Ik ben registeraccountant én ondernemer. Dus je zou misschien verwachten dat ik mijn eigen administratie tot in de puntjes heb geregeld. En dat klopt eigenlijk ook wel. 😂 Maar dat betekent niet dat ik iedere week uren met mijn boekhouding bezig ben. Integendeel, ik probeer juist zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan het verwerken van mijn administratie. Want hoe minder tijd ik besteed aan het invoeren van facturen en verwerken van banktransacties, hoe meer tijd ik overhoud voor het ondernemen zelf.
Tegelijkertijd wil ik wel weten hoe mijn bedrijf ervoor staat. Ik kijk graag naar mijn cijfers, ben kritisch op mijn kosten en wil op tijd kunnen bijsturen. En dat is voor mij eigenlijk de ideale combinatie: zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je administratie, maar er wel zo veel mogelijk inzicht uit halen.
Inmiddels ben ik ruim tien jaar ondernemer en heb ik mijn eigen administratie steeds verder geautomatiseerd. Niet omdat ik vind dat iedere ondernemer een ingewikkelde boekhouding moet hebben, maar juist omdat ik geloof dat een goede administratie je vooral moet helpen. In deze blog neem ik je mee in hoe ik mijn eigen administratie organiseer, welke automatiseringen ik gebruik en wat ik andere ondernemers zou aanraden.
1. Mijn administratie bijhouden: het liefst meteen
Ik probeer mezelf weleens voor te nemen om een vaste administratiedag in te plannen. Maar in de praktijk werkt dat bij mij toch net even anders. Ik kan namelijk heel slecht tegen openstaande mail. 😂 Dus als er een factuur binnenkomt, wil ik die eigenlijk meteen verwerkt hebben. Niet omdat dat per se noodzakelijk is, maar omdat ik het gewoon prettig vind als dingen afgehandeld zijn.
Dat betekent niet dat ik vind dat iedere ondernemer zijn administratie dagelijks moet bijwerken. Sterker nog, ik zou je adviseren om te beginnen met één vast moment per week. Dan blijft het overzichtelijk en ben je er meestal niet ontzettend veel tijd aan kwijt. Lukt dat niet? Zorg dan dat je in ieder geval minimaal één keer per maand je administratie bijwerkt. Want hoe langer je alles laat liggen, hoe groter de berg wordt. En hoe groter die berg, hoe minder zin je waarschijnlijk hebt om eraan te beginnen.
2. Zo verwerk ik mijn facturen automatisch
Zelf gebruik ik e-Boekhouden.nl voor mijn administratie. Als er een factuur binnenkomt via mijn mail, stuur ik die meteen door naar de digitale inbox van mijn boekhoudprogramma. Daar wordt de factuur automatisch opgepakt en sinds kort gebruik ik ook Autopilot, waarmee facturen automatisch geboekt kunnen worden. Dat vind ik echt een enorme vooruitgang. De afgelopen jaren is er ontzettend veel veranderd op het gebied van scan-en-herken. Waar je vroeger nog behoorlijk wat gegevens handmatig moest invoeren, kan software tegenwoordig steeds meer zelf. Je hoeft daardoor steeds minder over te typen en kunt je vooral richten op het controleren van de boekingen.
Er staat trouwens nog iets op mijn eigen to-dolijst. Ik wil e-mailregels instellen waardoor facturen van vaste leveranciers automatisch worden doorgestuurd naar mijn boekhoudprogramma. Bijvoorbeeld wanneer ik een factuur ontvang van FD. Dat instellen kost me eenmalig wat tijd, maar daarna hoef ik er vrijwel niet meer naar om te kijken. En daar word ik blij van. Niet omdat ik een hekel heb aan boekhouden, maar omdat ik mijn tijd liever besteed aan dingen die daadwerkelijk iets toevoegen aan mijn bedrijf.
Overigens hoef je echt niet meteen je hele administratie te automatiseren. Begin bijvoorbeeld eens met het automatisch verwerken van je inkoopfacturen. Als dat goed werkt, kun je daarna kijken welke andere handelingen je nog kunt automatiseren.
