Ben je al voorbereid op de BTW stijging van 6 naar 9%?

De BTW verhoging van 6 naar 9 procent. Ben jij er klaar voor? Wat kun je nu allemaal al regelen zodat je niet voor verrassingen komt te staan op 1 januari 2019?

Het is nog niet eens definitief

Voordat we verdergaan met de consequenties en wat je allemaal moet gaan regelen, eerst dit: het is op dit moment (oktober 2018) nog niet definitief dat de BTW verhoging van het lage tarief doorgaat.

Deze verhoging is aangekondigd tijdens Prinsjesdag 2018, maar moet nog worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer. Het zou ook kunnen zijn dat het wél doorgaat, maar dan op een later tijdstip dan 1 januari 2019.

Maar de kans is wel heel groot dat het BTW laag tarief van 6 naar 9% wordt verhoogd per 1 januari 2019 en in dat geval wil je wel voorbereid zijn.

Wanneer krijg je hiermee te maken?

Ben je ondernemer en lever je momenteel producten of diensten tegen het lage tarief? Dan krijg je te maken met deze wijziging. Maar ook wanneer je producten of diensten inkoopt van andere ondernemers, moet je hier rekening mee houden.

De Belastingdienst heeft lijsten met daarop producten en diensten die vallen onder het lage tarief.

Wat kun je al voorbereiden?

Verhoog je BTW op offertes en facturen

Voor alle offertes die je in het laatste kwartaal van 2018 gaat opmaken, geldt dat je moet nagaan of je 6% of 9% BTW moet vermelden. Dit is afhankelijk van het moment waarop je uiteindelijk betaald wordt. Hierbij gelden de volgende drie mogelijkheden.

Optie 1: Je wordt betaald in 2019

Je zet op zowel je offerte als je factuur 9% BTW.

Optie 2: Je wordt betaald in 2018

Op je offerte en factuur zet je 6% BTW. Maar nu komt het mooie: het maakt niet uit of je het werk gaat verrichten in 2018 of in 2019.

Verricht je diensten voor particulieren en je wil ze 3% BTW besparen? Regel dan je offerte, factuur en betaling in 2018. Je klanten betalen je dan vooruit voor diensten die je pas in 2019 gaat uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn als je schilderwerk uitvoert, of sportevenementen of concerten voorbereid waarop het BTW lage tarief geldt.

Twijfel je of dit mag? De Belastingdienst geeft dit zelf als voorbeelden en heeft ook al aangegeven niet te gaan naheffen.

Optie 3: Je weet niet wanneer je betaald wordt

Het kan zijn dat je nog niet weet wanneer je betaald wordt. Je stuurt in dat geval de offerte in 2018 en  gaat het werk verrichten in 2019. Zet 6% BTW op de offerte en spreek af dat je de BTW naar 9% gaat verhogen wanneer je klant pas in 2019 gaat betalen. Neem dit op in je algemene voorwaarden of nog beter: in de overeenkomst met je klant.

Software aanpassen

Check alvast of je de software zelf kunt aanpassen of hiervoor hulp nodig hebt van je leverancier. Dit is van belang voor je kassasysteem, boekhoudprogramma of BTW-administratie.

Wat doe je met de prijsstijging?

Omdat de meeste zakelijke klanten de BTW kunnen aftrekken, heeft dit voor hen geen impact. Je particulieren klanten kunnen hier wel last van hebben. Je kunt op twee manieren omgaan met deze BTW verhoging in je prijsstelling.

Optie 1: Je verhoogt de verkoopprijzen omdat je de BTW verhoogt van 6% naar 9%. 

Jouw brutomarge blijft hierdoor gelijk. De particuliere klant zal 3% meer moeten betalen voor dezelfde producten of diensten.

Rekenvoorbeeld: Een product kost nu 100 euro exclusief 6% BTW en de inkoopprijs is 40 euro, waardoor jouw marge 60 euro bedraagt. De particuliere klant rekent in 2018 106 euro inclusief BTW af. Kies je voor optie 1, dan bedraagt de nieuwe prijs voor particulieren 109 euro. Zij betalen 3 euro extra. Jouw marge blijft daarmee 60 euro.

Optie 2: Je houdt je verkoopprijzen inclusief BTW gelijk. 

Je particuliere klanten merken niets van deze wijziging. Je brutomarge wordt hierdoor wel lager. Het voordeel hiervan voor jou is dat je een concurrentievoordeel kunt behalen op de ondernemers die voor de eerste optie gaan.

