BTW en onbetaalde facturen

Hoe ga je om met de btw op je verstuurde verkoopfacturen die niet worden betaald door klanten. Moet je deze btw nog wel betalen? Hoe dit precies werkt, leg ik uit in deze blog. 

BTW op je verkoopfacturen

Op je verkoopfacturen bereken je btw, 21 of 6% afhankelijk van je dienstverlening. Ondanks dat je het bedrag inclusief btw van je klant op je bankrekening gestort krijgt, is het btw bedrag niet van jou. Dit dien je in de eerstvolgende aangifte btw aan te geven en over te maken aan de belastingdienst.

NB: Er zijn ook uitzonderingen ten aanzien van de btw, lees dan deze blog over wat btw precies is. 

Mijn klant betaalt niet

Maar wat nu als je klant niet betaalt? Stel je hebt een verkoopfactuur van 100 euro gestuurd met 21% btw hierover gerekend. In je openstaande posten staat een bedrag van 121 euro te ontvangen.

Je hebt de verkoopfactuur verstuurd op 10 maart, dus geef je de 21 euro aan btw op in de aangifte van het eerste kwartaal. Bovendien betaal je deze 21 euro aan btw in april direct aan de belastingdienst.

Je ging ervan uit dat je klant netjes zou betalen, maar dat gebeurt niet. Dan heb je dus in feite al wel btw betaald, voor een verkoopfactuur die je nog niet binnen hebt.

Wanneer je klant alsnog betaalt in mei (na verschillende mails en telefoons van jou, want je hebt je debiteurenbeheer goed op orde), is er verder niets aan de hand. Je hebt alleen de btw eerder afgedragen dan dat jij je geld binnenkreeg van de klant. Je hebt dus in feite voorgefinancierd, niet fijn, maar wel zoals het hoort.

De belastingdienst

Maar wat nu als je klant helemaal niet meer gaat betalen? Als later blijkt dat je klant failliet is? Je hebt dan wel de btw betaald, zonder dat hier een betaling van je klant tegenover staat.

Dat vindt zelfs de belastingdienst niet eerlijk en daarom kun je je betaalde btw terugvragen.

Wanneer mag je de btw terugvragen?

Je mag de btw terugvragen wanneer de uiterste betaaltermijn minimaal 1 jaar verstreken is.

Bijvoorbeeld: Je stuurt een factuur met factuurdatum 10 maart 2018. Je hebt een betaaltermijn van 30 dagen, waarmee je vervaldatum neerkomt op 10 april 2018. Vanaf 10 april 2019 is de uiterste betaaltermijn dan 1 jaar verstreken en mag je de btw terugvragen.

In welke aangifte verwerk ik dit?

Je vraagt de btw terug in de aangifte waarin de 1 jaar betaaltermijn is verstreken. In ons voorbeeld is dat dus de aangifte van het tweede kwartaal 2019.

Wanneer de oninbaarheid al eerder blijkt (bijvoorbeeld door een uitgesproken faillissement), mag je het terugvragen van de btw in een eerder aangiftetijdvak doen.

Let op: Is de oninbaarheid ontstaan vóór 1 januari 2017? Neem dan contact op met je belastingkantoor, want dan gelden nog oudere regels.

Hoe verwerk ik dit in de aangifte btw?

Je kunt het terugvragen van btw op twee manieren verwerken in je aangifte btw:

  • Je neemt het terug te vragen btw bedrag op als aftrekbare voorbelasting (vraag 5b in je aangifte btw), is ons voorbeeld dus 21 euro.
  • Je neemt de totale omzet met bijbehorende btw op als negatieve omzet in vraag 1a of vraag 1b van je aangifte. In ons geval dus min 100 euro omzet en min 21 euro btw. Dit wordt dan in mindering gebracht op je omzet en te betalen btw van die periode.

En nu?

Heb jij wel eens te maken gehad met klanten die hun factuur niet betaalden? Wat heb je toen gedaan? Heb je eraan gedacht om de btw terug te vragen? Let me know!