Heb je een kantoor nodig als ZZP-er?

Je bent gestart als zelfstandig ondernemer. Maar waar ga je werken? Dat is heel erg afhankelijk van het soort werk dat je doet. Ontvang je bijvoorbeeld klanten of is je werk voornamelijk online? Heb je een voorraad producten of wil je samenwerken met andere ondernemers? In deze blog zet ik de verschillende mogelijkheden voor je op een rij wanneer je als ZZP-er op zoek bent naar het ideale kantoor inclusief een aantal attentiepunten per optie. 

De keukentafel als werkplek

De eerste, meest voor de hand liggende en goedkoopste werkplek is de keukentafel. Menig miljoenenbedrijf is gestart aan de keukentafel. Helemaal niets mis mee dus. Een werkplek thuis heeft veel voordelen: je hebt geen reistijd, kunt aan het werk in je trainingsbroek en het kost niets. Nadeel is natuurlijk wel dat je over een flinke dosis zelfdiscipline moet beschikken om een dag lang efficiënt te blijven werken. Wil je meer tips over effectief thuiswerken? Lees dan deze blog.

Daarnaast speelt ook mee dat het minder makkelijk is om af te schakelen wanneer je thuis je kantoor hebt. Je kunt niet zomaar de deur achter je dichttrekken en naar huis gaan, want daar ben je al. Je neemt je werk dus altijd mee naar huis en daar moet je tegen kunnen en je moet een manier vinden om het te kunnen afsluiten zodat je wel nog van je privé leven kunt genieten.

Ik vond het zelf in ieder geval een verademing toen ik eenmaal een ‘echt’ kantoor had ingericht in huis in plaats van vanaf de keukentafel te werken. Toegegeven: ik werk nog regelmatig vanaf de keukentafel, maar dat is ook het voordeel die deze flexibiliteit met zich meebrengt. Door een vaste ruimte te bestempelen als kantoor in huis, kun je net iets makkelijker de deur achter je dicht trekken en aan een gezellige avond beginnen. Ook hoef je hierdoor niet iedere keer al je spullen op en neer te sjouwen, maar kun je dit wat meer laten liggen.

= Een paar aandachtspunten bij je kantoor aan huis

Wanneer je vanuit huis werkt en je krijgt bijvoorbeeld te maken met klanten die langskomen (bijvoorbeeld bij een kapsalon) of werknemers, zijn er wel een aantal aandachtspunten. Check bij je gemeente of zij op basis van het bestemmingsplan geen bezwaar kunnen maken voor je kantoor aan huis. Ditzelfde geldt ook wanneer je werknemers gaat aannemen. Niet iedere gemeente keurt het namelijk goed dat je medewerkers aanneemt wanneer je een kantoor aan huis hebt. Controleer vooraf ook zeker je hypotheek, inboedel- en opstalverzekering. Zijn hierin bepalingen opgenomen die een kantoor aan huis bemoeilijken of die dit niet dekken?

Mag je de kosten die je maakt voor je kantoor aan huis aftrekken als zakelijke kosten?

Een belangrijke vraag, want de Belastingdienst heeft hier een aantal regels voor opgesteld. Je mag de kosten in je aangifte inkomstenbelasting pas aftrekken als er sprake is van een fiscaal kwalificerende werkruimte. Zo’n werkruimte heb je wanneer je voldoet aan de volgende twee criteria:

• Zelfstandigheidscriterium: Hiervan is sprake wanneer de werkruimte een zelfstandig deel van de woning is. Hierbij geldt dat de werkruimte in theorie apart te verhuren is én de ruimte een eigen ingang en sanitair heeft.
• Inkomenscriterium: Je voldoet aan dit criterium wanneer je ten minste 30% in de ruimte en voor ten minste 70% in of vanuit je werkruimte verdient.

Kwalificerende werkruimte of niet?

Op basis van deze twee criteria gaat de Belastingdienst na of er sprake is van een kwalificerende werkruimte in je privéwoning. Je hebt dan twee opties:

• Niet-kwalificerende werkruimte in je privé woning: De kosten die je maakt voor je werkruimte zijn niet aftrekbaar van de winst van je onderneming.
• Kwalificerende werkruimte in je privé woning: De kosten die je maakt voor je werkruimte zijn wél aftrekbaar van de winst van je onderneming, met een maximum van 4% van de waarde van de werkruimte. Kosten zoals energiekosten, schoonmaakkosten, verzekeringen, klein onderhoud zijn ook aftrekbaar van je winst. Dit zijn kosten die normaal gesproken ten laste komen van een huurder (die je in theorie zou kunnen hebben omdat sprake is van eigen sanitair en eigen ingang).

Voor de BTW gelden bovenstaande criteria weer niet. Op het moment dat de kosten gemaakt worden voor je onderneming, mag je de BTW hierop als voorbelasting aftrekken.

ZZP hipster place: de koffietent

Voor werknemers in loondienst een bijzondere gewaarwording en een mogelijkheid om ZZP-ers in het wild te spotten: de koffietent als kantoor. Veel ZZP-ers nemen hun laptop mee en gaan naar een koffietent met goede Wifi en uitstekende koffie. Het grote voordeel hiervan is dat je niet in je eentje thuiszit, maar ook met collega ondernemers kunt spreken. Want als ik iets gemerkt heb tijdens mijn uren werken in een koffietent is dat je absoluut niet alleen hoeft te zitten als je niet wilt. Er is altijd iemand geïnteresseerd in wie je bent, wat je doet of waar je mee bezig bent.

