E-mails: een van de wonderen van het internet. Ik heb een haat-liefde verhouding met e-mails versturen en ontvangen. In deze blog vertel ik je waarom ik soms écht een hekel heb aan e-mail en wat ik daaraan doe.
De voordelen van e-mail
Natuurlijk is het makkelijk om even snel een mail te sturen. Snel, eenvoudig en op schrift kun je beter en langer nadenken over je bewoordingen dan aan de telefoon of in een realtime bespreking.
Bovendien zorgt e-mail er ook voor dat je afspraken op schrift hebt staan. Het heeft mij in ieder geval al meerdere keren gered doordat ik gemaakte afspraken met klanten kon nalezen of mijn klant eraan kon herinneren.
Het grootste nadeel van e-mail
Natuurlijk zitten er ook nadelen aan e-mail. Een e-mail kan veel anders overkomen dan daadwerkelijk je bedoeling is. Hierin heb ik veel geleerd de afgelopen jaren. E-mail schrijven is echt een kunst, hier ga ik later zeker nog een blog over schrijven.
Maar wat ik het grootste nadeel van e-mail vind, is dit:
Het maakt je passief
Wie herkent dit?
Herken je het volgende: je gaat ’s ochtends aan het werk, lekkere koffie erbij (hoop ik voor je, anders wordt het tijd om je werkgever hierop aan te spreken of een nieuw koffiezetapparaat aan te schaffen).
Je bent de dag vol goede moed. Je hebt een niet al te lange to do lijst voor vandaag en bent ervan overtuigd dat je alles afkrijgt.
Het eerste dat je doet zodra je laptop is opgestart is je e-mail openen. Hier zitten een paar vragen in van klanten, verzoekjes van collega’s waar je even in moet duiken. Je gaat hier direct mee aan de slag.
Voor je het weet is het alweer lunchtijd en heb je wél je mail weggewerkt, maar zie je tot je schrik dat je nog niets van je niet al te lange to do lijst hebt afgevinkt. En alhoewel deze to do lijst aan het begin van de dag kort leek, zijn de taken voor één middag wel heel ambitieus.
Waarom e-mail je passief maakt
In bovenstaand voorbeeld komt duidelijk naar voren dat je vaak werkt naar aanleiding van je e-mail. Je wordt er heel erg reactief en passief van. Ondanks een mooie to do lijst en een goed gevoel aan het begin van de dag, heb je toch de neiging om eerst je e-mails te beantwoorden.
Hierdoor raak je je focus kwijt die je aan het begin van de dag nog wel had en schiet je waarschijnlijk in de stress omdat je veel te weinig tijd hebt om het werk te doen dat je van plan was om te doen.
Dit overkomt iedereen, ik heb jarenlang ook zo gewerkt. Een eye-opener hierin was het boek dat ik last van Timothy Ferriss over een werkweek van 4 uur (4 uur lukt me trouwens bij lange na niet, maar okee). Hierin haalde hij ook aan dat e-mail ervoor zorgt dat je een stuk minder productief bent en alleen maar reageert.
Wat kun je dan wel doen?
Hoe zorg je ervoor dat je minder reactief en passief wordt door je e-mail? Ik doe dit zelf door één van de tips van Ferriss toe te passen. De avond ervoor maak ik een to do lijst van maximaal 3 to do’s. Meer to do’s is niet realistisch.
In de ochtend ga ik eerst aan de slag met deze to do’s. Daarna ga ik pas aan de slag met mijn e-mail. Hierdoor heb ik de belangrijkste dingen gedaan, waar ik ook echt die ochtend-focus voor nodig heb.
In de middag kan ik vervolgens, wanneer ik niet meer op mijn productiefst ben, mijn mails beantwoorden. Ik denk altijd maar zo: ‘er is geen enkele e-mail die zoveel haast heeft, dat hij NU beantwoordt moet worden zonder dat ik het vooraf weet. Bovendien, als het echt zo dringend is, bellen mensen wel.’
Naast het feit dat dit een veel beter gevoel geeft, want je hebt je to do’s af, zorgt dit ook voor meer controle. Jij hebt zelf namelijk veel meer in de hand waar je je tijd aan besteedt in plaats van alleen maar geleefd te worden door e-mails die anderen je sturen. Je bepaalt zelf waar je je dag mee begint.
En nu?
Hoe herkenbaar is dit voor jou? Heb jij ook wel eens het gevoel dat je geleefd wordt door je e-mail? Denk je dat deze tips gaan helpen? Ik ben heel benieuwd! Laat het me vooral weten via social media.
