Ik test deze productiviteitsmethodes

Methodes om zo productief mogelijk te werken, zijn er genoeg. Maar welke methode werkt nu het beste? Ik test een aantal bekende methodes en deel mijn ervaringen.

Pomodoro Techniek

Het doel van deze techniek is om korte periodes van intense focus te plannen zodat je zo min mogelijk afgeleid bent tijdens het uitvoeren van je taak.

Kies een taak uit die je volledige focus vraagt. Zet een stopwatch voor 25 minuten en laat daarna de timer gaan. De bedoeling is om in deze 25 minuten volledig gefocust aan de gang te gaan. Neem vervolgens 5 minuten pauze.

Na vier of vijf blokken, neem je een langere pauze van 20 tot 30 minuten.

Mijn ervaringen

Vooraf is dit mijn meest favoriete methode. Hij lijkt me namelijk ideaal. Niet te lange blokken en dan full focus aan het werk.

Dus helemaal in the mood begin ik aan mijn eerste taak van de dag. Ik kom er wel snel achter dan 25 minuten echt maar heel kort is. Want ik zit er net lekker in als de wekker alweer gaat.

Ik ben dan dus redelijk geïrriteerd, want als ik eenmaal in de modus zit, wil ik door. Voor mij persoonlijk daarom niet de meest ideale methode.

Eat the frog

Begin met de taak waar je het meest tegenop ziet. Bepaal eerst je kikker en schrijf die bovenaan je to do lijst van die dag. Voer deze taak het eerst uit in de ochtend.

Mijn ervaringen

Er is dus duidelijk een reden dat ik de dag altijd begin met de dingen die ik leuk vind. Omdat ik het leuk vind en ik geen zin heb in die kikker. Maar met deze methode kom ik er niet onderuit.

Ik besluit om iedere dag eerst de dingen te doen die ik echt niet leuk vind en dat werkt eerlijk gezegd best goed. Dan ben ik er ook vanaf en is het uit mijn systeem. Ook als er door de dag heen lastigere dingen op mijn pad komen, pak ik deze meteen op. Dan is het maar klaar. Het is in ieder geval goed voor mij gemoedsrust.

Getting things done

Verzamel al je to do’s. Niet alleen je zakelijke en korte termijn taken, maar ook persoonlijke taken en lange termijn taken.

Maak van deze taken allemaal duidelijke to do’s. Verdeel deze to do’s vervolgens in verschillende categorieën. Evalueer deze lijst periodiek, bijvoorbeeld iedere dag, week of maand.

Mijn ervaringen

Ik zie erg op tegen deze methode. Het verzamelen van al mijn to do’s klinkt echt als een behoorlijke klus. Om mezelf een lamme hand van het daadwerkelijk schrijven te besparen, besluit ik alles uit te werken in Excel (I love Excel).

En ontzettende reken-nerd die ik ben, bepaal ik mijn hoeveelheid to do’s in de maand en deel deze door het aantal dagen dat ik nog kan werken deze maand. Hierdoor kom ik per dag uit op een to do van vier stuks.

Iedere dag zorg ik ervoor dat ik deze vier to do’s af heb. Soms zijn het hele simpele dingen, soms ben ik er langer mee bezig. Het afstrepen zorgt in ieder geval voor een lekker gevoel en bovendien heb ik wel een goed overzicht van alle dingen die ik zakelijk, maar ook privé moet doen.

Covey Kwadrant

Het idee van de Covey Kwadrant is om je to do’s in één van de vier kwadranten te plaatsen en op basis daarvan je prioriteiten aan te geven

  • Kwadrant 1: belangrijk en urgent
  • Kwadrant 2: belangrijk maar niet urgent
  • Kwadrant 3: onbelangrijk en urgent
  • Kwadrant 4: onbelangrijk en niet urgent

Mijn ervaringen

Eerlijk gezegd lijkt me dit aan de voorkant heel veel werk. En dat is het ook wel. Ik pak mijn lijst uit de getting things done methode en begin te nummeren.

Ik zie zelf dat ik heel veel dingen belangrijk vind en de juiste urgentie eraan koppelen gaat ook nog wel goed. Ik heb bepaalde deadlines afgesproken met opdrachtgevers op basis waarvan ik eenvoudig de urgentie aan kan geven.

Op het moment dat ik mezelf een deadline heb gegeven voor belangrijke taken is het een ander verhaal. Ik kom er dan achter dat ik mezelf gek aan het maken ben en de deadline hiervoor zelf heb bedacht en dus ook wel kan opschuiven (zo urgent was het dus niet).

