Je hebt een hele mooi nieuwe opdracht binnen. Het past helemaal in jouw straatje. Bovendien is het een opdracht voor de overheid. Dat staat ook nog eens goed op je lijst met opdrachtgevers. Maar dan blijft de betaling uit. Wat kun je dan doen? In deze blog vertel ik je over opdrachten uitvoeren voor de overheid en een belangrijke vraag die daarbij komt kijken: voldoen overheidsorganisaties zelf wel aan de norm?
Te late betalingen hebben een grote impact
Betalingen die uitblijven zorgen voor veel stress voor ondernemers. Iedere ondernemer komt er vroeg of laat mee in aanraking: wanbetalers. Waar je je vaak ook niet bewust van bent, is dat een te late betaling vaak een veel grotere impact heeft dan je op het eerste ogenblik zou verwachten.
Ik heb dat zelf bijvoorbeeld meegemaakt. Ik had een leuke opdracht uitgevoerd voor een grote partij. Zij tevreden, ik tevreden. Ik stuur de factuur zoals afgesproken. Maar de betaling blijft uit. Hierop bel ik met mijn opdrachtgever. Deze opdrachtgever was gelukkig heel eerlijk: ‘We hebben geen geld. We wachten nog op een grote betaling van een van onze grootste klanten.’ Mij werd beloofd dat ik mijn betaling zou ontvangen zodra zij hun facturen hadden geïnd. Waarschijnlijk had de klant van mijn opdrachtgever helemaal niet door dat een te late betaling van hun kant zo’n grote impact op de hele keten had. Uiteindelijk kreeg ik toch, zes maanden later, het volledige bedrag betaald. Vervelend is dat natuurlijk wel.
Wat doe jij met klanten die te laat betalen?
Betalingen vanuit de overheid
Wettelijk is geregeld dat de overheid een betalingstermijn heeft van 30 dagen. Maar halen overheidsinstantiesze dit ook? Uit de jaarlijkse monitor betaaltermijnen 2019 van het ministerie van Economische Zaken, blijkt dat provincies in 92,9% van de gevallen te laat betalen. Voor de Rijksoverheid is dit beter, met 95,8% van betalingen die op tijd worden gedaan.
Door deze late betalingen brengt de overheid ondernemers ongewenst in de problemen. Ondernemers hebben deze betalingen nodig om hun eigen facturen te betalen en investeringen te kunnen doen. Bovendien moet de overheid voldoen aan goed opdrachtgeverschap. Door deze late betalingen voldoen overheidsinstanties daar niet aan.
Als ondernemer mag je verwachten dat de overheid duidelijk communiceert over openstaande betalingen. Wanneer ik bijvoorbeeld weet dat ik een factuur niet tijdig kan betalen, zorg ik altijd dat ik dit aangeef bij mijn leveranciers. Gelukkig komt het bijna nooit voor, maar ik vind die eerlijke communicatie wel belangrijk. Dit zorgt er ook voor dat partijen in de toekomst nog met je willen samenwerken.
Ondernemers ervaren vanuit de overheid deze duidelijke communicatie niet altijd wanneer het gaat om te late betalingen. Terwijl je dit in het kader van goed opdrachtgeverschap wel zou mogen verwachten. Wat daarbij ook mee kan spelen is de digitale bereikbaarheid van overheidsinstanties. Ondernemers hoor je vaker over de beperkte digitale bereikbaarheid van bijvoorbeeld gemeentes. Zij ervaren dit als een knelpunt in de communicatie met de overheid.
Waarom wordt te laat betaald?
Hoe kan dit? Vanuit de overheid is de wil er wel om op tijd te betalen. Een factuur komt binnen bij een budgethouder. Het kan zijn dat de budgethouder onvoldoende prioriteit geeft aan de accordering van je factuur. Het is belangrijk dat budgethouders het belang van tijdige betaling inzien en ook de impact die een te late betaling heeft op de ondernemer en de hele keten.
Daarnaast kan een factuur vertraging oplopen omdat er meerdere budgethouders zijn. Ook gebeurt het dat een budgethouder niet (meer) aanwezig is en deze niet is vervangen.
Het opstellen van de jaarlijkse monitor betaaltermijnen van de overheid, laat wel zien dat de overheid ermee bezig is. Gelukkig is het betaalgedrag van overheidsinstanties in de afgelopen jaren verbeterd.
Wat kun je als ondernemer doen?
Hoe kun je er zelf voor zorgen dat je factuur tijdig betaald wordt? Zorg allereerst dat de geleverde prestatie overeenkomt met de afgesproken producten of diensten in de overeenkomst. Doe je zaken met de overheid, dan ontvang je altijd een opdrachtbevestiging inclusief interne nummers. Zorg dat deze nummers op je factuur staan. Heb je deze gegevens niet, vraag ze dan na bij je contactpersoon. Tot slot, en dit geldt natuurlijk voor al je facturen: zorg dat ze voldoen aan de factuurvereisten.
Problemen in de communicatie
Als je als ondernemer in zo’n situatie terechtkomt, probeer het dan eerst op te lossen met de overheidsinstantie zelf. Kom je er samen niet uit ? Neem dan contact op met de Nationale ombudsman. Zij kijken als tweedelijnsklachten lijn graag met je mee.
