Goede projectadministratie is essentieel voor je kleine of middelgrote onderneming. Het zorgt ervoor dat projecten vlot verlopen, binnen budget blijven en tijdig afronden. Toch vergeten kom’s soms belangrijke stappen. Je leest hier hoe je deze fouten voorkomt.
Gebrek aan duidelijke doelstellingen
In de praktijk starten kmo-ondernemers projecten vaak zonder duidelijk gedefinieerde doelstellingen. Vanuit enthousiasme worden de eerste stappen al gezet, zonder stil te staan bij het einddoel. Vaak leidt dit later tot verwarring en miscommunicatie binnen het team. Een project kan uit koers raken, omdat prioriteiten stellen zonder doel lastig is. Ook is voortgang lastig te meten en zijn evaluatiecriteria onduidelijk.
Stel SMART-doelen op
Waarschijnlijk ben je al bekend met SMART-doelstellingen. Dit zijn helder gedefinieerde doelen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden zijn. Ze helpen om een helder pad uit te stippelen en zorgen ervoor dat iedereen binnen het team dezelfde verwachtingen heeft. Zo kunnen teamleden beter focussen en blijven ze gemotiveerd. Dit draagt uiteindelijk bij aan een efficiëntere uitvoering van het project.
Onvoldoende documentatie
Na de start van het project is het belangrijk om projectdetails, wijzigingen en beslissingen in de loop van het project constant te vast te leggen. Wanneer je dit niet – of onvoldoende – doet, bestaat de kans dat je essentiële informatie verliest. Dit bemoeilijkt het monitoren van de progressie, net als het identificeren van problemen.
Implementeer een gestandaardiseerd documentatiesysteem
Met een gestandaardiseerd documentatiesysteem voor je projectmanagement zorg je ervoor dat alle projectinformatie, inclusief vergadernotities, beslissingen en wijzigingsverzoeken, consistent worden vastgelegd en toegankelijk zijn voor het hele team. Met speciale software voor projectmanagement integreer je al deze informatie eenvoudig in een centraal en toegankelijk archief.
Gebrekkige tijdregistratie
Door volle focus op projecten verdwijnt tijdregistratie soms naar de achtergrond. Ineens moet je aan het einde van het project in de agenda’s en uren duiken om de kostenberekeningen op orde te krijgen. Dit zorgt voor onnauwkeurige kostenberekeningen en problemen met de facturatie. Daarnaast heb je geen zicht op taken waar onnodig veel tijd aan verloren gaat.
Gebruik tijdregistratiesoftware
Met tijdregistratiesoftware houd je gewerkte uren makkelijk bij. Automatische rapportages vanuit de software geven je op elk moment een beeld van de productiviteit. Zo verhoog je niet alleen de productiviteit, ook factureer je klanten nauwkeuriger en maak je projecten rendabeler.
Houd grip op je projectadministratie met software
Software is om de bovenstaande redenen voor de meeste kmo’s essentieel in het beheren en optimaliseren van projectmanagement. Het maakt vaak het verschil tussen een inefficiënt uitgevoerd project en een gestroomlijnd proces met hogere marges. Zo helpen de verschillende functionaliteiten van projectadministratiesoftware om projecten beter te organiseren en te automatiseren.
Centraliseren van informatie
Projectmanagementsoftware centraliseert alle informatie op één platform. Documentatie, tijdregistratie, budgettering, communicatie en risicobeheer is voor iedereen online terug te vinden op dezelfde plek. Dit bevordert samenwerking, efficiëntie en zorgt voor grotere marges.
Automatisering van routinetaken
Veel administratieve taken zijn tijdrovend en foutgevoelig. Software voor projectmanagement automatiseert deze taken. Denk hierbij aan het genereren van rapporten, bijhouden van gewerkte uren en beheren van budgetten. Je vermindert de kans op menselijke fouten en geeft projectmanagers de informatie die ze nodig hebben om bij te sturen.