Ik baal het meeste van onbelangrijke dingen die urgent zijn (onbelangrijke en niet urgente zaken heb ik al uit mijn to do lijst geschrapt). Met tegenzin doe ik deze dingen, denk dan aan standaardmails reageren waar je niets mee opschiet. Ik krijg hierdoor wel beter in beeld wat mijn energie geeft en wat energie slurpt.

En nu?

Vooraf dacht ik helemaal fan te zijn van de pomodoro techniek, niet dus. In plaats daarvan vind ik een combinatie van eat the frog en getting things done echt goed voor mij werken en ga deze dan ook zeker vaker gebruiken komende tijd.

Heb jij één van deze methodes al eens geprobeerd? Wat waren je ervaringen hiermee? Of heb je een andere methode die favoriet is? Ik ben benieuwd!

Hoe plan ik een productieve week

Deze maand is het Get Organized month en the happy financial doet mee! Ik deel deze maand blogs over productiviteit in je werk, of je nu ondernemer bent of carrière tijger.

In deze eerste blog van de maand ga ik in op het plannen van mijn productieve week. Want hoe zorg ik hiervoor? Ik geef je mijn persoonlijke tips.

1. Maak een maandplanning

Het eerste onderdeel van een productieve week is het maken van een maandplanning. Aan het eind van de vorige maand maak ik een overzicht met mijn doelen voor de komende maand. Deze doelen maak ik zo meetbaar mogelijk. Bijvoorbeeld: het behalen van EUR 3.000 aan omzet, het krijgen van 300 YouTube volgers.

Wil je weten hoe ik deze doelen omzet in mijn sales funnel? Kijk dan deze video waarin Martijn mij uitlegt hoe ik mijn sales funnel het beste kan opzetten en ervoor kan zorgen dat ik mijn ideeën om kan zetten in geld.

2. Maak to do’s

Naar aanleiding van doelen in die maand, maak ik een uitgebreide to do lijst voor de maand. Per doel maak ik een to do lijst. Voor het krijgen van meer YouTube volgers heb ik bijvoorbeeld de volgende to do’s in een maand: uploaden van 4 video’s, reacties plaatsen onder video’s van andere YouTube-ers, maken nieuwe intro.

3. Plan de to do’s in

Mijn agenda is echt heilig, ik plan echt alles in. Dus ook mijn maandelijkse to do’s. Iedere to do wordt een apart blok in mijn agenda. Ik bedenk hoe lang ik bezig ben met een bepaalde taak en maak hiervan een blok in mijn agenda.

Wanneer ik een bepaalde to do niet gedaan heb op de geplande dag, kan ik het blok eenvoudig verschuiven. Op die manier kan ik het ook niet vergeten in te plannen. Door de maanden heen weet je steeds beter hoe lang je nodig hebt voor een bepaalde taak en kun je beter inschatten hoeveel tijd je nodig hebt en hoe lang je blok dus dient te zijn.

Wil je meer tips over het beheer van je agenda? Lees dan deze blog.

4. Plan je week

Op basis van je to do’s ga ik verder mijn week plannen. Op zondag kijk ik welke afspraken ik heb staan in de komende week. Hieromheen plan ik de benodigde reistijd.

De rest van de tijd vul ik in met mijn blokken van to do’s. Zo heb ik op zondag een goed overzicht van wat me te wachten staat, maar blijf ik wel redelijk flexibel omdat ik weet dat ik een aantal vaste afspraken heb, maar wel kan schuiven met to do’s wanneer er een dringende last minute klus doorheen komt.

5. Blijf plannen

Gedurende de week gebeuren er allerlei dingen die ervoor zorgen dat mijn to do’s niet afkomen. Heel soms gebeurt het dat ik tijd over heb en een to do van de aankomende week kan oppakken, maar dat is echt maar heel af en toe.

Het merendeel van de tijd moet ik een aantal to do’s verschuiven naar de week erop. Dat is niet erg, zo lang ik mijn dringende to do’s aan het begin van de week plan. De meest belangrijke dingen heb ik daarom aan het begin van de week gedaan zodat de to do’s die ik misschien moet verschuiven aan het eind van de week komen.

En nu?

Hoe plan jij je productieve week? Heb jij nog tips? Wat vind je van mijn tips? Laat het me weten, ik ben benieuwd!

 

Mijn productieve week start op zondag

Voor mij start een productieve week op zondag en niet op maandag pas. De dingen die ik op zondag doe, zorgen ervoor dat ik de week op maandag goed kan beginnen en meer gedaan krijg in die hele week. Lees nu mee met mijn zondag ritueel.

