Het monster dat ik ‘e-mail’ noem

E-mails: een van de wonderen van het internet. Ik heb een haat-liefde verhouding met e-mails versturen en ontvangen. In deze blog vertel ik je waarom ik soms écht een hekel heb aan e-mail en wat ik daaraan doe. 

De voordelen van e-mail

Natuurlijk is het makkelijk om even snel een mail te sturen. Snel, eenvoudig en op schrift kun je beter en langer nadenken over je bewoordingen dan aan de telefoon of in een realtime bespreking.

Bovendien zorgt e-mail er ook voor dat je afspraken op schrift hebt staan. Het heeft mij in ieder geval al meerdere keren gered doordat ik gemaakte afspraken met klanten kon nalezen of mijn klant eraan kon herinneren.

Het grootste nadeel van e-mail

Natuurlijk zitten er ook nadelen aan e-mail. Een e-mail kan veel anders overkomen dan daadwerkelijk je bedoeling is. Hierin heb ik veel geleerd de afgelopen jaren. E-mail schrijven is echt een kunst, hier ga ik later zeker nog een blog over schrijven.

Maar wat ik het grootste nadeel van e-mail vind, is dit:

Het maakt je passief

Wie herkent dit?

Herken je het volgende: je gaat ’s ochtends aan het werk, lekkere koffie erbij (hoop ik voor je, anders wordt het tijd om je werkgever hierop aan te spreken of een nieuw koffiezetapparaat aan te schaffen).

Je bent de dag vol goede moed. Je hebt een niet al te lange to do lijst voor vandaag en bent ervan overtuigd dat je alles afkrijgt.

Het eerste dat je doet zodra je laptop is opgestart is je e-mail openen. Hier zitten een paar vragen in van klanten, verzoekjes van collega’s waar je even in moet duiken. Je gaat hier direct mee aan de slag.

Voor je het weet is het alweer lunchtijd en heb je wél je mail weggewerkt, maar zie je tot je schrik dat je nog niets van je niet al te lange to do lijst hebt afgevinkt. En alhoewel deze to do lijst aan het begin van de dag kort leek, zijn de taken voor één middag wel heel ambitieus.

Waarom e-mail je passief maakt

In bovenstaand voorbeeld komt duidelijk naar voren dat je vaak werkt naar aanleiding van je e-mail. Je wordt er heel erg reactief en passief van. Ondanks een mooie to do lijst en een goed gevoel aan het begin van de dag, heb je toch de neiging om eerst je e-mails te beantwoorden.

Hierdoor raak je je focus kwijt die je aan het begin van de dag nog wel had en schiet je waarschijnlijk in de stress omdat je veel te weinig tijd hebt om het werk te doen dat je van plan was om te doen.

Dit overkomt iedereen, ik heb jarenlang ook zo gewerkt. Een eye-opener hierin was het boek dat ik last van Timothy Ferriss over een werkweek van 4 uur (4 uur lukt me trouwens bij lange na niet, maar okee). Hierin haalde hij ook aan dat e-mail ervoor zorgt dat je een stuk minder productief bent en alleen maar reageert.

Wat kun je dan wel doen?

Hoe zorg je ervoor dat je minder reactief en passief wordt door je e-mail? Ik doe dit zelf door één van de tips van Ferriss toe te passen. De avond ervoor maak ik een to do lijst van maximaal 3 to do’s. Meer to do’s is niet realistisch.

In de ochtend ga ik eerst aan de slag met deze to do’s. Daarna ga ik pas aan de slag met mijn e-mail. Hierdoor heb ik de belangrijkste dingen gedaan, waar ik ook echt die ochtend-focus voor nodig heb.

In de middag kan ik vervolgens, wanneer ik niet meer op mijn productiefst ben, mijn mails beantwoorden. Ik denk altijd maar zo: ‘er is geen enkele e-mail die zoveel haast heeft, dat hij NU beantwoordt moet worden zonder dat ik het vooraf weet. Bovendien, als het echt zo dringend is, bellen mensen wel.’

Naast het feit dat dit een veel beter gevoel geeft, want je hebt je to do’s af, zorgt dit ook voor meer controle. Jij hebt zelf namelijk veel meer in de hand waar je je tijd aan besteedt in plaats van alleen maar geleefd te worden door e-mails die anderen je sturen. Je bepaalt zelf waar je je dag mee begint.

En nu?

Hoe herkenbaar is dit voor jou? Heb jij ook wel eens het gevoel dat je geleefd wordt door je e-mail? Denk je dat deze tips gaan helpen? Ik ben heel benieuwd! Laat het me vooral weten via social media.

