Video: Krijg sneller je geld binnen van je klanten

Hoe lang moet jij wachten totdat je het geld binnenkrijgt van je klant? Waarschijnlijk langer dan je graag had gewild. In deze vlog vertel ik over de effecten van je debiteurenbeleid op je cash flow en hoe je dit kunt verbeteren.

Je debiteurenbeleid

Je kunt je debiteurenbeleid op verschillende manieren inrichten. Het gaat dan om het moment van het versturen van de factuur, maar ook wanneer je de eerste herinnering gaat sturen, wanneer je gaat aanmanen etc.

Meer over de inrichting van je debiteurenbeleid, lees je in deze blog.

Invloed op je cash flow

Maar in hoeverre ben je je ervan bewust dat je debiteurenbeleid invloed heeft op je cash flow? Want op het moment dat je je diensten hebt verricht of je producten hebt verstuurd, verwerk je je omzet. Je stuurt de factuur naar de klant. Maar dit wil nog niet zeggen dat je geld ook daadwerkelijk op je bankrekening staat.

Geld dat je hard nodig hebt om nieuwe voorraad aan te kopen, nieuwe investeringen te doen of je eigen leveranciers kunt betalen.

Want op het moment dat jij je goederen of diensten hebt geleverd, maar de klant nog niet betaald heeft op de vervaldatum, ben jij eigenlijk aan het voorfinancieren. Jouw geld zorgt er dus eigenlijk voor dat jouw klant wel die investeringen kan doen, wel nieuwe voorraad kan aankopen. Maar dan ten koste van jou.

Hoe kun je dit beïnvloeden

Gelukkig zijn er verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je eerder je geld binnenkrijgt, zodat jij ook verder kunt met je onderneming.

  • Vooruitbetalingen;
  • Betaalkortingen; en
  • Factoring

In deze video ligt ik deze verschillende methodes verder toe zodat jij ook sneller je geld binnenkrijgt van je klanten.

En nu?

Heb jij ook vaak te maken met klanten die te laat betalen? Wat doe jij daartegen? Denk je dat je een van bovenstaande methodes gaat gebruiken om je geld eerder binnen te krijgen?

De praktische gids voor startende ondernemers - the happy financial

e-boekhouden banner

 

Je prijzen verhogen zonder klanten weg te jagen, hoe doe je dat?

Je vindt de prijzen die je vraagt aan je klanten te laag. Logischerwijs ga je dan je prijzen verhogen. Maar hoe zorg je ervoor dat je dit doet zonder klanten weg te jagen? Ik geef je mijn tips. 

Je prijs is te laag

Je bent al een tijdje bezig en al die tijd heb je je prijzen niet verhoogd. Of je hebt een nieuwe berekening gemaakt van je uurtarief. Kortom: de prijzen die je momenteel met je klanten hebt afgesproken zijn te laag en die wil je verhogen.

Methodes om je prijzen te verhogen

Kort gezegd zijn er twee methodes om je prijzen te verhogen:

  1. Je verhoogt je prijzen in één klap. Je zorgt met één duidelijke prijsstijging dat de nieuwe prijzen in overeenstemming zijn met je huidige berekening.
  2. Je verhoogt je prijzen in etappes. Over een periode smeer je de verhoging van je prijzen uit.

Bij iedere methode bestaat de kans dat klanten niet langer meer gebruik willen maken van je diensten of producten omdat ze je te duur vinden.

Het draait om één ding

Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof je prijzen in één keer verhogen zorgt voor een groter klant verlies dan bij methode twee waarbij je de prijzen in etappes verhoogt. Maar heel eerlijk is er maar één ding belangrijk en dat is de communicatie naar je klanten toe.

Want een lompe e-mail met daarin een kleine prijsverhoging zorgt voor een groter verlies van klanten dan goed doordachte communicatie.

Communicatie is daarom het sleutelwoord bij het doorvoeren van een prijsverhoging met zo min mogelijk klant verlies. Een paar tips wanneer je dit gaat communiceren:

  • Geef een reden voor deze prijsverhoging. Je hoeft niet je hele verdienmodel uit de doeken te doen, maar geef duidelijk aan wat voor jou de reden is om je prijzen juist nu te gaan verhogen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je al jaren op kostprijsniveau aan het werken bent of omdat je eigen leveranciers ook hun prijzen dusdanig verhoogd hebben.

 

  • Trek een rechte lijn. De wereld is klein en je wil voorkomen dat je met verschillende klanten, verschillende prijsverhogingen communiceert. Hanteer dezelfde bedragen of percentages.

 

  • Stap niet af van je prijsverhoging. Deze nieuwe prijzen heb je zorgvuldig berekend en zijn er niet voor niets. Wanneer je hier weer korting op gaat geven, ben je niet duidelijk naar je klanten toe.

