Als ondernemer is het wettelijk verplicht om uw administratie te bewaren. Deze verplichting is wettelijk vastgesteld en de duur van de bewaartermijn varieert afhankelijk van het type gegevens. Voor primaire administratieve gegevens, zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, inkoop- en verkoopadministratie en het grootboek, is de bewaartermijn zeven jaar. Voor gegevens betreffende onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, geldt een termijn van tien jaar.
Bewaartermijn voor primaire administratieve gegevens
De primaire administratieve gegevens zijn essentieel voor het uitvoeren van belastingaangiften. Deze gegevens dienen zeven jaar bewaard te worden, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin deze gegevens zijn opgesteld of ontvangen. Voorbeelden van dergelijke gegevens zijn:
- Facturen: inkoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota’s en debitnota’s.
- Bankafschriften: betalingen die binnenkomen en uitgaan.
- Belastingaangiften: aangiften voor inkomstenbelasting, btw, en loonbelasting.
- Verkoopadministratie: orders voor in- en verkoop, orderbevestigingen, leveringen en facturatie.
- Debiteurenadministratie: overzicht van leveranciers, openstaande facturen, en betalingen.
- Crediteurenadministratie: overzicht van klanten, openstaande facturen, en betalingen.
Bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken
Gegevens met betrekking tot onroerende zaken zoals bedrijfspanden, dienen tien jaar bewaard te worden. Voorbeelden hiervan zijn:
- Koopcontracten: koopovereenkomsten, koopaktes, afrekeningsnota’s.
- Hypotheekaktes: documenten van hypotheek, aftrek van hypotheekrente.
- Belastingaangiften: aangiften voor inkomstenbelasting en btw.
- Belasting over onroerend goed: onroerendezaakbelasting.
Uitzonderingen op de bewaarplicht
Er bestaan enkele uitzonderingen op de bewaarplicht. Zo is het niet vereist om de volgende gegevens te bewaren:
- Persoonsgegevens: het bewaren van persoonsgegevens van klanten of leveranciers is niet verplicht.
- Medische gegevens: het bewaren van medische gegevens van werknemers of klanten is niet verplicht.
- Geheime gegevens: er is geen verplichting tot het bewaren van geheime gegevens.
Vernietiging van administratie
Na afloop van de bewaartermijn is het toegestaan om de administratie te vernietigen. Dit dient op een veilige manier te gebeuren om te voorkomen dat de gegevens in verkeerde handen vallen. Opties voor vernietiging is bijvoorbeeld door het te versnipperen.
