Hoe ga ik om met deadlines?

Ik werk het best met een deadline. Op het moment dat ik weet dat iets op een bepaalde datum af moet zijn, werk ik het meest efficiënt. Wil je weten wat mijn tips zijn om om te gaan met een deadline? 

O nee, een deadline

Deadlines zijn voor een groot aantal mensen enge dingen. Je hebt een afspraak gemaakt en daar moet je je eigenlijk wel aan houden. Een deadline kan ervoor zorgen dat je stress hebt omdat je te weinig tijd hebt.

Toch ervaar ik deadlines als iets fijns. Sterker nog, ik leg mezelf vaak deadlines op die ik wil halen.

Waarom leg ik mezelf deadlines op?!

Wanneer ik mezelf een deadline opleg, weet ik ook wanneer iets af moet zijn. Hierdoor voorkom ik dat ik eeuwig vooruit blijf schuiven. Daar ben ik namelijk ook heel goed in.

Door afspraken te maken met een opdrachtgever of met mezelf, zorg ik ervoor dat ik meer gedaan krijg. Dat vind ik namelijk het fijne aan deadlines: het zorgt ervoor dat ik efficiënt en doelgericht werk.

Je kunt ook de positieve kant van deadlines bekijken: als je nu geen deadline hebt die heel dringend is en je hebt tijd voor jezelf nodig, weet je ook dat je die tijd gerust kunt nemen. Dan zit je toch een stuk relaxter.

Mijn tips

Ik ben gewend om om te gaan met deadlines en heb door de jaren heen geleerd hoe ik daar het beste mee om kan gaan. Ik geef je mijn persoonlijke tips.

Zet de deadlines in je agenda

Ik zet deadlines altijd in mijn agenda. Of het nu gaat om aanlevering van een blog aan een opdrachtgever, of het plaatsen van een online blog, het staat allemaal in mijn agenda.

Op deze manier hou ik het overzicht en kom ik niet voor verrassingen te staan wanneer het gaat om een deadline. De deadlines hebben in mijn agenda ook een andere kleur dan de overige afspraken, om extra op te vallen.

Ga terug rekenen

Vanaf de deadline datum ga ik terug rekenen. Hoeveel tijd heb ik nodig om de opdracht af te maken? En wanneer is het realistisch dat ik hier tijd voor heb?

Deze tijd zet ik vervolgens ook in blokken in mijn agenda. Ik weet dat ik het blok kan verschuiven als dat nodig is, maar wel vóór de deadline. Op deze manier blijf ik flexibel zonder de deadline te vergeten.

Blijf communiceren

Het kan altijd gebeuren dat een deadline niet haalbaar is door onvoorziene omstandigheden. Maar blijf daar wel duidelijk over, zeker als je te maken hebt met andere mensen die van jou afhankelijk zijn.

Neem daarom tijdig contact op zodra blijkt dat de deadline niet haalbaar is en niet pas op het moment dat het echt mis gaat.

Een opdrachtgever zal eerlijkheid meer waarderen dan een haastklus.

En nu?

Hoe ga jij om met deadlines? Heb jij nog tips?

the happy financial

Wat heeft 1 jaar the happy financial mij geleerd over mezelf?

Vandaag bestaat the happy financial precies 1 jaar! Feest! Wat is dat jaar ontzettend snel gegaan en wat heb ik veel geleerd in dat jaar. Niet alleen op het gebied van bloggen, websites bouwen, foto’s maken, maar ook zeker persoonlijk. Wat heb ik de afgelopen jaar als blogger over mezelf geleerd? Ik geef je mijn belangrijkste leerpunten over het afgelopen jaar. 

Self-assessment

Op de werkvloer is het heel gebruikelijk om ieder jaar een beoordeling te krijgen. In mijn voormalig werkveld, de accountancy, ging dat als volgt: je vult eerst een self-assessment in waarbij je aangeeft in hoeverre je je leerdoelen hebt behaald. Wat kon beter? Wat is er heel goed gegaan dit jaar?

Naar aanleiding van dit self-assessment ga je in gesprek met je leidinggevende en maak je een plan voor komend jaar. Aangezien ik geen leidinggevende meer heb, ben ik zelf verantwoordelijk voor mijn self-assessment en bijbehorend beoordelingsgesprek. Dus bij deze. Wat ik heb ik persoonlijk vlak geleerd over mijzelf nu ik 1 heel jaar aan het bloggen ben?