De ochtend – tijd om te trainen

Terwijl half Nederland aan het uitslapen is, de kinderen aan het vermaken is of rustig aan het ontbijt zit, zit ik al in de auto, onderweg naar crossfit. Ik ben een paar maanden geleden begonnen met dit tijdstip en het bevalt me perfect. Het scheelt natuurlijk wel dat ik niet ’s werelds grootste party animal ben en er op zaterdag op tijd in lig.

Het grote voordeel hiervan is dat ik op zondag op tijd wakker ben en ook meteen fit ben. Okee, niet altijd, want soms heb ik zo hard getraind dat ik daar wel even van moet bijkomen. Maar je snapt wat ik bedoel. Daarna een lekker uitgebreide lunch om toch dat zondag-relax-dag-gevoel te krijgen.

De middag – tijd om te relaxen

Inmiddels heb ik door dat je ook je rust nodig hebt, ook al heb je je eigen bedrijf. Op zondag middag plan ik daarom eigenlijk nooit iets om te doen. Martijn en ik kunnen dan relaxt op de bank zitten en heerlijk niks doen. Hierdoor begin ik uitgeruster aan mijn nieuwe week.

De avond – tijd om te plannen

Het is op zondag altijd weer vrij snel avond, geen idee hoe dat kan. Voordat we aan het avondeten beginnen, wil ik altijd een aantal zaken gedaan hebben die er echt voor zorgen dat ik mijn volgende week goed kan beginnen.

1. Mijn agenda op orde maken

Ik leef echt op mijn agenda, hier staan niet alleen mijn afspraken in, maar ook mijn to do lijst. Wil je weten hoe ik mijn agenda beheer? Lees dan deze blog.

Door mijn agenda goed te bekijken en deze goed in te plannen, weet ik beter waar ik de komende week aan toe ben. Het geeft me rust om te weten dat ik alles goed gepland heb aan de voorkant.

Ik bekijk voor de hele week waar het misschien spaak gaat lopen en bedenk of ik wat taken kan verschuiven. Is de tijdsinschatting die ik heb gemaakt voor een bepaalde taak wel realistisch? Zijn er dagen dat ik verwacht laat thuis te zijn? Dan kan ik hier rekening mee houden door bijvoorbeeld iets makkelijkers te koken die avond.

2. Prioriteiten stellen voor maandag

Maandag is echt een doe-dag in mijn geval. En daarmee ook het gevaar dat ik te veel wil doen. Ik maak dus een prioriteiten lijst, waar ik dan op maandag bovenaan moet beginnen.

In principe maak ik zo’n lijst iedere avond, maar voor maandag is deze nog belangrijker om de week goed te beginnen.

3. Eten klaarmaken

Iedereen die mij een beetje kent, weet dat ik van het healthy food ben. Daarom maak ik vooraf mijn eten thuis klaar en neem dat mee. Door de week wil ik dat nog wel eens in de ochtend doen, maar op maandagochtend is dat nooit zo’n success. Ik moet dan al genoeg wennen aan het eerdere opstaan ten opzichte van het weekend.

Dus op zondag maak ik mooi een aantal bakjes met eten die ik de volgende ochtend uit de koelkast kan halen.

4. Bureau opruimen / Tas inpakken

Als ik maandag thuis ga werken, zorg ik ervoor dat mijn kantoor en bureau opgeruimd zijn. Ik heb daardoor maandag ochtend ook meer zin om aan de slag te gaan.

Heb ik afspraken buiten de deur, heb ik mijn tas ingepakt voor de komende dag. Heel erg brugklas, maar wel super effectief. Ik ben te vaak zonder portomonnee van huis weggegaan op maandag omdat deze nog in mijn andere tas zat. Heel onhandig dus.

5. Koffie klaarzetten

Okee, ik ga niet écht alvast koffie zetten, maar ik zorg wel dat het apparaat er maandagochtend meteen klaar voor is. Bonen bijvullen, water reservoir vol, lekbak leeg. Alles is dan geregeld zodat het eerste dat ik op maandagochtend kan doen, het drinken van mijn latte is. Heel belangrijk.

En nu?

Wat zijn jouw tips voor de zondag? Hoe ziet jouw zondag eruit? Hoe zorg jij voor een productieve week? Ik ben benieuwd!

Agenda beheer voor pro’s

Met steeds meer afspraken, verplichtingen, bijeenkomsten, vergaderingen, uitjes en borrels, neemt het belang van écht goed agenda beheer ook steeds meer toe. En laat ik daar nou eens echt goed in zijn ;). 