Je moet wel tegen één ding kunnen en dat is lawaai om je heen. Ga daarom niet in een koffietent werken als je niet tegen omgevingsgeluid kunt of snel bent afgeleid door bestellende klanten, rammelende kopjes of bijzondere gesprekken. Omdat ik mijn hele werkende leven in kantoortuinen heb gewerkt en als accountant in de meest vreselijke hokjes ben weggestopt bij klanten om een week mijn werk te doen (kantines, zolders, kelders, kamers zonder raam, spelletjesruimte, ik verzin het niet), kan ik serieus overal werken. Maar voor iedereen die dit geluk niet heeft mogen ervaren en hier niet zo goed tegen kan een advies. Neem je noise cancelling headphones mee.

= Een paar aandachtspunten bij werken vanuit koffietenten

Hoe zit het met de koffie en de lunch die je koopt tijdens je werk? Want je kunt daar niet de hele dag gaan zitten en je eigen thermoskan en brood meenemen. De kosten die je hier maakt vallen voor de aangifte inkomstenbelasting onder de beperkt aftrekbare kosten. Dit houdt in dat je deze kosten maar voor 80% mag aftrekken van je winst. Als je heel veel koffie drinkt, mag je ook gebruikmaken van de drempel van 4.600,- euro per jaar. Alle uitgaven boven dat bedrag mag je dan voor 100% aftrekken van je winst.

Boek deze kosten in je administratie gewoon in voor 100%, want voor je inkomstenbelasting zijn ze wel van groot belang. Ook al mag je maar 80% aftrekken. Mijn tip is om deze kosten op een aparte grootboekrekening (ik gebruik zelf ‘representatie en verteer) te boeken zodat je eenvoudig in je aangifte inkomstenbelasting de correctie kunt maken naar 80%. Doe dit dus niet in je administratie zelf, maar pas in je aangifte. Op deze manier houd je het een stuk overzichtelijker.

Voor de BTW gelden ook weer andere regels voor wat betreft koffie en lunches. De BTW over deze kosten mag je namelijk niet aftrekken. Deze kun je in je aangifte BTW corrigeren in de kolom ‘1d. privégebruik’.

Waarom doen ze dit, hoor ik je denken? De Belastingdienst vindt namelijk dat jij hier als privé persoon ook profijt van hebt (je drinkt immers die heerlijke cafe latte) en daarom zien ze deze kosten nooit als 100% zakelijk.

Huren in een bedrijfsverzamelgebouw

Wil je wel flexibel blijven en contact met mede-ondernemers, maar zie je een koffietent niet (meer) zitten? Dan kun je een bedrijfsverzamelgebouw overwegen. In iedere stad zijn meerdere mogelijkheden om een plek te huren in een gebouw speciaal voor ZZP-ers. Je kunt hierbij gebruikmaken, al dan niet tegen meerbetaling, van de faciliteiten die het gebouw te bieden heeft zoals de koffie, lunch en vergaderruimtes. Een bijkomend voordeel van deze optie is dat je vaak wel flexibel bent met de contractduur en opzegtermijn. Deze zijn vaak minder strak dan wanneer je een eigen kantoor huurt. Ook kun je extra flexibel zijn omdat deze bedrijfsverzamelgebouwen ook wel eens de mogelijkheid bieden om niet direct voor 5 dagen in de week te huren, maar alleen op de dagen dat jij er graag wilt zitten. Op deze manier kan het huren van een werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw goedkoper zijn.

= Een paar aandachtspunten bij het huren in een bedrijfsverzamelgebouw

Controleer vooraf goed je contract en ga na welke afspraken gemaakt worden over de inrichting, opzegtermijn, minimale huurtermijn, bezoekers, vergaderingen, etc. De kosten die je maakt voor de huur in het bedrijfsverzamelgebouw zijn zakelijke kosten en daarmee aftrekbaar voor de inkomstenbelasting en BTW.

Een eigen plek huren of kopen

Heb je veel vergaderingen met klanten, medewerkers in dienst of grote hoeveelheden voorraad? Dan is het huren of kopen van een eigen pand wellicht de beste optie. De mogelijkheden die je hierin hebt zijn enorm groot en verschillen per ondernemer en zijn ook afhankelijk in wat voor branche je werkzaam bent. Maak daarom vooraf een wensenlijst en ga, eventueel samen met een bedrijfsmakelaar, kijken wat de beste optie voor jouw onderneming is. Denk bijvoorbeeld na over:

• De locatie: dichtbij consumenten (winkelend publiek), uitvalsroutes, goede bereikbaarheid, voldoende parkeergelegenheid.
• De oppervlakte: heb je een magazijn nodig voor je voorraad (eventueel gekoeld), hoeveel kantoorplekken, kantine, vergaderruimtes, groeipotentie.
• De kosten: je maximale budget, inclusief eventuele verbouwingen en inrichting.

Op basis van deze wensen kun je je een beter beeld vormen van je opties en nagaan wat het beste past en of je een financiering hiervoor moet regelen.

En waar werk jij?

Waar werk jij het liefst als ondernemer? Wat zijn daarbij jouw overwegingen? Wat vind je het fijnste aan je eigen werkplek? Ik ben benieuwd!