Een congres is de ideale manier om mensen uit jouw branche bij elkaar te brengen en jou en je bedrijf in een inspirerende omgeving naar een grotere hoogte te tillen. Met een beetje geluk hou je er zelfs een leuk zakcentje aan over. Geen idee waar te beginnen? Het begint natuurlijk met een congrescentrum boeken. Wij vertellen je in dit artikel hoe je succesvol een congres organiseert.
Kies een locatie
Probeer in te schatten hoeveel mensen ongeveer op dit congres af zullen komen. Op basis daarvan kun je op zoek naar een geschikte locatie voor jouw congres. Waar komt iedereen een beetje vandaan? Kies een plek die gemakkelijk te bereiken is voor iedereen. Landelijke congressen worden bijvoorbeeld meestal in de provincie Utrecht gehouden. Als je bijvoorbeeld in regio Brabant zit, kun je eens kijken naar de Ruwenberg. Hier kun je een congrescentrum boeken dat gemakkelijk te bereiken is vanuit de provincies Brabant, Limburg en Utrecht.
Zorg voor een heldere doelstelling
Wat wil je dat dit congres gaat opleveren? Welke acties zet je op en voor wie is je congres bedoeld? Stel een aantal KPI’s (Key Performance Indicators) die iets kunnen zeggen over het succes van jouw congres. Denk hierbij aan het aantal deelnemers of hoge ratings van deelnemers. Met heldere KPI’s voor ogen kun je gerichter aan de slag gaan met de organisatie van het congres.
Budgetbeheer
Het organiseren van een congres is niet goedkoop. Daarom is het van belang dat er een duidelijke budgettering wordt gemaakt. Stel in deze budgettering heldere prioriteiten en houd rekening met eventuele onverwachte kosten. Kosten besparen doe je gemakkelijk door de marketing vooral online te doen en door eventuele partnerships of sponsorships aan te gaan met bijvoorbeeld cateringbedrijven. Op basis van je budgettering kun je een realistische toegangsprijs vaststellen, zodat je niet platzak, maar met een kleine winst dit hele proces uitkomt.
Stel een organisatieteam samen
Dit alles doe je natuurlijk niet alleen! Stel een kundig organisatieteam samen. Dit kunnen mensen uit je eigen team zijn. Kies een datum voor het congres en start met een klein groepje van het organisatieteam met de projectplanning. Zodra deze rond is kan iedereen zijn eigen weg gaan. De ene groep is verantwoordelijk voor marketing, de andere groep voor catering, weer een andere groep voor de sprekers en de acties. Zorg voor goede communicatie tussen de verschillende groepen door regelmatig met (woordvoerders van) alle groepen kort bij elkaar te komen.
