In deze derde blog in de Januari – Startup maand schrijf ik over een onderwerp waarvan ik denk dat veel starters er tegenop zien. Omdat je als starter een goed idee hebt en snel aan de slag wilt. Het inrichten van je administratie, dat komt later wel. Maar ook zijn er veel starters die de administratie en financiΓ«n heel lastig vinden. Nergens voor nodig! Ik geef je in deze blog praktische tips.
Wat is het nut van een administratie?
In mijn blog van vorige week over BTW schreef ik dat je voor de belastingdienst een controleerbare boekhouding moet bijhouden. Een goede administratie heb je nodig voor het maandelijks of per kwartaal invullen van je BTW aangifte, maar ook voor het invullen van je aangifte inkomstenbelasting aan het eind van het jaar.
Maar hou je dan alleen een administratie bij om de belastingdienst tevreden te houden? Nee zeker niet! Met een overzichtelijke administratie heb je namelijk beter overzicht wat er gebeurt in je onderneming. Na een tijdje zie je trends en ontwikkelingen in de cijfers en kun je daar beter op inspelen. Het nemen van een beslissing kun je dan ook onderbouwen met je administratie zodat je weet dat je gevoel goed zit.
Eisen vanuit de belastingdienst
Toch weer even terug naar onze vrienden van de belastingdienst. Want wat zijn nu de eisen die ze stellen aan een administratie?
- Bewaarplicht: Je administratie dien je zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken (als je bijvoorbeeld een pand hebt gekocht), moet je zelfs tien jaar bewaren.
- Basisgegevens:
- debiteurenadministratie: dit is een overzicht van alle uitgaande verkoopfacturen die per jaareinde nog niet betaald zijn door je klant.
- crediteurenadministratie: dit is een overzicht van alle ontvangen inkoopfacturen die je per jaareinde nog niet betaald hebt aan je leverancier.
- voorraadadministratie: alleen van toepassing als je voorraad hebt natuurlijk, maar dit is een overzicht van alle voorraad die je hebt staan per jaareinde (in aantallen en euro’s).
- inkopen: overzicht van al je inkopen in het jaar.
- verkopen: overzicht van al je verkopen in het jaar.
- loonadministratie: indien je medewerkers in loondienst hebt, of jezelf uitbetaald vanuit je onderneming, dien je hiervoor een aparte loonadministratie bij te houden.
- grootboek: dit is het totaaloverzicht van alle bovenstaande punten. Het grootboek moet aansluiten op je aangifte die je per jaareinde moet doen als ondernemer. Later in het jaar schrijf ik een aparte blog voor de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers.
- Documentatie: De documentatie mag volledig digitaal zijn, dus ook facturen ed. Zolang de scan maar net zoveel informatie verschaffen als de originele papieren versie. Vergeet ook niet je agenda’s te bewaren voor bijvoorbeeld het urencriterium. Op het moment dat je namelijk genoeg uren maakt, kom je in aanmerking voor aftrekposten bij je aangifte inkomstenbelasting. Meer hierover volgt.
En hoe begin ik dan met mijn administratie?
Beslis of je je administratie digitaal of op papier (of als een combinatie) wilt bijhouden. Hieronder werk ik het voorbeeld uit in geval van een digitale administratie. Maar overal waar je mappen ziet staan, kun je ook ordners lezen. Zorg er wel voor bij het volledig digitaal bijhouden van je administratie dat je een goede back-up hebt.
Maak een map aan op je computer ‘Administratie 2017’ en maak vervolgens de volgende submappen aan:
- Inkomende facturen: Dit zijn de facturen van leveranciers of ZZP-ers die een opdracht voor je hebben uitgevoerd. Vergeet ook de factuur van de Makro met die lading koffie voor op kantoor niet!
- Verkoopfacturen: Dit zijn al je facturen naar klanten. Zie ook mijn eerdere blog over BTW waarin is opgenomen welke eisen worden gesteld aan je factuur.
- Bankafschriften: Maak periodiek een download van je banktransacties. Bij de meeste banken kun je namelijk niet onbeperkt een download maken, maar gaan deze bijvoorbeeld maximaal drie maanden terug. Wen jezelf aan dat je dit bijvoorbeeld iedere eerste werkdag van de maand doet.
- Belastingdienst: Alle correspondentie met de belastingdienst over je aangifte BTW, IB, etc.
- Permanent dossier: Documentatie die je voor lange tijd wilt bewaren, zoals aankoopcontracten van je bedrijfspand, contracten met klanten of leveranciers, arbeidsovereenkomsten van medewerkers.
Wen jezelf aan om minimaal iedere week je administratie bij te werken. Maak hiervoor bijvoorbeeld een afspraak van in je agenda zodat je het niet vergeet. Zorg dan dat je je banktransacties gedownload hebt, je in- en verkoopfacturen in het juiste mapje hebt opgeslagen en de correspondentie met de belastingdienst op orde hebt.
Begin ook meteen en laat de administratie niet tot het einde van het jaar liggen. Op dat moment heb je er namelijk waarschijnlijk nog steeds geen tijd voor / zin in, maar ben je het overzicht al lang kwijt. Start dus vandaag!
Debiteuren / crediteuren: de boekhouding
Het bijhouden van de documenten is de start van je administratie, maar hoe zit het dan met je boekhouding? Het overzicht waarin al je cijfers zijn opgenomen? Hoe werkt dat dan precies? Lees het in de blog van volgende week!