Waarom is goed agenda beheer zo belangrijk?

Als ik voor mijn eigen agenda spreek, zeg ik: Hij loopt over! En als ik een afspraak niet opschrijf, kan ik deze heel goed, gewoon vergeten. Dan heb ik het niet alleen over de minder spannende business meetings, maar ook een gezellige high tea met vriendinnen.

Dit gebeurt zeker niet expres, maar de hoeveelheid afspraken, uitjes, vergaderingen, bijeenkomsten, verplichtingen, familiebezoeken, etentjes en borrels neemt zodanig toe dat het simpelweg niet meer te onthouden is. Dit geldt in mijn geval voor zowel mijn werk als mijn privé leven. Ik moet echt alles opschrijven om niets te vergeten.

Maar waar gebruik ik mijn agenda nog meer voor? In de blog van vorige week las je dat ik geen to do lijstjes meer opstel. Alle dingen die ik nog to do heb, schrijf ik als een taak op in mijn agenda. Het bijhouden van een agenda is daarmee nog belangrijker geworden!


Mijn tips voor goed agenda beheer

Tip 1: Verwerk alles in één agenda

Klinkt heel leuk allemaal zo’n familie agenda. Of een privé agenda voor je gezellige afspraken. Maar je werk afspraken lopen nu eenmaal ook door wanneer je privé leven begint, en andersom. Te vaak denk je daarom dat je gezellig met vrienden uit eten kunt, terwijl je bent vergeten dat je die avond tot laat een vergadering hebt.

In je werk agenda kun je je privé afspraken met een slotje verbergen voor collega’s, mocht je dat fijner vinden.

Tip 2: Gebruik kleuren

Stel voor jezelf een kleurensysteem op en geef iedere afspraak een kleur. Ik heb zelf een kleurensysteem op activiteit niveau. Gele afspraken zijn reistijd, paarse zijn privé, oranje zijn vergaderingen, blauw zijn externe afspraken bij klanten etc.

Je kunt een kleurencodering ook hanteren op locatie (kantoor, extern, thuis etc) of bijvoorbeeld per gezinslid (vader, moeder, kind 1, kind 2, etc).

Tip 3: Geef toegang tot je agenda

Iedereen kan alles zien in mijn agenda. Zo weten mijn collega’s waar ik ben en ook wanneer ik niet kan. Ook voor je gezin kun je agenda’s samenvoegen zodat meteen ziet of je dat bezoekje kunt plannen.

Tip 4: Zet je to do’s in je agenda

Omdat mijn agenda ook meteen mijn to do lijst is, heb ik alles wat ik nog moet doen in mijn agenda staan. Ik heb delen in mijn agenda geblockt voor wat er op het programma staat die dag en wat er af moet zijn. In de ochtend begin ik met grotere, lastigere projecten waar ik de ochtend voor blokkeer. In de middag heb ik meerdere kleinere afspraken staan voor alles wat ik voor die dag gepland heb.

Tip 5: Kijk vooruit

Kijk minimaal een week vooruit in je agenda. Wat staat er op de planning? Op welke dag heb je het druk? Zo weet ik bijvoorbeeld precies wanneer ik maar kort de tijd heb tussen mijn werk en sporten. Op die dagen zorg ik ervoor dat ik iets makkelijks kan eten en niet in tijdnood kom. Door vooruit te kijken voorkom je vervelende verrassingen.

Tip 6: Plan ruim de tijd

Een te optimisme planning wat betreft tijd, gaat je aan het einde alleen maar ellende opleveren. Als je weet dat je een uur nodig hebt voor een taak, plan dan ook minimaal een uur en niet een half uur. Je weet bij voorbaat al dat je dan in de problemen komt.

Weet je bijvoorbeeld ook dat een afspraak met die ene klant altijd uitloopt, plan dan ook uitloop aan de achterkant in. Daarnaast heb ik altijd reistijd in mijn agenda staan. Ik kan heel leuk een afspraak inplannen tot 13u in Eindhoven en om 13u een volgende afspraak in Den Bosch, maar dat gaat dus niet lukken.

Wat moet je absoluut laten voor goed agenda beheer?

Niet reageren op uitnodigingen

Dagelijks krijg ik verschillende uitnodigingen voor vergaderingen op mijn werk. Hier reageer ik altijd meteen op zodat mijn agenda bijgewerkt is. Je weet op basis van je agenda of je kan of niet, en reageer dan ook op die manier. Is ook wel zo prettig voor je collega’s.