 

  • Wees eerlijk. Je wilt niet van je klanten af, maar je kunt niet meer werken voor de lagere prijzen. Draai er niet om heen en geef duidelijk aan wat dit voor je klant gaat betekenen.

Let op: lees wel altijd even de afspraken door die je met klanten hebt gemaakt en of het per klant mogelijk is om de prijzen per direct te verhogen.

Je gaat toch klanten verliezen

Natuurlijk kun je nooit helemaal voorkomen dat klanten als gevolg van deze prijsverhoging afscheid van je gaan nemen. Zorg dat je hier rekening mee houdt en trek je dit vooral ook niet persoonlijk aan.

Bedenk dan ook dat jij niet voor niets die nieuwe berekening hebt opgesteld. Wanneer een klant daar niet voor wil betalen, past deze klant dus niet bij jou en je onderneming. Op de lange termijn kun je dan beter blij zijn dat deze klant overstapt naar iemand anders.

Besteed daarom wel tijdig aandacht aan acquisitie en marketing om dit verlies op te vangen en nieuwe klanten (met de nieuwe prijzen) aan te trekken.

En nu?

Heb jij wel eens prijsverhogingen doorgevoerd? Hoe heb je dat aangepakt? Vond je dat lastig? Hoe reageerden je klanten hierop? Heb je nog tips? Ik ben heel benieuwd!

 

 

De praktische gids voor startende ondernemers - the happy financial

BTW en onbetaalde facturen

Hoe ga je om met de btw op je verstuurde verkoopfacturen die niet worden betaald door klanten. Moet je deze btw nog wel betalen? Hoe dit precies werkt, leg ik uit in deze blog. 

BTW op je verkoopfacturen

Op je verkoopfacturen bereken je btw, 21 of 6% afhankelijk van je dienstverlening. Ondanks dat je het bedrag inclusief btw van je klant op je bankrekening gestort krijgt, is het btw bedrag niet van jou. Dit dien je in de eerstvolgende aangifte btw aan te geven en over te maken aan de belastingdienst.

NB: Er zijn ook uitzonderingen ten aanzien van de btw, lees dan deze blog over wat btw precies is. 

Mijn klant betaalt niet

Maar wat nu als je klant niet betaalt? Stel je hebt een verkoopfactuur van 100 euro gestuurd met 21% btw hierover gerekend. In je openstaande posten staat een bedrag van 121 euro te ontvangen.

Je hebt de verkoopfactuur verstuurd op 10 maart, dus geef je de 21 euro aan btw op in de aangifte van het eerste kwartaal. Bovendien betaal je deze 21 euro aan btw in april direct aan de belastingdienst.

Je ging ervan uit dat je klant netjes zou betalen, maar dat gebeurt niet. Dan heb je dus in feite al wel btw betaald, voor een verkoopfactuur die je nog niet binnen hebt.

Wanneer je klant alsnog betaalt in mei (na verschillende mails en telefoons van jou, want je hebt je debiteurenbeheer goed op orde), is er verder niets aan de hand. Je hebt alleen de btw eerder afgedragen dan dat jij je geld binnenkreeg van de klant. Je hebt dus in feite voorgefinancierd, niet fijn, maar wel zoals het hoort.

De belastingdienst

Maar wat nu als je klant helemaal niet meer gaat betalen? Als later blijkt dat je klant failliet is? Je hebt dan wel de btw betaald, zonder dat hier een betaling van je klant tegenover staat.

Dat vindt zelfs de belastingdienst niet eerlijk en daarom kun je je betaalde btw terugvragen.

Wanneer mag je de btw terugvragen?

Je mag de btw terugvragen wanneer de uiterste betaaltermijn minimaal 1 jaar verstreken is.

Bijvoorbeeld: Je stuurt een factuur met factuurdatum 10 maart 2018. Je hebt een betaaltermijn van 30 dagen, waarmee je vervaldatum neerkomt op 10 april 2018. Vanaf 10 april 2019 is de uiterste betaaltermijn dan 1 jaar verstreken en mag je de btw terugvragen.

In welke aangifte verwerk ik dit?

Je vraagt de btw terug in de aangifte waarin de 1 jaar betaaltermijn is verstreken. In ons voorbeeld is dat dus de aangifte van het tweede kwartaal 2019.

Wanneer de oninbaarheid al eerder blijkt (bijvoorbeeld door een uitgesproken faillissement), mag je het terugvragen van de btw in een eerder aangiftetijdvak doen.

Let op: Is de oninbaarheid ontstaan vóór 1 januari 2017? Neem dan contact op met je belastingkantoor, want dan gelden nog oudere regels.

Hoe verwerk ik dit in de aangifte btw?

