Beleggen met Peaks

5 belangrijke redenen om te stoppen met urenregistratie in Excel

Ooit had Excel het rijk alleen. En zelfs nu alternatieve softwaresystemen krachtiger, geïntegreerd en intuïtiever worden, maken de meeste bedrijven nog dagelijks gebruik van Excel in hun business. Ook voor hun urenregistratie. Waarom? Urenregistratie is een vervelende en tijdrovende klus, maar belangrijk. Hoe zorgvuldiger de urenregistratie, hoe winstgevender je zult zijn. 5 belangrijke redenen om te stoppen met urenregistratie in Excel. 

1: Urenregistratie in Excel slecht voor winstgevendheid

Uren schrijven met spreadsheets is een ramp voor je winstgevendheid per project of klant. Zoals verderop wordt aangehaald, zorgt deze uitgestelde manier van uren registreren namelijk voor veel niet-facturabele uren. Alleen betaal jij je medewerkers of freelancers wel voor die gewerkte uren! Ook al is het project een succes en komt de klant terug, dan verlies je relatief gezien omdat je de facturatie van het project niet hebt kunnen maximaliseren. Urenregistratie in Excel of een gratis appje is dan niet meer zo gratis als het lijkt. Zonde!

2: Geen realtime inzicht in foutgevoelige Excel urenstaten

Nog een groot probleem met urenregistratie met spreadsheets is dat er geen realtime inzicht is voor alle stakeholders. Zelfs als je een online Excel-bestand gebruikt, dan nog moeten projectmanagers in alle afzonderlijke urenstaten gaan graven om urenrapportages te genereren. De geregistreerde uren moet je immers boeken op het juiste project in (naar alle waarschijnlijkheid) Excel. Voor elk project is er een apart Excelsheet. Inzicht in je marge en in de projectvoortgang? Dat vergt vaardigheden van een Excelacrobaat.

3: Verborgen gevaren

Urenregistratie in Excel: het klinkt aantrekkelijk, maar het brengt veel risico’s met zich mee. Een foutje tijdens het uren registreren is zo gemaakt op zo’n gratis Excel template. En dan gaat het je wel geld kosten. Velen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met foutieve tijdregistratie. Hoog tijd dus om deze veborgen gevaren in kaart te brengen.

4: Niet-facturabele urenberg groter met urenregistratie in Excel

Tijdens een project gaan er nog wel eens wat uren verloren. Of je nu als zzp’er werkt, of met een team bezig bent: de focus ligt vooral op een goede oplevering voor de klant. Elke dag uren schrijven in dat Excel-bestand heeft dan vaak geen prio. Schrijf je per week of maand? Dan heeft niet iedereen precies meer voor ogen wat de gewerkte uren zijn. Een verloren kwartiertje hier of uurtje daar tellen al snel op tot een fikse niet-facturabele urenberg per medewerker.

5: Een spreadsheet is foutgevoelig

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten. Grote kans dus dat dit bij jouw spreadsheet ook het geval is. Dat terwijl je op basis van deze urenstaten facturen uitstuurt naar klanten. En een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee. Je klant betaalt laat omdat er een te hoog bedrag op de factuur staat. Die moet dus gecorrigeerd worden en de betaling laat een paar weken op zich wachten. Dat heeft niet alleen een negatieve invloed op je cashflow, maar op de relatie met je klant. 

Die facturen worden overigens ook gebruikt voor cashflowprognoses of berekening van beschikbaar werkkapitaal voor investeringen. Dat betekent dat jij, je accountant, je bank, eventuele investeerders en de Belastingdienst allemaal met gegevens werken die misschien niet kloppen. Weet je zeker dat je op zo’n instabiele basis wilt werken?