1. Mijn intuïtie heeft altijd gelijk

Ik ben steeds meer op mijn eigen intuïtie afgegaan en naar mijn onderbuik gevoel gaan luisteren. Afgelopen jaar heb ik wel eens meegemaakt dat een bepaalde deal niet goed voelde. Ik ging hier dan toch op in en uiteindelijk baalde ik daarvan.

Ik heb geleerd om veel meer op mijn eigen gevoel af te gaan. Dat zegt vaak zoveel meer dan je denkt. Nu hanteer ik mijn gevoel als belangrijkste graadmeter om opdrachten wel of niet aan te nemen en dat voelt goed!

2. Ik ben zakelijker dan ik vooraf had gedacht

Vanuit mijn zakelijk verleden als accountant ben ik al best wel zakelijk ingestoken. Nu ik mijn eigen onderneming heb, heb ik pas gemerkt hóe zakelijk. Als het bijvoorbeeld gaat om het afspreken van tarieven, het achter de broek aanzitten van wanbetalers of het nakomen van gemaakte afspraken, ben ik heel zakelijk.

Gelukkig komt dat goed van pas. Ik ken genoeg zelfstandigen die hier meer moeite mee hebben en dat is hartstikke zonde. Ik denk dat mijn achtergrond waarbij ik jaren in de zakelijke financiële dienstverlening heb gewerkt, hier ook zeker een rol in heeft gespeeld.

3. Ik ben creatiever dan ik dacht

Voorheen dacht ik dat creativiteit vooral te maken had met ontwerpen, tekenen, schilderen, muziek maken, noem maar op. Maar je kunt op veel meer manieren creatief bezig zijn. Ik heb gemerkt dat ik mijn creativiteit kwijt kan in het schrijven. Ik was helemaal verbaasd dat dit ook kon op een gebied als financiën waarbij je vaak geen grote brokken creativiteit verwacht.

Wat ik hierbij wel merkte is dat ik heb moeten leren om meer open te staan voor andere ideeën en meningen. Ik zat wat dat betreft altijd veilig in mijn eigen wereldje vol met financials. Maar ook door andere ideeën toe te laten, ging ik steeds meer openstaan voor deze gedachten.

Op die manier lijkt het ook wel alsof je steeds meer en meer ideeën krijgt. In het begin had ik echt wel moeite met out of the box denken, maar tegenwoordig vind ik dat juist zo leuk om te doen! Ervoor gaan zitten en alle creativiteit laten komen.

4. Ik kan harder werken dan ik dacht

Zo’n beetje iedereen in de financiële sector zal het met me eens zijn als ik zeg dat er hard wordt gewerkt. Dus hard werken was ik gewend. Maar tegelijkertijd je eigen business opstarten én een volledige carrière ernaast hebben, is een ander verhaal.

Ik heb mezelf de laatste maanden af en toe wel verbaasd dat er nog blogs uit mijn handen kwamen, of dat ik gezellig op borrels kon staan. Ik begon namelijk in de ochtend om 6.00 en werkte door tot 7.30 om daarna snel naar kantoor te gaan. ‘s Avonds weer aan de slag voor the happy financial tot 22.00 en het weekend stond dan volledig in het teken van mijn bedrijf.

Busy building my empire

En nu kan ik zeggen: het is me gelukt. Ik weet nu niet meer hoe ik het af en toe deed, maar toch. Ik denk dat de voornaamste reden dat ik dit zo heb volgehouden is, de passie is waarmee ik the happy financial heb opgezet. Bloggen doe vooral omdat ik het leuk vind en had op gegeven moment een drive gevonden waarmee het me lukt om dit te combineren.

Eerlijk, dit had niet heel veel langer moeten duren, maar gelukkig is vandaag ook precies de dag dat ik fulltime aan the happy financial kan besteden. Ik heb er keihard voor gewerkt en ben ook echt wel trots dat dit mijn eigen bedrijf is. Hard work pays off.

En nu?

Herken je deze punten? Of heb jij andere dingen over jezelf geleerd afgelopen jaar? Ik ben benieuwd!

the happy financial

Waarom plan ik personal time in?

Even relaxen, momentje voor mezelf. Ik heb zoveel moeite met relaxen en niks doen. Daarom plan ik mijn personal time in. Doen waar ik zin in heb, maar dan wel op een moment dat ik heb ingepland. Waarom doe ik dat? En waarom werkt dit voor mij?

