelijk om toch over te stappen vanuit boekhouden in Excel naar een online boekhoudprogramma, hoe ga je dan al die gegevens overzetten? Je openstaande posten en jaarcijfers wil je namelijk wel in je online boekhoudprogramma hebben staan. Deze cijfers wil je liever niet handmatig overnemen, want hierbij geldt ook weer dat dit foutgevoelig is en veel tijd kost. Omdat ik zelf destijds gebruik maakte van boekhouden in Excel met Bobbie, kon ik de gegevens wel met één druk op de knop overnemen in e-Boekhouden.nl, dus dat was gelukkig zo gedaan.
Kortom: Boekhouden in Excel of een online boekhoudprogramma?
De keuze voor boekhouden in Excel of een online boekhoudprogramma is heel persoonlijk en afhankelijk van verschillende factoren. Het laagdrempelige van een boekhouding in Excel was voor mij reden om hiermee te starten. Maar al vrij snel ondervond ik zelf dat boekhouden in een online boekhoudprogramma me veel tijd zou besparen en koos daarom voor e-Boekhouden.nl.
Veel gestelde vragen
Is het verstandig om eerst te beginnen met boekhouden in Excel?
Starten met boekhouden in Excel is een laagdrempelige, kosteloze manier om te starten met je boekhouding. Ik adviseer vooral om direct te starten met je boekhouding. Laat dit dus niet liggen tot je eerste aangifte BTW, want dan heb je toch al drie maanden aan bonnetjes en facturen verzameld (en dat is best veel werk, waar je je boekhouding ook in doet).
Wat vond jij het fijnste aan Bobbie boekhouden in Excel?
De eenvoudige manier van werken vond ik heel fijn aan Bobbie boekhouden in Excel. Het is een hele duidelijke en complete sheet. Toen ik eenmaal over wilde stappen naar een online boekhoudprogramma, was het gelukkig ook mogelijk om mijn cijfers direct in te lezen. Ik zag er namelijk best tegenop als ik alles handmatig over had moeten zetten in e-Boekhouden.nl. Gelukkig was het nu een paar minuten werk.
Waarom heb jij gekozen voor e-Boekhouden.nl als boekhoudprogramma?
Ik vind e-Boekhouden.nl een heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma. Het biedt alle functies die ik graag aan de voorkant wilde zien in een online boekhoudprogramma. Bijvoorbeeld automatisch matchen van bankmutaties, een app voor het direct inscannen van facturen en bijhouden van uren.
Hoe kan ik starten met het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl?
Starten met e-Boekhouden.nl is heel eenvoudig en heb je in enkele minuten online geregeld. Ben je een startende ondernemer? Dan maak je de eerste 15 maanden gratis gebruik van e-Boekhouden.nl via deze link.
