Waarom ik geen to do lijstjes meer heb

Iedereen die ooit met mij gewerkt heeft, weet dat ik best wel een control freak ben. Ik ben neurotisch in het bijhouden van lijstjes, to do’s, schema’s etc. Maar sinds kort heb ik de to do lijstjes overboord gegooid en dat bevalt prima. 

Waarom wel een to do lijstje

Er zijn zoveel dingen die je op een dag moet doen, dat je er niet aan ontkomt om deze zaken te gaan opschrijven. En het snelst doe je dat op een to do lijstje, of een post-it, kladblokje, noem maar op. Daar zit ook meteen mijn eerste punt tégen de to do lijstjes.

Mijn problemen met een to do lijstje

Ik had op gegeven moment meerdere kladblokken met daarop to do lijstjes: Post-its op mijn werkplek op kantoor, een boekje voor in mijn tas, een digitaal lijstje in Outlook, de achterkant van een bonnetje thuis op het aanrecht. Overal had ik to do lijstjes en geen van allen waren ze compleet en afstrepen ging dus ook niet.

Want laten we eerlijk zijn: Het afstrepen van een to do van je lijstje: daar gaat het om! Eerlijk toegeven: Wie heeft er ooit een to do op zijn to do lijstje gezet wat eigenlijk al gedaan was, om het daarna meteen te kunnen afstrepen? Ik wel in ieder geval. Je bent vaak meer tijd kwijt met het bijhouden van je lijstje dan dat het daadwerkelijk uitvoeren van de taak je kost.

Nog een nadeel van een to do lijstje vond ik dat je geleefd wordt door je to do lijstje. Vaak heb ik een paar grote projecten lopen en daarnaast een hele lange to do lijst. Doordat je tegen die to do lijst zit aan te kijken is het veel lastiger om je te kunnen focussen op je grote (en belangrijkere) projecten.

En tenslotte: hoe frustrerend is het dat er nooit een eind lijkt te komen aan je to do lijst? Voordat je bij ieder punt een vinkje hebt kunnen zetten, zijn er aan de onderkant weer tientallen to do’s bijgekomen. En ondanks dat je waarschijnlijk een heel productieve dag hebt gehad, voelt dat door je ellenlange lijstje aan het eind van de dag toch niet zo.

Hoe hou ik het nu bij?

Ik moet nog steeds veel dingen doen (echt waar) en ik moet het nog steeds opschrijven omdat ik anders mijn to do’s vergeet. Maar ik maak geen lijstjes meer. Wat ik in plaats daarvan doe is één centraal punt waarin ik alles opschrijf. En in mijn geval is dat mijn agenda.

Ik reserveer grote blokken in mijn agenda voor de belangrijke projecten. Deze plan ik in de ochtend als eerste zodat ik met volle focus aan de gang kan. Daarna plan ik al mijn to do’s ook in als een agenda item. De kortste agenda items kunnen 15 minuten zijn en dat is toch vaak wel de tijd die je nodig hebt om iets af te kunnen strepen. Mijn regel is dan ook: als het minder tijd kost dan 15 minuten, los ik het meteen op, want dan kost het te veel tijd om op te schrijven en in te plannen.

Mijn agenda is dus wat dat betreft overzichtelijk: In de ochtend grotere projecten en in de middag afronden van verschillende to do’s.

Wat is hiervan het voordeel?

Je hebt één centrale locatie waarin alles is opgenomen. Nooit meer zoeken naar kladjes overal en nergens. Bovendien word je minder afgeleid van je grote projecten door je to do lijstjes. Je hebt tijd ingeruimd om aan dit lijstje te werken, maar dan pas ná je belangrijke taken.

Sinds ik dit hanteer, is het voor mij veel overzichtelijker en duidelijker wat ik nog moet doen en hoeveel tijd ik hiervoor ongeveer nodig heb. En of mijn planning van die dag en die week dus realistisch is. Bovendien kan ik met veel meer focus aan mijn belangrijke projecten werken, wat natuurlijk ook veel efficiënter is.

En hoe hou jij je to do’s bij? Heb je nog tips?

 

Follow my blog with Bloglovin


9 thoughts on “Waarom ik geen to do lijstjes meer heb

  1. Benthe Reply

    Ik doe hetzelfde met betrekking tot blokken maken in mijn agenda. Dat zorgt er ook voor dat niet mijn hele dag weer wordt volgestopt met meetings 😁. Daarnaast hou ik wel een done-lijstje bij. Het is gewoon heel lekker om die vinkjes te zetten en voor mij werkt het motiverend om die lijst telkens aan te vullen 😊. Goed idee trouwens om de echt kleine taken meteen te doen, die ga ik onthouden!

    1. Marjan Reply

      Hoi Benthe,

      Dank je voor je bericht. Heb daar inderdaad ook last van: de hele dag meetings die worden ingeschoten. Volgende week heb ik nog een blog over agenda beheer voor pro’s, daar komt deze ook in terug ;).

      En vinkjes kunnen zetten is zeker een lekker gevoel!

      Groetjes, Marjan

  2. Cynthia Reply

    Hoi!

    To do’s wil ik het niet echt noemen, maar mijn agenda ziet er in ieder geval elke dag in de basis zo uit:
    – 8:30 30 min Opstartmail (= email van de dag ervoor behandelen en/of categoriseren/prioriteren)
    – 12:30 30 min Lunch
    – 13:00 60 min Mail + Acties (Gecategoriseerde email afhandelen in de vorm van acties uitzetten, overige binnengekomen mail beantwoorden, emails categoriseren tbv het inbrengen in structurele overleggen)
    – 16:00 30 min Afronden (Emails afhandelen waar mogelijk die dag uitsluitsel op is gekomen).