Personal time

Iedereen heeft het nodig. Een momentje voor jezelf, dat je echt even helemaal niets hoeft. Dat je gewoon kunt doen waar je zin in hebt. En of dat nu Netflix is, sporten, wandelen, shoppen of lekker in slaap vallen op de bank: personal time is echt heel belangrijk.

Maar hoe drukker we zijn en hoe mobieler en flexibeler we worden, hoe lastiger het wordt om ook echt te relaxen tijdens je personal time. Ik merk het zelf ook, zit ik eindelijk relaxt op de bank, ga ik toch mijn mail bijwerken. Of als ik dan een twee uur duren yoga workshop heb, voel ik me schuldig omdat ik nog zoveel moet doen voor het werk. Niet relaxt dus.

Inplannen van personal time

Om hier toch aan toe te komen én om te voorkomen dat ik me schuldig ga voelen als ik echt niets doe, plan ik mijn personal time in. Ik ben natuurlijk wel een beetje Meester in Plannen (mijn agenda krijgt echt veel aandacht), maar ik geloof dat dit voor veel mensen zou kunnen werken.

Wat ik doe? Ik maak echt een agenda item aan met ‘relaxen’ en daar geef ik een time slot en locatie aan. Dat kan dus best zijn: ‘Relaxen – 20.00 tot 22.00 – thuis’.

De voordelen?

  • Je voelt je niet meer schuldig als je het ervan neemt tijdens je personal time. Je hebt het tenslotte ingepland, net als je andere afspraken.
  • Je houdt je er makkelijker aan, want het is net als een afspraak op je werk of met vrienden. Die wil je toch ook niet afzeggen?
  • Je weet, net als met andere afspraken, waar je aan toe bent. Je andere afspraken staan immers ook in je agenda.

Heel belangrijk

Hoe drukker het wordt, hoe belangrijker het is om personal time in te plannen. En je er ook aan te houden. Ik merk dat ik echt kan opknappen van een avondje helemaal niks. En na die avond begin ik vaak met goede moed weer aan het volgende!

En nu?

Heb jij nog tips voor je personal time? Heb jij er moeite mee om tijd voor jezelf te nemen? Laat het me weten!

the happy financial

PERSOONLIJK: Ik heb een belangrijke keuze gemaakt!

Waarschijnlijk één van mijn meest persoonlijke blogs tot nu toe. Een grote wijziging in mijn leven, die veel impact heeft en in de toekomst ook gaat hebben. Ik heb namelijk mijn baan opgezegd! Waarom heb ik dit gedaan? En wat ga ik nu doen?

Het begin van the happy financial

Nog geen jaar geleden (op 16 september 2016 om precies te zijn), kwam de allereerste blog van the happy financial online. En wat begon als een hobby om mijn creativiteit in kwijt te kunnen, is in korte tijd uitgegroeid tot een echte onderneming.

Zelf had ik dit nooit verwacht, dit was ook niet mijn intentie. De bedoeling was om wekelijks een leuke blog te schrijven over geldzaken. Om te laten zien dat financiën helemaal niet saai of lastig is. Maar het aantal lezers steeg, heel snel. En daarmee ook de mogelijkheden om van mijn allerleukste hobby mijn werk te maken.

Loondienst vs ondernemer

Heel eerlijk, ik heb nooit de drang gehad om ondernemer te zijn. Je hoort vaak van doorgewinterde ondernemers dat ze vroeger al wisten dat ze een eigen bedrijf wilden starten en nooit goed voor een baas konden werken.

Dat heb ik dus nooit gehad. Ik was heel happy met mijn werk als accountant en was dat waarschijnlijk nog jaren geweest als ik niet met the happy financial was begonnen. Ambities had ik volop, maar wel in loondienst.

Tot ik ontdekte hoe leuk het was om ondernemer te zijn. Om zelf verantwoordelijk te zijn voor alle triomfen die je behaalt, maar ook voor alle failures. Maar ook om zelf te bepalen welke opdrachten je wel en niet gaat doen. Om je eigen ideeën om te zetten in acties.

Lastige keuze

Het ondernemen geeft me zoveel positieve energie en ik word er iedere keer weer happy van om bezig te zijn met mijn eigen bedrijf. Toch was de keuze om hier fulltime voor te gaan niet makkelijk.