 

 

Out of office aan en genieten!

Als ondernemer op vakantie, een hele opgave (voor mij dan). Afgelopen jaar heb ik vooral geleerd hoe het niet moet. Inmiddels weet ik ook beter wat wel en niet handig is en daarom ga ik zometeen voor twee weken weg en ga ik GENIETEN!

Mijn eerste vakantie als ondernemer

Ik hou echt van vakantie. Waarheen maakt me eigenlijk niet zoveel uit. Ik vind het al heerlijk om weg te zijn. Toch was mijn eerste vakantie als ondernemer niet echt een succes. Constant was ik met mijn hoofd bij mijn werk.

De hele tijd social media bijhouden, e-mails beantwoorden, nieuwe blogs schrijven. Maar ik vind mijn werk toch zo fantastisch? Dan is het toch helemaal niet erg om er af en toe mee bezig te zijn?

Nou wel dus, hierdoor was ik na een vakantie helemaal niet uitgerust. Hoe leuk ik mijn werk als happy financial ook vind, afschakelen is echt noodzakelijk.

Echt rust

Een paar weken geleden had ik een week vrij. We gingen niet weg, maar hadden wel besloten om samen vakantie te nemen. Deze vakantie begon als ieder andere, want ik was gewoon nog bezig met mijn werk. Op die woensdag had ook nog een afspraak gepland.

Vanaf die donderdag was ik het beu. Ik had vakantie en wilde echt ontspannen. Vanaf toen heb ik het roer omgegooid en kon ik écht genieten van deze vrije dagen. Tips die ik nu mee kan nemen naar de komende vakantie en ook met jullie wil gaan delen. Ook voor de niet-ondernemers.

1. Communicatie

Het begint met goede communicatie. Ik begin al vrij vroeg (ongeveer vier weken van tevoren) aan te geven bij klanten of mensen waarmee ik samenwerk dat ik op vakantie ga. Hierbij geef ik ook aan dat ik een en ander graag voor mijn vakantie wil afronden.

Hierbij speelt duidelijk de kracht van herhaling. Klanten weten echt niet na één keer dat ik dan op vakantie ben (ze hebben wel wat beters te doen dan mijn vakantie planning te onthouden), dus ben ook niet te bang om het vaker te zeggen of te mailen.

2. Verwachtingen

Manage expectations. Door bij klanten op tijd aan te geven dat je weg bent, heb je al een groot gedeelte van de verwachtingen over en weer duidelijk.

Vaak weet je vooraf wel welke opdrachten echt cruciaal zijn en waar misschien nog werk uit gaat komen tijdens je vakantie. Zorg dat je dit scherp hebt.

Met klanten waarvan ik weet dat er tijdens mijn vakantie nog wel een iets zou kunnen kunnen heb ik afgesproken dat ze mij een app sturen met daarin de opmerkingen bij de blog. Via de app kan ik dan eenvoudig reageren zonder dat ik mijn hele laptop mee hoef te zeulen (waarbij met name het gevaar zit dat je weer alleen maar gaat zitten werken). Je bent hierdoor wel bereikbaar voor deze klanten, maar wel de mate waarbij jij zelf je grenzen kunt aangeven.

3. Bescherm jezelf

Ik neem mijn laptop dus niet mee deze vakantie. Ik weet namelijk dat ik met een laptop in mijn koffer stiekem toch even een blog ga typen, terwijl ik op dat moment op mijn camping stoel naar de buren moet gaan zitten kijken die wanhopig de tent aan het opzetten zijn (had ik al verteld dat wij gaan kamperen?!).

Daarnaast: ik plaats komende twee weken geen nieuwe blogs of video’s. Natuurlijk kan ik ze voorbereiden en klaarzetten. Maar op de dag zelf moet ik toch alles promoten, reageren op reacties. Allemaal dingen die ervoor zorgen dat toch weer met je werk bezig bent.

Voor mij is een grote afleider ook social media. Ik voel me toch gedwongen om hier iets mee te doen. Dus heb ik met mezelf afgesproken dat het helemaal niet erg is om twee weken inactief te zijn. Het mag wel, maar alleen wanneer ik daar zin in heb.

Voor mij zijn een laptop, nieuwe content en social media duidelijk valkuilen. Bepaal voor jezelf de valkuilen en bescherm jezelf.

4. GENIETEN

Ga op vakantie en geniet! Doe dingen waar je gelukkig van wordt. Je komt dan met hernieuwde energie terug en kunt daardoor nog beter aan het werk.

Dus ik ga nu mijn out-of-office aanzetten en genieten! Fijne vakantie.