Rekenvoorbeeld: Hetzelfde product kost in 2019 nog steeds 106 euro. Dit bedrag is inclusief 9% BTW, waardoor de verkoopprijs die je als omzet mag opnemen 97,25 euro is. Hierdoor verlaag je je marge naar 97,25 euro minus 40 euro inkoopprijs = 57,25 euro in plaats van 60 euro.

De vraag is dus eigenlijk of jij de BTW verhoging voor je particuliere klant wil opvangen of dat je het bij je klant neerlegt. De keuze voor je optie is helemaal afhankelijk van je marktpositie, concurrentie, product of dienst.

En nu?

Heb jij te maken met deze BTW verhoging? Hoe ga jij ermee om in je prijsstelling? Ben je verder helemaal voorbereid? Ik ben benieuwd! 

 

BTW korting voor kleine ondernemers

In een van mijn eerdere blogs ben ik ingegaan op wat BTW nu eigenlijk precies is. Zodra je als ondernemer BTW moet gaan afdragen, heb je ook een administratie nodig die voldoet aan de vereisten van de belastingdienst.

Maar hoe zit dit nu als je maar een kleine ondernemer bent? Moet je dan ook voldoen aan al die voorwaarden? Welke vrijstellingen zijn er en over welke bedragen hebben we het dan? Ik zet het voor je op een rijtje. 

Kleineondernemersregeling (KOR)

Gelukkig bestaat er de kleineondermersregeling. Dit houdt in dat je korting krijgt op je af te dragen BTW. De korting die je krijgt is afhankelijk van de BTW die je af moet dragen. Hier heb je dan wel je voorbelasting (BTW berekent over je ingekochte goederen of diensten) vanaf getrokken.

Is dit bedrag aan BTW dat je moet betalen over een heel jaar minder dan EUR 1.883,- (2018)? Dan kun je korting krijgen. Dit geldt voor de totale BTW over het hele jaar. Je dient dan wel te voldoen aan de vier voorwaarden van de kleineondernemersregeling:

  • Je betaalt minder dan EUR 1.883,- BTW in één jaar.
  • Je hebt een eenmanszaak (of maatschap / VOF).
  • Je onderneming is in Nederland gevestigd.
  • Je voldoet aan de administratieve verplichtingen voor de BTW. Zie hiervoor ook deze eerdere blog.

Rekenvoorbeelden

Om het te illustreren, hierbij een paar rekenvoorbeelden:

Rekenvoorbeeld KOR 1

Totale BTW over je omzet in een heel jaar: EUR 2.100,- (hier staat dus een omzet tegenover van EUR 10.000,- bij een BTW percentage van 21%).

Totale BTW over je kosten in een heel jaar: EUR 1.000,- (hier staan dus in totaal EUR 4.762,- aan kosten tegenover bij een BTW percentage van 21%).

Totale BTW over het hele jaar is dus: EUR 2.100,- te betalen (omzet) minus EUR 1.000,- terug te ontvangen (kosten ) = EUR 1.100,-. Dit gehele bedrag krijg je via de KOR terug, want het is minder dan EUR 1.345,-.

 

Rekenvoorbeeld KOR 2:

Totale BTW over je omzet in een heel jaar: EUR 2.500,-

Totale BTW over je kosten in een heel jaar: EUR 1.000,-

Totale BTW over het hele jaar is dus: EUR 2.500,- te betalen (omzet) minus EUR 1.000,- terug te ontvangen (kosten) = EUR 1.500,-.

Je komt wel in aanmerking voor de KOR, want gedurende het hele jaar is je BTW lager dan EUR 1.883,-. De berekening is wel wat ingewikkelder omdat je per saldo meer dan EUR 1.345,- moet betalen.

De formule van de Belastingdienst is hierbij als volgt:

2,5 * (EUR 1.883,- – (BTW bedrag van vraag 5a van de aangifte – voorbelasting van vraag 5b van de aangifte))

2,5 * (EUR 1.883,- – (EUR 2.500,- (BTW over je omzet) – EUR 1.000,- (BTW over je kosten)) =

2,5 * (EUR 1.883,- – EUR 1.500,-) =

2,5 * EUR 383,- = EUR 957,50,-

 

Rekenvoorbeeld KOR 3:

Totale BTW over je omzet in een heel jaar: EUR 2.500,-

Totale BTW over je kosten in een heel jaar: EUR 3.000,-

Totale BTW over het hele jaar is dus: EUR 3.500,- te betalen (omzet) minus EUR 3.000,- terug te ontvangen (kosten) = EUR 500,- te ontvangen.

