Time management voor pro’s

Ik wil niet opscheppen, maar ik ben goed in timemanagement. In mijn vorige baan stond dat altijd bovenaan mijn lijst van sterke punten. Hierbij mijn tips voor goed timemanagement.

1. Houd op met multitasken

Dat vrouwen vaak worden geroemd om hun multitask kwaliteiten, is eigenlijk helemaal niet zo fijn. Multitasken is namelijk echt killing voor je productiviteit. Kies één taak en rond die af voordat je naar je volgende taak gaat. Hierdoor blijft je aandacht erbij en ben je per saldo eerder klaar.

2. Stel deadlines

Stel voor iedere taak een deadline en schrijf deze ook op in je agenda. Op deze manier word je aan de taak herinnerd. Ik weet uit ervaring dat als ik zelf geen deadline stel, ik dingen voor me uitschuif en per saldo helemaal niet meer uitvoer.

Dus ook als je van je opdrachtgever of leidinggevende geen deadline meekrijgt, stel deze dan zelf.

3. Stel prioriteiten

Begin met de taken met de hoogste prioriteit. Klinkt heel simpel, maar waarom begin ik dan altijd met de leukste dingen in plaats van de meest belangrijke dingen? Juist, prioriteiten stellen.

Prioriteiten die bijdragen aan het behalen van mijn doelen. Wil je weten hoe ik doelen voor mezelf gesteld heb? Lees dan deze blog.

4. Werk op tijden die jou het beste uitkomen

Ik werk zelf het beste op de vroege ochtend, maar niet iedereen is een ochtendmens. Je weet waarschijnlijk zelf wel wanneer je het beste kunt werken.

Plan belangrijke taken rond dat moment in en makkelijkere, routinematige taken op momenten dat je eigenlijk geen zin hebt.

5. Houd je agenda goed bij

Agenda beheer is alles! Ik plan echt alles in, deadlines, to-do’s, me-time. Op deze manier houd ik overzicht en kan ik mijn dagen goed plannen.

Wil je weten hoe ik mijn agenda bijhoud? Lees dan deze blog. In deze blog vertel ik hoe ik mijn productieve week plan.

6. Zet je e-mail notificaties uit.

Ik ben dus echt meteen afgeleid als ik een e-mail geluid hoor of het icoontje naar boven zie komen. Lange tijd geleden heb ik dus mijn notificaties uitgezet, zowel het geluid als het beeld.

Ik plan momenten om mijn mail bij te werken en direct te beantwoorden. Dit scheelt zoveel rust door de dag heen.

7. Plan voldoende tijd voor brainstorm

Doorgaan, doorgaan, doorgaan. Maar ondertussen vergat ik de tijd om te brainstormen. Terwijl je die tijd ook gewoon nodig hebt om met goede en nieuwe ideeën te komen.

Dit geldt voor iedereen, of je nu schrijver of accountant bent. Je hebt gewoon tijd nodig om na te denken. Dus plan hiervoor ook tijd in.

8. Ben realistisch

Afspraken te dicht op elkaar plannen, reistijd niet inplannen of denken dat die afspraak met die langdradige klant echt wel in een kwartier kan, allemaal voorbeelden waarin je je eigen planning in de soep laat lopen door een onrealistische planning.

Ik ben zelf liever wat te ruim in mijn planning zodat ik tijd overhoud. Ik word namelijk al helemaal gestresst als ik denk dat ik tijd te kort kom. Deze stress voorkom ik dus door ruim in te plannen.

9. Ruim je werkplek op

Een opgeruimde werkplek zorgt in mijn geval voor een opgeruimd hoofd. Zeker in mijn minimalistische stijl word ik helemaal gek van zooi om me heen.

Ik ben dus groot voorstander van de clean desk policy. Probeer het maar eens en je zult zien dat je door de ruimte ook je planning beter kunt overzien.

10. Delegeer

Delegeren is zo’n belangrijk onderdeel bij de groei van je bedrijf of je carrière. Waar ben je echt goed in? Wat maakt jou uniek? Plan daar voldoende tijd voor in en delegeer de rest.

De taken die je delegeert zijn namelijk niet de dingen waar je klanten of leidinggevende je om roemen, maar zorgen er wel voor dat je hier tijd aan kwijt bent. Tijd die je beter kunt besteden aan jezelf nog beter maken.

En nu?

Heb jij nog tips? Laat ze me weten! Ik ben benieuwd!

Hoe ga ik om met deadlines?

Ik werk het best met een deadline. Op het moment dat ik weet dat iets op een bepaalde datum af moet zijn, werk ik het meest efficiënt. Wil je weten wat mijn tips zijn om om te gaan met een deadline? 

O nee, een deadline

Deadlines zijn voor een groot aantal mensen enge dingen. Je hebt een afspraak gemaakt en daar moet je je eigenlijk wel aan houden. Een deadline kan ervoor zorgen dat je stress hebt omdat je te weinig tijd hebt.

Toch ervaar ik deadlines als iets fijns. Sterker nog, ik leg mezelf vaak deadlines op die ik wil halen.

Waarom leg ik mezelf deadlines op?!

Wanneer ik mezelf een deadline opleg, weet ik ook wanneer iets af moet zijn. Hierdoor voorkom ik dat ik eeuwig vooruit blijf schuiven. Daar ben ik namelijk ook heel goed in.

Door afspraken te maken met een opdrachtgever of met mezelf, zorg ik ervoor dat ik meer gedaan krijg. Dat vind ik namelijk het fijne aan deadlines: het zorgt ervoor dat ik efficiënt en doelgericht werk.

Je kunt ook de positieve kant van deadlines bekijken: als je nu geen deadline hebt die heel dringend is en je hebt tijd voor jezelf nodig, weet je ook dat je die tijd gerust kunt nemen. Dan zit je toch een stuk relaxter.

Mijn tips

Ik ben gewend om om te gaan met deadlines en heb door de jaren heen geleerd hoe ik daar het beste mee om kan gaan. Ik geef je mijn persoonlijke tips.

Zet de deadlines in je agenda

Ik zet deadlines altijd in mijn agenda. Of het nu gaat om aanlevering van een blog aan een opdrachtgever, of het plaatsen van een online blog, het staat allemaal in mijn agenda.

Op deze manier hou ik het overzicht en kom ik niet voor verrassingen te staan wanneer het gaat om een deadline. De deadlines hebben in mijn agenda ook een andere kleur dan de overige afspraken, om extra op te vallen.

Ga terug rekenen

Vanaf de deadline datum ga ik terug rekenen. Hoeveel tijd heb ik nodig om de opdracht af te maken? En wanneer is het realistisch dat ik hier tijd voor heb?

Deze tijd zet ik vervolgens ook in blokken in mijn agenda. Ik weet dat ik het blok kan verschuiven als dat nodig is, maar wel vóór de deadline. Op deze manier blijf ik flexibel zonder de deadline te vergeten.

Blijf communiceren

Het kan altijd gebeuren dat een deadline niet haalbaar is door onvoorziene omstandigheden. Maar blijf daar wel duidelijk over, zeker als je te maken hebt met andere mensen die van jou afhankelijk zijn.

Neem daarom tijdig contact op zodra blijkt dat de deadline niet haalbaar is en niet pas op het moment dat het echt mis gaat.

Een opdrachtgever zal eerlijkheid meer waarderen dan een haastklus.

En nu?

Hoe ga jij om met deadlines? Heb jij nog tips?

the happy financial