Overal bij aanwezig zijn

Natuurlijk wil je overal, altijd bij zijn. Maar dat gaat gewoon niet altijd. Zeg daarom eens een afspraak af. De wereld vergaat niet en je hebt een stuk meer tijd over om je to do’s af te werken.

En nu?

Waar loop jij tegenaan met je agenda? Heb je je agenda al op orde? Welke tips heb je zelf nog?

Follow my blog with Bloglovin

Waarom ik geen to do lijstjes meer heb

Iedereen die ooit met mij gewerkt heeft, weet dat ik best wel een control freak ben. Ik ben neurotisch in het bijhouden van lijstjes, to do’s, schema’s etc. Maar sinds kort heb ik de to do lijstjes overboord gegooid en dat bevalt prima. 

Waarom wel een to do lijstje

Er zijn zoveel dingen die je op een dag moet doen, dat je er niet aan ontkomt om deze zaken te gaan opschrijven. En het snelst doe je dat op een to do lijstje, of een post-it, kladblokje, noem maar op. Daar zit ook meteen mijn eerste punt tégen de to do lijstjes.

Mijn problemen met een to do lijstje

Ik had op gegeven moment meerdere kladblokken met daarop to do lijstjes: Post-its op mijn werkplek op kantoor, een boekje voor in mijn tas, een digitaal lijstje in Outlook, de achterkant van een bonnetje thuis op het aanrecht. Overal had ik to do lijstjes en geen van allen waren ze compleet en afstrepen ging dus ook niet.

Want laten we eerlijk zijn: Het afstrepen van een to do van je lijstje: daar gaat het om! Eerlijk toegeven: Wie heeft er ooit een to do op zijn to do lijstje gezet wat eigenlijk al gedaan was, om het daarna meteen te kunnen afstrepen? Ik wel in ieder geval. Je bent vaak meer tijd kwijt met het bijhouden van je lijstje dan dat het daadwerkelijk uitvoeren van de taak je kost.

Nog een nadeel van een to do lijstje vond ik dat je geleefd wordt door je to do lijstje. Vaak heb ik een paar grote projecten lopen en daarnaast een hele lange to do lijst. Doordat je tegen die to do lijst zit aan te kijken is het veel lastiger om je te kunnen focussen op je grote (en belangrijkere) projecten.

En tenslotte: hoe frustrerend is het dat er nooit een eind lijkt te komen aan je to do lijst? Voordat je bij ieder punt een vinkje hebt kunnen zetten, zijn er aan de onderkant weer tientallen to do’s bijgekomen. En ondanks dat je waarschijnlijk een heel productieve dag hebt gehad, voelt dat door je ellenlange lijstje aan het eind van de dag toch niet zo.

Hoe hou ik het nu bij?

Ik moet nog steeds veel dingen doen (echt waar) en ik moet het nog steeds opschrijven omdat ik anders mijn to do’s vergeet. Maar ik maak geen lijstjes meer. Wat ik in plaats daarvan doe is één centraal punt waarin ik alles opschrijf. En in mijn geval is dat mijn agenda.

Ik reserveer grote blokken in mijn agenda voor de belangrijke projecten. Deze plan ik in de ochtend als eerste zodat ik met volle focus aan de gang kan. Daarna plan ik al mijn to do’s ook in als een agenda item. De kortste agenda items kunnen 15 minuten zijn en dat is toch vaak wel de tijd die je nodig hebt om iets af te kunnen strepen. Mijn regel is dan ook: als het minder tijd kost dan 15 minuten, los ik het meteen op, want dan kost het te veel tijd om op te schrijven en in te plannen.

Mijn agenda is dus wat dat betreft overzichtelijk: In de ochtend grotere projecten en in de middag afronden van verschillende to do’s.

Wat is hiervan het voordeel?

Je hebt één centrale locatie waarin alles is opgenomen. Nooit meer zoeken naar kladjes overal en nergens. Bovendien word je minder afgeleid van je grote projecten door je to do lijstjes. Je hebt tijd ingeruimd om aan dit lijstje te werken, maar dan pas ná je belangrijke taken.

Sinds ik dit hanteer, is het voor mij veel overzichtelijker en duidelijker wat ik nog moet doen en hoeveel tijd ik hiervoor ongeveer nodig heb. En of mijn planning van die dag en die week dus realistisch is. Bovendien kan ik met veel meer focus aan mijn belangrijke projecten werken, wat natuurlijk ook veel efficiënter is.

En hoe hou jij je to do’s bij? Heb je nog tips?

 

Follow my blog with Bloglovin