Via de KOR krijg je hiervan terug: helemaal niets. Je krijgt namelijk al EUR 500,- terug, dan is het mooi geweest.

Administratieve lastenverlichting

Het bijhouden van een administratie die voldoet aan de BTW vereisten is relatief veel werk. Zeker als je daar weinig opbrengsten tegenover hebt staan. Je kan dan het idee hebben dat je meer tijd kwijt bent met je administratie voor de belastingdienst dan met ondernemen. Dat kan natuurlijk ook niet de bedoeling zijn.

Betaal je in een jaar EUR 1.345,- BTW of minder? Dan betaal je helemaal geen BTW meer. Sterker nog: Verwacht je dit ook voor de komende jaren? Vraag dan ontheffing aan voor de administratieve lasten. Hierdoor hoef je ook geen BTW aangifte meer te doen. En kun je meer tijd besteden aan je onderneming (zodat je heel veel omzet haalt, weer boven die drempel uitkomt, je weer BTW moet gaan betalen en ook de administratie moet gaan bijhouden, maar dat is voor later zorg).

Tips & Tricks

  • Geef je korting op de BTW aan in de laatste aangifte van het jaar. Op deze manier weet je beter wat het totaal bedrag aan BTW is geweest voor het gehele jaar.
  • Ben je ondernemer volgens de inkomstenbelasting? Geef dan je BTW korting op in de ‘overige buitengewone baten’ in de winst&verliesrekening.
  • Ben je geen ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan vul je de korting in bij de ‘Inkomsten’ op het scherm ‘Inkomsten uit overig werk’.
  • De BTW korting geldt per ondernemer en niet per bedrijf. Heb je dus meerdere bedrijven onder één eenmanszaak, tel dan de BTW van je verschillende bedrijven bij elkaar op.

En nu?

Heb je ooit gebruik gemaakt van de kleineondernemersregeling? Was je bekend met deze regeling? Heb je nog vragen? Let me know!

Bovenstaande rekenvoorbeelden zijn ontleend aan de praktische gids voor startende ondernemers. Hierin is alles opgenomen wat je in je eerste jaar van het ondernemerschap wil weten op het gebied van belastingen, administratie en zakendoen (én met praktische rekenvoorbeelden).

De praktische gids voor startende ondernemers - the happy financial

Follow my blog with Bloglovin

BTW en onbetaalde facturen

Hoe ga je om met de btw op je verstuurde verkoopfacturen die niet worden betaald door klanten. Moet je deze btw nog wel betalen? Hoe dit precies werkt, leg ik uit in deze blog. 

BTW op je verkoopfacturen

Op je verkoopfacturen bereken je btw, 21 of 6% afhankelijk van je dienstverlening. Ondanks dat je het bedrag inclusief btw van je klant op je bankrekening gestort krijgt, is het btw bedrag niet van jou. Dit dien je in de eerstvolgende aangifte btw aan te geven en over te maken aan de belastingdienst.

NB: Er zijn ook uitzonderingen ten aanzien van de btw, lees dan deze blog over wat btw precies is. 

Mijn klant betaalt niet

Maar wat nu als je klant niet betaalt? Stel je hebt een verkoopfactuur van 100 euro gestuurd met 21% btw hierover gerekend. In je openstaande posten staat een bedrag van 121 euro te ontvangen.

Je hebt de verkoopfactuur verstuurd op 10 maart, dus geef je de 21 euro aan btw op in de aangifte van het eerste kwartaal. Bovendien betaal je deze 21 euro aan btw in april direct aan de belastingdienst.

Je ging ervan uit dat je klant netjes zou betalen, maar dat gebeurt niet. Dan heb je dus in feite al wel btw betaald, voor een verkoopfactuur die je nog niet binnen hebt.

Wanneer je klant alsnog betaalt in mei (na verschillende mails en telefoons van jou, want je hebt je debiteurenbeheer goed op orde), is er verder niets aan de hand. Je hebt alleen de btw eerder afgedragen dan dat jij je geld binnenkreeg van de klant. Je hebt dus in feite voorgefinancierd, niet fijn, maar wel zoals het hoort.

De belastingdienst

Maar wat nu als je klant helemaal niet meer gaat betalen? Als later blijkt dat je klant failliet is? Je hebt dan wel de btw betaald, zonder dat hier een betaling van je klant tegenover staat.

Dat vindt zelfs de belastingdienst niet eerlijk en daarom kun je je betaalde btw terugvragen.

Wanneer mag je de btw terugvragen?

