Als ondernemer maak je allerlei kosten om je bedrijf draaiende te houden. Maar welke daarvan zijn eigenlijk aftrekbaar voor de belasting? En waar ligt de grens tussen zakelijk en privé? In dit artikel leg ik precies uit welke kosten je wél mag opvoeren bij de belastingaangifte — én welke juist niet. Inclusief een overzichtelijke lijst met voorbeelden.
Waarom zakelijke kosten aftrekken belangrijk is
Zakelijke kosten verlagen je belastbare winst. Hoe lager je winst, hoe minder belasting je betaalt. Dat klinkt logisch, maar toch laten veel (startende) ondernemers hier geld liggen. Ze weten niet precies wat ze wel of niet mogen opvoeren, of zijn bang fouten te maken. Gevolg: ze trekken minder af dan zou mogen, of doen het juist fout en lopen risico bij een controle.
Daarom is het belangrijk dat je precies weet hoe het zit. De Belastingdienst hanteert een eenvoudige hoofdregel:
Een zakelijke uitgave is aftrekbaar als die noodzakelijk is voor het uitoefenen van je onderneming.
Maar die regel is breder dan je denkt — én kent uitzonderingen.
Voorwaarden voor aftrekbare zakelijke kosten
Voordat je alles wat je koopt als ‘zakelijk’ bestempelt: niet elke uitgave die je als ondernemer doet is zomaar aftrekbaar. De Belastingdienst stelt een aantal voorwaarden:
- Zakelijk karakter: de uitgave moet direct verband houden met je onderneming.
- Redelijkheid: kosten moeten ‘binnen redelijke grenzen’ blijven.
- Geen privékarakter: uitgaven met een overwegend privédoel zijn niet aftrekbaar.
- Bewijs: je moet kunnen aantonen dat je de kosten hebt gemaakt (factuur of bon).
Twijfel je of een bepaalde uitgave aftrekbaar is? Vraag jezelf dan af: zou je deze uitgave ook gedaan hebben als je geen bedrijf had?
Aftrekbare zakelijke kosten: handige lijst met voorbeelden
Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende kosten die (grotendeels) aftrekbaar zijn. De lijst is niet volledig, maar geeft een goed beeld van wat wél mag.
✅ Volledig aftrekbaar
| Kostenpost | Uitleg |
|---|---|
| Zakelijke software & tools | Boekhoudpakketten, projectmanagementtools, videobewerkingssoftware |
| Kantoorbenodigdheden | Pennen, papier, printerinkt, schriften |
| Marketing & reclame | Websitekosten, social ads, flyers, visitekaartjes |
| Telefoon- en internetkosten | Als je het zakelijk gebruikt (voor mobiele telefoons vaak alleen het zakelijke deel) |
| Opleidingen & cursussen | Als ze gericht zijn op je huidige onderneming |
| Zakelijke bankrekening & transactiekosten | Kosten van je zakelijke betaal- of spaarrekening |
| Boekhouder of accountant | Zowel advies- als uitvoerende kosten zijn aftrekbaar |
| Beroepsverenigingen & vakliteratuur | Contributies, vakbladen, online vakartikelen |
| Werkruimte buiten de woning | Huur van een kantoor, flexplek of studio |
Let op: Bewaar alle facturen en zorg dat je ze op naam van je onderneming zet. Dit helpt bij een controle en geeft rust in je administratie.
⚠️ Gedeeltelijk aftrekbaar of met beperkingen
Sommige kosten zijn beperkt aftrekbaar, of alleen onder bepaalde voorwaarden:
| Kostenpost | Uitleg |
|---|---|
| Representatiekosten (bijv. etentjes) | Maximaal 80% aftrekbaar (IB) of 73,50% (vpb) boven de drempel van €5.700 (2025) |
| Kilometervergoeding privéauto | Je mag €0,23 per zakelijke kilometer opvoeren |
| Werkruimte in eigen woning | Alleen onder strikte voorwaarden (bijv. een zelfstandige ruimte met eigen ingang) |
| Afschrijving bedrijfsmiddelen | Grote aankopen (> €450 excl. btw) schrijf je in meerdere jaren af |
| Bedrijfskleding | Alleen aftrekbaar als het duidelijk geen privégebruik heeft (bijv. met logo of overall) |
| Telefoonabonnement privé | Alleen het zakelijke gebruiksdeel is aftrekbaar |
Tip: Bij gemengd gebruik (zoals telefoon, auto of internet) is het slim om een schatting te maken van het zakelijk gebruik en dit jaarlijks te herzien.
❌ Niet aftrekbaar (maar wel vaak verward met zakelijke kosten)
Er zijn ook uitgaven die ondernemers ten onrechte als zakelijk opvoeren. Hieronder de meest voorkomende misvattingen:
| Kostenpost | Waarom niet aftrekbaar? |
|---|---|
| Privéboodschappen | Niet zakelijk, ook niet als je vanuit huis werkt |
| Sportabonnementen | Gezondheid is belangrijk, maar het is een privéaangelegenheid |
| Feestdagen- of kerstcadeaus voor familie | Alleen zakelijke relatiegeschenken zijn (beperkt) aftrekbaar |
| Kleding zonder logo of beroepsspecifiek kenmerk | Gewone kleding, ook als je het zakelijk draagt, is niet aftrekbaar |
| Kosten van gezinsleden | Alleen medewerkers of zakelijke partners kunnen onder voorwaarden wel kosten opvoeren |
Hoe zit het met de btw?
Als je btw-plichtig bent, mag je bij zakelijke uitgaven ook de btw terugvragen, mits:
- De factuur op naam van je bedrijf staat
- De leverancier btw rekent
- De uitgave echt zakelijk is
Voor sommige kosten (zoals etentjes of gemengd gebruik) geldt dat je de btw niet volledig of zelfs helemaal niet mag terugvragen.
Tip: geef bij het inboeken van de factuur direct aan of je btw geheel, gedeeltelijk of niet mag terugvragen. Dit scheelt je veel tijd bij je btw-aangifte per kwartaal.
Conclusie: weet wat je wél en niet mag aftrekken
Het goed bijhouden van je zakelijke kosten is essentieel voor een financieel gezonde onderneming. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook omdat je anders geld laat liggen. Toch is het minstens zo belangrijk om te weten waar de grens ligt. Want privé-uitgaven opvoeren als zakelijk kan problemen opleveren bij een belastingcontrole.
Werk je met een boekhouder? Laat hem of haar dan periodiek meekijken en stel vragen als je twijfelt. Werk je zelf met een boekhoudpakket? Zorg dat je categorieën logisch zijn ingericht en dat je bij gemengde uitgaven (zoals auto of telefoon) een inschatting maakt van het zakelijk gebruik.
