Je hebt je eerste opdracht binnen, het werk is af en je klant is tevreden. Dan komt het moment waar veel startende ondernemers een beetje tegenop zien: de factuur. Dat voelt als administratie, maar eigenlijk is het het moment waarop je werk geld wordt. En juist bij die eerste facturen gaat er nogal eens iets mis.
Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor je btw-administratie gelden vaste eisen, die de Belastingdienst op zijn website op een rij zet. Je vermeldt in elk geval je volledige naam en adres en die van je klant, je btw-identificatienummer en, als je bij de KVK staat ingeschreven, je KVK-nummer. Daarnaast horen de factuurdatum en een factuurnummer erop, net als een omschrijving van wat je hebt geleverd: bij goederen de soort en de hoeveelheid, bij diensten wat je hebt gedaan en de omvang ervan. Verder noem je de datum van levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Ontbreekt er iets, dan is de kans groot dat je de factuur terugkrijgt met het verzoek om een aangepaste versie. Dat kost tijd en schuift je betaling op.
Er zijn uitzonderingen. Voor een factuur van € 100 of minder (inclusief btw) mag je een vereenvoudigde factuur sturen, met minder gegevens. En doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR) of zijn je diensten vrijgesteld van btw, dan hoef je niet altijd btw op je factuur te zetten. Welke regels precies voor jouw situatie gelden, check je het best bij de Belastingdienst of samen met een boekhouder.
De klassieke fouten bij je eerste facturen
De bekendste fout zit in de nummering. Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Wie in een tekstverwerker werkt en telkens de vorige factuur kopieert, vergeet makkelijk het nummer aan te passen. Kies daarom vanaf het begin een vaste reeks, bijvoorbeeld het jaartal gevolgd door een volgnummer, en houd je daaraan.
Een tweede valkuil is de omschrijving. “Werkzaamheden maart” zegt je klant over een paar maanden weinig meer. Hoe concreter je beschrijft wat je hebt gedaan, hoe minder vragen je terugkrijgt. Dat helpt ook jezelf wanneer je later je administratie doorloopt.
Ook de timing wordt vaak onderschat. Lever je aan andere ondernemers, dan verstuur je de factuur volgens de Belastingdienst uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Wacht je langer, dan loop je niet alleen achter op de regels, maar ook op je eigen cashflow. Want hoe later de factuur de deur uitgaat, hoe later het geld binnenkomt.
Betaaltermijn: maak het concreet
Op je factuur zet je ook wanneer je het geld verwacht. Heb je met een zakelijke klant niets afgesproken, dan geldt volgens Ondernemersplein een betalingstermijn van 30 dagen. Voor particuliere klanten ligt dat anders: daar bestaat geen wettelijke standaardtermijn en leg je de termijn zelf vast in je afspraken of algemene voorwaarden.
Een concrete vervaldatum op de factuur, in plaats van alleen “binnen 30 dagen”, maakt het voor je klant makkelijker om op tijd te betalen. Vermeld ook je rekeningnummer en de tenaamstelling, zodat er geen twijfel is over waar het geld heen moet.
Handmatig of met software?
In het begin is een zelfgemaakt sjabloon in Word of Excel prima te doen. Bij een handvol facturen per maand overzie je het wel. Maar zodra het aantal klanten groeit, wordt het lastiger om de nummering, de btw-berekeningen en de openstaande bedragen goed bij te houden. Een foutje in een formule of een vergeten nummer is dan zo gemaakt.
Factuur maken met een online facturatieprogramma werkt anders dan met een los sjabloon: nummers lopen automatisch door, de btw wordt voor je berekend en je ziet in één overzicht welke facturen nog openstaan. Of dat voor jou de moeite waard is, hangt vooral af van hoeveel facturen je verstuurt en hoeveel tijd je nu kwijt bent aan het bijhouden ervan.
Bewaren hoort er ook bij
Een factuur versturen is niet het eindpunt. Je bent verplicht je facturen 7 jaar te bewaren, voor facturen over onroerende zaken geldt zelfs 10 jaar. Een belangrijk detail: je bewaart ze in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een digitaal verstuurde factuur bewaar je dus ook digitaal, en niet alleen als print in een map.
Maak het jezelf daarom makkelijk met één vaste plek voor al je verstuurde en ontvangen facturen, of dat nu een map op je computer is of een programma. Wie dat vanaf de eerste factuur goed regelt, heeft later bij de aangifte of een vraag van de Belastingdienst een stuk minder uitzoekwerk.
