Btw terugvragen bij een oninbare factuur

Werk je met het factuurstelsel, dan draag je de btw over een verkoopfactuur vaak al af voordat je klant heeft betaald. Blijft die betaling later uit, dan kun je de eerder afgedragen btw bij een oninbare factuur corrigeren. Goed debiteurenbeheer voor het mkb helpt om zulke situaties vaker te voorkomen.

Daarvoor zijn twee belangrijke momenten: zodra redelijkerwijs vaststaat dat je klant niet meer gaat betalen, of uiterlijk 1 jaar na de afgesproken vervaldatum. Daarna gaat het niet alleen om de btw zelf, maar ook om het juiste aangiftetijdvak, de omzetcorrectie en een administratie die aansluit op je aangifte.

Gebruik de uitleg hieronder als algemene informatie, niet als financieel advies. Je blijft zelf verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige btw-aangifte; voorbeelden zijn indicatief.

Wanneer een factuur voor de btw echt oninbaar is

Dit onderwerp speelt vooral als je het factuurstelsel gebruikt. Dan geef je de btw meestal al aan zodra je factureert, ook als je klant nog niet heeft betaald. Voor de btw-correctie is een gewone betalingsachterstand alleen nog niet genoeg. Het moet redelijkerwijs duidelijk zijn dat de hele factuur, of een deel daarvan, niet meer wordt betaald.

Denk aan signalen zoals een faillissement zonder uitkering, een klant die onvindbaar is geworden of invorderingspogingen die niets meer opleveren. Wachten hoeft niet oneindig: uiterlijk 1 jaar na de afgesproken vervaldatum mag je de btw corrigeren. Is er geen betaaltermijn afgesproken, dan wordt in de praktijk vaak uitgegaan van de wettelijke termijn van 30 dagen als startpunt voor die 1-jaarstermijn. Meer achtergrond vind je in btw en onbetaalde facturen.

Zo verwerk je de correctie in je btw-aangifte

Verwerk de correctie in de btw-aangifte van het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat of waarin de 1-jaarstermijn afloopt. Praktische stappen vind je in onze handreiking aangifte btw. Moet je een eerder ingediende aangifte corrigeren omdat de oninbaarheid een vorig tijdvak raakt, dien dan zo nodig een suppletie btw in.

• Corrigeer niet alleen de btw, maar ook de bijbehorende omzet.
• Gebruik daarvoor dezelfde verkooprubriek als waarin je de factuur eerder hebt aangegeven, vaak rubriek 1a of 1b.
• Bij een deelbetaling corrigeer je alleen het onbetaalde deel. Is bijvoorbeeld 40% van de factuur open blijven staan, dan corrigeer je 40% van de eerder aangegeven omzet en 40% van de btw.
• Heb je in dat tijdvak verder geen omzet, dan verwerk je de correctie alsnog in die aangifte. Dat kan uitkomen op minder af te dragen btw of op een teruggaaf.

Voorbeelden: in welk tijdvak corrigeer je?

De voorbeelden hieronder zijn indicatief. Kijk altijd naar je eigen vervaldatum en aangiftefrequentie.

Wanneer je deze btw niet kunt terugvragen

Deze teruggaaf gebruik je niet als je onder het kasstelsel valt, omdat de btw daar pas verschuldigd wordt als je de betaling ontvangt. Je kunt bovendien alleen btw corrigeren die je eerder echt hebt aangegeven en afgedragen over je eigen uitgaande factuur. Alleen twijfel, trage betaling of een incassotraject dat nog loopt, is op zichzelf nog geen reden om de btw al terug te vragen. Een goede factuur en kloppende administratie maken die onderbouwing makkelijker.

Als de vordering is verkocht of overgedragen

Verkoop je een vordering of draag je die over, bijvoorbeeld bij factoring, dan verandert wie de vordering juridisch houdt. Daardoor kan ook de route voor de btw-correctie anders zijn dan bij een gewone oninbare factuur. In zulke uitzonderingssituaties loopt de correctie vaak niet via de normale btw-aangifte, maar via een apart verzoek. Leg daarom contract, overdrachtsdatum en administratie goed naast elkaar.

Wat als je klant later toch nog betaalt?

Ontvang je later toch nog een hele of gedeeltelijke betaling, dan wordt over het ontvangen bedrag opnieuw btw verschuldigd. Die btw verwerk je in het aangiftetijdvak waarin de betaling binnenkomt. Je hoeft de eerdere teruggaaf niet opnieuw open te breken. Een strakke registratie van deelbetalingen voorkomt dat je te veel of te weinig btw corrigeert.

Hoe je een oninbare vordering afboekt in je administratie

De exacte boeking hangt af van je boekhoudpakket en rekeningschema, maar op hoofdlijnen werkt het zo:

• Controleer welk bedrag nog openstaat en splits dat in netto-omzet en btw.
• Werk de openstaande factuur weg uit je debiteurenadministratie, zodat deze niet actief blijft alsof betaling nog wordt verwacht.
• Verwerk het oninbare netto-deel als verlies op debiteuren of boek het af tegen een bestaande voorziening voor dubieuze debiteuren als je daarmee werkt.
• Verlaag de eerder aangegeven btw over precies hetzelfde oninbare deel in je administratie en in je btw-aangifte.
• Bewaar je onderbouwing, zoals aanmaningen, correspondentie, faillissementsinformatie of notities van mislukte invordering.
• Controleer tot slot of je afboeking, openstaande posten en btw-correctie op hetzelfde bedrag uitkomen. Zo voorkom je verschillen tussen je administratie en je aangifte.

Hoe wij dit onderwerp praktisch maken voor ondernemers

Bij The Happy Financial maken we dit soort regels bewust begrijpelijk voor starters. Op de site publiceren we praktische artikelen en video’s over btw, administratie en cashflow, zodat een onderwerp als oninbare facturen in een herkenbare ondernemerscontext blijft staan. We leggen verwante vragen, zoals mijn klant betaalt niet, naast elkaar en vertalen regels naar heldere voorbeelden en checkpunten. Zo zie je sneller wat je zelf kunt regelen en wanneer specialistisch advies verstandig is.