Incassobureaus en deurwaarderskantoren staan in de rij om jouw factuur te incasseren. De één garandeert klantbehoud, de ander doet dat op basis van no cure no pay, de volgende incasseert streng doch rechtvaardig. Met behulp van harde data, en ga zo maar door. Zoveel verschillende namen en logo’s en tarieven, en uiteindelijk doen deze organisaties allemaal hetzelfde: met behulp van een computer, een telefoon of een bezoek aan de deur jouw factuur betaalt zien te krijgen, al dan niet aangevuld met extra maatregelen. Incasseren is mensenwerk, en dat betekent dat jij als ondernemer ook kunt. Of sterker nog: moet kunnen.
Iedere ondernemer is afhankelijk van zijn of haar klanten. Zeker wanneer er ook toekomstige opdrachten uit die zakelijke relatie voortvloeien. Door die afhankelijkheid heb je bepaalde besluiten, overtuigingen of gevoelens die het incasseren van je factuur in de weg zitten:
- Je wilt geen druk uitoefenen
- Je wilt niet teveel druk uitoefenen
- Je schaamt je omdat het lijkt alsof jij om geld verlegen zit; het voelt als bedelen
- Je wilt niet dat de klant merkt dat jij afhankelijk bent
- Je hebt empathie of begrip voor de ondernemer
- Je zit in hetzelfde schuitje
- Je denkt dat het geen zin heeft om te bellen, omdat je klant altijd later betaalt
- Je gaat confrontaties liever uit de weg
Het belang van de juiste incasso-mindset
Al deze belemmerende besluiten, overtuigingen of gevoelens hebben een negatief effect op jouw cashflow. Niet alleen de betalingsbereidheid of mogelijkheid van jouw klant, maar ook jouw mindset is een potentiële vijand van je eigen portemonnee. Wie ben jij om jezelf van jouw verdiende geld vandaan te houden?
Wat is dan de juiste incasso-mindset? Het zal je verbazen, maar het zit hem niet in hard of zacht. Het gaat om concreet, doelgericht en direct. Als debiteurenbeheerder, incassospecialist en gerechtsdeurwaarder heb ik in de loop der jaren een succesvolle visie op incasseren ontwikkeld, die ik graag met jullie deel.
Mail en WhatsApp niet, BEL!
Laat de confrontatie van een inkomende oproep van jou op het toestel van de klant het werk doen. Wat doe je zelf met een inkomende oproep? Opnemen. Behalve als het lastig is, dan laat je hem overgaan en bel je later terug. Of helemaal niet. E-mail of WhatsApp-berichten kunnen later gelezen worden, maar de dringende ‘call to action’ onbreekt. Al pratende, met jouw doel in je achterhoofd, kun je een betaling sneller realiseren. Vind je bellen lastig? Jouw klant vindt dat misschien nog wel lastiger dan jij.
De juiste strategie voor het incasseren van jouw factuur
Ga vastberaden te werk wanneer je gaat bellen. Je zult merken dat een goede voorbereiding het gesprek minder lastig maakt dan het daadwerkelijk is.
Bepaal je doel
Bedenk van tevoren waar je genoegen mee neemt. Kan de factuur niet vandaag ineens voldaan worden? Is een deelbetaling voor jou bespreekbaar? Wanneer en hoe hoog?
Wees to the point en creëer impact
Vertel je klant kort en bondig over welke factuur je belt, en welke zakelijke of wellicht persoonlijke impact dat op jou heeft. Maximaal 1 minuut.
Houd het klein
Stop niet al je frustratie in je gesprek en maak het niet groter dan het is.
Stilte
Pauzeer. Zo creëer je tijd en ruimte voor je klant om te reageren.
Ga voor win-win
Heb de intentie om een win-win situatie te creëren, zonder jezelf vast te houden aan de uitkomst.
Maak een concrete afspraak
Probeer tot een concrete afspraak te komen (stel die desnoods zelf voor) en de klant dat te laten bevestigen. It takes two to tango!
Maak geen onderscheid tussen excuses, geldige redenen of smoezen
Het gemeenschappelijke kenmerk tussen excuses, geldige redenen of smoezen is dat ze alle drie zorgen voor een te late betaling. Hoe hard het misschien ook klinkt, jouw portemonnee heeft daar eigenlijk geen boodschap aan. Je kunt achter jouw laptop of aan de telefoon nooit checken of iets klopt of niet. Wat ook de reden is geweest, kijk daar met gepaste afstand naar en wees concreet in de afspraken die je daarna maakt.
“The power of NOW”: boter bij de vis
Heel veel betalingsafspraken over facturen gaan over de toekomst. Vaak zie ik dat ook in betalingsregelingen terug. “Kun je vandaag alvast een deel overmaken?” zou een legitieme, beleefde en krachtige vraag kunnen zijn, in plaats van genoegen te nemen met de mededeling dat de volledige betaling van jouw factuur over tien dagen plaatsvindt, of de eerste termijn van de betalingsregeling op het einde van de maand wordt voorgesteld.
Als het echt niet anders kan…
Voordat je besluit om jouw factuur toch uit handen te geven, check dan het volgende:
- Heb je er écht alles aan gedaan om jouw klant de factuur te laten betalen?
- Wat is het financiële risico dat je loopt als de factuur (zelfs na een vonnis) oninbaar blijkt te zijn?
- Als het een principekwestie is: hoe zijn je juridische kansen?
- Verwacht je dat jouw klant, of diens rechtspersoon, de financiële middelen überhaupt heeft?
Mocht het ooit zover komen dat een factuur via een vonnis geïncasseerd moet worden, vraag je dan af wat een gerechtsdeurwaarder nog feitelijk kan doen. De mogelijkheden van beslaglegging op een gemiddelde inboedel, bedrijfsinventaris of een auto en de verkoop daarvan zijn de afgelopen jaren in de praktijk beperkter en kostbaar geworden. Kijk goed of jouw verwachtingen en de beloften het door jou in te schakelen bureau kloppen met de realiteit.