    Alle tijd tussen het ingeplande ‘bureauwerk’ besteed ik aan het bijwonen van overleggen en locatiebezoeken. Wanneer hier actiepunten voor mij of mijn ‘portefeuille’ uitkomen, verwerk ik dat in een logboek. Dit logboek helpt o.a. in de aansturing van externen die reactietijden overschrijden.. Is het nodig de vaste bureawerk blokken te verplaatsen, te verkorten of te verwijderen omdat die dag er nu eenmaal zo loopt, dan doe ik dat ook. En ik sla mezelf niet voor mn kop dat dit gebeurt. Morgen weer een dag! (En aansluitend na werktijd liggen er nog genoeg actiepunten binnen het huishouden en gezin…. I’m no robot!)

    Aldus mijn werkwijze op werk. 😉

    Ook thuis is niet echt sprake van een to do list maar is er meer sprake van ‘Mindmapping’. Ik schrijf het doel op en daaronder de benodigde acties om dat doel te bereiken. Dit doe ik alleen als ik daar behoefte aan heb…meestal gebeurd dat al in mijn brein.

    Vwb de ‘to do list’ voor mijn blog: dan maak ik gebruik van een contentkalender en zie dan voor me welke categorie ik op welke dag wil en kan posten en wat het onderwerp zou moeten zijn. Ook stel ik mezelf daarbij de vraag: geeft het mij genoeg tijd de nodige foto’s erbij te krijgen en wanneer plan ik het in voor plaatsing op social media.

    Dus een echte to do list met het doel ze af te strepen heb ik niet. Maar zoals je ziet is er wel en bepaalde vorm van visueel maken wanneer ik wat doe en hoe. En ik denk ergens dat dat ook niet meer van deze tijd is, het daadwerkelijk doorstrepen van een actie. Vind je niet?

    Groetjes,
    Cynthia

    1. Marjan Reply

      Hi Cynthia,

      Super bedankt voor je reactie!
      Altijd heel leuk om te zien hoe andere mensen hun tijd indelen en welke manieren er nog meer zijn om ‘on top’ te blijven!

      Ik heb zelf inderdaad ook net een content calender gemaakt. Scheelt vooral een heleboel rust in je hoofd, omdat je niet meer zo na hoeft te denken over wat je wanneer gaat plaatsen.

      En echte lijstjes zijn zeker niet meer van deze tijd. Maar ik kom ze in mijn vak nog vaak genoeg tegen op bureaus.

      Liefs, Marjan

  3. Joyce - LemonyLifeNL Reply

    Handig om alles in je agenda bij te houden! Ik doe dit ook, maar dan in een notitieboek. Hier schrijf ik mijn to-do lijstjes voor de dag in, maar ook afspraken en dergelijke. Zo blijft het lekker overzichtelijk!

    1. Marjan Reply

      Hoi Joyce,

      Dank je voor je reactie. Slim dat je inderdaad alles op één plek bewaard. Ik vind het ideaal.

      Groetjes, Marjan

  4. Hester Reply

    “Als het minder tijd kost dan 15 minuten, los ik het meteen op, want dan kost het te veel tijd om op te schrijven en in te plannen.” Deze heb ik vaker gehoord en het is zo’n goede, absoluut iets waar ik naar zou moeten leven vooral. De dingen die het langst op mijn todolijstje staan zijn vaak stomme regeldingetjes die eigenlijk maar tien minuutjes kosten maar ik toch eeuwig blijf uitstellen. Ik heb zelf keren dat ik voor drie dagen vooruit een todolijstje uitschrijf in een notitieboekje – meestal in een vlaag van zin om mijn leven ‘te organiseren’/super productief te zijn – maar eigenlijk werkt het ook goed genoeg om te bedenken wat ik in de komende dagen moet doen en dat als ‘tijdblok’ in te plannen. Een college voorbereiden of opdracht maken voor de uni kost bijvoorbeeld toch al snel twee uur, en dan zitten er wel verschillende subtaken in maar daar ben ik zo aan gewend dat uitschrijven niet heel nodig is. Alleen als ik heel ongemotiveerd ben of gewoon even overzicht wil omdat ik redelijk wat dingen op één dag moet doen zet ik het in een (Wunderlist)-lijstje (waar ik alle ‘losse’ dingen die ik moet doen vaak ook wel in zet omdat ik ze anders vergeet). Voordeel aan lijstjes vind ik wel dat je na een dag kan zien wat je allemaal gedaan hebt en soms eerder een gevoel van voldoening hebt, maar ik moet zeggen dat ik me ook kan vinden in wat jij zegt over todolijstjes. Mijn grootste tegenargument voor dat soort lijstjes is voornamelijk dat alle taken even zwaar lijken te wegen, terwijl sommige gewoon veel omvangrijker zijn of meer energie kosten – ik denk dat dat nog wel eens inschattingsfoutjes veroorzaakt. En het mept je creativiteit/creatieve manier van denken een beetje dood.

    1. Marjan Reply

      Hoi Hester,

      Dank je wel voor je super leuke reactie! Heel erg herkenbaar dat je wel lijstjes wil maken om te kunnen zien wat je gedaan hebt en dat het je voldoening geeft. Denk dat iedereen dat wel heeft. Niets zo fijn als een afgestreept to do lijstje.

      En wat je zegt over prioriteiten / zwaar wegen van taken, dat is inderdaad niet zichtbaar op een to do lijstje. En op die manier ben je alleen maar je to do lijstje aan het updaten, wat dan weer zonde van de tijd is.

      Goed bezig in ieder geval!

      Liefs, Marjan

  5. […] Martijn heeft een conferentie in Dubai en ik heb nog een lange lijst op het werk liggen (geen to do ... thehappyfinancial.com/week-pictures-17

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*