Je komt er als startend ondernemer niet onderuit: je administratie bijhouden. Maar doe je dat dan het beste in Excel of gebruik je een online boekhoudprogramma? In deze blog mijn persoonlijke overwegingen, hoe en wanneer ik overstapte naar een online boekhoudprogramma als fervent Excel gebruiker én natuurlijk de voor- en nadelen van beide opties.
Wat zijn je verplichtingen?
Allereerst, heel belangrijk: wat moet je als ondernemer bijhouden? Je bent verplicht om een controleerbare administratie bij te houden. Dit betekent dat je de onderliggende documentatie goed bewaart. Deze onderliggende documentatie sluit aan op de bedragen die je hebt ingevuld in je aangifte (aangifte omzetbelasting en aangifte Inkomstenbelasting).
Let op: alleen het bewaren van je bankafschriften is dus niet voldoende. Je hebt ook facturen en bonnetjes nodig. Dat wordt namelijk bedoeld met onderliggende documentatie. Bewaar deze dus goed.
Hoe moet je je administratie bijhouden?
De vraag is vervolgens hoe je je administratie en documentatie bijhoudt. Het mooie is dat je dat helemaal zelf mag weten. Als het dus maar controleerbaar is. Je kunt er dus zelf voor kiezen om alles in een papieren schriftje op te nemen, in Excel bij te houden of een online boekhoudprogramma te gebruiken.
Mijn persoonlijke ervaringen
Ik startte the happy financial en bijbehorende administratie in 2016. Eigenwijs als ik ben (en niet onbelangrijk: ook een groot fan van Excel), begon ik met mijn administratie in Excel. Ik ben accountant en wist dus precies wat ik nodig had in Excel. Bovendien werk ik iedere dag met Excel, dus ik ben goed op de hoogte van alle ins & outs. Dat het vervolgens ook nog eens gratis was, was voor mij als startend ondernemer een mooie bonus.
Daar kwam ik als snel van terug. Bij het maken van de eerste verkoopfacturen stond het me namelijk al tegen. Ik maakte een factuur in Excel en printte deze mooi naar PDF. Natuurlijk had ik wel een sjabloon, maar ik moest toch een aantal zaken handmatig invullen. Klantgegevens, factuurnummer, bedragen, datum, uitgevoerde opdracht. En ik moest hierbij erg scherp zijn, want de datum kwam bijvoorbeeld op drie verschillende plekken terug. Natuurlijk vergat ik dan wel eens een datum aan te passen. Heel irritant.
Wat me het meest tegen begon te staan, was echter dat ik, nadat ik de factuur had gemaakt, ik ook de omzet en openstaande posten in mijn administratie moest verwerken. Want alleen een verkoopfactuur maken is natuurlijk niet voldoende. Je neemt de factuur ook op in je omzet en neemt de BTW op als af te dragen. Aan de andere kant staat de verkoopfactuur op de openstaande posten te ontvangen van klanten. Kreeg ik eenmaal het geld op mijn bankrekening binnen, dan verwerkte ik de openstaande posten en de bankmutaties.
Iedere factuur had ik op deze manier minimaal 4 keer gezien. Nu is dat het hele principe van boekhouden, maar ik wist ook als accountant dat ik hier onevenredig veel tijd aan kwijt was. Dit kon veel makkelijker! Plus dan nog eens de kans op fouten. Door alles handmatig op te nemen, moest ik alles dubbel controleren en formules inbouwen die een signaal gaven als het niet klopte.
Kortom: gedoe. Het kostte me te veel tijd en te veel energie aan extra controleren. Iets dat zelfs ik als accountant niet voor mijn lol deed. Na drie maanden stapte ik daarom ook snel over naar een online boekhoudprogramma.
Ik gebruik zelf sinds 2016 e-Boekhouden.nl en ben erg tevreden. Wil jij nu ook starten én 15 maanden gratis online boekhouden als startend ondernemer? Dat kan via deze link.
Ben je nu al langer aan de gang als ondernemer? Maar wil je toch graag starten met online boekhouden? Met deze link kan dat 6 maanden gratis.
Gebruik van Excel voor je administratie
Het moge duidelijk zijn: Excel is de goedkoopste manier om te starten. In veel gevallen is het namelijk gratis. Maar alsjeblieft, ben nauwkeurig wanneer je Excel gebruikt. Bouw controle formules in zodat je typfouten direct ziet.
Niet onbelangrijk: denk ook aan de beveiliging en continuïteit van je bestand. Sla je bestand ergens veilig op en zorg voor periodieke back-ups. Je zal niet de eerste zijn die een hele administratie kwijt is door een onfortuinlijke crash van de laptop.
Tip: maak ook een duidelijk systeem voor het bewaren van je bonnetjes en facturen. Sla deze bijvoorbeeld op nummer op en maak mappen zodat je ze snel weer kunt terugvinden.
Gebruik van een online boekhoudprogramma
De voordelen van het gebruik van een online boekhoudprogramma ten opzichte van Excel:
- Koppelingen zijn mogelijk. Denk aan een koppeling van je bank met je online boekhoudprogramma. Bij mij worden bijvoorbeeld dagelijks bankmutaties automatisch ingelezen. Binnenkomende en uitgaande betalingen worden herkend en gematcht met openstaande facturen. Daar hoef ik dus zelf niets meer aan te doen.
- Gebruik van één systeem. Ik heb nergens meer extracomptabele lijstjes. Excel bestanden buiten de boeken om. Alles zit in mijn online boekhoudprogramma. Denk aan het vaste activa register waarin alle investeringen staan. Afschrijvingen worden daarmee ook maandelijks automatisch geboekt.
- Koppeling met instanties. Denk aan een koppeling met de Belastingdienst. Ik doe mijn BTW aangifte per kwartaal automatisch via het online boekhoudprogramma. Accountant als ik ben, controleer ik dat nog wel altijd met een rondrekening BTW. Maar in de acht jaar dat ik dit nu gebruik heb ik nog geen enkel keer een foutje in het systeem kunnen ontdekken. De BTW aangifte zet ik door naar de Belastingdienst en betaal direct via iDeal.
- Samenwerken met je boekhouder of accountant. Je boekhouder of accountant kan met een eigen inlognaam en wachtwoord inloggen zodat je samen in je administratie kunt werken. Bovendien zie je ook direct welke boekingen door jou of door de boekhouder of accountant gedaan is.
- Gebruik van een app voor onderweg. Vaak hebben online boekhoudprogramma’s een app zodat je ook onderweg je administratie kunt inzien. Maar ook zodat je een na het tanken of na een zakelijke aankoop direct een foto kunt maken van het bonnetje en kunt uploaden naar je administratie.
Ik gebruik zelf sinds 2016 e-Boekhouden.nl en ben erg tevreden. Wil jij nu ook starten én 15 maanden gratis online boekhouden als startend ondernemer? Dat kan via deze link.
Ben je nu al langer aan de gang als ondernemer? Maar wil je toch graag starten met online boekhouden? Met deze link kan dat 6 maanden gratis.
Dit artikel bevat een affiliate link van e-Boekhouden.nl. Zoals gezegd werk ik al sinds 2016 met veel tevredenheid met dit pakket. Dit is dan ook de enige affiliate link van een online boekhoudprogramma dat je bij the happy financial kunt vinden. Je betaalt niets extra’s als je gebruik maakt van deze link, alleen ontvang ik een vergoeding omdat je gebruikmaakt van deze link.
