Is eten en drinken zakelijk aftrekbaar voor jou als zzp’er? Dat ligt eraan. Zo moet het eten en drinken een zakelijk karakter hebben en mag je het ook niet volledig opnemen als kosten. Hoe het precies zit, leg ik uit in dit artikel.
Wanneer is eten en drinken zakelijk aftrekbaar?
Eten en drinken is zakelijk aftrekbaar als het een zakelijk karakter heeft. Dit is bijvoorbeeld als je een afspraak hebt met een (potentiële) klant of met een mede-ondernemer om te brainstormen over je business.
En hoe zit het met eten en drinken dat je onderweg koopt als zzp’er? Dat is vaak wat onduidelijk. Uitspraken van rechters laten bijvoorbeeld zien dat eten en drinken onderweg niet altijd zakelijk aftrekbaar zijn. Dit vanwege het privé karakter van het eten en drinken. In het voorbeeld van deze ondernemer speelde mee dat hij veel en vaak van huis was. De kosten die hij opvoerde waren niet in verhouding.
Ga je bijvoorbeeld als zzp’er eenmalig naar een klant of leverancier? En ben je in totaal meer dan 4 uur onderweg? Dan kun je kleine consumpties wel als zakelijk opnemen.
Maar ga je iedere dag naar dezelfde opdrachtgever? Dan worden deze reizen gezien als regulier woon-werk-verkeer, net zoals bij werknemers. Eten en drinken voor onderweg zijn daarmee niet zakelijk.
Blijf dus altijd zelf ook met gezond verstand kijken naar de kosten die je opneemt als je onderweg bent!
Eten en drinken en beperkt aftrekbaar
Is je eten en drinken zakelijk? Dan zijn ze toch niet volledig aftrekbaar. Eten en drinken vallen namelijk onder de zogenaamde representatiekosten. Dit zijn kosten die jij maakt als ondernemer voor het onderhouden van je zakelijke relaties. Je doet deze uitgaven om je bedrijf te vertegenwoordigen, bijvoorbeeld dus tijdens events of diners.
Deze representatiekosten zijn niet volledig aftrekbaar, we noemen ze daarom ook beperkt aftrekbare kosten. Je hebt hierbij de keuze uit 2 verschillende opties:
Optie 1: Gebruik van de drempel
Je neemt alle kosten op die boven de drempel uitkomen. In 2024 bedraagt de drempel 5.600 euro. Bijvoorbeeld: je maakt 7.000 euro aan representatiekosten. Dan is 7.000 -/- 5.600 = 1.400 euro aftrekbaar.
Optie 2: Gebruik van het percentage
In plaats van de drempel mag je ook een vast percentage aftrekken. In 2024 mag je 80% van de representatiekosten opnemen als zakelijk. 20% van je representatiekosten zijn daarmee niet aftrekbaar. Bijvoorbeeld: je maakt 2.000 euro aan representatiekosten. Dan is 2.000 * 80% = 1.600 euro aftrekbaar. Voor ondernemers die vennootschapsbelasting betalen is dit percentage 73,5%.
Tip: ieder jaar veranderen deze drempelbedragen en percentages. Kijk dus altijd op de website van de Belastingdienst voor de meest actuele bedragen en percentages.
Je mag ieder jaar zelf kiezen welke optie je gebruikt. Dit mag ook ieder jaar een andere keuze zijn. Reken dus goed uit wat in jouw geval het meest voordelig is. Voor de meeste kleine ondernemers, met beperkte representatiekosten zal optie 2 het meest voordelig zijn.
Eten en drinken verwerken in je aangifte Inkomstenbelasting
Neem je je zakelijke lunch met een klant op in je administratie? Verwerk dat dan op de grootboekrekening ‘representatie en verteer.’ Om het zakelijk karakter van de lunch aan te kunnen tonen geef je bijvoorbeeld op met wie je bent gaan lunchen, van welke onderneming en wat de reden hiervan was.
Hoe verwerk je dan dat je maar 80% van de kosten zakelijk mag opnemen? Het meest eenvoudig is als je aan het eind van het jaar, bij het doen van je aangifte Inkomstenbelasting, 20% in één keer corrigeert. In de aangifte Inkomstenbelasting is hiervoor een aparte vraag opgenomen (Overige kosten en lasten die gedeeltelijk niet aftrekbaar zijn). Hier neem je deze correctie van 20% van je representatiekosten op. Bijvoorbeeld: je totale representatiekosten in bedragen 1.000 euro. Dan neem je 200 euro op onder deze ‘Overige kosten en lasten die gedeeltelijk niet aftrekbaar zijn’.
Zorg er dan dus wel voor dat je deze kosten structureel goed verwerkt op het juiste grootboekrekeningnummer.
Wil jij dit nu ook goed bijhouden in je administratie? Ik gebruik hier zelf het online boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl voor waar je ook eenvoudig je bonnetjes kunt inscannen met de app en vervolgens kunt koppelen. Wil je dit ook gratis gebruiken? Dan maak je met deze link 15 maanden gratis gebruik van e-Boekhouden.nl.
BTW aftrekken op eten en drinken
Naast kosten zakelijk opnemen (voor de Inkomstenbelasting), speelt aftrekbaar van BTW mee.
- Eten en drinken buiten kantoor: BTW is niet aftrekbaar. Ga je zakelijk lunchen bij een restaurant? Dan is de BTW niet aftrekbaar. Dit is ook het geval als een cateraar eten en drinken verzorgt in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte (bijvoorbeeld een afgehuurde ruimte).
- Eten en drinken op kantoor: BTW is aftrekbaar. Haal je lunch of boodschappen en nuttig je dit op kantoor? Dan is de BTW wel aftrekbaar.
BTW van eten en drinken goed verwerken in je administratie
Heb je een bonnetje van eten en drinken? Dan is het dus zaak dat je dit goed boekt in je administratie om een juiste BTW aangifte te doen.
Is de BTW niet aftrekbaar omdat je te maken hebt met een zakelijke lunch buiten de deur? Dan boek je de bon inclusief BTW en selecteer je ‘geen BTW’. Heb je fooi gegeven? Dan neem je deze fooi ook op als zakelijke kosten. Je neemt dus het volledige bedrag dat je hebt betaald op in je administratie.
Gaat het nu om wel aftrekbare BTW? Ben er dan alert op dat er verschillende BTW tarieven kunnen gelden. Op eten en drinken zit in beginsel 9% BTW. Maar let op bij alcoholische dranken: daar geldt het 21% BTW tarief.
Loop geen belastingvoordeel mis
Wil jij geen enkel belastingvoordeel mislopen? Download dan nu het e-book ‘Belastingvoordelen voor zzp’ers‘, met daarin 19 verschillende belastingvoordelen. Inclusief voorwaarden, hoe aan te vragen, te verwerken in je administratie en voorbeelden.