Je mag de btw terugvragen wanneer de uiterste betaaltermijn minimaal 1 jaar verstreken is.

Bijvoorbeeld: Je stuurt een factuur met factuurdatum 10 maart 2018. Je hebt een betaaltermijn van 30 dagen, waarmee je vervaldatum neerkomt op 10 april 2018. Vanaf 10 april 2019 is de uiterste betaaltermijn dan 1 jaar verstreken en mag je de btw terugvragen.

In welke aangifte verwerk ik dit?

Je vraagt de btw terug in de aangifte waarin de 1 jaar betaaltermijn is verstreken. In ons voorbeeld is dat dus de aangifte van het tweede kwartaal 2019.

Wanneer de oninbaarheid al eerder blijkt (bijvoorbeeld door een uitgesproken faillissement), mag je het terugvragen van de btw in een eerder aangiftetijdvak doen.

Let op: Is de oninbaarheid ontstaan vóór 1 januari 2017? Neem dan contact op met je belastingkantoor, want dan gelden nog oudere regels.

Hoe verwerk ik dit in de aangifte btw?

Je kunt het terugvragen van btw op twee manieren verwerken in je aangifte btw:

  • Je neemt het terug te vragen btw bedrag op als aftrekbare voorbelasting (vraag 5b in je aangifte btw), is ons voorbeeld dus 21 euro.
  • Je neemt de totale omzet met bijbehorende btw op als negatieve omzet in vraag 1a of vraag 1b van je aangifte. In ons geval dus min 100 euro omzet en min 21 euro btw. Dit wordt dan in mindering gebracht op je omzet en te betalen btw van die periode.

En nu?

Heb jij wel eens te maken gehad met klanten die hun factuur niet betaalden? Wat heb je toen gedaan? Heb je eraan gedacht om de btw terug te vragen? Let me know!

Video: Eindejaarstips voor ondernemers

In deze video geef ik praktische eindejaarstips voor ondernemers. Ik ga het hebben over tips voor je administratie, je laatste aangifte btw en je aangifte inkomstenbelasting. Bekijk nu de volledige video: 

5x: waar moet je op letten bij je btw aangifte?

Er is weer een kwartaal voorbij en dus voor veel ondernemers tijd voor de btw aangifte. In deze blog zet ik vijf tips voor je op een rijtje waar je op moet letten bij het invullen van je aangifte. 

1. Ben op tijd met indienen

De belastingdienst is niet erg aardig wanneer je te laat bent. Sterker nog, het interesseert ze niet en je krijgt een boete wanneer je te laat bent.

Bovendien maken ze een schatting van je te betalen btw die je ook gewoon moet betalen. Hier kun je wel bezwaar tegen indienen, maar dit kost van veel tijd en geld wanneer je dit door je adviseur laat doen.

Zorg daarom gewoon dat je op tijd bent met indienen, want dit is echt zonde van je geld.

De aangifte van het derde kwartaal moet voor 1 november bij de belastingdienst binnen zijn. De belastingdienst heeft ook een app waarop je een melding krijgt wanneer het weer tijd is (btw-alert).

2. Heb je administratie op orde

Ik ken best veel ondernemers die pas aan hun administratie beginnen op het moment dat het weer tijd is om aangifte te doen. Alle bonnetjes en facturen moeten dan ineens verzameld worden. Dit levert onnodig veel stress en tijdsgebrek op.

Maak het jezelf daarom niet te moeilijk en zorg dat ook tussendoor je administratie op orde is. Ik heb zelf bijvoorbeeld iedere week een uur ingepland op vrijdagochtend om mijn administratie te doen. Het invullen van de aangifte is dan écht nog maar weinig werk. Scheelt natuurlijk wel dat ik oprecht gelukkig word van mijn administratie doen, maar je snapt mijn punt.

3. Reserveer de te betalen btw

Wanneer je meer omzet dan je kosten hebt, moet je btw betalen. Voor iedere ondernemer zal het de bedoeling zijn om winst te maken, dus kom je er niet onderuit en zul je moeten betalen.

Voor veel ondernemers is de afdracht van btw een flinke aanslag op hun bankrekening. Houd er dus rekening mee dat je dit moet gaan betalen.

Als je je administratie periodiek bijhoudt, kun je ook een goede inschatting maken van de te betalen btw. Reserveer dit geld in je administratie of zet het op een aparte zakelijke rekening.

4. Ben op tijd met betalen

De belastingdienst is ook niet zo blij met ondernemers die te laat betalen en leggen dan een boete op. Ook dit is zonde van het geld. Betaal dus op tijd.