Niet dat ik geen vertrouwen heb in het succes van mijn bedrijf, maar meer in de keuze om een goede carrière bij het leukste accountantsteam van Nederland achter me te laten. Uiteindelijk won toch de drang om te ondernemen en was daarmee ineens wel die ‘echte’ ondernemer.

Na bijna tien jaar in de accountancy heb ik daarom afgelopen week mijn eigen #girlbossmoment gehad en kon ik zeggen:

Jullie waren mijn leukste, maar ook mijn laatste werkgever.

En nu?

En wat ga ik dan doen met mijn bedrijf? Via the happy financial werk ik op het gebied van content en influencer marketing. Ik schrijf daarbij blogs voor bedrijven die geplaatst worden op hun website of op thehappyfinancial.com. Daarnaast geef ik lezingen en workshops op het gebied van persoonlijke financiën en geldzaken.

En vanaf 16 september ga ik ook vloggen! Dus vanaf dat moment kun je mij iedere week ook vinden op YouTube (alle tips zijn welkom, ik ben echt een leek en daar kom ik nu achter). Ontzettend leuk en ook weer een heel leuk nieuw avontuur.

Liefs, Marjan

the happy financial

Hoe houd ik mijn concentratie op peil?

Heel eerlijk: Ik heb het concentratie vermogen van een goudvis. Om het minste of geringste ben ik afgeleid. Toch wel lastig als ik een belangrijke deadline heb. In deze blog geef ik mijn vijf persoonlijke tips voor deze concentratie problemen. En ik heb een exclusief interview met de oprichters van Braincaps. Deze mannen hebben dé oplossing gevonden voor jouw onze concentratie problemen. 

Mijn concentratie boog

Mijn eigen concentratie boog is kort, heel erg kort. Ik raak ook snel verveeld en ben nog sneller afgeleid. Zeker met alle social media om me heen bedenk ik van alles dat belangrijker is dan die ene deadline halen. Toch niet helemaal fijn als je opdrachtgever dat project vanmiddag van jou verwacht.

Hoe zorg ik er dan voor dat ik toch alles af krijg? Ik geef je mijn persoonlijke vijf tips.

1. Maak een prioriteiten lijst

Iedere ochtend start ik fris op met mijn prioriteiten lijst. Vaak maak ik deze al de avond ervoor, zodat ik relaxter kan slapen. Ik weet wat me te doen staat en houd op die manier meer overzicht.

Als ik het heel druk krijg, vind ik het fijn om bij iedere taak op mijn lijst een inschatting te maken van de hoeveelheid tijd die ik hieraan kwijt ben. Ben ik dan sneller dan ik vooraf had ingeschat, heb ik toch weer mooi tijd gewonnen.

2. Ontdek of je een ochtend of avond mens bent

Ik ben zelf vooral een ochtend mens. In de vroege morgen krijg ik gewoon het meest gedaan. Ik plan de belangrijkere taken dan ook vooral eerst, zodat deze af zijn. In de middag plan ik dan vooral mails beantwoorden of team meetings.

Probeer je dag zoveel mogelijk in te plannen in het ritme dat het meest natuurlijk voor je aanvoelt. Om jezelf geforceerd een ochtendmens te maken, gaat vaak niet werken.

3. Deel je dag in blokken

Deze truc werkte al toen ik nog studeerde en gebruik ik nog steeds. Ik deel mijn taken in in blokken van 45 minuten (okee, 20 als ik echt geen zin heb). Na deze 45 minuten mag ik weer een koffie (of een latte als ik het heel zwaar heb).

Hierdoor wordt je dag een stuk overzichtelijker en is het makkelijker om aan het werk te gaan. Je concentratie behouden voor dit blok is daarmee ook een stuk eenvoudiger.

4. Go offline

Voor mijzelf één van de grootste afleiders is toch wel mijn telefoon en alles wat er online gebeurt. Ik heb ook echt het idee dat iedereen de hele dag alleen maar online is en dat ik grote delen van het nieuws mis als ik niet ieder half uur kijk. Onzin natuurlijk, maar wel een hardnekkig gevoel.

Heb je een deadline die je moet halen en wil je met al je concentratie aan je project werken? Zet je telefoon dan uit. Heel lastig, maar het kan. Aan het eind van de dag zul je zien dat je het hebt overleefd.