En nu?

Hoe ga jij genieten van je vakantie? Heb je nog tips? Ik ben benieuwd, laat ze me weten via social media!

Video: Waarom ik me-time inplan

Het is denk ik geen grote verrassing als ik zeg dat ik Nederlands grootse planner ben. Ik leef echt vanuit mijn agenda. Hierin staan alles afspraken, deadlines, reminders, reistijden, maar dus ook mijn me-time.

Ik plan afspraken met mezelf ook echt in als blokken in mijn agenda. Hoe doe ik dit? En hoe zorg ik ervoor dat ik op deze manier een goede balans houd tussen wek en privé?

Bekijk het nu in de nieuwste video van the happy financial.

Wil je meer weten over mijn agenda beheer? Lees dan deze blog.


Video: home office inrichten met Nicky – theofficeproject.nl

In deze video ga ik (of beter gezegd: Nicky), mijn kantoor inrichten. Sinds ik fulltime als ondernemer werk, werk ik veel thuis. Een fijne plek om te werken doet dan zoveel voor mijn productiviteit.

Eerst was mijn werkplek vooral wit. Witte muren, witte meubels en de paar accessoires die ik had, waren ook wit.

Tijd dus voor een make-over. Gelukkig kon Nicky van the office project mij daarbij helpen. Toen ineens was mijn kantoor vol met kleur, planten en accessoires.

Wil je weten hoe mijn kantoor er nu uit ziet? Inclusief tips van Nicky over hoe je je kantoorruimte zo kunt inrichten dat je er het meest productief en met focus kunt werken? Bekijk dan deze nieuwe video via YouTube:

 

 

Waarom heb ik altijd tijd tekort?

Tijd, een van de meest kostbare dingen die er zijn en bovendien ook nog eens niet te koop. Hoe komt het dat je altijd tijd tekort lijkt te hebben? En wat kun je daaraan doen?

Stress door tijdgebrek

Een tekort aan tijd zorgt in mijn tijd vaak voor stress, heel veel stress. Ik ben zeker niet de enige! Je ziet de hoeveelheid werk liggen en je weet dat je nog minimaal acht uur nodig hebt.

Maar aan de andere kant heb je nog maar 3 uur om het af te maken. Dat gaat dus nooit lukken. Hoe voorkom je de volgende keer dat je in zo’n situatie belandt?

Plannen

Een gebrek aan tijd is vaak het gevolg van het ontbreken van een planning. Een deadline komt echt niet magisch uit de lucht vallen, maar staat waarschijnlijk al geruime tijd in je agenda.

Ik begin zelf altijd vanaf een deadline te plannen. Wanneer ik weet op welke datum de deadline ligt, plan ik van daaruit de rest van de taken die daarbij horen.

Dit doe ik door blokken in mijn agenda op te nemen, zodat ik ook weet wat ik wanneer moet doen. Wil je weten hoe ik mijn agenda beheer? Lees dan deze blog.

Focus

Zodra ik begon bij te houden waar ik mijn tijd aan besteed (zie ook deze blog over waarom ik toch weer uren schrijf), kwam ik erachter dat ik eigenlijk wel voldoende tijd had, maar dat ik bezig was met de verkeerde dingen.

Ik kan bijvoorbeeld een dag heel druk zijn, maar aan het eind van de dag niet weten wat ik nu precies gedaan heb. Grote oorzaak hiervan is een gebrek aan focus. Door zoveel dingen tegelijk te willen doen, is de kans te groot dat je alles half-half doet en niets afkrijgt. En dat zorgt dus weer voor tijd stress.

Zorg goed voor jezelf

In tijden van drukte ben je vaak de eerste die zichzelf naar de achtergrond schuift. Maar juist in drukke tijden is het belangrijk om goed voor jezelf te zorgen.

Wat dat dan inhoudt is voor iedereen anders. In mijn geval is het bijvoorbeeld sporten. Ik merk dat ik door een uur sporten veel relaxter ben en daarna veel meer gedaan krijg dan wanneer ik dat uur had doorgewerkt.

Ook voor de lange termijn is dit zeker aan te raden.

Leg je erbij neer

Ik kan al ontzettend in de stress schieten als ik weet dat ik tijd tekort heb. Ik wil dan vanalles, maar zie tegelijkertijd ook in dat het niet gaat gebeuren. Op het moment dat het te laat is om bovenstaande tips te werken, is het enige dat ik kan doen, mezelf neerleggen bij de situatie.

Keihard werken en weten dat je stress hebt. Zolang de stress niet continu is, is het niet erg om af en toe de druk te voelen.