Op de communicatie met de belastingdienst staat de uiterste betaaldatum vermeld. Dit is de dag waarop het geld bij de belastingdienst binnen moet zijn.

Kun je niet op tijd betalen? Neem dan contact op met de belastingdienst en probeer om afspraken te maken om in termijnen te betalen. Hoe eerder je hier aan de bel trekt, hoe beter.

5. Maak gebruik van de regelingen

Er zijn een aantal regelingen waar je gebruik van kunt maken als kleine ondernemer, zoals de kleine ondernemersregeling en de administratieve lastenverlichting.

Signaleer tijdig dat je hier gebruik van kunt maken zodat je hier geen geld laat liggen. Wil je meer weten over de verschillende regelingen voor kleine ondernemers? Check dan deze blog.

En nu?

Hoe gaat de aangifte bij jou iedere periode? Is dat iets war je tegenop ziet? Heb je nog meer tips? Ik ben benieuwd!

the happy financial

5X: Waar loop je tegenaan als startende ondernemer?

Je bent je onderneming gestart, super spannend! Al snel zie je dat je een gat in de markt hebt ontdekt en dat je onderneming goed loopt. Maar dan loop je ook tegen een aantal praktische zaken aan. Op het gebied van administratie en belastingen. Hoe regel je dat allemaal als startende ondernemer?

Als startende ondernemer krijg je van alles voor je kiezen. Je hebt te maken met de inkoop van je goederen, het bijhouden van je website, het opstellen van een marketing plan, het tevreden houden van je klanten. En dan komt daar ook nog eens de administratie bovenop, of nog leuker: de belasting.

Gelukkig ben je niet de eerste ondernemer die hier tegenaan loopt en hoef je het wiel niet iedere keer opnieuw uit te vinden. Ik zet de vijf belangrijkste punten op een rijtje, waar je (waarschijnlijk) tegenaan gaat lopen op het gebied van administratie en belastingen.

Ik ben er hierbij wel vanuit gegaan dat je de eerste hobbel al genomen hebt, namelijk het oprichten van je onderneming. Heb je daar vragen over, dan kun je deze blog lezen.

1. Bijhouden van de administratie

Vanuit de belastingdienst een verplichting, maar ook voor jezelf heel fijn: Het bijhouden van je administratie. Het klinkt als een saaie en lastige klus, maar is essentieel voor je onderneming. Je wilt toch ook weten hoeveel je verdient? En welke klanten nog niet betaald hebben, waar je dus nog even achteraan moet?

Het bijhouden van de administratie kan op verschillende manieren. Wanneer je een beetje handig bent in Excel is dit een optie. Maar er zijn gelukkig ook genoeg (gratis) online boekhoudpakketten. Binnenkort heb ik een blog over de keuze van je boekhoudpakket online staan.

Wil je weten wat je allemaal moet bewaren in je administratie en hoe je je administratie praktisch op kunt zetten? Lees dan deze blog.

2. Belastingen

Als ZZP-er via een eenmanszaak krijg je in ieder geval te maken met twee soorten belastingen: BTW en inkomstenbelasting.

BTW

Voor de BTW (omzetbelasting) vraag je na ontvangst van je KvK nummer een BTW nummer aan waarmee je BTW aangifte kunt doen. Dit kun je per maand of per kwartaal doen. Het merendeel van de ondernemers kiest voor aangifte per kwartaal. Voornamelijk omdat dit minder werk is.

Wil je meer weten over hoe BTW en de BTW aangifte werkt? Lees dan deze blog. Wist je dat je onder bepaalde voorwaarden gebruik kunt maken van BTW korting? Ik heb de voorwaarden hier op een rijtje gezet.

Inkomstenbelasting

Daarnaast krijg je te maken met inkomstenbelasting. Deze belasting betaal je jaarlijks via de aangifte Inkomstenbelasting. Ook voor deze belasting gelden een aantal voordelen waar je als startende ondernemer gebruik van kunt maken, ik heb deze hier voor je op een rijtje gezet.

De inkomstenbelasting bestaat uit drie boxen, die ik in onderstaande blogs voor je heb uitgelegd:

3. Verzekeringen

Welke verzekeringen zijn als ondernemer verplicht? En welke zijn handig om te hebben? Welke dekking heb ik nodig en wat valt er onder mijn privé verzekering? Maar ook: Welke verzekering heb je totaal niet nodig? Allemaal vragen die op je afkomen wanneer je net gestart bent als ondernemer. Dit heb ik voor je op een rijtje gezet in deze blog.

