Hoe plan ik een productieve week

Deze maand is het Get Organized month en the happy financial doet mee! Ik deel deze maand blogs over productiviteit in je werk, of je nu ondernemer bent of carrière tijger.

In deze eerste blog van de maand ga ik in op het plannen van mijn productieve week. Want hoe zorg ik hiervoor? Ik geef je mijn persoonlijke tips.

1. Maak een maandplanning

Het eerste onderdeel van een productieve week is het maken van een maandplanning. Aan het eind van de vorige maand maak ik een overzicht met mijn doelen voor de komende maand. Deze doelen maak ik zo meetbaar mogelijk. Bijvoorbeeld: het behalen van EUR 3.000 aan omzet, het krijgen van 300 YouTube volgers.

Wil je weten hoe ik deze doelen omzet in mijn sales funnel? Kijk dan deze video waarin Martijn mij uitlegt hoe ik mijn sales funnel het beste kan opzetten en ervoor kan zorgen dat ik mijn ideeën om kan zetten in geld.

2. Maak to do’s

Naar aanleiding van doelen in die maand, maak ik een uitgebreide to do lijst voor de maand. Per doel maak ik een to do lijst. Voor het krijgen van meer YouTube volgers heb ik bijvoorbeeld de volgende to do’s in een maand: uploaden van 4 video’s, reacties plaatsen onder video’s van andere YouTube-ers, maken nieuwe intro.

3. Plan de to do’s in

Mijn agenda is echt heilig, ik plan echt alles in. Dus ook mijn maandelijkse to do’s. Iedere to do wordt een apart blok in mijn agenda. Ik bedenk hoe lang ik bezig ben met een bepaalde taak en maak hiervan een blok in mijn agenda.

Wanneer ik een bepaalde to do niet gedaan heb op de geplande dag, kan ik het blok eenvoudig verschuiven. Op die manier kan ik het ook niet vergeten in te plannen. Door de maanden heen weet je steeds beter hoe lang je nodig hebt voor een bepaalde taak en kun je beter inschatten hoeveel tijd je nodig hebt en hoe lang je blok dus dient te zijn.

Wil je meer tips over het beheer van je agenda? Lees dan deze blog.

4. Plan je week

Op basis van je to do’s ga ik verder mijn week plannen. Op zondag kijk ik welke afspraken ik heb staan in de komende week. Hieromheen plan ik de benodigde reistijd.

De rest van de tijd vul ik in met mijn blokken van to do’s. Zo heb ik op zondag een goed overzicht van wat me te wachten staat, maar blijf ik wel redelijk flexibel omdat ik weet dat ik een aantal vaste afspraken heb, maar wel kan schuiven met to do’s wanneer er een dringende last minute klus doorheen komt.

5. Blijf plannen

Gedurende de week gebeuren er allerlei dingen die ervoor zorgen dat mijn to do’s niet afkomen. Heel soms gebeurt het dat ik tijd over heb en een to do van de aankomende week kan oppakken, maar dat is echt maar heel af en toe.

Het merendeel van de tijd moet ik een aantal to do’s verschuiven naar de week erop. Dat is niet erg, zo lang ik mijn dringende to do’s aan het begin van de week plan. De meest belangrijke dingen heb ik daarom aan het begin van de week gedaan zodat de to do’s die ik misschien moet verschuiven aan het eind van de week komen.

En nu?

Hoe plan jij je productieve week? Heb jij nog tips? Wat vind je van mijn tips? Laat het me weten, ik ben benieuwd!

 

Waarom ik toch weer uren schrijf

Uren schrijven, zo’n beetje hét grootste irritatiepunt van iedere accountant (of advocaat, notaris, arts). Ik heb er ook jaren mee lopen worstelen. Maar toch ben ik er weer mee begonnen. Waarom?

Uren schrijven

Als accountant groei je ermee op. Je schrijft ieder kwartier van de dag op, in een elektronisch urenschrijf-systeem, verdeeld over klanten en projecten. Op deze manier worden alle uren gefactureerd aan de klant.

Aan het eind van de week was het altijd stress. Want ondanks dat je van 8.00 tot 18.00 op kantoor hebt gezeten, kwam je in je urenstaat maar tot 6 uur. Wat heb je dan in die andere 4 uur gedaan?!

Nooit meer uren schrijven

Zodra ik ondernemer werd, kreeg ik veel jaloerse blikken van mede-accountants over het feit dat ik nooit meer uren hoefde te schrijven. Wat een geluk!

Maar toch ben ik er deze week weer mee begonnen. Waarom?

Toch weer uren schrijven

Structuur en regelmaat

Na een paar weken als ondernemer kwam ik erachter dat ik de structuur miste die ik altijd gewend was. Ik was namelijk gewend om verantwoording af te leggen over ieder kwartier en nu kon ik in principe de hele dag in bed blijven liggen en niemand die er iets van zou zeggen (heb ik nooit gedaan, maar bij wijze van).

Het schrijven van uren zorgt voor mij dus voor een beetje structuur die ik nodig heb en prettig vind. Maar dan zonder het verantwoording-afleg-gedeelte.

Productiviteit

Ik vond dat ik super goed bezig was. Ik was echt de hele dag aan de gang. Maar pas toen ik ging opschrijven waar ik de hele dag mee bezig was, zag ik dat ik ook heel veel onbelangrijke dingen aan het doen was.

Dus, ben ik eigenlijk wel zo productief als ik zeg dacht? Of was ik toch teveel tijd kwijt met het bijhouden van Facebook updates (gelukkig voor mijn werk ook belangrijk).

Ik ging hierdoor kritischer kijken naar mijn tijdsindeling en taken die ik had en zorgde ervoor dat ik ook echt productief was in plaats van het alleen maar dacht te zijn.

Misschien toch nog maar eens mijn eigen blog over productief thuiswerken lezen :).

Uitbesteden

Ik weet beter hoeveel tijd iets kost. Soms valt dat mee, maar soms valt dat ook ontzettend tegen. Het editen van een YouTube video valt bijvoorbeeld ontzettend mee qua hoeveelheid tijd.

Aan de andere kant loop ik bijvoorbeeld wel tegen de hoeveelheid social media aan. Een groot deel van de dag gaat daaraan op.

Omdat ik dit nu weet en helder heb, kan ik gaan nadenken of het verstandig is om bepaalde dingen uit te besteden.

YouTube editen blijf ik bijvoorbeeld lekker zelf doen, want dat heb ik relatief in no-time gedaan. Het bijhouden van social media is wel weer iets waar ik op termijn wellicht hulp bij nodig heb.

Alleen door het bijhouden van mijn uren, is dit voor mij inzichtelijk geworden en kan ik meer weloverwogen keuzes maken in wat ik zelf blijf doen en wat ik ga uitbesteden.

En nu?

Heb jij wel eens een week je tijd bijgehouden? Wat waren je bevindingen naar aanleiding hiervan? Wat viel mee? Of waren er ook zaken die tegenvielen? Ik ben benieuwd!

the happy financial