Maandelijks reflecteren: ik doe het iedere maand. Ik kijk naar hoe mijn bedrijf heeft gepresteerd, zowel financieel als niet financieel. Ik maak verschillende analyses om dit na te gaan. Maar ik stel ook doelstellingen voor de komende maand op. Hoe ik dit doe, lees je nu in deze nieuwe blog inclusief video (en inclusief voorbeeld met Excel bestand). 

Waarom is een maandelijkse reflectie zo belangrijk?

Je bent druk bezig met je onderneming en je bent liever geld aan het verdienen. Waarom zou je dan tijd stoppen in een reflectie? Dat ligt achter je, je kunt er niets meer aan doen, je wilt vooruit. Maar juist als je verder wil met je onderneming is het belangrijk om een reflectie te doen. Hoe weet je anders zeker dat je nog de goede kant op gaat? Misschien ben je wel heel hard bezig, maar dan helemaal in de verkeerde richting.

Een periodieke reflectie zorgt ervoor dat je even stilstaat. Kijkt hoe je ervoor staat ten opzichte van je jaardoelen. Maar ook hoe je het de afgelopen periode hebt gedaan en waar je van kunt leren in de komende periode. Veel ondernemers zie ik vaak aan het eind van het jaar de mooiste en meest ambitieuze doelen opstellen. En dat is goed. Maar als je niet reflecteert, heb je daar eigenlijk vrij weinig aan. Want hoe weet je of je nog on-track bent? Of je nog moet bijsturen? Een periodiek reflectie is daarom zo ontzettend belangrijk voor je onderneming.

Plan een moment voor je maandelijkse reflectie

Ik plan zelf iedere maand een halve werkdag voor mijn maandelijkse reflectie. Ik heb dit moment ook gewoon in mijn agenda staan als een vaste afspraak. Mijn streven is om deze reflectie in ieder geval tijdens de eerste werkweek van de nieuwe maand te doen, omdat ik anders voor mezelf vind dat ik te veel achter de feiten aanloop als ik al in de tweede week van de nieuwe maand zit.

Mijn reflectie momenten zijn maandelijks omdat je over deze periode voldoende kunt zeggen, maar ook nog mogelijkheid genoeg hebt om bij te sturen. Als je dit per kwartaal doet, loop je namelijk het risico dat je te hard de verkeerde kant op bent gegaan.

Echt tijd te kort? Je kunt er bijvoorbeeld wel voor kiezen om per maand een light versie van de reflectie te doen en dan per kwartaal een volledige reflectie.

Analyses tijdens de maandelijkse reflectie

Welke analyses maak ik tijdens deze reflectie? Voordat ik aan de slag ga, zorg ik dat mijn administratie bij is. Naast het boeken van je bonnen en banken, zijn er nog enkele andere boekingen die je maandelijks kunt doen:

  • Reiskosten verwerkt: heb je een privé auto waar je zakelijk mee rijdt? Dan mag je 19 cent per kilometer in je administratie verwerken (te maken boeking: reiskosten debet // privé stortingen en onttrekkingen credit).
  • Aansluiting banken: klopt het saldo in je administratie met je banksaldo op het einde van de maand? Dit zou exact gelijk moeten zijn. Is dit niet het geval? Zoek dit uit, want dan heb je een fout in je administratie zitten. Ook al gaat het om 1 euro, dit kan gaan om 101 euro de ene kant op en 100 euro de andere kant op. Dit was de eerste controle die we als accountant altijd doen. Een cent verschil is al raar en moest door de klant worden uitgezocht.
  • Afschrijvingen: zijn de afschrijvingen van je inventarissen geboekt? Veel boekhoudpakketten doen dit automatisch, dus dan is het een kwestie van goed inboeken bij aankoop. Maak je hier geen gebruik van dan kun je dit handmatig doen.
  • Privé onttrekkingen en stortingen: heb je een eenmanszaak of VOF? Dan ziet de Belastingdienst jou en je onderneming als één. Je mag daarom gewoon salaris overmaken vanuit je zakelijke rekening naar je privé rekening (of andersom). Het is wel belangrijk om deze stortingen en onttrekkingen goed in beeld te hebben, want dit moet je aan het eind van het jaar opgeven bij je aangifte Inkomstenbelasting.

