Het einde van het jaar nadert. Dat betekent: tijd om je administratie netjes af te ronden. Met dit artikel help ik je stap voor stap om als zzp’er je boekhouding op orde te krijgen. Zo ga je fris en voorbereid 2026 in. In deze checklist vind je alles: van facturen tot investeringen, van openstaande kosten tot privécorrecties.
Waarom deze checklist belangrijk is
Als zzp’er ben je niet verplicht om een formele jaarrekening op te stellen. Toch is een jaarafsluiting slim. Je brengt alle inkomsten, uitgaven, investeringen en verplichtingen in kaart. En je voorkomt dat je later in de knel komt bij je belasting-aangifte of het begin van het volgende jaar.
Wat moet je checken: de kernpunten
Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen die je moet controleren of invoeren voordat je het jaar afsluit:
- Alle facturen (inkomend en uitgaand) verwerkt en geüpload.
- Bankmutaties gecontroleerd: saldi komen overeen, transacties geboekt.
- Openstaande facturen (debiteuren) en kosten (crediteuren) in kaart, herinneringen gestuurd of geboekt.
- Investeringsuitgaven verzameld, bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen, met oog op aftrekposten.
- Afschrijvingen vastgelegd, als je eerder investeringen deed.
- Privégebruik verrekend: telefoon, internet of reiskosten bij privégebruik.
- Urenadministratie bijgewerkt, om het urencriterium te kunnen onderbouwen.
- Overzicht gemaakt van alle documenten voor belastingaangifte: facturen, betaalbewijzen, investeringen, enzovoort.
Vermijd veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers laten aan het eind van het jaar één of meerdere van de volgende zaken liggen:
- Bonnetjes of facturen ontbreken — je mist aftrekposten of betaalt te veel belasting.
- Banktransacties niet gecontroleerd — verschil tussen bank en boekhouding blijft bestaan.
- Onbetaalde facturen niet opgevolgd — daardoor mis je inkomsten.
- Urenadministratie onvolledig — aftrekposten (zoals zelfstandigenaftrek) lopen mis.
- Investeringskosten of afschrijvingen vergeten — minder fiscale voordelen benut.
- Privégebruik niet juist verwerkt — leidt tot verkeerde boekingen of correcties.
Stappenplan eindejaar: zo pak je het aan
- Verzamel alle facturen — verkoop én inkoop — en verwerk ze in je administratie. Controleer of ze betaald zijn of nog openstaan.
- Controleer je bankmutaties: vergelijk je bankafschriften met je boekhouding en corrigeer fouten of ontbrekende boekingen.
- Breng openstaande debiteuren en crediteuren in kaart. Stuur klanten eventueel een herinnering. Boek kosten of stel voorzieningen in.
- Verwerk alle zakelijke uitgaven (inclusief bonnetjes) en pas privécorrecties toe waar nodig.
- Bekijk of je investeringen hebt gedaan — voer ze in, beoordeel afschrijvingen en controleer op aftrekposten.
- Update je urenadministratie — noteer directe én indirecte uren, en check het urencriterium.
- Maak een overzicht van alle documenten voor de aangifte: facturen, betaalbewijzen, investeringen, saldo-overzichten, enzovoort.
- Maak een back-up van je administratie (cloud of externe schijf) zodat je bewijsstukken bewaard blijven.
Checklist voor jouw jaarafsluiting
- Verkoopfacturen verwerkt + betaald / openstaand aangegeven
- Inkoopfacturen + bonnetjes verwerkt
- Bankmutaties gecontroleerd
- Debiteuren en crediteuren bijgewerkt
- Zakelijke kosten inclusief privécorrecties verwerkt
- Investeringen ingevoerd, afschrijvingen gecontroleerd
- Urenadministratie up-to-date
- Overzicht documenten voor belastingaangifte compleet
- Back-up van administratie gemaakt
Wanneer moet je deze check doen?
Je kunt de jaarafsluiting doen zodra je zeker weet dat alle facturen (inkoop én verkoop) van het jaar zijn verwerkt. Wacht niet tot januari: eind december, of direct na ontvangst van de laatste facturen, is ideaal. Zo voorkom je correcties achteraf.
Wat levert het je op?
Met een nette administratie aan het einde van het jaar krijg je overzicht, rust en grip. Je weet precies wat je inkomen en kosten waren, welke investeringen je deed en wat je openstaande posten zijn. Dat maakt je belastingaangifte eenvoudiger én helpt bij het plannen voor 2026. Bovendien benut je fiscale aftrekposten optimaal.
Zie deze checklist als jouw financiële startpunt voor het nieuwe jaar. Met een opgeruimde administratie werk je efficiënter en voorkom je verrassingen.
Wil je hulp bij het opzetten van je administratie of het maken van een goede indeling? Download dan onze Startersbundel: een praktisch format waarmee je dit jaar nog overzicht creëert. Download de bundel.