3. Een automatische bankkoppeling en zakelijke rekening
Dit is misschien wel een van de eerste dingen die ik ondernemers zou aanraden. Zorg dat je een automatische bankkoppeling hebt tussen je zakelijke rekening en je boekhoudprogramma. Dan komen je banktransacties automatisch binnen en hoef je ze niet zelf over te nemen of te importeren. En nu we het toch over bankrekeningen hebben: ik ben ook een groot voorstander van een aparte zakelijke rekening. Voor een eenmanszaak is die niet wettelijk verplicht, maar ik zou hem absoluut aanraden. Ja, zo’n rekening kost vaak geld, maar het overzicht dat je ervoor terugkrijgt, vind ik die kosten meer dan waard.
Je zakelijke inkomsten en uitgaven staan netjes bij elkaar en je hoeft niet tussen je privéboodschappen en vakantiebestedingen te zoeken naar zakelijke transacties. Laatst ontving ik trouwens een betaling van een klant vanaf een privérekening. Dat vond ik toch bijzonder. 😂 Het mag natuurlijk, maar zelf zou ik mijn zakelijke en privéfinanciën echt gescheiden willen houden.
4. Mijn boekhouding automatiseren betekent niet dat ik niets meer controleer
Nu klinkt het misschien alsof ik mijn administratie volledig aan de software overlaat. Maar zo werkt het bij mij niet. Ik controleer nog steeds of de boekingen kloppen en ja, ik maak zelfs nog een btw-rondrekening. Of dat tegenwoordig nog echt nodig is met de manier waarop mijn administratie is ingericht? Waarschijnlijk niet. Maar ik vind het prettig. Misschien is dat toch een beetje de accountant in mij. Want hoewel ik enthousiast ben over alle automatiseringsmogelijkheden, vind ik het belangrijk om te begrijpen wat er in mijn administratie gebeurt.
Wil je zelf goed van start met je boekhouding? Met deze link kun je e-Boekhouden.nl (het boekhoudprogramma dat ik zelf ook gebruik) 15 maanden gratis gebruiken.
Automatiseren betekent voor mij niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken. Het betekent vooral dat je minder tijd kwijt bent aan invoeren en meer aandacht kunt besteden aan controleren en begrijpen. Want uiteindelijk blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor een juiste administratie, ook als je boekhoudprogramma steeds meer werk uit handen neemt.
5. Ik kijk regelmatig naar mijn omzet, kosten en winst
En dan komen we bij het gedeelte dat ik eigenlijk veel interessanter vind dan het verwerken van facturen: de cijfers zelf. Ik kijk regelmatig naar mijn omzet, kosten, winst en marges. Dat ben ik natuurlijk vanuit mijn accountancyachtergrond gewend, maar ik vind het ook gewoon fijn om te weten hoe mijn onderneming ervoor staat. Mijn bedrijf heeft relatief weinig kosten. Ik ben voornamelijk online ondernemer en heb daardoor geen grote voorraden, bedrijfspand of dure machines nodig. Dat betekent dat mijn winstmarge relatief hoog is. En juist daarom ben ik kritisch op mijn kosten. Niet omdat ik iedere euro wil besparen, maar omdat ik wil weten waar mijn geld naartoe gaat.
Tegelijkertijd heb ik ook geleerd dat je niet alleen maar naar je cijfers moet kijken. Zeker wanneer het wat minder gaat, kun je daar behoorlijk in doorslaan. Als je voortdurend bezig bent met tegenvallende omzet of winst, kan dat het ondernemen juist lastiger maken. Maar je kop in het zand steken is natuurlijk ook geen oplossing. Mijn advies is daarom: weet hoe je ervoor staat, kijk vooruit en onderneem op tijd actie.
En daarvoor hoef je echt niet iedere week allerlei uitgebreide rapportages te maken. Alleen al regelmatig kijken naar je omzet, kosten en winst kan je ontzettend veel inzicht geven. Zeker als je die cijfers ook vergelijkt met eerdere periodes. Dan zie je niet alleen hoe je bedrijf ervoor staat, maar kun je ook beter beoordelen of bepaalde ontwikkelingen aanleiding zijn om iets te veranderen.
6. Minder omzet? Dan kijk ik niet automatisch naar mijn kosten
Als mijn omzet terugloopt, is mijn eerste reactie meestal niet om meteen in mijn kosten te gaan snijden. Ik kijk juist vooral naar mogelijkheden om meer omzet te genereren. Dat heeft ook te maken met het soort bedrijf dat ik heb. Mijn kosten zijn voor een groot deel noodzakelijk om mijn onderneming te laten draaien. Neem bijvoorbeeld mijn e-mailmarketingsoftware. Dat abonnement kost iedere maand geld, maar ik heb het nodig voor mijn webshop en mijn marketingactiviteiten. Ik heb in het verleden goed gekeken naar die kosten en weet waarom ik ze maak. Daar zomaar op besparen zou mijn bedrijf niet per se beter maken.
