Als ZZP-er drink je ook koffie (of thee) en ga je lunchen. Maar hoe zit het met die kosten? Zijn die aftrekbaar van je winst? En hoe zit het met de BTW over deze kosten? In deze blog leg ik uit hoe het werkt en waarom het juist vaak fout gaat bij ZZP-ers. 

Juist als ZZP-er drink je veel koffie (I need my coffee) en ga je lunchen met klanten. Voordat je de kosten voor je koffie of lunch opneemt in je onderneming, is één vraag heel belangrijk:

Zijn de kosten voor koffie en lunch (aantoonbaar) zakelijk?

Wanneer je dus als ZZP-er in de stad een koffie gaat drinken, is dit niet per se zakelijk. Want dit zou je ook doen als particulier en je hebt er zelf profijt van. Maar ga je met een klant koffie drinken tijdens een meeting, dan zijn de kosten wel degelijk zakelijk. Belangrijk is dus dat je de zakelijkheid van de kosten moet kunnen aantonen voordat je ze van je winst mag aftrekken. Hoe je dat doet? Door bijvoorbeeld op de bon te vermelden met welke klant je bent gaan lunchen, eventueel aangevuld waarom je met die klant hebt afgesproken.

Hoeveel kosten mag je van je winst aftrekken?

Nadat je de zakelijkheid van deze kosten hebt vastgesteld, mag je deze kosten opnemen in je onderneming. Maar let op: de Belastingdienst vindt dat jij als persoon hier ook plezier aan beleeft en heeft daarom de ‘beperkt aftrekbare kosten’ in het leven geroepen. Je mag daarom niet 100% van deze kosten aftrekken (nu maar hopen dat het écht een lekkere koffie was).

Dit houdt in dat je van de kosten voor eten en drinken eerst over de drempel van 4.600 euro per jaar heen moet komen, voordat je ze mag aftrekken van je winst. Dit geldt voor alle kosten die je maakt voor lunches, representatiekosten, studiereizen, seminars, cursussen. Al deze kosten tel je per jaar bij elkaar op. Je mag vervolgens het meerdere van 4.600 euro per jaar van je winst aftrekken.

Het bedrag tot aan de drempel neem je wel op in je boekhouding, maar mag je voor je aangifte inkomstenbelasting niet aftrekken van je winst. Dit zorgt ervoor dat je minder kosten hebt die je mag opnemen in je aangifte inkomstenbelasting en daardoor over een hoger bedrag belasting moet betalen.

Veel gebruikte optie voor ZZP-ers

Je hebt nog een tweede mogelijkheid: je mag in plaats van deze drempel van 4.600 euro ook 80% van de werkelijke kosten aftrekken. Dit houdt in dat 20% van de kosten die je maakt, niet voor aftrek in aanmerking komen. Welke optie voor jou het beste is, is afhankelijk van je werkelijke kosten die je hebt besteed aan koffie en lunches. Omdat je als ZZP-er misschien niet boven de 4.600 euro aan kosten voor koffie en lunch komt, is dit een veel gebruikte methode onder ZZP-ers.

Rekenvoorbeeld

Hoe werkt de drempel van 4.600 euro? Stel: je maakt in een jaar 8.000 euro aan kosten die vallen onder ‘beperkt aftrekbare kosten’. Je mag in dat geval 8.000 euro -/- 4.600 euro = 3.400 euro aftrekken van je winst.

Voor veel ZZP-ers is het voordeliger om gebruik te maken van de 80% regel. Stel je hebt 5.000 euro aan ‘beperkt aftrekbare kosten’ gemaakt dit jaar. Wanneer je gebruik zou maken van de drempel, mag je hier maar 400 euro van aftrekken. Gebruik je de 80% regel, dan mag je 80% van 5.000 euro = 4.000 euro aftrekken van je winst. Reken dus voor jezelf uit wat voor jou het voordeligst is!

Hoe verwerk je dit in je boekhouding?

Je wil natuurlijk wel een compleet overzicht van alle koffies en lunches waar je geld aan hebt uitgegeven. Dat wil zeggen dat je ze dus wel gewoon in je administratie inboekt. Om het toch overzichtelijk te houden, maak je daarom een aparte grootboekrekening in de winst- en verliesrekening aan met ‘representatie en verteer’. Vaak zit deze grootboekrekening al standaard in je boekhoudpakket.

Voor je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting kijk je vervolgens naar deze grootboekrekening. Kom je niet boven de drempel van 4.600 euro uit? Hanteer dan de optie van 80% van de werkelijke kosten voor de aftrek van deze kosten. Dit kun je eenvoudig doen door 20% van deze kosten er bij op te tellen.

In je aangifte inkomstenbelasting zijn de ‘beperkt aftrekbare kosten’ een aparte vraag in Box I. Het bedrag van je beperkt aftrekbare kosten vul je in bij ‘beperkt aftrekbare kosten en representatie’. Reken daarbij uit welke van de twee opties (drempel van 4.600 euro of 80%) voor jou het meeste voordeel oplevert.

Hoe zit het met de BTW?

Als je denkt dat je er bent met alleen de regels voor de inkomstenbelasting, heb je het mis. De Belastingdienst dacht: ‘goh, dit is nog niet ingewikkeld genoeg, laten we er nog een extra regel bij verzinnen’. En dat zijn dus de extra regels geworden omtrent BTW over de koffie en lunches. Want als je die BTW gewoon wilde verwerken zoals de BTW op je andere kosten, gaat het mis.

De BTW over je zakelijke koffie en lunch mag je namelijk niet terugvorderen. Deze BTW moet je apart opgeven in de privé correctie van je aangifte BTW. Wanneer je dus met een klant koffie gaat drinken en je betaalt 10 euro plus 9% BTW, dus 10,90 euro, mag je deze 90 cent niet terugvorderen in je BTW aangifte.

Let op: wanneer je zelf een workshop organiseert en voor alle deelnemers koffie en thee verzorgd, zijn deze kosten wel aftrekbaar. Dit valt immers volledig onder de zakelijke kosten die horen bij de workshop. Ook de BTW die je hierover hebt betaald, zijn volledig aftrekbaar.

Aangifte BTW en koffie en lunch

Hieruit blijkt ook weer dat het slim is om al deze kosten op een aparte grootboekrekening in je administratie te boeken. Voor je aangifte BTW die je per kwartaal moet doen, kun je deze kosten dan makkelijker filteren. Je hoeft dan alleen maar de BTW over deze kosten die op deze grootboekrekening staan apart te vermelden in de kolom ‘privé correctie’.

Fooi

Hoe zit het dan met fooi? Fooi als onderdeel van je totale rekening, mag je meetellen. Voorbeeld: Je gaat met een klant lunchen en de totale rekening is 55 euro. Je geeft 5 euro fooi en je pint 60 euro. De BTW van deze lunch mag je niet terugvorderen. Je maakt gebruik van de 80% regel, hetgeen betekent dat je 80% van deze 60 euro (= 48 euro) mag aftrekken van je winst.

En nu?

Is het je helemaal duidelijk hoe je de kosten van koffie en lunches moet verwerken? Veel leuker dan dit kan ik het helaas ook niet maken.