Tips voor een zorgvuldige urenregistratie

Is bovenstaande voor jou herkenbaar? Dan is het nu tijd voor verbetering. Hierbij geven we jou enkele tips om winstgevendheid te verhogen door een nauwkeurige urenregistratie:

  • Kies passende software
    Laat Excel varen en kies voor een totaaloplossing voor uren schrijven en projectadministratie. Door gebruik van een goede app voor de tijdregistratie voorkom je bovendien dat medewerkers hun uren opsparen tot het eind van de maand. Je uren verantwoorden via een app is zo gebeurd en is zelfs leuk. Kortom: met de juiste software zijn uren makkelijker te registreren, heb je meer inzicht en wordt je bedrijf dus winstgevender. 
  • Train je medewerkers
    Geef je personeel instructies of een training voor het gebruik van de gekozen software. Het komt nog best vaak voor dat bedrijven nieuwe tools aanschaffen en vervolgens verzuimen om medewerkers goede instructies te geven.
  • Koppel je urenregistratie aan je financiële software
    Breng de financiële administratie en de abonnementen-, project- en urenadministratie in 1 systeem onder. Zo ontstaat inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet declarabele werkzaamheden af. Na het registreren van de uren komen die uren direct op de factuur en kan je deze direct genereren en desgewenst versturen. Op deze manier zijn fouten als gevolg van handmatig werk uitgesloten en krijg je sneller betaald. 

Op zoek naar een totaaloplossing?

Wil jij je urenregistratie professionaliseren en zo je winstgevendheid vergroten? Exact biedt verschillende oplossingen aan die aansluiten op jouw behoeften.

Foto: Prisca Visser

In samenwerking met Exact.

Nieuwste video's

Er geldt een maximale bijtelling voor de auto van de zaak. 

Als je je auto van de zaak meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, betaal je bijtelling. Voor de meeste auto's is dit 22% van de cataloguswaarde. 

Maar deze bijtelling kan nooit meer zijn dan de werkelijke kosten. Tel daarom al je autokosten bij elkaar op. Exclusief BTW als je btw-plichtige ondernemer bent. Vergeet ook de afschrijvingskosten niet. Is dit minder dan de bijtelling die je jaarlijks betaalt? Dan is de maximale bijtelling gelijk aan de werkelijke kosten. 

Een voorbeeld: je hebt een auto op de zaak met een cataloguswaarde van 50.000 euro. De bijtelling zou dan 22% * 50.000 euro = 11.000 euro per jaar zijn. 
Maar je hebt je werkelijke autokosten (benzine, onderhoud, belasting, verzekering en afschrijving) bij elkaar opgeteld en komt op 9.000 euro uit. 
In dat geval is je bijtelling dus maximaal 9.000 euro. 

Wil je nu weten wat voor jouw situatie fiscaal het meest voordelig is? Een auto op de zaak of privé rijden? Download dan de template 'auto van de zaak of privé' via thehappyfinancial.com/templates. In deze template wordt onder andere ook rekening gehouden met deze maximale bijtelling. 

#zzp #parttimezzp #ondernemen #belasting #freelance #zakelijk #thehappyfinancial #fy #auto #autovandezaak #lease #leaseauto

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/ 
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden? 
https://thehappyfinancial.com/templates/ 
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen? 
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers: 
https://thehappyfinancial.com/e-books/ 
———————————————————
💌 Hoi, 
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

Er geldt een maximale bijtelling voor de auto van de zaak.

Als je je auto van de zaak meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, betaal je bijtelling. Voor de meeste auto's is dit 22% van de cataloguswaarde.

Maar deze bijtelling kan nooit meer zijn dan de werkelijke kosten. Tel daarom al je autokosten bij elkaar op. Exclusief BTW als je btw-plichtige ondernemer bent. Vergeet ook de afschrijvingskosten niet. Is dit minder dan de bijtelling die je jaarlijks betaalt? Dan is de maximale bijtelling gelijk aan de werkelijke kosten.

Een voorbeeld: je hebt een auto op de zaak met een cataloguswaarde van 50.000 euro. De bijtelling zou dan 22% * 50.000 euro = 11.000 euro per jaar zijn.
Maar je hebt je werkelijke autokosten (benzine, onderhoud, belasting, verzekering en afschrijving) bij elkaar opgeteld en komt op 9.000 euro uit.
In dat geval is je bijtelling dus maximaal 9.000 euro.

Wil je nu weten wat voor jouw situatie fiscaal het meest voordelig is? Een auto op de zaak of privé rijden? Download dan de template 'auto van de zaak of privé' via thehappyfinancial.com/templates. In deze template wordt onder andere ook rekening gehouden met deze maximale bijtelling.