En nu?

Heb jij vaak stress door tijdgebrek? Hoe los jij dat op? Heb je nog tips?

the happy financial

Ben ik eenzaam?

Van echte teamplayer naar enig werknemer van mijn bedrijf. Zorgt deze overgang ervoor dat ik eenzaam ben? Ik deze blog geef ik je mijn eerlijk antwoord. 

Critici

In een eerdere blog voor SmartUp Network schreef ik over de dingen die ik belangrijk vind in mijn werk. Leuke en gezellige collega’s stond op nummer 1 van deze lijst.

Naar aanleiding van deze blog kreeg ik heel veel vragen over hoe ik dat zou vinden wanneer ik eenmaal mijn eigen bedrijf had.

Zodra ik het wereldkundig had gemaakt dat ik voor mezelf zou starten, waren er naast de vele positieve reacties ook genoeg mensen die sceptisch waren.

Onder andere over het feit dat je als zelfstandig ondernemer alles in je eentje moet doen. Mensen waren bang dat ik zou vereenzamen op mijn kantoor thuis, dat ik te weinig contact zou hebben. Kortom: dat het zelfstandig ondernemerschap synoniem staat voor eenzaamheid.

Mijn inschatting vooraf

Ik had vooraf eerlijk gezegd geen idee wat er van deze verhalen waar zou zijn. Het belangrijkste voor mij was dat ik ontzettend veel zin had in het starten van mijn onderneming. Als ik dan een stuk eenzamer zou worden, zou ik dat voor lief nemen.

Om het eenzame gevoel voor te zijn, had ik met mezelf afgesproken om minimaal twee keer per week naar een co-working space te gaan om te gaan werken.

De werkelijkheid

Inmiddels ben ik een paar maanden als zelfstandig ondernemer aan de slag en kan ik beter antwoord geven op de vraag: ‘Ben ik eenzaam?’

Het hele eerlijke, maar ook simpele antwoord is: Nee, alles behalve.

Bye bye droge kantoor humor

Natuurlijk heb ik niet meer de collega’s om me heen zoals ik gewend was en ben ik in mijn eentje verantwoordelijk voor de verschillende projecten waar ik aan werk. En ik zou liegen als ik zeg dat ik de droge kantoor humor af en toe niet mis.

Maar eenzaam? Zeker niet!

Beperkte trainingsbroek-dagen

Eerlijk gezegd, ben ik blij als ik een dag geen afspraken heb en lekker thuis kan werken. Want wat ik vooraf heel lastig vond om in te schatten is het feit dat ik iedere week ongeveer 4 afspraken buiten de deur heb. Dit houdt in dat ik bijna iedere dag van huis weg ben. En tijdens die afspraken heb ik natuurlijk meer dan genoeg contact met andere mensen.

Aan de andere kant

Bovendien moet ik bekennen dat ik een stuk relaxter ben geworden nu ik voor mezelf werk. Hierdoor kan ik ook meer tijd maken voor vriendinnen in het weekend. Iets wat ik een jaar geleden gewoon niet genoeg deed.

Ik denk daarom dat ik juist meer contact heb dan ooit met anderen en dat bevalt prima!

En nu?

Ben jij ook ondernemer? Hoe kijk jij hier tegenaan? Wat zijn jouw ervaringen met het zelfstandig ondernemerschap? Ik ben benieuwd!

the happy financial

Video: hoe houd je je focus vast?

Je focus vasthouden. Eén van de moeilijkste dingen van ondernemen (en werken überhaupt). Want je wordt continu blootgesteld aan allerlei prikkels, vanuit social media, maar ook andere afleidingen. 

Hoe ga ik daarmee om en welke tips heb ik voor je om je focus zo goed mogelijk vast te kunnen houden?

Voor mij werkt het heel goed om te kijken naar mijn lange termijn doelen en deze vervolgens op te delen in blokken werk. Op die manier houd ik mijn doelen altijd in beeld bij het dagelijkse werk.

Maar dat het bij mij ook niet altijd even soepel gaat, vertel ik ook in deze video.

Dit is de zesde en laatste video in de serie voor #ondernemersdilemma’s die ik maakte in samenwerking met De Amersfoortse.

 

Video: hoe ga ik om met de constante druk van social media?

Deze video is de derde video in de serie voor #ondernemersdilemma’s die ik maak in samenwerking met De Amersfoortse.

Vandaag wil ik het gaan hebben over de constante druk die je ervaart , niet alleen op het gebied van social media, maar ook als ondernemer.

