Video: Lijsten die mij heel erg helpen

Ik ben een lijstjes mens. Maar dat zal geen verrassing zijn. Ik leef op lijsten. Het bedenken van een lijst, het opstellen ervan, vervolgens het afvinken ervan. Ik word er oprecht gelukkig van. 

In deze video ga ik niet alle lijsten met jullie delen. Dan wordt het zo’n lange video dat zelfs YouTube dat niet meer aankan. Wel deel ik mijn favoriete lijsten met jullie.

Hoe gebruik ik deze lijsten? Waarom vind ik ze zo fijn? Hoe stel ik ze praktisch op?

Hoe stel ik een lijst op?

Dat laatste is overigens vaak het meest eenvoudig. Ik gebruik gewoon een notitie blok of maak een lijst aan in Excel (zonder fancy formules of iets dergelijks).

Ik geloof namelijk dat wanneer je een lijst opstelt die je zelf fijn vindt, deze voor jou ook het fijnst werkt. Dus mijn lijsten zijn misschien niet de mooiste, maar geven wel de essentie weer.

Lijsten die je écht gebruikt

Dat is het belangrijkste: dat je je lijsten ook echt gebruikt. Lijsten opstellen, puur om later weer te kunnen afvinken, voegen niet zoveel toe (dergelijke lijsten heb ik als accountant al veel te veel moeten maken).

Dus de lijst van vijf die ik noem in de video, zijn ook echt lijsten die ik (bijna) dagelijks gebruik. Ik haal er veel informatie uit die ik weer gebruik in mijn dagelijkse werkzaamheden.

Mijn vijf belangrijkste lijsten

Wat zijn dan de vijf lijsten die ik zo’n beetje dagelijks gebruik? Dat zijn de volgende lijsten:

  • Deadlines
  • Uren gewerkt
  • Tijdsplanning
  • Standaard werkzaamheden
  • Goals

Bekijk in de video hoe en waarom deze vijf mijn favoriete lijsten zijn.

En jij?

Welke lijsten gebruik jij? Waarom vind je dat je fijnste lijst? Welke informatie haal je eruit? Ik ben heel benieuwd! Vergeet ook niet te abonneren op het YouTube kanaal van the happy financial voor iedere week een nieuwe video.

business bootcamp the happy financial

De praktische gids voor startende ondernemers - the happy financial

 

 

Mijn beste productiviteitsapps

Welke apps helpen mij het meeste om mijn productiviteit te verbeteren? Ik zet mijn persoonlijke tips op een rijtje.  

WeekCal

Zonder twijfel mijn meest gebruikte app, mijn kalender. Ik heb ooit een paar euro geïnvesteerd in deze kalender en kan niet meer zonder.

Ik leef echt op mijn agenda, daar staat alles in. To do’s, deadlines, afspraken, reistijd, me-time. Zonder agenda ben ik echt lost.

Eerder deze maand schreef ik al hoe ik mijn productieve week plan. En in deze blog vind je meer tips voor agenda beheer.

Een goede app voor mijn kalender is daarom onmisbaar en in mijn geval is het de WeekCal. Hiermee kan ik makkelijk een weekoverzicht zien. Ook werk ik met kleuren die op je laptop en telefoon hetzelfde zijn.

Mail

Voor velen denk ik een onmisbare app, naast het feit dat de standaard op je telefoon zit. Ik heb wel met mezelf afgesproken dat ik zo min mogelijk mail vanaf mijn telefoon. Als het korte reacties zijn die met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord kunnen worden, prima.

Maar als iemand verwacht dat ik ergens goed naar kijk, doe ik dat niet meer vanaf mijn telefoon. Want vaak is dat ook het moment dat ik tegelijkertijd een koffie aan het bestellen ben en met mijn gedachten er niet 100% bij ben.

