Iedereen die ooit met mij gewerkt heeft, weet dat ik best wel een control freak ben. Ik ben neurotisch in het bijhouden van lijstjes, to do’s, schema’s etc. Maar sinds kort heb ik de to do lijstjes overboord gegooid en dat bevalt prima.
Waarom wel een to do lijstje
Er zijn zoveel dingen die je op een dag moet doen, dat je er niet aan ontkomt om deze zaken te gaan opschrijven. En het snelst doe je dat op een to do lijstje, of een post-it, kladblokje, noem maar op. Daar zit ook meteen mijn eerste punt tégen de to do lijstjes.
Mijn problemen met een to do lijstje
Ik had op gegeven moment meerdere kladblokken met daarop to do lijstjes: Post-its op mijn werkplek op kantoor, een boekje voor in mijn tas, een digitaal lijstje in Outlook, de achterkant van een bonnetje thuis op het aanrecht. Overal had ik to do lijstjes en geen van allen waren ze compleet en afstrepen ging dus ook niet.
Want laten we eerlijk zijn: Het afstrepen van een to do van je lijstje: daar gaat het om! Eerlijk toegeven: Wie heeft er ooit een to do op zijn to do lijstje gezet wat eigenlijk al gedaan was, om het daarna meteen te kunnen afstrepen? Ik wel in ieder geval. Je bent vaak meer tijd kwijt met het bijhouden van je lijstje dan dat het daadwerkelijk uitvoeren van de taak je kost.
Nog een nadeel van een to do lijstje vond ik dat je geleefd wordt door je to do lijstje. Vaak heb ik een paar grote projecten lopen en daarnaast een hele lange to do lijst. Doordat je tegen die to do lijst zit aan te kijken is het veel lastiger om je te kunnen focussen op je grote (en belangrijkere) projecten.
En tenslotte: hoe frustrerend is het dat er nooit een eind lijkt te komen aan je to do lijst? Voordat je bij ieder punt een vinkje hebt kunnen zetten, zijn er aan de onderkant weer tientallen to do’s bijgekomen. En ondanks dat je waarschijnlijk een heel productieve dag hebt gehad, voelt dat door je ellenlange lijstje aan het eind van de dag toch niet zo.
Hoe hou ik het nu bij?
Ik moet nog steeds veel dingen doen (echt waar) en ik moet het nog steeds opschrijven omdat ik anders mijn to do’s vergeet. Maar ik maak geen lijstjes meer. Wat ik in plaats daarvan doe is één centraal punt waarin ik alles opschrijf. En in mijn geval is dat mijn agenda.
Ik reserveer grote blokken in mijn agenda voor de belangrijke projecten. Deze plan ik in de ochtend als eerste zodat ik met volle focus aan de gang kan. Daarna plan ik al mijn to do’s ook in als een agenda item. De kortste agenda items kunnen 15 minuten zijn en dat is toch vaak wel de tijd die je nodig hebt om iets af te kunnen strepen. Mijn regel is dan ook: als het minder tijd kost dan 15 minuten, los ik het meteen op, want dan kost het te veel tijd om op te schrijven en in te plannen.
Mijn agenda is dus wat dat betreft overzichtelijk: In de ochtend grotere projecten en in de middag afronden van verschillende to do’s.
Wat is hiervan het voordeel?
Je hebt één centrale locatie waarin alles is opgenomen. Nooit meer zoeken naar kladjes overal en nergens. Bovendien word je minder afgeleid van je grote projecten door je to do lijstjes. Je hebt tijd ingeruimd om aan dit lijstje te werken, maar dan pas ná je belangrijke taken.
Sinds ik dit hanteer, is het voor mij veel overzichtelijker en duidelijker wat ik nog moet doen en hoeveel tijd ik hiervoor ongeveer nodig heb. En of mijn planning van die dag en die week dus realistisch is. Bovendien kan ik met veel meer focus aan mijn belangrijke projecten werken, wat natuurlijk ook veel efficiënter is.
En hoe hou jij je to do’s bij? Heb je nog tips?