5. Neem een extra koffie

Degene die mij een beetje kennen, weten dat ik een behoorlijke koffie addict ben. En dan het liefst in de variant ‘klein en sterk, net als ikzelf’. Gelukkig wijst onderzoek ook nog eens aan dat cafeïne goed is voor je concentratie. Win, win lijkt me.

Nog meer tips van Braincaps

Mocht je nou na bovenstaande tips nog steeds last hebben van een concentratie probleem (geloof mij, ik heb er vaak genoeg last van), dan hebben ze van Braincaps nog een oplossing voor je. Afgelopen week heb ik deze supplementen gebruikt vlak voor een belangrijke vergadering en voor een deadline van een presentatie.

Ik merkte gewoon dat ik minder om me heen aan het kijken was, zodat ik me veel meer op de inhoud kon richten. Ik sprak met de oprichters van Braincaps en vroeg ze hoe Braincaps mij kon helpen bij mijn concentratie problemen.

1. Wat is Braincaps precies?

Braincaps is een innovatief supplement dat speciaal ontwikkeld is om de hersenfuncties te optimaliseren. Het bevat krachtige, elkaar versterkende ingrediënten die veilig voor het lichaam zijn. Ieder ingrediënt bevordert een specifiek neurobiologisch proces, om zo samen tot het krachtige effect te komen. De nadruk ligt op het verhogen van de concentratie, alertheid en verwerkingssnelheid. Daarnaast wordt vermoeidheid actief tegengegaan en raakt men opgewekt. Het stelt het lichaam in staat om weer maximaal te presteren, bijvoorbeeld bij onverhoopte drukte, stress of slaaptekort.

2. Waarom zijn jullie Braincaps gestart?

Als arts in opleiding vond ik het verontrustend dat er steeds meer medicinale / illegale middelen werden gebruikt om prestaties te verbeteren. Deze kunnen gevaarlijk zijn en hebben vaak een verslavend component. Ik snapte echter wel waar de behoefte naar dit soort middelen vandaan kwam, dus was ik vast beraden om een krachtig maar veilig alternatief te vinden (en stiekem had ik zelf ook wel zoiets nodig). Ik ben toen de boeken en literatuur ingedoken, veel met neurologen gaan praten en verschillende ingredienten en samenstellingen door studenten laten testen. De samenstelling die als beste werd beoordeeld, hebben we uitgeroepen tot Braincaps.

3. Wat is het verschil tussen Braincaps en een sterke koffie?

Koffie bevat slechts 1 effectief ingrediënt, namelijk cafeïne. En dat is meteen ook het nadeel ervan: cafeine geeft namelijk bijwerkingen zoals gejaagdheid, hartkloppingen en verhoogde bloeddruk. Bij Braincaps is de cafeïne gecombineerd met L-Theanine, een stofje uit theebladeren. In meerdere wetenschappelijke onderzoeken is aangetoond dat L-Theanine de bijwerkingen van cafeine blokkeert, en daarnaast de concentratie-verhogende effecten van cafeine juist versterkt. Dat geeft eigenlijk al een groot verschil in de effectiviteit en ervaring tussen Braincaps en koffie.

Daarnaast bevat Braincaps nog 4 andere ingrediënten, die ieder andere neurobiologische processen bevorderen en daarmee andere aspecten van de hersenfuncties verbeteren. Die stoffen zitten niet in koffie.

4. Hoe lang en hoe vaak kun je Braincaps gebruiken?

In principe kan Braincaps iedere dag ingenomen worden. Wel adviseren we om het alleen te gebruiken wanneer je het echt nodig hebt. Als je bijvoorbeeld prima hebt geslapen of een rustige dag hebt, sla het dan gewoon over.

Maar mocht er dus een hele week drukke werkdagen voor de boeg staan, dan kun je het prima iedere dag gebruiken.

5. Wat zijn jullie in de toekomst nog meer van plan?

We zijn erg dynamisch en houden de nieuwste ontwikkelingen rondom ondersteuning van het lichaam en brein strak in de gaten. Zodoende blijven we altijd werken aan eventueel nieuwe producten of verbetering van onze bestaande producten.

Verder zijn we op dit moment al druk bezig met het uitbreiden naar het buitenland, gezien vanuit daar ook veel vraag naar Braincaps komt.

Daarnaast hopen wij dat mensen uit het bedrijfsleven ook de voordelen van Braincaps zullen inzien, net zoals dat nu op hoge scholen het geval is. Zo wordt Braincaps al in automaten aangeboden in meerdere hoge scholen. Wie weet zal Braincaps ook op de werkvloer waar veel stress en overwerken voorkomt, aangeboden worden door de werkgever!