Het risico bestaat dan dat ik dubbele afspraken maak, of nog erger: typfouten ;). Dus: mail is ontzettend handig, maar vooral voor het bij de hand hebben van afspraken, namen en adressen en het nalezen van afspraken. Niet om daadwerkelijk veel mee te mailen.

Bankieren app

Voor mij echt de meest makkelijke manier om continu inzicht te hebben in mijn financiën, is de bankieren app van mijn bank. Ik kijk hier dagelijks op. Zijn er geen dubbele afschrijvingen geweest, snap ik alle boekingen, heeft die klant al betaald?

Door hier iedere dag heel kort naar te kijken, bespaart me dit aan het eind van de maand ontzettend veel tijd. Bovendien kom ik nooit ergens te laat achter waardoor het me heel veel tijd kost om iets te repareren of recht te zetten.

Moment

Een app die je helpt om je habits op je telefoon te tracken is Moment. De eerste dagen dat ik deze app had geïnstalleerd kwam ik erachter dat ik zo’n vijf uur met mijn telefoon in de weer was.

Gelukkig trok dat de dagen erna wel recht met ongeveer twee uur. Omdat social media een groot deel is van mijn werk, vind ik twee uur nog wel okee. Ik vind dat ook wel mijn richttijd nu.

Waar ik ook op let en wat Moment aangeeft, is de hoeveelheid keer dat je je telefoon oppakt. Ik merk aan mezelf dat wanneer ik bezig ben met dingen die ik lastiger of minder leuk vind, ik mijn telefoon vaker op pak. Wel vrij snel daarna leg ik hem weg, maar toch.

Ik probeer te sturen op 60 keer oppakken, wat echt een uitdaging is, maar wat wel heel erg helpt in mijn productiviteit. Ik plan hierdoor ook wat langere blokken om bezig te zijn met social media bijvoorbeeld en wil hierbij zoveel mogelijk alles in één keer afwerken. Scheelt toch weer een keer extra oppakken.

Planoly

Apps voor het inplannen van Instagram zijn er genoeg, maar voor mij werkt Planoly fijn. Je kunt 30 foto’s gratis uploaden per maand.

Het mooie is dat je ook heel erg kunt spelen met de layout van je feed. Kan er uren mee bezig zijn om deze zo mooi mogelijk te maken. Niet echt goed voor je productiviteit, dat dan weer wel.

Wat ik ook ideaal vind is dat je de caption van je instagram post kunt typen op je laptop, scheelt echt een heelhoop gepiel op je telefoon.

Maar ik heb wel heel erg gemerkt dat ik door het inplannen van mijn social media een stuk minder stress heb. Ik hoef niet meer in de ochtend mijn foto’s uit te zoeken, waar toch het meeste tijd in gaat zitten.

En nu?

Heb jij nog apps die je gebruikt? Ik ben benieuwd!

e-boekhouden banner

Ik test deze productiviteitsmethodes

Methodes om zo productief mogelijk te werken, zijn er genoeg. Maar welke methode werkt nu het beste? Ik test een aantal bekende methodes en deel mijn ervaringen.

Pomodoro Techniek

Het doel van deze techniek is om korte periodes van intense focus te plannen zodat je zo min mogelijk afgeleid bent tijdens het uitvoeren van je taak.

Kies een taak uit die je volledige focus vraagt. Zet een stopwatch voor 25 minuten en laat daarna de timer gaan. De bedoeling is om in deze 25 minuten volledig gefocust aan de gang te gaan. Neem vervolgens 5 minuten pauze.

Na vier of vijf blokken, neem je een langere pauze van 20 tot 30 minuten.

Mijn ervaringen

Vooraf is dit mijn meest favoriete methode. Hij lijkt me namelijk ideaal. Niet te lange blokken en dan full focus aan het werk.

Dus helemaal in the mood begin ik aan mijn eerste taak van de dag. Ik kom er wel snel achter dan 25 minuten echt maar heel kort is. Want ik zit er net lekker in als de wekker alweer gaat.

