Als ondernemer is dit één van de eerste dingen waar je tegenaan loopt. En dat het een administratieve last is, is duidelijk. En dat je de belastingdienst tevreden wilt houden ook. Maar hoe werkt BTW nu eigenlijk precies? En hoe zit het met de aangifte die je moet doen? In deze blog de praktische kant van BTW.
Wat is BTW eigenlijk?
Allereerst: BTW en omzetbelasting zijn hetzelfde. De naam omzetbelasting zegt al meer dan de BTW. BTW is namelijk de belasting die je betaalt over je omzet. Per periode (dit kan per maand of per kwartaal zijn, maar ook per jaar), doe je als ondernemer aangifte BTW en betaal je deze belasting.
Aan de andere kant kun je de BTW die je hebt betaald over je zakelijke inkoop kosten, aftrekken. Dit doe je in dezelfde aangifte.
In Nederland geldt een standaard BTW tarief van 21%. Uitzonderingen hierop zijn goederen zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen, kunst en boeken. Hiervoor geldt een 6% tarief. Als je één van de volgende diensten levert, reken je ook 6% BTW: reparatie van kleding, kapper, werkzaamheden aan woningen, reparatie van fietsen, aanbieden van logies of kampeerplaatsen, kunstenaars, sport en sauna.
Het 0% tarief gebruik je wanneer je goederen exporteert naar het buitenland. In dit geval zijn er meerdere additionele regels verbonden aan je administratie en factuur. Een aparte blog hierover volgt nog in de toekomst.
De belastingdienst heeft een heel lijstje met eisen voordat je 0% of 6% BTW mag toepassen, check deze dus voordat je deze regeling toepast.
Hoe doe ik aangifte?
De aangifte BTW doe je per maand, per kwartaal of zelfs per jaar. Over het algemeen is de aangifte per kwartaal het meest gebruikelijk. Zeker in het begin, wanneer je meer kosten hebt gemaakt dan inkomsten hebt, krijg je BTW terug. In dat geval is het fijn als je niet te lang op je teruggave van de belastingdienst hoeft te wachten.
Je eerste aangifte ontvang je van de belastingdienst op papier of digitaal (een zogenaamde 1e aangifte starters). Daarna krijg je inloggegevens van de belastingdienst zodat je in de beveiligde omgeving aangifte kunt doen. Je eerste aangifte doe je ook als je nog geen omzet hebt gemaakt met je onderneming, dus direct als je gestart bent.
Als je BTW moet betalen, zorg er dan voor dat je deze op tijd betaalt. De belastingdienst legt namelijk boetes op bij te laat betalen. Zodra je je aangifte hebt ingevuld, zie je in de beveiligde omgeving van de belastingdienst direct wanneer je uiterste betaaltermijn is.
Wanneer doe ik aangifte BTW?
Je geeft de BTW op die je hebt berekend aan klanten in de periode dat je de factuur hebt verstuurd. De BTW die je mag aftrekken gaat over de kosten die je in diezelfde periode hebt gemaakt en waarvoor je een factuur hebt gekregen.
De aangifte BTW doe je altijd voor de laatste dag van de maand die volgt op het einde van de periode. Je doet bijvoorbeeld aangifte per kwartaal. In dat geval geef je je eerste aangifte van het jaar op voor 1 mei. Doe je per jaar aangifte, dan geldt dat je deze doet voor 1 april.
Op tijd aangifte doen is belangrijk, want de belastingdienst legt boetes op wanneer je te laat aangifte doet. Ook als je geen omzet en geen kosten hebt gemaakt in die periode, dien je een aangifte in. Alles is dan gewoon nul (makkelijkste aangifte ever, yes!).
Je kunt herinneringen instellen op de site van de belastingdienst zodat je automatisch een bericht krijgt wanneer het weer tijd is. Ook bestaat de BTW app, waarop je herinneringen krijgt. Ik heb deze app zelf ook, want geloof het of niet, ik vergeet dus ook ieder kwartaal de aangifte en ben dan super blij dat ik weer een herinnering krijg.
En hoe zit het met de administratie?
De belastingdienst verplicht je om een administratie op te zetten waaruit je BTW blijkt. Maar eerlijk: je wilt niet alleen voor de belastingdienst een duidelijke administratie hebben toch? Een goede administratie laat ook zien dat je serieus bezig bent met je onderneming en dat is uiteindelijk het doel!
In een komende blog in deze start-up maand laat ik zien hoe je eenvoudig een administratie op zet voor je onderneming. En dat het helemaal niet lastig is, maar zelfs ontzettend leuk.
Hoe maak ik een factuur waar de belastingdienst blij van wordt?
Okee, ik werk niet bij de belastingdienst, maar deze mannen en vrouwen tevreden houden is als ondernemer wel handig. Dus, hoe stel je nu een factuur op die voldoet aan de eisen van de belastingdienst?
De eerste inkopper: Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je levert. Facturen moet je 7 jaar bewaren. Voor enkele zaken geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar (onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten).
Facturen mag je ook electronisch bewaren, zolang de scan maar een juiste en volledige weergave is van het origineel.
Facturen verstuur je voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd.
En wat moet er allemaal verplicht op de factuur staan? Een lijstje:
- Volledige naam en adres van je onderneming en die van je klant. Alleen vermelding van een postbusnummer is niet voldoende;
- BTW nummer van je onderneming (lees hier meer over het BTW nummer);
- KvK nummer van je onderneming;
- De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd;
- Een opeenvolgend nummer (meest simpele variant is beginnen met 1, 2, 3 etc).
- Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd;
- Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd;
- Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
- Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 6 of 21%);
- De berekende BTW in euro’s.
En nu?
Heb je nog vragen over BTW of de BTW aangifte? Heb je nog tips met betrekking tot BTW? Volgende week komt een blog online over het inrichten van je administratie op een eenvoudige manier, dus hou de website zeker in de gaten!