Financiële analyses

Wanneer je administratie op orde is, heb je je cijfers op een rijtje voor deze maand. De belangrijkste cijfers staan in de winst- en verliesrekening. Ik maak hierbij de volgende vergelijkingen:

  • Werkelijke cijfers huidige maand vs budget cijfers huidige maand;
  • Werkelijke cijfers huidige maand vs werkelijke cijfers voorgaande maand;
  • Werkelijke cijfers huidige maand vs werkelijke cijfers van dezelfde maand voorgaand jaar.

Na vergelijking van deze cijfers heb je een mooi overzicht van hoe je onderneming het financieel heeft gedaan ten opzichte van je begroting, vorige maand en dezelfde maand voorgaand jaar. Hierbij is het belangrijker om een zo duidelijk mogelijke verklaring te krijgen voor afwijkingen, dan om zo dicht mogelijk bij je begroting uit te komen.

In dit Excel bestand heb ik een voorbeeld opgenomen van een analyse van de cijfers. Let op, voor handelsbedrijven (in- en verkoop), ziet deze analyse er anders uit dan bij een dienstverlenend bedrijf. Dit omdat je bij handel te maken hebt met een marge op je in- en verkoop. Daarom zie je bij handel extra regels toegevoegd. In de eerste tab is de handelsonderneming opgenomen en in de tweede tab de dienstverlening. Natuurlijk kun je alles aanpassen zodat het past bij jouw onderneming. Dit is dan ook slechts een voorbeeld.

Uren analyse

Verleen je diensten? Dan kan een extra analyse op je uren nog meer inzicht bieden. Want met deze analyses zie je of je met het juiste bezig bent. Misschien ben je wel heel hard aan het werk, maar levert het te weinig op. Daarom maak ik ook maandelijks de volgende analyses met betrekking tot mijn uren:

  • Gemaakte directe uren vs gemaakte indirecte uren: hoe is de verhouding tussen je indirecte en directe uren? Zie je hier een grote wijziging in? Dan kan dit effect hebben op de berekening van je uurtarief. In deze blog leg ik uit hoe dat werkt.
  • Gemaakte uren vs omzet: hoeveel heb je verdiend met de uren die je hebt gemaakt? Is hier een patroon in te ontdekken, waar heb je het meest op verdiend en waar het minste? In deze blog geef ik voorbeelden van deze analyse.

Specifieke statistieken

Iedere ondernemer heeft ook specifieke statistieken, KPI’s, waar hij of zij op stuurt. Jij ongetwijfeld ook. Deze statistieken heb je waarschijnlijk aan het begin van het jaar ook opgenomen in je doelstellingen. Neem deze statistieken daarom aan ook iedere maand mee tijdens je reflectie en kijk hoe het ervoor staat.

Vooruitblik komende maand

Wanneer je eenmaal helder hebt hoe het afgelopen maand is gegaan, is het tijd om te kijken naar de komende maand. Wat ga je anders doen en hoe ga je dat aanpakken? Moet je je doelstellingen aanpassen? Pas in ieder geval niet zomaar je jaarbegroting aan. Deze heb je niet voor niets opgesteld en hiermee houd je jezelf alleen maar voor de gek. Je kunt wel een latest estimate maken. Dit is een aangepaste begroting, die je naast je oorspronkelijke begroting houdt, maar daarin de kennis die je nu hebt, verwerkt. Is bijvoorbeeld de huur van je pand gestegen per 1 mei? Dan heeft het niet veel zin om de oude huur te laten staan, dit kun je aanpassen in je latest estimate.

Wat valt er nog meer onder de vooruitblik voor komende maand?

  • Begroting aankomende maand;
  • Omzet en kosten: hoeveel omzet verwacht ik te halen en moet ik nog snijden in mijn kosten?
  • To do’s: wat zijn belangrijke to do’s voor komende maand;
  • Focus projecten: ik heb zelf altijd maximaal twee focus projecten in een maand om te voorkomen dat ik met 300 dingen tegelijk bezig ben;
  • Uren gepland: ik kijk hoe mijn uren ingepland zijn, verwacht ik ergens een piek moment en is daar nog iets aan te doen? Heb ik nog tijd over voor nieuwe opdrachten of moet ik aanvragen naar de nieuwe maand verschuiven?

Video – mijn maandelijkse reflectie

In deze video geef ik nog extra uitleg over mijn maandelijkse reflectie.