Ga je starten met ondernemen? Dan wil je je administratie goed op orde hebben. Misschien niet het meest leuke onderwerp, maar wel ontzettend belangrijk. En geloof me: als je dit eenmaal onder de knie hebt, wordt het een stuk makkelijker dan je nu wellicht denkt. In dit artikel geven we 8 handige en praktische administratie tips voor jou als startend ondernemer.
Een goede administratie is de ruggengraat van elk succesvol bedrijf, vooral voor startende ondernemers. Een overzichtelijke en nauwkeurige administratie helpt niet alleen bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar geeft ook inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Hier zijn enkele onmisbare tips uit mijn e-books ‘De Praktische Gids voor Startende Ondernemers’ en ‘Checklist Startende Ondernemers’ om je administratie op orde te houden.
Tip 1: Gebruik een goed boekhoudsysteem
Een betrouwbaar boekhoudsysteem is essentieel om al je financiële transacties bij te houden. Of je nu kiest voor Excel templates of gespecialiseerde boekhoudsoftware, zorg ervoor dat je een systeem kiest dat past bij jouw bedrijfsbehoeften. Excel kan een goede start zijn voor kleine bedrijven vanwege de flexibiliteit en kosten, maar boekhoudsoftware biedt vaak extra functies zoals automatische btw-berekeningen en rapportages. Een goed systeem helpt je niet alleen om je financiën te organiseren, maar kan ook tijd besparen en fouten verminderen.
Lees in dit artikel meer over mijn ervaringen met het gebruik van Excel voor mijn administratie en overstap naar een online boekhoudprogramma.
Wil je weten hoe je een goed boekhoudprogramma kiest? Je leest mijn tips in dit artikel.
Tip 2: Houd je inkomsten en uitgaven bij
Het nauwkeurig bijhouden van je inkomsten en uitgaven is cruciaal. Dit helpt niet alleen bij je belastingaangifte, maar geeft je ook een duidelijk overzicht van je financiële situatie. Maak een gewoonte van het dagelijks of wekelijks invoeren van je transacties.
Dit kan handmatig of automatisch door het koppelen van je boekhoudsysteem aan je bankrekening. Hierdoor heb je altijd een actueel overzicht van je financiële situatie, wat je helpt bij het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen.
Tip 3: Bewaar alle bonnetjes en facturen
Het bewaren van zowel digitale als papieren bonnetjes en facturen is essentieel voor het verantwoorden van je uitgaven aan de belastingdienst. Gebruik scanners of apps om digitale kopieën van je papieren bonnetjes te maken.
Tip: ik gebruik zelf al jaren de app van e-Boekhouden.nl. Ik maak een foto van een bonnetje en deze wordt direct geüpload naar mijn administratie.
Organiseer je digitale bestanden in mappen per jaar en maand, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Dit niet alleen helpt bij belastingcontroles, maar ook bij het overzichtelijk houden van je administratie.
Tip 4: Maak gebruik van bankkoppelingen
Veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om je zakelijke bankrekening te koppelen. Dit maakt het bijhouden van je financiën eenvoudiger en vermindert de kans op fouten. Door je banktransacties automatisch te importeren, bespaar je tijd en minimaliseer je handmatige invoer. Zorg ervoor dat je regelmatig je bankafschriften controleert en vergelijkt met je boekhouding om ervoor te zorgen dat alles correct is geregistreerd.
Tip: vaak is het maken van een bankkoppeling niet gratis. Ik betaal bijvoorbeeld eenmalig 25 euro voor de bankkoppeling en vervolgens 2,50 euro per maand aan ABN Amro bank. Maar dit is het meer dan waard. Iedere keer handmatig de bankmutaties downloaden en inlezen kost me veel meer.
Tip 5: Plan vaste administratie momenten
Maak tijd vrij in je agenda voor je administratie. Door regelmatig je administratie bij te werken, voorkom je dat het een overweldigende taak wordt. Plan bijvoorbeeld één keer per week een uur om je bonnetjes te verwerken, facturen te sturen en je boekhouding bij te werken. Dit helpt je om georganiseerd te blijven en zorgt ervoor dat je geen belangrijke deadlines mist, zoals belastingaangiftes.
Tip 6: Werk met categorieën
Het categoriseren van je uitgaven en inkomsten maakt het eenvoudiger om te zien waar je geld naartoe gaat en waar je eventueel kunt besparen. Gebruik duidelijke categorieën zoals huur, materialen, marketing, enzovoort. Dit geeft je niet alleen een beter inzicht in je uitgavenpatroon, maar maakt ook je boekhouding overzichtelijker. Het gebruik van vaste categorieën zorgt ervoor dat je gemakkelijk rapporten kunt genereren die je helpen bij het maken van strategische beslissingen.
Tip 7: Gebruik templates
In mijn e-books en webshop vind je diverse handige Excel templates die je kunt gebruiken voor je administratie. Bijvoorbeeld de template ‘opzij zetten voor je belasting,’ waarmee je als ondernemer snel ziet hoeveel je overhoudt. Daarmee kun je dus voldoende geld opzij zetten voor je belasting en voorkom je vervelende financiële verrassingen. Neem hier een kijkje in de webshop.
Tip 8: Schakel hulp in indien nodig
Als je administratie te complex wordt, overweeg dan om een boekhouder in te schakelen. Een professional kan je helpen bij het opstellen van je jaarrekening, belastingaangiftes en het bieden van advies over hoe je je financiële processen kunt optimaliseren. Hoewel het inhuren van een boekhouder een extra kostenpost kan zijn, kan het je op de lange termijn tijd en geld besparen door ervoor te zorgen dat je administratie correct en up-to-date is.
Met deze tips zorg je ervoor dat je administratie niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar ook een waardevol hulpmiddel wordt voor het succes van je onderneming. Meer gedetailleerde tips en uitgebreide uitleg vind je in mijn e-books ‘De Praktische Gids voor Startende Ondernemers‘ en ‘Checklist Startende Ondernemers‘. Zorg ervoor dat je deze hulpmiddelen gebruikt om je administratie efficiënt en effectief te beheren.
Ik gebruik zelf sinds 2016 e-Boekhouden.nl en ben erg tevreden. Wil jij nu ook 15 maanden gratis online boekhouden? Dat kan via deze link.
Dit artikel bevat een affiliate link van e-Boekhouden.nl. Zoals gezegd werk ik al sinds 2016 met veel tevredenheid met dit pakket. Dit is dan ook de enige affiliate link van een online boekhoudprogramma dat je bij the happy financial kunt vinden. Je betaalt niets extra’s als je gebruik maakt van deze link, alleen ontvang ik een vergoeding omdat je gebruikmaakt van deze link.
