Boekhouden saai, ingewikkeld of tijdrovend? Niet als je het slim aanpakt. Tegenwoordig hoef je echt geen Excel-wizard of boekhoudexpert te zijn om je administratie op orde te hebben. Met de juiste app wordt boekhouden ineens overzichtelijk, snel én zelfs een beetje leuk. In dit artikel leg ik uit hoe boekhouden met een app werkt, waar je op moet letten, en welke voordelen het je oplevert.
Waarom boekhouden met een app?
De meeste ondernemers gebruiken nog steeds Excel of proberen bonnetjes te verzamelen in een mapje. Maar dat zorgt vaak voor uitstelgedrag, vergeten facturen en stress aan het eind van het kwartaal. Een boekhoudapp helpt je om alles meteen en digitaal te regelen.
Met een goede app kun je:
- Facturen versturen (met je eigen huisstijl)
- Bonnetjes scannen en automatisch laten inboeken
- Banktransacties koppelen en verwerken
- Btw-aangifte voorbereiden (of zelfs verzenden)
- Rapportages en winstoverzichten bekijken
En dat allemaal vanaf je telefoon of laptop, waar en wanneer je wilt.
Hoe werkt een boekhoudapp in de praktijk?
Stel: je koopt een laptop voor je bedrijf. In plaats van de bon te bewaren en ‘m weken later handmatig in Excel te zetten, open je direct de app, maak je een foto van de bon en wijs je de uitgave toe aan ‘hardware’. De app herkent automatisch het bedrag, de datum en het btw-bedrag. Je hoeft alleen nog maar te controleren en op opslaan te klikken.
Of stel dat je een factuur moet sturen. In plaats van zelf een Word-template te openen, gebruik je een sjabloon in de app. Je kiest de klant, voert het bedrag in, selecteert het juiste btw-tarief en verzendt direct vanuit de app. De factuur wordt automatisch opgeslagen in je administratie én je ziet meteen of hij al betaald is.
Welke boekhoudapps zijn er?
Er zijn veel goede apps op de markt, en welke bij jou past hangt af van je wensen en budget. Een paar populaire opties onder freelancers en kleine ondernemers:
- e-Boekhouden.nl – ideaal voor starters (gratis de eerste 15 maanden met deze link. Ik gebruik zelf e-Boekhouden.nl sinds 2016 en ben heel tevreden).
- Moneybird – gebruiksvriendelijk, visueel en met goede automatisering
- Rompslomp – simpel, duidelijk en speciaal voor zzp’ers
- Exact Online – iets complexer, geschikt als je groeit
- Jortt – automatiseert je administratie zoveel mogelijk
De meeste apps hebben een gratis proefperiode, dus je kunt zelf ervaren wat je prettig vindt.
Wat zijn de voordelen van boekhouden met een app?
Het grootste voordeel? Tijdswinst. Wat je eerst uitstelde, doe je nu tussendoor in een paar minuten. Even een bon scannen na je lunch, direct een factuur sturen vanaf je mobiel, of een melding krijgen dat een klant te laat betaalt.
Andere voordelen:
- Minder fouten, omdat je geen bedragen overtypt
- Altijd inzicht in je inkomsten en uitgaven
- Eenvoudige voorbereiding van je btw-aangifte
- Alles veilig opgeslagen in de cloud
- Overzicht bij een controle van de Belastingdienst
En: je administratie wordt leuker, omdat je het makkelijker bijhoudt. En dus meer grip krijgt op je geld.
Wat kost een boekhoudapp?
De meeste boekhoudapps kosten tussen de €10 en €30 per maand. Voor startende ondernemers zijn er vaak speciale acties: bij e-Boekhouden.nl is de eerste 15 maanden bijvoorbeeld gratis. Dat bedrag verdien je al snel terug in tijd, gemak én doordat je minder snel fouten maakt.
Veel apps bieden verschillende abonnementen, van basisfuncties tot uitgebreide pakketten met btw-aangifte en koppelingen met je bank of webshop. Begin met een basisversie en breid pas uit als je administratie complexer wordt.
Voor wie is boekhouden met een app geschikt?
Voor bijna iedere ondernemer, maar vooral:
- Freelancers en zzp’ers die geen tijd willen verliezen aan administratie
- Starters die overzicht willen en fouten willen voorkomen
- Ondernemers die veel onderweg zijn en hun boekhouding mobiel willen bijhouden
- Iedereen die meer rust wil in hun financiële planning
Heb je een boekhouder? Dan is een app nog steeds handig. Je kunt eenvoudig samenwerken door je boekhouder toegang te geven tot je administratie. Zo hoef je geen losse Excel-bestanden of bonnetjes meer op te sturen.
Wanneer is een app minder handig?
Als je écht geen enkele interesse hebt in je administratie, en je alles liever 100% uitbesteedt, dan is een app misschien niet de beste oplossing. Maar zelfs dan is het fijn om een basisoverzicht te hebben. Veel boekhouders werken tegenwoordig met dezelfde apps, en jij hebt er dan ook toegang toe. Win-win.
Zo begin je met boekhouden in een app
Klaar om de stap te zetten? Zo start je eenvoudig:
- Kies een app die past bij je bedrijf
- Maak een account aan (vaak gratis op proef)
- Stel je bedrijfsgegevens in en voeg je btw-nummer toe
- Verstuur je eerste factuur via de app
- Scan een bonnetje en kijk hoe makkelijk dat werkt
- Koppel eventueel je zakelijke bankrekening
- Plan wekelijks een vast moment in om je administratie bij te werken
Binnen een uur heb je je boekhouding staan. En na een paar weken wil je echt niet meer terug naar Excel.
Tot slot
Boekhouden hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Met de juiste app zet je in een paar klikken je hele administratie op. Zo houd je tijd over voor wat je echt leuk vindt aan ondernemen — en krijg je ook nog eens grip op je cijfers.
Benieuwd welke app bij jou past? Probeer er een paar uit en ontdek zelf hoe veel makkelijker boekhouden kan zijn.
Dit artikel bevat affiliate links.