En nu?

Heb jij ook wel eens last van concentratie problemen? Wat zijn jouw tips? Laat het me weten? Wil je ook Braincaps bestellen? Op de website van Braincaps krijg je nu 10% korting.

the happy financial Deze blog is mede mogelijk gemaakt door: Braincaps

Effectief thuiswerken doe je zo!

Ik ben helemaal pro thuiswerken, maar er zijn ook genoeg mensen die er niks aan vinden. Hoe zorg ik ervoor dat een dag thuiswerken toch effectief is? Ik deel mijn belangrijkste tips. 

Met toenemende files en mogelijkheden om op afstand zaken te doen, neemt het aantal mensen dat minimaal één dag in de week thuis werkt toe. Ik plan vaker een thuiswerk dag op het moment dat ik een deadline heb en even goed aan de slag moet. Ongestoord werken. Want in het kippenhok dat tegenwoordig kantoortuin heet, kan ik me vaak onvoldoende concentreren.

Maar waar je tijdens je studie last kon hebben van SOG (studie ontwijkend gedrag), herken je als werkende vast wel WOG (werk ontwijkend gedrag). Hoe zorg ik ervoor dat ik die presentatie af heb, zonder dat de bestekla opnieuw ingedeeld is, mijn kleding op kleur is gesorteerd in plaats van op seizoen of een nieuwe mappenstructuur heb gemaakt voor mijn foto’s? Ik deel mijn tips voor een effectieve thuiswerk dag.

1. Begin op tijd

Eén van de grote voordelen van thuiswerken is dat je er niet piekfijn uit hoeft te zien (lees: haar in een knot, zonder make-up, in de trainingsbroek) en niet in de file hoeft te staan. Mij scheelt dit ‘s ochtends gewoon een uur aan tijd (grotendeels veroorzaakt door de files trouwens).

Een uur dat je dus kunt besteden aan je presentatie. Dus in plaats van uit te slapen, zorg ervoor dat je die tijd nuttig besteed en alvast aan de gang gaat. Alvast het eerste uur gewonnen!

2. Zorg voor een fijne werkplek

Thuis werken tussen de rommel zorgt er alleen maar voor dat je afgeleid bent. En de kans is groter dat je eerst gaat opruimen voordat je aan de slag gaat (WOG).

Creëer daarom een fijne werkplek en maak deze al de avond ervoor gereed. Op die manier kun je de volgende ochtend direct aan de slag.

3. Ben streng voor jezelf

De effectiviteit van thuiswerken is voor een groot deel afhankelijk van de discipline die je hebt. Als je thuiswerk is er niemand die er iets van zegt als je een uur op de bank gaat zitten (wel als die presentatie niet af is trouwens).

Maak afspraken met jezelf. Plan bijvoorbeeld werkblokken in van twee uur of net zoals je dat op kantoor zou doen. Hou je ook gewoon aan de lunchtijden die je normaal hanteert. Hierdoor hou je je reguliere ritme vast.

4. Ben even niet bereikbaar

Voor mij persoonlijk is een belangrijke reden om thuis te werken, het afronden van zaken die ik normaal niet gedaan krijg. En daarvoor heb ik gewoon even rust om me heen nodig, zonder gestoord te worden.

Als je dan vervolgens continu je mail blijft checken en je telefoon aan laat staan, ben je aan het eind van de dag nog niets opgeschoten. Die mails kunnen echt wel twee of drie uur wachten. Plan daarom bijvoorbeeld mail-beantwoord-uurtjes in. Ik doe dat zelf net na de lunch en vlak voor het einde van de dag.

En nu?

Heb jij nog thuiswerktips? Laat het me weten!

the happy financial

Agenda beheer voor pro’s

Met steeds meer afspraken, verplichtingen, bijeenkomsten, vergaderingen, uitjes en borrels, neemt het belang van écht goed agenda beheer ook steeds meer toe. En laat ik daar nou eens echt goed in zijn ;). 

Waarom is goed agenda beheer zo belangrijk?

Als ik voor mijn eigen agenda spreek, zeg ik: Hij loopt over! En als ik een afspraak niet opschrijf, kan ik deze heel goed, gewoon vergeten. Dan heb ik het niet alleen over de minder spannende business meetings, maar ook een gezellige high tea met vriendinnen.