Ik ben dan dus redelijk geïrriteerd, want als ik eenmaal in de modus zit, wil ik door. Voor mij persoonlijk daarom niet de meest ideale methode.

Eat the frog

Begin met de taak waar je het meest tegenop ziet. Bepaal eerst je kikker en schrijf die bovenaan je to do lijst van die dag. Voer deze taak het eerst uit in de ochtend.

Mijn ervaringen

Er is dus duidelijk een reden dat ik de dag altijd begin met de dingen die ik leuk vind. Omdat ik het leuk vind en ik geen zin heb in die kikker. Maar met deze methode kom ik er niet onderuit.

Ik besluit om iedere dag eerst de dingen te doen die ik echt niet leuk vind en dat werkt eerlijk gezegd best goed. Dan ben ik er ook vanaf en is het uit mijn systeem. Ook als er door de dag heen lastigere dingen op mijn pad komen, pak ik deze meteen op. Dan is het maar klaar. Het is in ieder geval goed voor mij gemoedsrust.

Getting things done

Verzamel al je to do’s. Niet alleen je zakelijke en korte termijn taken, maar ook persoonlijke taken en lange termijn taken.

Maak van deze taken allemaal duidelijke to do’s. Verdeel deze to do’s vervolgens in verschillende categorieën. Evalueer deze lijst periodiek, bijvoorbeeld iedere dag, week of maand.

Mijn ervaringen

Ik zie erg op tegen deze methode. Het verzamelen van al mijn to do’s klinkt echt als een behoorlijke klus. Om mezelf een lamme hand van het daadwerkelijk schrijven te besparen, besluit ik alles uit te werken in Excel (I love Excel).

En ontzettende reken-nerd die ik ben, bepaal ik mijn hoeveelheid to do’s in de maand en deel deze door het aantal dagen dat ik nog kan werken deze maand. Hierdoor kom ik per dag uit op een to do van vier stuks.

Iedere dag zorg ik ervoor dat ik deze vier to do’s af heb. Soms zijn het hele simpele dingen, soms ben ik er langer mee bezig. Het afstrepen zorgt in ieder geval voor een lekker gevoel en bovendien heb ik wel een goed overzicht van alle dingen die ik zakelijk, maar ook privé moet doen.

Covey Kwadrant

Het idee van de Covey Kwadrant is om je to do’s in één van de vier kwadranten te plaatsen en op basis daarvan je prioriteiten aan te geven

  • Kwadrant 1: belangrijk en urgent
  • Kwadrant 2: belangrijk maar niet urgent
  • Kwadrant 3: onbelangrijk en urgent
  • Kwadrant 4: onbelangrijk en niet urgent

Mijn ervaringen

Eerlijk gezegd lijkt me dit aan de voorkant heel veel werk. En dat is het ook wel. Ik pak mijn lijst uit de getting things done methode en begin te nummeren.

Ik zie zelf dat ik heel veel dingen belangrijk vind en de juiste urgentie eraan koppelen gaat ook nog wel goed. Ik heb bepaalde deadlines afgesproken met opdrachtgevers op basis waarvan ik eenvoudig de urgentie aan kan geven.

Op het moment dat ik mezelf een deadline heb gegeven voor belangrijke taken is het een ander verhaal. Ik kom er dan achter dat ik mezelf gek aan het maken ben en de deadline hiervoor zelf heb bedacht en dus ook wel kan opschuiven (zo urgent was het dus niet).

Ik baal het meeste van onbelangrijke dingen die urgent zijn (onbelangrijke en niet urgente zaken heb ik al uit mijn to do lijst geschrapt). Met tegenzin doe ik deze dingen, denk dan aan standaardmails reageren waar je niets mee opschiet. Ik krijg hierdoor wel beter in beeld wat mijn energie geeft en wat energie slurpt.

En nu?