Als ondernemer sta je namelijk constant aan en wordt er continue iets van je verwacht. Vaak vind je dit ook niet erg, want het is je eigen bedrijf en je bent blij dat je hiervoor kunt werken.

Maar hoe ga je om met die druk?

Deze video is gemaakt in samenwerking met De Amersfoortse. Bekijk de hele video hier:

Mijn beste productiviteitsapps

Welke apps helpen mij het meeste om mijn productiviteit te verbeteren? Ik zet mijn persoonlijke tips op een rijtje.  

WeekCal

Zonder twijfel mijn meest gebruikte app, mijn kalender. Ik heb ooit een paar euro geïnvesteerd in deze kalender en kan niet meer zonder.

Ik leef echt op mijn agenda, daar staat alles in. To do’s, deadlines, afspraken, reistijd, me-time. Zonder agenda ben ik echt lost.

Eerder deze maand schreef ik al hoe ik mijn productieve week plan. En in deze blog vind je meer tips voor agenda beheer.

Een goede app voor mijn kalender is daarom onmisbaar en in mijn geval is het de WeekCal. Hiermee kan ik makkelijk een weekoverzicht zien. Ook werk ik met kleuren die op je laptop en telefoon hetzelfde zijn.

Mail

Voor velen denk ik een onmisbare app, naast het feit dat de standaard op je telefoon zit. Ik heb wel met mezelf afgesproken dat ik zo min mogelijk mail vanaf mijn telefoon. Als het korte reacties zijn die met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord kunnen worden, prima.

Maar als iemand verwacht dat ik ergens goed naar kijk, doe ik dat niet meer vanaf mijn telefoon. Want vaak is dat ook het moment dat ik tegelijkertijd een koffie aan het bestellen ben en met mijn gedachten er niet 100% bij ben.

Het risico bestaat dan dat ik dubbele afspraken maak, of nog erger: typfouten ;). Dus: mail is ontzettend handig, maar vooral voor het bij de hand hebben van afspraken, namen en adressen en het nalezen van afspraken. Niet om daadwerkelijk veel mee te mailen.

Bankieren app

Voor mij echt de meest makkelijke manier om continu inzicht te hebben in mijn financiën, is de bankieren app van mijn bank. Ik kijk hier dagelijks op. Zijn er geen dubbele afschrijvingen geweest, snap ik alle boekingen, heeft die klant al betaald?

Door hier iedere dag heel kort naar te kijken, bespaart me dit aan het eind van de maand ontzettend veel tijd. Bovendien kom ik nooit ergens te laat achter waardoor het me heel veel tijd kost om iets te repareren of recht te zetten.

Moment

Een app die je helpt om je habits op je telefoon te tracken is Moment. De eerste dagen dat ik deze app had geïnstalleerd kwam ik erachter dat ik zo’n vijf uur met mijn telefoon in de weer was.

Gelukkig trok dat de dagen erna wel recht met ongeveer twee uur. Omdat social media een groot deel is van mijn werk, vind ik twee uur nog wel okee. Ik vind dat ook wel mijn richttijd nu.

Waar ik ook op let en wat Moment aangeeft, is de hoeveelheid keer dat je je telefoon oppakt. Ik merk aan mezelf dat wanneer ik bezig ben met dingen die ik lastiger of minder leuk vind, ik mijn telefoon vaker op pak. Wel vrij snel daarna leg ik hem weg, maar toch.

Ik probeer te sturen op 60 keer oppakken, wat echt een uitdaging is, maar wat wel heel erg helpt in mijn productiviteit. Ik plan hierdoor ook wat langere blokken om bezig te zijn met social media bijvoorbeeld en wil hierbij zoveel mogelijk alles in één keer afwerken. Scheelt toch weer een keer extra oppakken.

Planoly

Apps voor het inplannen van Instagram zijn er genoeg, maar voor mij werkt Planoly fijn. Je kunt 30 foto’s gratis uploaden per maand.

Het mooie is dat je ook heel erg kunt spelen met de layout van je feed. Kan er uren mee bezig zijn om deze zo mooi mogelijk te maken. Niet echt goed voor je productiviteit, dat dan weer wel.

Wat ik ook ideaal vind is dat je de caption van je instagram post kunt typen op je laptop, scheelt echt een heelhoop gepiel op je telefoon.

Maar ik heb wel heel erg gemerkt dat ik door het inplannen van mijn social media een stuk minder stress heb. Ik hoef niet meer in de ochtend mijn foto’s uit te zoeken, waar toch het meeste tijd in gaat zitten.

En nu?

Heb jij nog apps die je gebruikt? Ik ben benieuwd!

e-boekhouden banner