Dit gebeurt zeker niet expres, maar de hoeveelheid afspraken, uitjes, vergaderingen, bijeenkomsten, verplichtingen, familiebezoeken, etentjes en borrels neemt zodanig toe dat het simpelweg niet meer te onthouden is. Dit geldt in mijn geval voor zowel mijn werk als mijn privé leven. Ik moet echt alles opschrijven om niets te vergeten.

Maar waar gebruik ik mijn agenda nog meer voor? In de blog van vorige week las je dat ik geen to do lijstjes meer opstel. Alle dingen die ik nog to do heb, schrijf ik als een taak op in mijn agenda. Het bijhouden van een agenda is daarmee nog belangrijker geworden!


Mijn tips voor goed agenda beheer

Tip 1: Verwerk alles in één agenda

Klinkt heel leuk allemaal zo’n familie agenda. Of een privé agenda voor je gezellige afspraken. Maar je werk afspraken lopen nu eenmaal ook door wanneer je privé leven begint, en andersom. Te vaak denk je daarom dat je gezellig met vrienden uit eten kunt, terwijl je bent vergeten dat je die avond tot laat een vergadering hebt.

In je werk agenda kun je je privé afspraken met een slotje verbergen voor collega’s, mocht je dat fijner vinden.

Tip 2: Gebruik kleuren

Stel voor jezelf een kleurensysteem op en geef iedere afspraak een kleur. Ik heb zelf een kleurensysteem op activiteit niveau. Gele afspraken zijn reistijd, paarse zijn privé, oranje zijn vergaderingen, blauw zijn externe afspraken bij klanten etc.

Je kunt een kleurencodering ook hanteren op locatie (kantoor, extern, thuis etc) of bijvoorbeeld per gezinslid (vader, moeder, kind 1, kind 2, etc).

Tip 3: Geef toegang tot je agenda

Iedereen kan alles zien in mijn agenda. Zo weten mijn collega’s waar ik ben en ook wanneer ik niet kan. Ook voor je gezin kun je agenda’s samenvoegen zodat meteen ziet of je dat bezoekje kunt plannen.

Tip 4: Zet je to do’s in je agenda

Omdat mijn agenda ook meteen mijn to do lijst is, heb ik alles wat ik nog moet doen in mijn agenda staan. Ik heb delen in mijn agenda geblockt voor wat er op het programma staat die dag en wat er af moet zijn. In de ochtend begin ik met grotere, lastigere projecten waar ik de ochtend voor blokkeer. In de middag heb ik meerdere kleinere afspraken staan voor alles wat ik voor die dag gepland heb.

Tip 5: Kijk vooruit

Kijk minimaal een week vooruit in je agenda. Wat staat er op de planning? Op welke dag heb je het druk? Zo weet ik bijvoorbeeld precies wanneer ik maar kort de tijd heb tussen mijn werk en sporten. Op die dagen zorg ik ervoor dat ik iets makkelijks kan eten en niet in tijdnood kom. Door vooruit te kijken voorkom je vervelende verrassingen.

Tip 6: Plan ruim de tijd

Een te optimisme planning wat betreft tijd, gaat je aan het einde alleen maar ellende opleveren. Als je weet dat je een uur nodig hebt voor een taak, plan dan ook minimaal een uur en niet een half uur. Je weet bij voorbaat al dat je dan in de problemen komt.

Weet je bijvoorbeeld ook dat een afspraak met die ene klant altijd uitloopt, plan dan ook uitloop aan de achterkant in. Daarnaast heb ik altijd reistijd in mijn agenda staan. Ik kan heel leuk een afspraak inplannen tot 13u in Eindhoven en om 13u een volgende afspraak in Den Bosch, maar dat gaat dus niet lukken.

Wat moet je absoluut laten voor goed agenda beheer?

Niet reageren op uitnodigingen

Dagelijks krijg ik verschillende uitnodigingen voor vergaderingen op mijn werk. Hier reageer ik altijd meteen op zodat mijn agenda bijgewerkt is. Je weet op basis van je agenda of je kan of niet, en reageer dan ook op die manier. Is ook wel zo prettig voor je collega’s.

Overal bij aanwezig zijn

Natuurlijk wil je overal, altijd bij zijn. Maar dat gaat gewoon niet altijd. Zeg daarom eens een afspraak af. De wereld vergaat niet en je hebt een stuk meer tijd over om je to do’s af te werken.