Vooraf dacht ik helemaal fan te zijn van de pomodoro techniek, niet dus. In plaats daarvan vind ik een combinatie van eat the frog en getting things done echt goed voor mij werken en ga deze dan ook zeker vaker gebruiken komende tijd.

Heb jij één van deze methodes al eens geprobeerd? Wat waren je ervaringen hiermee? Of heb je een andere methode die favoriet is? Ik ben benieuwd!

Hoe plan ik een productieve week

Deze maand is het Get Organized month en the happy financial doet mee! Ik deel deze maand blogs over productiviteit in je werk, of je nu ondernemer bent of carrière tijger.

In deze eerste blog van de maand ga ik in op het plannen van mijn productieve week. Want hoe zorg ik hiervoor? Ik geef je mijn persoonlijke tips.

1. Maak een maandplanning

Het eerste onderdeel van een productieve week is het maken van een maandplanning. Aan het eind van de vorige maand maak ik een overzicht met mijn doelen voor de komende maand. Deze doelen maak ik zo meetbaar mogelijk. Bijvoorbeeld: het behalen van EUR 3.000 aan omzet, het krijgen van 300 YouTube volgers.

Wil je weten hoe ik deze doelen omzet in mijn sales funnel? Kijk dan deze video waarin Martijn mij uitlegt hoe ik mijn sales funnel het beste kan opzetten en ervoor kan zorgen dat ik mijn ideeën om kan zetten in geld.

2. Maak to do’s

Naar aanleiding van doelen in die maand, maak ik een uitgebreide to do lijst voor de maand. Per doel maak ik een to do lijst. Voor het krijgen van meer YouTube volgers heb ik bijvoorbeeld de volgende to do’s in een maand: uploaden van 4 video’s, reacties plaatsen onder video’s van andere YouTube-ers, maken nieuwe intro.

3. Plan de to do’s in

Mijn agenda is echt heilig, ik plan echt alles in. Dus ook mijn maandelijkse to do’s. Iedere to do wordt een apart blok in mijn agenda. Ik bedenk hoe lang ik bezig ben met een bepaalde taak en maak hiervan een blok in mijn agenda.

Wanneer ik een bepaalde to do niet gedaan heb op de geplande dag, kan ik het blok eenvoudig verschuiven. Op die manier kan ik het ook niet vergeten in te plannen. Door de maanden heen weet je steeds beter hoe lang je nodig hebt voor een bepaalde taak en kun je beter inschatten hoeveel tijd je nodig hebt en hoe lang je blok dus dient te zijn.

Wil je meer tips over het beheer van je agenda? Lees dan deze blog.

4. Plan je week

Op basis van je to do’s ga ik verder mijn week plannen. Op zondag kijk ik welke afspraken ik heb staan in de komende week. Hieromheen plan ik de benodigde reistijd.

De rest van de tijd vul ik in met mijn blokken van to do’s. Zo heb ik op zondag een goed overzicht van wat me te wachten staat, maar blijf ik wel redelijk flexibel omdat ik weet dat ik een aantal vaste afspraken heb, maar wel kan schuiven met to do’s wanneer er een dringende last minute klus doorheen komt.

5. Blijf plannen

Gedurende de week gebeuren er allerlei dingen die ervoor zorgen dat mijn to do’s niet afkomen. Heel soms gebeurt het dat ik tijd over heb en een to do van de aankomende week kan oppakken, maar dat is echt maar heel af en toe.

Het merendeel van de tijd moet ik een aantal to do’s verschuiven naar de week erop. Dat is niet erg, zo lang ik mijn dringende to do’s aan het begin van de week plan. De meest belangrijke dingen heb ik daarom aan het begin van de week gedaan zodat de to do’s die ik misschien moet verschuiven aan het eind van de week komen.

En nu?

Hoe plan jij je productieve week? Heb jij nog tips? Wat vind je van mijn tips? Laat het me weten, ik ben benieuwd!