Hoe ziet een goede factuur eruit?

Wat moet er allemaal op je factuur staan? De Belastingdienst heeft een lijst met eisen waar je facturen aan dienen te voldoen. Zorg dat je deze punten minimaal opneemt op je facturen zodat je een goede factuur verstuurt. 

Een goede factuur

Natuurlijk wil je dat je factuur er goed uitziet. Maar eigenlijk is de inhoud belangrijker. Daarom is het belangrijk om te voldoen aan de minimale vereisten die de Belastingdienst stelt aan een goede factuur. Dit is een van de onderdelen die horen bij het ondernemerschap en zijn verplicht voor iedere ondernemer.

Minimale eisen

De volgende zaken dienen minimaal op je factuur te staan:

  • Volledige naam en adres van je onderneming en die van je klant. Alleen vermelding van een postbusnummer is niet voldoende;
  • BTW nummer van je onderneming (lees hier meer over het BTW nummer);
  • KvK nummer van je onderneming;
  • De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd;
  • Een opeenvolgend nummer (meest simpele variant is beginnen met 1, 2, 3 etc).
  • Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd;
  • Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd;
  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
  • Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 6 of 21%) (heb jij je administratie al op orde voor de wijziging van het BTW laag tarief per 1 januari 2019? Lees in deze blog wat je al kunt doen);
  • De berekende BTW in euro’s.

Meer aanvullingen voor je factuur

Nog een paar zaken die niet verplicht zijn, maar die je er wel op kunt zetten:

  • Het totaalbedrag van de factuur (ik vind dit zelf heel logisch om te vermelden, maar het is dus geen verplichting volgens de Belastingdienst);
  • Je logo, zodat klanten direct zien dat de factuur van jouw onderneming komt;
  • Een contactpersoon waar klanten contact mee kunnen opnemen bij vragen of opmerkingen over de factuur;
  • Geef aan dat betaling onder vermelding van de factuur dient te zijn. Veel boekhoudpakketten herkennen hierdoor de betaling automatisch en verwerken de ontvangst op je bankrekening direct.
  • De betalingstermijn van je factuur.

Eisen aan je facturenadministratie

Het opstellen van een goede factuur is onderdeel van een goede facturenadministratie. Met deze punten voldoe je aan de eisen van de facturenadministratie volgens de Belastingdienst:

  • Voor alle diensten of goederen die je levert, maak je een factuur op. Heb je een taxibedrijf of horecaonderneming, dan kun je in aanmerking komen voor de verminderde factuurvereisten.
  • Werk je met vooruitbetalingen? Maak dan ook een factuur op van de vooruitbetaling. Lever je vervolgens de daadwerkelijke diensten of goederen? Dan breng je de vooruitbetaling zichtbaar in mindering op de eindfactuur.
  • Een factuur verstuur je uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je de diensten of goederen hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld goederen aan een klant op 17 januari? Dan verstuur je uiterlijk op 15 februari de bijbehorende factuur.
  • Bewaarplicht: Je hebt de plicht om de facturen te bewaren. Welke eisen zijn hieraan verbonden?
    • De bewaarplicht voor je administratie bedraagt 7 jaar.
    • De bewaarplicht voor onroerende zaken bedraagt 10 jaar.
    • Of je de administratie digitaal of op papier bewaart, is aan jou. Belangrijk hierbij is dat de digitale versie dezelfde informatie bevat als de papieren versie. De digitale versie moet bij een controle van de belastingdienst beschikbaar en controleerbaar zijn.

En nu?

Stelde jij al een goede factuur op? Hoe stel jij je facturen op? Ik doe dit zelf vanuit mijn boekhoudpakket. Bekijk deze video om de voordelen daarvan te zien.