#zzp #parttimezzp #ondernemen #belasting #freelance #zakelijk #thehappyfinancial #fy #auto #autovandezaak #lease #leaseauto

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden?
https://thehappyfinancial.com/templates/
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen?
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers:
https://thehappyfinancial.com/e-books/
———————————————————
💌 Hoi,
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

YouTube Video VVVUOE5EY3pBY0NDYkZEV0VFNHNlX2xnLm1BTTRkLWl0WkNR

Maximale bijtelling auto van de zaak

the happy financial 13 hours ago

Een naheffingsaanslag ontvang je als je de btw-aangifte en betaling niet (op tijd) hebt gedaan. Op de naheffingsaanslag kan een geschat btw-bedrag staan. Dit bedrag is vaak hoger dan de btw die je in werkelijkheid moet betalen. Omdat de Belastingdienst je btw-aangifte niet heeft ontvangen, is niet bekend hoeveel facturen je hebt verstuurd of ontvangen. En dus ook niet hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen. Daardoor kan het bedrag op de naheffingsaanslag behoorlijk hoog zijn.

De Belastingdienst heeft een checklist naheffingsaanslag. Hiermee controleer je in drie stappen of de naheffingsaanslag terecht is opgelegd en wat je moet doen. Is de naheffingsaanslag terecht, dan moet je de boetes betalen. Voor het te laat of niet doen van je btw-aangifte betaal je een betaalverzuimboete van 3% met een minimum van 50 euro een een maximum van 6.709 euro (2025). Alleen wanneer je binnen de coulancetermijn volledig betaalt, krijg je geen betaalverzuimboete, maar wel een verzuimmededeling. De coulancetermijn eindigt 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. 

Naheffingsaanslag voorkomen? Maak gebruik van deze drie tips. 
1. Doe altijd btw-aangifte. Oók als je het afgelopen kwartaal geen omzet had.
2. Doe je btw-aangifte op tijd én betaal direct. Dat kan in Mijn Belastingdienst Zakelijk met iDEAL. Nog makkelijker: maak een automatische koppeling tussen je online boekhoudprogramma en de Belastingdienst. Ik doe dit zelf al jaren met e-Boekhouden.nl en daardoor ben ik altijd op tijd. 
3. Noteer de deadlines voor de btw-aangifte in je agenda en stel waarschuwingen in. De deadlines zijn ieder jaar hetzelfde: op 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.

#zzp #parttimezzp #ondernemen #belasting #freelance #zakelijk #thehappyfinancial #fy #btw #btwaangifte #aangifte #naheffing #naheffingsaanslag

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/ 
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden? 
https://thehappyfinancial.com/templates/ 
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen? 
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers: 
https://thehappyfinancial.com/e-books/ 
———————————————————
💌 Hoi, 
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

Een naheffingsaanslag ontvang je als je de btw-aangifte en betaling niet (op tijd) hebt gedaan. Op de naheffingsaanslag kan een geschat btw-bedrag staan. Dit bedrag is vaak hoger dan de btw die je in werkelijkheid moet betalen. Omdat de Belastingdienst je btw-aangifte niet heeft ontvangen, is niet bekend hoeveel facturen je hebt verstuurd of ontvangen. En dus ook niet hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen. Daardoor kan het bedrag op de naheffingsaanslag behoorlijk hoog zijn.

De Belastingdienst heeft een checklist naheffingsaanslag. Hiermee controleer je in drie stappen of de naheffingsaanslag terecht is opgelegd en wat je moet doen. Is de naheffingsaanslag terecht, dan moet je de boetes betalen. Voor het te laat of niet doen van je btw-aangifte betaal je een betaalverzuimboete van 3% met een minimum van 50 euro een een maximum van 6.709 euro (2025). Alleen wanneer je binnen de coulancetermijn volledig betaalt, krijg je geen betaalverzuimboete, maar wel een verzuimmededeling. De coulancetermijn eindigt 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum.

Naheffingsaanslag voorkomen? Maak gebruik van deze drie tips.
1. Doe altijd btw-aangifte. Oók als je het afgelopen kwartaal geen omzet had.
2. Doe je btw-aangifte op tijd én betaal direct. Dat kan in Mijn Belastingdienst Zakelijk met iDEAL. Nog makkelijker: maak een automatische koppeling tussen je online boekhoudprogramma en de Belastingdienst. Ik doe dit zelf al jaren met e-Boekhouden.nl en daardoor ben ik altijd op tijd.
3. Noteer de deadlines voor de btw-aangifte in je agenda en stel waarschuwingen in. De deadlines zijn ieder jaar hetzelfde: op 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober.