4. Pensioen

Het klinkt misschien nog ver weg, maar zeker handig om alvast over na te denken: je pensioen. Want als ondernemer bouw je niet automatisch pensioen op naast je AOW. Hiervoor heb je verschillende mogelijkheden, sparen, beleggen, collectief pensioenfonds. De meest voorkomende negen (!) opties heb ik in deze blog voor je op een rijtje gezet.

5. Zakelijke bankrekening

Zeker in het begin geen must (want je betaalt er gewoon geld voor), maar na korte tijd ga je dit waarschijnlijk wel heel handig vinden: een zakelijke bankrekening. Voor je administratie is het wel zo prettig om je zakelijke en privé uitgaven goed uit elkaar te kunnen houden. Dit dien je namelijk ook apart op te geven bij de aangifte inkomstenbelasting.

Daarnaast staat het ook wel professioneel als klanten naar jouw zakelijke rekeningnummer kunnen overschrijven.

En nu?

Natuurlijk hoef je niet alles in één keer te weten als startende ondernemer. Gelukkig zijn er ook genoeg mensen je voorgegaan die je kunnen voorzien van tips en tricks. Maar ook het inwinnen van advies kan zeker geen kwaad.

Samen met House of Tax heb ik daarom de Business Starter Kit opgesteld. Hierbij kun je aan accountants (that’s me, the happy financial) en belastingadviseurs door middel van korte lijnen (via e-mail of WhatsApp) je vraag stellen. Gegarandeerd heb je binnen 24 uur reactie.

En dan geen ellenlange mails waar je nog niets mee kan. Nee, praktische informatie waarmee je verder kunt. Voor slechts € 20,- heb je een maand lang support van deze professionals.

En als je je inschrijft vóór 30 juni, maak je ook nog eens kans op een gratis abonnement op de Business Starter Kit tot het eind van het jaar!

Kijk hier voor de voorwaarden of om je in te schrijven.

the happy financial

Starters: Hoe richt je je administratie in?

In deze derde blog in de Januari – Startup maand schrijf ik over een onderwerp waarvan ik denk dat veel starters er tegenop zien. Omdat je als starter een goed idee hebt en snel aan de slag wilt. Het inrichten van je administratie, dat komt later wel. Maar ook zijn er veel starters die de administratie en financiën heel lastig vinden. Nergens voor nodig! Ik geef je in deze blog praktische tips. 

Wat is het nut van een administratie?

In mijn blog van vorige week over BTW schreef ik dat je voor de belastingdienst een controleerbare boekhouding moet bijhouden. Een goede administratie heb je nodig voor het maandelijks of per kwartaal invullen van je BTW aangifte, maar ook voor het invullen van je aangifte inkomstenbelasting aan het eind van het jaar.

Maar hou je dan alleen een administratie bij om de belastingdienst tevreden te houden? Nee zeker niet! Met een overzichtelijke administratie heb je namelijk beter overzicht wat er gebeurt in je onderneming. Na een tijdje zie je trends en ontwikkelingen in de cijfers en kun je daar beter op inspelen. Het nemen van een beslissing kun je dan ook onderbouwen met je administratie zodat je weet dat je gevoel goed zit.

Eisen vanuit de belastingdienst

Toch weer even terug naar onze vrienden van de belastingdienst. Want wat zijn nu de eisen die ze stellen aan een administratie?

  • Bewaarplicht: Je administratie dien je zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken (als je bijvoorbeeld een pand hebt gekocht), moet je zelfs tien jaar bewaren.
  • Basisgegevens:
    • debiteurenadministratie: dit is een overzicht van alle uitgaande verkoopfacturen die per jaareinde nog niet betaald zijn door je klant.
    • crediteurenadministratie: dit is een overzicht van alle ontvangen inkoopfacturen die je per jaareinde nog niet betaald hebt aan je leverancier.
    • voorraadadministratie: alleen van toepassing als je voorraad hebt natuurlijk, maar dit is een overzicht van alle voorraad die je hebt staan per jaareinde (in aantallen en euro’s).
    • inkopen: overzicht van al je inkopen in het jaar.
    • verkopen: overzicht van al je verkopen in het jaar.
    • loonadministratie: indien je medewerkers in loondienst hebt, of jezelf uitbetaald vanuit je onderneming, dien je hiervoor een aparte loonadministratie bij te houden.
    • grootboek: dit is het totaaloverzicht van alle bovenstaande punten. Het grootboek moet aansluiten op je aangifte die je per jaareinde moet doen als ondernemer. Later in het jaar schrijf ik een aparte blog voor de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers.
  • Documentatie: De documentatie mag volledig digitaal zijn, dus ook facturen ed. Zolang de scan maar net zoveel informatie verschaffen als de originele papieren versie. Vergeet ook niet je agenda’s te bewaren voor bijvoorbeeld het urencriterium. Op het moment dat je namelijk genoeg uren maakt, kom je in aanmerking voor aftrekposten bij je aangifte inkomstenbelasting. Meer hierover volgt.