Je kunt het terugvragen van btw op twee manieren verwerken in je aangifte btw:

  • Je neemt het terug te vragen btw bedrag op als aftrekbare voorbelasting (vraag 5b in je aangifte btw), is ons voorbeeld dus 21 euro.
  • Je neemt de totale omzet met bijbehorende btw op als negatieve omzet in vraag 1a of vraag 1b van je aangifte. In ons geval dus min 100 euro omzet en min 21 euro btw. Dit wordt dan in mindering gebracht op je omzet en te betalen btw van die periode.

En nu?

Heb jij wel eens te maken gehad met klanten die hun factuur niet betaalden? Wat heb je toen gedaan? Heb je eraan gedacht om de btw terug te vragen? Let me know!

Mijn klant betaalt niet. Wat kan ik doen?

Je werkt hard voor je eigen onderneming. Je krijgt positieve reacties van je klanten. Iedere dag is van voor tot achteren gevuld met afspraken, presentaties, workshops, besprekingen. Kortom: Het gaat super met je onderneming. Maar waarom heeft die ene klant nog niet betaald? En wat kun je eraan doen?

Zorg voor duidelijkheid

Natuurlijk heb je recht op je geld waarvoor je gewerkt hebt. En er is dan niets vervelenders dan een klant die niet betaald. Om dit te voorkomen, kun je een paar dingen doen.

Zorg voor duidelijkheid op je factuur

Zorg ervoor dat de uiterste betaaldatum duidelijk op de factuur staat. Dit kun je op verschillende manieren doen.

  1. Je geeft aan dat de factuur binnen een X-aantal dagen na factuurdatum betaald dient te zijn.
  2. Je geeft een exacte datum weer op de factuur. Bijvoorbeeld: de betaling dient bij ons binnen te zijn op 14 april 2018. Ondanks dat deze wijze voor je klant duidelijk is, is er wel het nadeel dat je zelf moet opletten dat de juiste datum op de factuur staat.

Houd voor jezelf een systeem bij

Dit systeem is de debiteurenadministratie. Hierin is opgenomen welke facturen je hebt verstuurd, aan wie, voor welk bedrag en op welke datum.

Daarnaast houd je hierin bij wanneer de factuur betaald dient te worden. Op deze manier kun je snel zien van welke debiteuren (je klanten), je nog geld krijgt. Veel werk? Je kunt dit ook inrichten in je online administratie.

Stuur een herinnering

Zet voor jezelf een systeem op ten aanzien van het versturen van herinneringen. Bijvoorbeeld: Als de factuur één week na de uiterste betaaltermijn nog niet betaald is, stuur je een eerste herinneringsmail. Zo’n mail kan nog vriendelijk zijn. Het kan namelijk altijd gebeuren dat een factuur onverwacht niet is aangekomen. Stuur daarom bij zo’n herinneringsmail ook altijd de betreffende factuur in PDF mee.

Bepaal vervolgens wanneer je de volgende herinnering wilt versturen. Ik vind zelf dat debiteuren twee weken na de eerste herinnering voldoende tijd hebben gehad om te betalen. Dit is dan al drie weken na de uiterste betaaltermijn.

Als je hierna nog niets van je klant hebt vernomen, is het slim om ze te gaan bellen. Klanten vinden het niet leuk als ze gebeld worden om achterna gezeten te worden voor een betaling. Dit herinnert ze namelijk vaak aan hun eigen gebrekkige inzicht in hun administratie of beperkte liquide middelen.

the happy financial debiteuren ondernemers

Overweeg een incassobureau

Na drie herinneringen en een telefoontje is het tijd geworden voor het incassobureau. Dreigen met een deurwaarder is vaak al genoeg. Je zult zien dat je snel reactie krijgt van je klant.

Mochten ze hier ook niet op reageren, ben dan ook niet bang om echt een deurwaarder in te schakelen. Het is per slot van rekening je eigen geld waar je nu achteraan moet. Overweeg wel altijd even of het openstaande bedrag opweegt tegen de kosten van een deurwaarder.

Verdere tips

Probeer altijd de dialoog met je klant open te houden. Het kan namelijk best zo zijn dat je klant wel wil betalen, maar momenteel krap bij kas zit. Je kunt dan een betalingsafspraak maken waarbij de factuur in delen wordt betaald. Je klant moet zich dan wel altijd aan deze afspraak houden. Volgt vervolgens weer een te late betaling, dan vervalt meteen de regeling die jullie hebben gemaakt.

Ben niet bang om te streng of te hebberig over te komen. Ik kom veel mensen tegen die het lastig vinden om achter hun klanten aan te gaan. Nergens voor nodig! Het is jouw geld, je hebt er hard voor gewerkt, je verdient het! Jij betaalt je crediteuren toch ook gewoon netjes op tijd? Nou dan.

En nu?

Heb jij vaak te maken met klanten die te laat betalen? Wat doe je hiermee? Vond je dit lastig? Heb je nog meer tips? Laat een bericht achter onder deze post.

De praktische gids voor startende ondernemers - the happy financial