#zzp #parttimezzp #ondernemen #belasting #freelance #zakelijk #thehappyfinancial #fy #btw #btwaangifte #aangifte #naheffing #naheffingsaanslag

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden?
https://thehappyfinancial.com/templates/
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen?
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers:
https://thehappyfinancial.com/e-books/
———————————————————
💌 Hoi,
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

YouTube Video VVVUOE5EY3pBY0NDYkZEV0VFNHNlX2xnLmRBcHF2aGVVVi1z

Naheffingsaanslag btw

the happy financial 20/05/2025 08:00

Behaal je in 2025 een winst uit onderneming met je eenmanszaak van 100K? 

Dan betaal je daar 36K euro aan belasting over. 

Wil je dit voor je eigen cijfers kunnen uitrekenen? Download dan de template 'opzij zetten voor je belasting' via thehappyfinancial.com/templates

#ondernemen #ondernemerstips #belastingvoordeel #belasting #eenmanszaak #zakelijk #freelance #thehappyfinancial

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/ 
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden? 
https://thehappyfinancial.com/templates/ 
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen? 
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers: 
https://thehappyfinancial.com/e-books/ 
———————————————————
💌 Hoi, 
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

Behaal je in 2025 een winst uit onderneming met je eenmanszaak van 100K?

Dan betaal je daar 36K euro aan belasting over.

Wil je dit voor je eigen cijfers kunnen uitrekenen? Download dan de template 'opzij zetten voor je belasting' via thehappyfinancial.com/templates

#ondernemen #ondernemerstips #belastingvoordeel #belasting #eenmanszaak #zakelijk #freelance #thehappyfinancial

———————————————————
💸Meer informatie over the happy financial en mijn blogs (+300) waarin ik financiën leuk en begrijpelijk maak:

✅Blog: http://thehappyfinancial.com
✅Instagram: https://www.instagram.com/thehappyfinancial/
✅LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marjanheemskerk/
✅TikTok: https://vm.tiktok.com/ZMNXQGb9g/
✅Pinterest: https://nl.pinterest.com/happyfinancial/pins/
———————————————————
🔢 Template downloaden?
https://thehappyfinancial.com/templates/
———————————————————
👩🏼‍🏫 Online college volgen?
Kijk dan hier voor het programma: https://thehappyfinancial.com/online-colleges/
———————————————————
📊Gebruikmaken van e-Boekhouden.nl? Het boekhoudpakket dat ik zelf ook gebruik kun je nu 15 maanden gratis proberen via deze link: https://www.e-boekhouden.nl/thehappyfinancial-special?prtnr=8719-youtube&utm_source=www.thehappyfinancial.nl&utm_medium=affiliate&utm_campaign=clicks.nu-8719&utm_content=youtube
———————————————————
📔Startersbundel: De praktische gids voor startende ondernemers en de 4 meest gebruikte templates voor startend zzp'ers:
https://thehappyfinancial.com/e-books/
———————————————————
💌 Hoi,
Leuk dat je kijkt! Mijn naam is Marjan Heemskerk en ik blog en vlog over financiën. Aan de ene kant over personal finance, aan de andere kant voor ondernemers. Ik werk sinds 2008 als accountant (registeraccountant) en vanuit die ervaring ondernemers over hun financiën geadviseerd. Mijn doelstelling is om geldzaken leuk en begrijpelijk te maken.

YouTube Video VVVUOE5EY3pBY0NDYkZEV0VFNHNlX2xnLkxQZjdNdkNWWEFB

100k winst met je eenmanszaak in 2025

the happy financial 19/05/2025 08:00

Misschien vind je deze artikelen ook wel interessant

Wil jij ook direct goed aan de slag als zelfstandig ondernemer?

Download dan hier de startersbundel met het ebook ‘De Praktische Gids voor Startend Ondernemers’ en de 4 meest gebruikte Excel templates. Nu met 35% korting!