Je hebt een mooie opdracht afgerond, stuurt je factuur op tijd en… vervolgens blijft de betaling uit. Frustrerend, want jij hebt je werk gedaan en rekent op dat geld. Toch komen late betalingen helaas vaak voor, vooral bij startende ondernemers.
In dit artikel leer je hoe je professioneler factureert, betalingsproblemen voorkomt en klanten sneller laat betalen. Geen ongemakkelijke gesprekken, maar een proactieve aanpak waarmee je grip houdt op je cashflow.
Waarom goede facturatie meer is dan een administratief klusje
Factureren lijkt iets technisch: je maakt een document, stuurt het op en wacht tot het bedrag binnenkomt. Maar in de praktijk is je factuur ook onderdeel van je klantcommunicatie en cashflowbeheer. Een duidelijke, correcte en tijdige factuur vergroot de kans dat je klant snel betaalt — en voorkomt misverstanden of uitstelgedrag.
Je kunt veel betalingsproblemen voorkomen door professioneler te factureren.
Stap 1: Zorg voor een foutloze en complete factuur
Een factuur moet voldoen aan wettelijke eisen. Als je gegevens mist, kan de klant deze afkeuren — en dat vertraagt de betaling. Zorg dus dat je factuur altijd het volgende bevat:
- Je bedrijfsnaam en KvK-nummer
- Je btw-nummer (als je btw-plichtig bent)
- De naam en adresgegevens van jou en je klant
- Factuurnummer en factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde dienst of product
- Het bedrag exclusief btw, btw-tarief en bedrag
- De betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen)
- Jouw IBAN en contactgegevens
Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan kun je deze gegevens eenvoudig vooraf instellen in een sjabloon. Scheelt fouten én tijd.
PRO-tip: vraag ook vooraf na of er een intern projectnummer (of soortgelijks) op de factuur gezet kan worden. Daarmee kan de administratie je factuur sneller en eenvoudiger verwerken. En dus waarschijnlijk sneller betalen.
Stap 2: Wees duidelijk over je betalingstermijn
Veel ondernemers vergeten een betalingstermijn op hun factuur te zetten. Of laten het over aan de klant. Resultaat: je wacht eindeloos op je geld.
Kies één standaardtermijn die past bij jouw branche en werkwijze, meestal 14 of 30 dagen. De wettelijke betalingstermijn tussen bedrijven is 30 dagen. Zet de betalingstermijn duidelijk op de factuur, bijvoorbeeld:
“Gelieve deze factuur binnen 14 dagen na factuurdatum te voldoen.”
Wil je sneller betaald worden? Geef dan korting bij snelle betaling (bijvoorbeeld: 2% korting bij betaling binnen 5 dagen).
Stap 3: Factureer op het juiste moment
Stuur je factuur zodra je dienst of product is geleverd, niet pas weken later. Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je op je geld moet wachten. Maak het onderdeel van je workflow:
- Direct na afronding van een project
- Op de laatste werkdag van de maand
- Automatisch via je boekhoudprogramma
Werk je met een aanbetaling of gespreide betaling? Leg dat contractueel vast en stuur je deel- of slotfactuur altijd op de afgesproken data.
Stap 4: Voeg een professionele begeleidende tekst toe
Stuur je factuur niet als kale bijlage met alleen “bijgaand de factuur”. Een korte begeleidende tekst maakt het contact persoonlijker en vergroot de kans op snelle betaling.
Voorbeeldtekst:
Beste [naam klant],
Hierbij ontvang je de factuur voor [omschrijving dienst of project]. Hartelijk dank voor de fijne samenwerking.
De betalingstermijn is 14 dagen. Mocht je vragen hebben, dan hoor ik het graag.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Stap 5: Automatiseer je herinneringen
Wordt de factuur niet op tijd betaald? Dan is het belangrijk dat je snel opvolgt. Veel ondernemers wachten uit ongemak, maar daarmee vergroot je juist de kans dat je achteraan in de betaalrij belandt.
Gebruik je een boekhoudprogramma zoals e-Boekhouden.nl? Dan kun je automatische betalingsherinneringen instellen:
- 3 dagen voor de vervaldatum: vriendelijke reminder
- 1 dag ná de vervaldatum: concrete herinnering
- 7 dagen later: laatste waarschuwing met eventuele incassowaarschuwing
Houd de toon zakelijk, vriendelijk en duidelijk. En blijf vooral consequent.
Stap 6: Wees niet bang om je klant aan te spreken
Is de betaling nog steeds niet binnen? Pak dan de telefoon. Een kort, vriendelijk telefoontje werkt vaak beter dan een tiende e-mail.
Voorbeeld:
“Hi [naam], ik zag dat de betaling van factuur [nummer] nog openstaat. Is alles duidelijk, of kan ik ergens bij helpen?”
Door direct contact op te nemen, voorkom je onduidelijkheid en laat je zien dat je je administratie serieus neemt.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- ❌ Geen betalingstermijn vermelden
➤ Oplossing: kies één standaardtermijn en zet die duidelijk op je factuur. - ❌ Facturen pas weken na levering sturen
➤ Oplossing: maak factureren onderdeel van je workflow of automatiseer het. - ❌ Geen opvolging doen bij openstaande facturen
➤ Oplossing: plan reminders in of stel automatische meldingen in. - ❌ Vage of onvolledige omschrijving van je dienst
➤ Oplossing: beschrijf altijd wat je geleverd hebt, met datum en uren of een duidelijke eenheid.
Conclusie: professioneel factureren is slim ondernemen
Factureren is niet iets dat je er “even bij” doet. Het is een cruciaal onderdeel van je bedrijfsvoering en je cashflow. Door duidelijke, tijdige en correcte facturen te sturen, krijg je sneller betaald en laat je zien dat je een serieuze ondernemer bent.
Maak het jezelf gemakkelijk met een goed boekhoudsysteem, een duidelijke werkwijze en een vriendelijke, maar consequente opvolging. Zo houd jij meer tijd over voor je werk én staat je geld eerder op je rekening.