En nu?

Waar loop jij tegenaan met je agenda? Heb je je agenda al op orde? Welke tips heb je zelf nog?

Follow my blog with Bloglovin

Waarom ik geen to do lijstjes meer heb

Iedereen die ooit met mij gewerkt heeft, weet dat ik best wel een control freak ben. Ik ben neurotisch in het bijhouden van lijstjes, to do’s, schema’s etc. Maar sinds kort heb ik de to do lijstjes overboord gegooid en dat bevalt prima. 

Waarom wel een to do lijstje

Er zijn zoveel dingen die je op een dag moet doen, dat je er niet aan ontkomt om deze zaken te gaan opschrijven. En het snelst doe je dat op een to do lijstje, of een post-it, kladblokje, noem maar op. Daar zit ook meteen mijn eerste punt tégen de to do lijstjes.

Mijn problemen met een to do lijstje

Ik had op gegeven moment meerdere kladblokken met daarop to do lijstjes: Post-its op mijn werkplek op kantoor, een boekje voor in mijn tas, een digitaal lijstje in Outlook, de achterkant van een bonnetje thuis op het aanrecht. Overal had ik to do lijstjes en geen van allen waren ze compleet en afstrepen ging dus ook niet.

Want laten we eerlijk zijn: Het afstrepen van een to do van je lijstje: daar gaat het om! Eerlijk toegeven: Wie heeft er ooit een to do op zijn to do lijstje gezet wat eigenlijk al gedaan was, om het daarna meteen te kunnen afstrepen? Ik wel in ieder geval. Je bent vaak meer tijd kwijt met het bijhouden van je lijstje dan dat het daadwerkelijk uitvoeren van de taak je kost.

Nog een nadeel van een to do lijstje vond ik dat je geleefd wordt door je to do lijstje. Vaak heb ik een paar grote projecten lopen en daarnaast een hele lange to do lijst. Doordat je tegen die to do lijst zit aan te kijken is het veel lastiger om je te kunnen focussen op je grote (en belangrijkere) projecten.

En tenslotte: hoe frustrerend is het dat er nooit een eind lijkt te komen aan je to do lijst? Voordat je bij ieder punt een vinkje hebt kunnen zetten, zijn er aan de onderkant weer tientallen to do’s bijgekomen. En ondanks dat je waarschijnlijk een heel productieve dag hebt gehad, voelt dat door je ellenlange lijstje aan het eind van de dag toch niet zo.

Hoe hou ik het nu bij?

Ik moet nog steeds veel dingen doen (echt waar) en ik moet het nog steeds opschrijven omdat ik anders mijn to do’s vergeet. Maar ik maak geen lijstjes meer. Wat ik in plaats daarvan doe is één centraal punt waarin ik alles opschrijf. En in mijn geval is dat mijn agenda.

Ik reserveer grote blokken in mijn agenda voor de belangrijke projecten. Deze plan ik in de ochtend als eerste zodat ik met volle focus aan de gang kan. Daarna plan ik al mijn to do’s ook in als een agenda item. De kortste agenda items kunnen 15 minuten zijn en dat is toch vaak wel de tijd die je nodig hebt om iets af te kunnen strepen. Mijn regel is dan ook: als het minder tijd kost dan 15 minuten, los ik het meteen op, want dan kost het te veel tijd om op te schrijven en in te plannen.

Mijn agenda is dus wat dat betreft overzichtelijk: In de ochtend grotere projecten en in de middag afronden van verschillende to do’s.

Wat is hiervan het voordeel?

Je hebt één centrale locatie waarin alles is opgenomen. Nooit meer zoeken naar kladjes overal en nergens. Bovendien word je minder afgeleid van je grote projecten door je to do lijstjes. Je hebt tijd ingeruimd om aan dit lijstje te werken, maar dan pas ná je belangrijke taken.

Sinds ik dit hanteer, is het voor mij veel overzichtelijker en duidelijker wat ik nog moet doen en hoeveel tijd ik hiervoor ongeveer nodig heb. En of mijn planning van die dag en die week dus realistisch is. Bovendien kan ik met veel meer focus aan mijn belangrijke projecten werken, wat natuurlijk ook veel efficiënter is.

En hoe hou jij je to do’s bij? Heb je nog tips?

 

Follow my blog with Bloglovin