Is je administratie een complete chaos en heb je geen idee meer waar je moet beginnen? Met dit stappenplan zorg je ervoor dat je van die stapels papier en documenten weer een beetje structuur kunt maken.
Stapels papieren, ongeopende post, mailboxen vol met troep. Voor wie dit bekend voorkomt, lees dan zeker even door. Want je bent zeker niet de enige. Nog beter nieuws is ook dat het heel eenvoudig is op te lossen. Misschien denk je momenteel, terwijl je tegen die chaos aankijkt die je administratie nu is, dat dit nooit meer goedkomt. Dat je nu eenmaal niet goed bent met administratie en cijfers. Maar gelukkig is dat onzin. Iedereen kan op enige manier structuur en orde aanbrengen in de administratie.
De kunst is om je niet onnodig te laten overdonderen door de hoeveelheid aan papier. Stap voor stap zorg je ervoor dat die stapel structuur krijgt en daarmee de chaos verdwijnt. Neem jezelf voor om het rustig aan te pakken en verwacht niet direct dat het in no-time op orde is, maar gun jezelf die tijd. Blijf wel altijd in je achterhoofd houden dat, wanneer je dit eenmaal voor elkaar hebt, dit je zoveel rust gaat brengen. Start daarom met stap 1 en werk vanuit daar naar een administratie vol structuur en zonder chaos.
Stap 1: Verzamelen
De eerste stap bestaat uit het verzamelen van al je documenten, papieren die behoren tot je administratie. Dus ook die ongeopende enveloppen op het aanrecht. En die stapel pensioenoverzichten waar je geen idee van hebt wat je er eigenlijk mee moet doen.
Loop iedere kamer door en leg alles op één grote stapel. Heb je al gedeeltes in mappen zitten? Zet al deze mappen dan ook bij elkaar op je centrale verzamelpunt. Haal de papieren ook uit je mappen en leg alles op een stapels. Afhankelijk van het stadium van je administratie, handhaaf je de sortering zoals je deze in je mappen hebt zitten. Maar probeer hier niet al te veel aan vast te houden. Reden dat je administratie momenteel een chaos is, is ook omdat je huidige systeem niet werkt. Probeer dus niet koste wat kost vast te houden aan je huidige systeem.
Waarom wil je eerst alles verzamelen en op grote stapels leggen? Waarom doe je dit niet per categorie? Door alles te verzamelen zie je hoeveel het is en krijg je het eerste overzicht. Doe je dit namelijk niet op deze manier, is de kans groot dat je onbewust toch aan het filteren bent (‘de jaaroverzichten doe ik later wel’) of later ineens nog stapels tegenkomt.
Stap 2: Sorteren
Je hebt nu een grote berg met papieren. Als er een moment is om paniek te voelen, is dat nu. De stapel en chaos zijn nog groter dan het eerst was. Hoe ga je hier ooit uitkomen? Onthoud dan dat dit hetzelfde werkt als met al het andere dat je ooit hebt opgeruimd: het moet eerst een grotere zooi worden voordat het beter wordt.
Bepaal eerst welke stapels je wilt gaan maken. Een sortering die ik vaak zelf aanhoud hiervoor is:
- Huis: documenten met betrekking tot hypotheek of huur zoals hypotheek of huurovereenkomst;
- Werk: arbeidsovereenkomst, testresultaten, salarisverhogingen, promoties, jaaroverzichten;
- Belastingdienst: berichten over toeslagen, aangiftebrieven;
- Bank: overeenkomsten, correspondentie, algemene voorwaarden, afschriften;
- Studie: diploma’s, berichten van DUO;
- Auto: aankoopbewijzen, onderhoudsoverzichten;
- Pensioen: jaarlijks pensioenoverzicht, informatie van pensioenuitvoerder;
- Verzekeringen: premies en polissen van zorgverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en andere verzekeringen;
- Contracten: langdurige contracten zoals met je energieleverancier, of telefoonprovider;
- Garantiebewijzen: aankoop- en garantiebewijzen van apparatuur zoals laptop, telefoon, spelcomputer;
- Herinneringen: persoonlijke herinneringen, krantenknipsels, foto’s.
Natuurlijk is deze sortering een voorbeeld en kan deze voor iedereen anders zijn. Niet voor ieder onderwerp maak je een aparte map aan. Start eerst met het sorteren, ga daarna weggooien en doe dan pas de documenten terug in een map. Zo weet je ook of er meerdere categorieën in één map kunnen. Houd wel per onderwerp een tabblad aan zodat je dit makkelijk kunt scheiden in je map en je het een stuk overzichtelijker houdt.
Waarom ga je eerst sorteren en dan beslis je pas of iets weg mag? Omdat op basis van de sortering veel makkelijker te bepalen is of iets weg mag of niet. Door de sortering heb je al een eerste inzicht gekregen in wat je allemaal hebt en kun je veel beter inschatten of bepaalde documenten écht van belang zijn of inmiddels verouderd of niet meer van toepassing.
Stap 3: Weggooien of bewaren
Na de sortering, begint het leukste gedeelte en dat is het weggooien van overbodige papieren. Start met de eerste stapel ‘Wonen’ en werk vervolgens iedere stapel af. Je hebt de papieren inmiddels al twee keer in je handen gehad: bij het verzamelen en bij het sorteren. Nu je ze de derde keer bekijkt, kun je een goede inschatting maken of je deze documenten nog nodig hebt.
Wil je weten wat je moet bewaren en wat je met een gerust hart kunt weggooien? In deze blog geef ik dat aan. Ook geef ik in die blog antwoord op de vraag of je alles digitaal of op papier moet bewaren.
Vanuit de verschillende sorteringen heb je nu veel kleinere stapels over. Deze stapels kun je gaan opbergen in verschillende mappen. Ik werk zelf met de meest simpele mappen met twee gaatjes en tabbladen. Voor iedere categorie gebruik ik een eigen tabblad. Vaak kunnen er meerdere onderwerpen in één map waardoor je niet tig mappen naast elkaar hebt staan.
Berg de mappen op een plek op waar je makkelijk bij kunt. Dit zorgt ervoor dat je tijdens je vaste administratie moment minder moeite hoeft te doen om je mappen erbij te pakken en nieuwe documenten op te bergen. Hoe minder je hoeft te doen, hoe makkelijker het gaat en blijft gaan in de toekomst.
Wil je weten of je al je documentatie bij elkaar hebt? Nibud heeft een bewaarwijzer ontwikkeld, een online tool die ik test in deze video:
Nog een paar fijne tips
Als je eenmaal alles op orde hebt is het tijd voor een periodieke check-up. Want niets is zo fijn om de orde die je nu hebt ook zo te houden en die chaos in je administratie voor altijd te voorkomen.
- Las een vaste administratie dag in. Zo hoef je je er de rest van de week niet druk om te maken. Je weet namelijk dat je bijvoorbeeld iedere vrijdagochtend een uurtje de administratie verwerkt. Lees hier hoe dit precies werkt.
- Ben je het overzicht kwijt door online rekeningen die je binnenkrijgt? Ik heb een aparte map in mijn mailbox met ‘administratie’. Hoe dit precies werkt, kun je lezen in deze blog.
- Wil je weten hoe je als ondernemer eenvoudig je administratie op orde brengt? Hier heb ik meerdere video’s over dit onderwerp opgenomen.