Waar ik wel kritisch op blijf, zijn abonnementen die ik nauwelijks of helemaal niet gebruik. Want ongemerkt kunnen er behoorlijk wat maandelijkse kosten ontstaan voor software en diensten waar je eigenlijk weinig aan hebt. Maar als de kosten al goed onder controle zijn, kun je niet eindeloos blijven besparen. Dan moet je ook kijken naar de andere kant van de vergelijking: je omzet.
Dat vind ik ook het mooie aan een goede administratie. Het gaat niet alleen om weten hoeveel winst je hebt gemaakt, maar vooral om wat je vervolgens met die informatie doet. Misschien ontdek je dat bepaalde kosten niet meer nodig zijn, maar het kan ook zijn dat je juist moet investeren in iets wat je omzet kan verhogen. De cijfers geven je informatie, maar uiteindelijk moet je als ondernemer zelf beslissingen nemen.
7. En ja, ik maak zelfs nog een uitgebreide jaarrekening
Misschien vind je dit een beetje overdreven, maar ik maak zelf nog steeds een uitgebreide jaarrekening en een consolidatiestaat voor mijn ondernemingen. Niet omdat ik dat allemaal in die vorm verplicht moet doen. Mijn ondernemingen vallen in de categorie micro, waarvoor beperkte publicatievereisten gelden. Maar ik vind het prettig om het hele financiële jaar goed te kunnen overzien. Hoe hebben mijn ondernemingen gepresteerd? Hoe heeft mijn vermogen zich ontwikkeld? En hoe verhouden de verschillende cijfers zich tot elkaar? Ik vind het waardevol om daar eens per jaar uitgebreid naar te kijken.
Maar laat ik meteen duidelijk zijn: dit is absoluut niet iets wat ik iedere ondernemer zou aanraden. Dit is vooral iets wat ik zelf graag doe. En misschien ook gewoon omdat ik ooit accountant ben geweest. 😉 Voor veel ondernemers is een veel eenvoudiger jaarlijks overzicht voldoende om inzicht te krijgen in de financiële ontwikkeling van hun bedrijf. Welke jaarstukken je verplicht moet opstellen, hangt natuurlijk wel af van je ondernemingsvorm en situatie.
8. Mijn belangrijkste advies voor je administratie? Begin klein
Als je nu denkt: leuk allemaal, maar ik ben al blij als ik mijn facturen op tijd heb verwerkt… Dan zou ik vooral niet proberen om morgen alles te doen wat ik hierboven beschrijf. Begin klein en zorg eerst dat je de basis op orde hebt. Kies een boekhoudprogramma dat bij je past, zorg dat je je facturen en bonnetjes goed bewaart, werk je administratie regelmatig bij en probeer overzicht te krijgen in je inkomsten en uitgaven. En bouw van daaruit langzaam verder.
Misschien is een automatische bankkoppeling voor jou de eerste stap. Of het automatisch doorsturen van facturen. Of simpelweg iedere vrijdag een halfuurtje reserveren voor je administratie. En kom je er niet uit? Vraag hulp. Je hoeft echt niet alles zelf te kunnen of te begrijpen. Een goede boekhouder kan je bijvoorbeeld helpen om je administratie goed in te richten, zodat je daarna veel werkzaamheden zelf kunt doen of automatiseren.
Wil jij zelf goed van start als ondernemer, met zoveel mogelijk koppelingen? Gebruik dan e-Boekhouden.nl 15 maanden gratis met deze link.
Want uiteindelijk is een goede administratie geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om je onderneming beter te begrijpen en betere beslissingen te nemen. En wat mij betreft moet die administratie je daarom zo min mogelijk tijd kosten, maar je wel zo veel mogelijk inzicht opleveren.
Over de auteur: Ik ben registeraccountant (RA), ondernemer en oprichter van The Happy Financial. Via mijn platform help ik ondernemers om meer inzicht te krijgen in hun financiën, zonder dat ze zelf financieel expert hoeven te worden.
Coverfoto: Charlotte Grips