En hoe begin ik dan met mijn administratie?

Beslis of je je administratie digitaal of op papier (of als een combinatie) wilt bijhouden. Hieronder werk ik het voorbeeld uit in geval van een digitale administratie. Maar overal waar je mappen ziet staan, kun je ook ordners lezen. Zorg er wel voor bij het volledig digitaal bijhouden van je administratie dat je een goede back-up hebt.

Maak een map aan op je computer ‘Administratie 2017’ en maak vervolgens de volgende submappen aan:

  • Inkomende facturen: Dit zijn de facturen van leveranciers of ZZP-ers die een opdracht voor je hebben uitgevoerd. Vergeet ook de factuur van de Makro met die lading koffie voor op kantoor niet!
  • Verkoopfacturen: Dit zijn al je facturen naar klanten. Zie ook mijn eerdere blog over BTW waarin is opgenomen welke eisen worden gesteld aan je factuur.
  • Bankafschriften: Maak periodiek een download van je banktransacties. Bij de meeste banken kun je namelijk niet onbeperkt een download maken, maar gaan deze bijvoorbeeld maximaal drie maanden terug. Wen jezelf aan dat je dit bijvoorbeeld iedere eerste werkdag van de maand doet.
  • Belastingdienst: Alle correspondentie met de belastingdienst over je aangifte BTW, IB, etc.
  • Permanent dossier: Documentatie die je voor lange tijd wilt bewaren, zoals aankoopcontracten van je bedrijfspand, contracten met klanten of leveranciers, arbeidsovereenkomsten van medewerkers.

Wen jezelf aan om minimaal iedere week je administratie bij te werken. Maak hiervoor bijvoorbeeld een afspraak van in je agenda zodat je het niet vergeet. Zorg dan dat je je banktransacties gedownload hebt, je in- en verkoopfacturen in het juiste mapje hebt opgeslagen en de correspondentie met de belastingdienst op orde hebt.

Begin ook meteen en laat de administratie niet tot het einde van het jaar liggen. Op dat moment heb je er namelijk waarschijnlijk nog steeds geen tijd voor / zin in, maar ben je het overzicht al lang kwijt. Start dus vandaag!

Debiteuren / crediteuren: de boekhouding

Het bijhouden van de documenten is de start van je administratie, maar hoe zit het dan met je boekhouding? Het overzicht waarin al je cijfers zijn opgenomen? Hoe werkt dat dan precies? Lees het in de blog van volgende week!

Follow my blog with Bloglovin

Hoe werkt BTW nu eigenlijk?

Als ondernemer is dit één van de eerste dingen waar je tegenaan loopt. En dat het een administratieve last is, is duidelijk. En dat je de belastingdienst tevreden wilt houden ook. Maar hoe werkt BTW nu eigenlijk precies? En hoe zit het met de aangifte die je moet doen? In deze blog de praktische kant van BTW. 

Wat is BTW eigenlijk?

Allereerst: BTW en omzetbelasting zijn hetzelfde. De naam omzetbelasting zegt al meer dan de BTW. BTW is namelijk de belasting die je betaalt over je omzet. Per periode (dit kan per maand of per kwartaal zijn, maar ook per jaar), doe je als ondernemer aangifte BTW en betaal je deze belasting.

Aan de andere kant kun je de BTW die je hebt betaald over je zakelijke inkoop kosten, aftrekken. Dit doe je in dezelfde aangifte.

In Nederland geldt een standaard BTW tarief van 21%. Uitzonderingen hierop zijn goederen zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen, kunst en boeken. Hiervoor geldt een 6% tarief. Als je één van de volgende diensten levert, reken je ook 6% BTW: reparatie van kleding, kapper, werkzaamheden aan woningen, reparatie van fietsen, aanbieden van logies of kampeerplaatsen, kunstenaars, sport en sauna.

Het 0% tarief gebruik je wanneer je goederen exporteert naar het buitenland. In dit geval zijn er meerdere additionele regels verbonden aan je administratie en factuur. Een aparte blog hierover volgt nog in de toekomst.

