Kasstelsel of factuurstelsel?

Het verschil is simpel: bij het factuurstelsel geef je btw meestal aan op basis van de factuurdatum, bij het kasstelsel op het moment dat de betaling binnenkomt. Voor de meeste ondernemers is het factuurstelsel het uitgangspunt. Dat verschil raakt direct je liquiditeit, je btw-aangifte en vragen rond decemberfacturen, vooruitbetalingen en particuliere klanten. Wil je de termijnen en werkwijze helder hebben? Bekijk wanneer en hoe doe je btw‑aangifte.

Controleer altijd wat in jouw situatie geldt: je blijft zelf verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige aangifte. Het voorbeeld hieronder is vooral bedoeld om het verschil snel helder te maken.

Het verschil zit vooral in het moment waarop je btw aangeeft

Voor de meeste ondernemers is het factuurstelsel het uitgangspunt

Voor veel ondernemers geldt het factuurstelsel zodra je moet factureren aan andere ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn. De factuurdatum op een factuur bepaalt dan in welk btw-tijdvak de omzet valt. Je factureert uiterlijk op de 15e dag na de maand van levering of dienst. Te laat factureren schuift de btw niet automatisch door. Praktisch aan de slag? Zie factuur of kwitantie maken.

Het kasstelsel mag niet voor iedereen, maar kan wel handig zijn

• Het is vooral relevant bij veel particuliere klanten en directe betalingen, zoals in winkels, horeca of persoonlijke diensten.
• Soms mag het ook als het grootste deel van je omzet aan niet-ondernemers is.
• Controleer of je ervoor in aanmerking komt en leg het, als dat nodig is, goed vast in je administratie.
• Het voordeel is duidelijk: je draagt btw pas af als het geld binnen is, wat je liquiditeit kan helpen.

Hier gaat het in de praktijk vaak mis

De meeste verwarring ontstaat bij uitzonderingen en jaarovergangen. Het btw-moment is namelijk niet altijd hetzelfde als het jaar waarin omzet of kosten economisch thuishoren. Vooral vooruitbetalingen, particulieren, de jaargrens en eindejaarscorrecties vragen extra aandacht.

Vooruitbetalingen en verkopen aan particulieren

Bij verkopen aan particulieren geldt meestal geen factuurplicht. Daardoor is de factuurdatum niet vanzelf leidend. Een verplichte vooruitbetaling werkt bovendien anders dan een vrijwillige aanbetaling, waardoor het btw-moment kan verschuiven. Juist bij veel consumentenverkopen is het kasstelsel daarom vaak relevant.

Een decemberfactuur die pas in januari wordt betaald

Werk je met het kasstelsel, dan komt de btw bij een decemberfactuur pas in beeld als de betaling in januari binnen is. Dat betekent niet automatisch dat de omzet voor je winstberekening ook opschuift. Rond de jaarafsluiting moeten omzet, kosten en openstaande posten logisch aansluiten. Blijkt een factuur oninbaar, dan kun je in veel gevallen btw terugvragen bij een oninbare factuur.

Doorlopende prestaties en privégebruik aan het eind van het jaar

Doorlopende prestaties lopen over een langere periode, dus die periode moet duidelijk op de factuur staan. Btw over privégebruik van zakelijke goederen of diensten neem je op in de laatste aangifte van het kalenderjaar. Niet elke btw-correctie volgt dus automatisch factuur- of betaaldatum.

Je stelsel verandert niet alles aan je administratie

• Voor aftrek van voorbelasting heb je een ontvangen inkoopfactuur nodig.
• Trek btw pas af als die factuur er echt is.
• Houd omzet en btw per tarief en per transactie goed terugvindbaar als je je boekhouding inricht.
• Waar een factuur nodig is, moet die ook met de juiste btw-gegevens zijn opgesteld.
• Rubriek 3c hangt af van het soort prestatie, niet alleen van je stelsel.

Hoe wij dit soort btw-onderwerpen praktisch maken

Op The Happy Financial maken we dit soort onderwerpen bewust praktisch. Op de site vind je al veel Nederlandstalige artikelen en video’s voor starters over boekhouden voor beginners, btw, inkomstenbelasting en administratie. Deze pagina past bij onze uitleg over administratie bewaren, je administratie aan het eind van het jaar op orde brengen, btw-categorieën en klanten die niet op tijd betalen: helder, zonder jargon en zonder verkooppraatje.

Nog twee korte vragen die vaak opkomen

Wat moet ik invullen in rubriek 3c van mijn btw-aangifte?

Kas- of factuurstelsel bepaalt vooral wanneer je btw aangeeft. Rubriek 3c wordt niet door dat stelsel alleen bepaald, maar door het soort grensoverschrijdende levering of dienst dat je verricht. Gebruik daarom altijd de toelichting bij je btw-aangifte en controleer wat je eigen administratie laat zien. Praktische hulp bij je aangifte: btw‑aangifte invullen.

Hoe schrijf je “factuur” in het Nederlands?

De correcte spelling is factuur. Daarom heet de standaardterm ook factuurstelsel.