Time management voor pro’s

Ik wil niet opscheppen, maar ik ben goed in timemanagement. In mijn vorige baan stond dat altijd bovenaan mijn lijst van sterke punten. Hierbij mijn tips voor goed timemanagement.

1. Houd op met multitasken

Dat vrouwen vaak worden geroemd om hun multitask kwaliteiten, is eigenlijk helemaal niet zo fijn. Multitasken is namelijk echt killing voor je productiviteit. Kies één taak en rond die af voordat je naar je volgende taak gaat. Hierdoor blijft je aandacht erbij en ben je per saldo eerder klaar.

2. Stel deadlines

Stel voor iedere taak een deadline en schrijf deze ook op in je agenda. Op deze manier word je aan de taak herinnerd. Ik weet uit ervaring dat als ik zelf geen deadline stel, ik dingen voor me uitschuif en per saldo helemaal niet meer uitvoer.

Dus ook als je van je opdrachtgever of leidinggevende geen deadline meekrijgt, stel deze dan zelf.

3. Stel prioriteiten

Begin met de taken met de hoogste prioriteit. Klinkt heel simpel, maar waarom begin ik dan altijd met de leukste dingen in plaats van de meest belangrijke dingen? Juist, prioriteiten stellen.

Prioriteiten die bijdragen aan het behalen van mijn doelen. Wil je weten hoe ik doelen voor mezelf gesteld heb? Lees dan deze blog.

4. Werk op tijden die jou het beste uitkomen

Ik werk zelf het beste op de vroege ochtend, maar niet iedereen is een ochtendmens. Je weet waarschijnlijk zelf wel wanneer je het beste kunt werken.

Plan belangrijke taken rond dat moment in en makkelijkere, routinematige taken op momenten dat je eigenlijk geen zin hebt.

5. Houd je agenda goed bij

Agenda beheer is alles! Ik plan echt alles in, deadlines, to-do’s, me-time. Op deze manier houd ik overzicht en kan ik mijn dagen goed plannen.

Wil je weten hoe ik mijn agenda bijhoud? Lees dan deze blog. In deze blog vertel ik hoe ik mijn productieve week plan.

6. Zet je e-mail notificaties uit.

Ik ben dus echt meteen afgeleid als ik een e-mail geluid hoor of het icoontje naar boven zie komen. Lange tijd geleden heb ik dus mijn notificaties uitgezet, zowel het geluid als het beeld.

Ik plan momenten om mijn mail bij te werken en direct te beantwoorden. Dit scheelt zoveel rust door de dag heen.

7. Plan voldoende tijd voor brainstorm

Doorgaan, doorgaan, doorgaan. Maar ondertussen vergat ik de tijd om te brainstormen. Terwijl je die tijd ook gewoon nodig hebt om met goede en nieuwe ideeën te komen.

Dit geldt voor iedereen, of je nu schrijver of accountant bent. Je hebt gewoon tijd nodig om na te denken. Dus plan hiervoor ook tijd in.

8. Ben realistisch

Afspraken te dicht op elkaar plannen, reistijd niet inplannen of denken dat die afspraak met die langdradige klant echt wel in een kwartier kan, allemaal voorbeelden waarin je je eigen planning in de soep laat lopen door een onrealistische planning.

Ik ben zelf liever wat te ruim in mijn planning zodat ik tijd overhoud. Ik word namelijk al helemaal gestresst als ik denk dat ik tijd te kort kom. Deze stress voorkom ik dus door ruim in te plannen.

9. Ruim je werkplek op

Een opgeruimde werkplek zorgt in mijn geval voor een opgeruimd hoofd. Zeker in mijn minimalistische stijl word ik helemaal gek van zooi om me heen.

Ik ben dus groot voorstander van de clean desk policy. Probeer het maar eens en je zult zien dat je door de ruimte ook je planning beter kunt overzien.

10. Delegeer

Delegeren is zo’n belangrijk onderdeel bij de groei van je bedrijf of je carrière. Waar ben je echt goed in? Wat maakt jou uniek? Plan daar voldoende tijd voor in en delegeer de rest.

De taken die je delegeert zijn namelijk niet de dingen waar je klanten of leidinggevende je om roemen, maar zorgen er wel voor dat je hier tijd aan kwijt bent. Tijd die je beter kunt besteden aan jezelf nog beter maken.

En nu?

Heb jij nog tips? Laat ze me weten! Ik ben benieuwd!


2 thoughts on “Time management voor pro’s

  1. Rob Steijger Reply

    Tip 6, doe ik ook. Al is de verleiding om toch even mijn mail te checken soms erg hoog, vooral als ik een minder leuke klus heb. En bovendien kan ik als freelancer beter niet te lang wachten met het beantwoorden van een mail waarin ik gevraagd word voor een klus, omdat ik dan de spreekwoordelijke boot zou kunnen missen. Zo bekeken zou ik eigenlijk 24/7 als een aasgier boven mijn Inbox moeten cirkelen, maar dat zou ten koste van mijn werk gaan.
    Dus ben ik thuis offline (experimentje, en nee, ik heb geen smartphone, nooit gehad) en fiets ik twee keer per dag naar een cafeetje of de bieb om mijn acquisitie te doen (mail beantwoorden, opdrachten opsturen, LinkedIn’en). Nog geen klus gemist, ondanks dat ik niet altijd direct reageer! Maar vraag me niet naar mijn koffiekosten…

    Bonustip: verwijder ál je socialmedia-accounts behalve LinkedIn. Echt, je kunt zonder.

    1. Marjan Reply

      Hoi Rob,

      Dank je wel voor je reactie!
      Haha, ik geloof inderdaad wel dat je koffiekosten hoog zijn.
      Maar lijkt me echt super om op deze manier je focus te kunnen bewaren. Je bent dan echt offline en hebt tijd ingepland om je mail bij te werken / online te zijn. Op die manier ben je thuis ook denk ik veel beter offline en kun je er meer van genieten.
      Goed bezig!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*