De belastingdienst heeft een heel lijstje met eisen voordat je 0% of 6% BTW mag toepassen, check deze dus voordat je deze regeling toepast.

Hoe doe ik aangifte?

De aangifte BTW doe je per maand, per kwartaal of zelfs per jaar. Over het algemeen is de aangifte per kwartaal het meest gebruikelijk. Zeker in het begin, wanneer je meer kosten hebt gemaakt dan inkomsten hebt, krijg je BTW terug. In dat geval is het fijn als je niet te lang op je teruggave van de belastingdienst hoeft te wachten.

Je eerste aangifte ontvang je van de belastingdienst op papier of digitaal (een zogenaamde 1e aangifte starters). Daarna krijg je inloggegevens van de belastingdienst zodat je in de beveiligde omgeving aangifte kunt doen. Je eerste aangifte doe je ook als je nog geen omzet hebt gemaakt met je onderneming, dus direct als je gestart bent.

Als je BTW moet betalen, zorg er dan voor dat je deze op tijd betaalt. De belastingdienst legt namelijk boetes op bij te laat betalen. Zodra je je aangifte hebt ingevuld, zie je in de beveiligde omgeving van de belastingdienst direct wanneer je uiterste betaaltermijn is.

BTW voor ondernemers

Wanneer doe ik aangifte BTW?

Je geeft de BTW op die je hebt berekend aan klanten in de periode dat je de factuur hebt verstuurd. De BTW die je mag aftrekken gaat over de kosten die je in diezelfde periode hebt gemaakt en waarvoor je een factuur hebt gekregen.

De aangifte BTW doe je altijd voor de laatste dag van de maand die volgt op het einde van de periode. Je doet bijvoorbeeld aangifte per kwartaal. In dat geval geef je je eerste aangifte van het jaar op voor 1 mei. Doe je per jaar aangifte, dan geldt dat je deze doet voor 1 april.

Op tijd aangifte doen is belangrijk, want de belastingdienst legt boetes op wanneer je te laat aangifte doet. Ook als je geen omzet en geen kosten hebt gemaakt in die periode, dien je een aangifte in. Alles is dan gewoon nul (makkelijkste aangifte ever, yes!).

Je kunt herinneringen instellen op de site van de belastingdienst zodat je automatisch een bericht krijgt wanneer het weer tijd is. Ook bestaat de BTW app, waarop je herinneringen krijgt. Ik heb deze app zelf ook, want geloof het of niet, ik vergeet dus ook ieder kwartaal de aangifte en ben dan super blij dat ik weer een herinnering krijg.

En hoe zit het met de administratie?

De belastingdienst verplicht je om een administratie op te zetten waaruit je BTW blijkt. Maar eerlijk: je wilt niet alleen voor de belastingdienst een duidelijke administratie hebben toch? Een goede administratie laat ook zien dat je serieus bezig bent met je onderneming en dat is uiteindelijk het doel!

In een komende blog in deze start-up maand laat ik zien hoe je eenvoudig een administratie op zet voor je onderneming. En dat het helemaal niet lastig is, maar zelfs ontzettend leuk.

Hoe maak ik een factuur waar de belastingdienst blij van wordt?

Okee, ik werk niet bij de belastingdienst, maar deze mannen en vrouwen tevreden houden is als ondernemer wel handig. Dus, hoe stel je nu een factuur op die voldoet aan de eisen van de belastingdienst?

De eerste inkopper: Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je levert. Facturen moet je 7 jaar bewaren. Voor enkele zaken geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar (onroerende zaken, elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en televisieomroepdiensten).

Facturen mag je ook electronisch bewaren, zolang de scan maar een juiste en volledige weergave is van het origineel.

Facturen verstuur je voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd.

En wat moet er allemaal verplicht op de factuur staan? Een lijstje:

  • Volledige naam en adres van je onderneming en die van je klant. Alleen vermelding van een postbusnummer is niet voldoende;
  • BTW nummer van je onderneming (lees hier meer over het BTW nummer);
  • KvK nummer van je onderneming;
  • De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd;
  • Een opeenvolgend nummer (meest simpele variant is beginnen met 1, 2, 3 etc).
  • Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd;
  • Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd;
  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
  • Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 6 of 21%);
  • De berekende BTW in euro’s.

En nu?

Heb je nog vragen over BTW of de BTW aangifte? Heb je nog tips met betrekking tot BTW? Volgende week komt een blog online over het inrichten van je administratie op een eenvoudige manier, dus hou de website zeker in de gaten!

the happy financial

Follow my blog with Bloglovin