Hoe kies ik een goed boekhoudpakket

Op gegeven moment gaan de zaken zo goed dat je er niet meer aan ontkomt: Een boekhoudpakket. En die zijn er meer genoeg! Maar hoe kies je nu het boekhoudpakket dat het beste past bij jou en bij je onderneming? Ik geef je mijn tips. 

Van Excel naar boekhoudpakket

Als ondernemer heb je de plicht om een goede administratie bij te houden, die de belastingdienst kan controleren. In welk pakket je dit doet, ben je volledig vrij. Je mag zelfs alles nog op papier doen.

Ik ben zelf mijn administratie gestart in Excel, net als veel collega ondernemers denk ik. En als je een beetje handig bent met Excel, kun je hier een lange tijd mee vooruit. Maar op gegeven moment worden de hoeveelheid transacties te veel of te complex waardoor je vanzelf over wilt stappen naar een boekhoudpakket.

Eisen lijst

Maak eerst een lijst met eisen waaraan je boekhouding dient te voldoen. Enkele basics, die eigenlijk ieder boekhoudpakket hebben, zijn:

Om in de gaten te kunnen houden welke klanten nog niet betaald hebben is een goede debiteurenadministratie ook geen overbodige luxe. Veel software pakketten bieden dit ook aan.

Meer eisen

Kijk vervolgens naar je eigen situatie als ondernemer en waar volgens jou een boekhouding aan dient te voldoen. Ben je veel onderweg? Dan is het handig als je je boekhouding kunt inzien op de telefoon.

Krijg je nog veel facturen van leveranciers binnen? In dat geval kun je het beste een pakket kiezen dat een koppeling heeft met scansoftware.

Heb je een aantal grote klanten of samenwerkingspartners die administratieve verwerking volledig digitaal doen? Overleg dan welk boekhoudpakket een goede koppeling met deze partijen levert.

Let er wel op dat hoe meer eisen je hebt, hoe duurder het pakket vaker wordt. Ook is dit niet bevorderlijk voor het overzicht van je administratie. Kijk daarom eerst naar wat je écht nodig hebt en vul alleen aan wanneer dit iets toevoegt voor jouw bedrijf.

Kosten

Kosten zijn natuurlijk een belangrijk onderdeel ten aanzien van je keuze. Ook hierin zijn voldoende mogelijkheden. Zo is er een groot aanbod aan open source boekhoudpakketten die je gratis kunt gebruiken.

Zijn je eisen hoger, dan kun je zo 80 euro per maand kwijt zijn. Veel software leveranciers bieden de mogelijkheid om het pakket een maand gratis te proberen. Op deze manier kun je zelf uitvinden wat het beste bij je past.

En nu?

Heb jij al een boekhoudpakket? Hoe ben je tot deze keuze gekomen?

the happy financial

5X: Waar loop je tegenaan als startende ondernemer?

Je bent je onderneming gestart, super spannend! Al snel zie je dat je een gat in de markt hebt ontdekt en dat je onderneming goed loopt. Maar dan loop je ook tegen een aantal praktische zaken aan. Op het gebied van administratie en belastingen. Hoe regel je dat allemaal als startende ondernemer?

Als startende ondernemer krijg je van alles voor je kiezen. Je hebt te maken met de inkoop van je goederen, het bijhouden van je website, het opstellen van een marketing plan, het tevreden houden van je klanten. En dan komt daar ook nog eens de administratie bovenop, of nog leuker: de belasting.

Gelukkig ben je niet de eerste ondernemer die hier tegenaan loopt en hoef je het wiel niet iedere keer opnieuw uit te vinden. Ik zet de vijf belangrijkste punten op een rijtje, waar je (waarschijnlijk) tegenaan gaat lopen op het gebied van administratie en belastingen.

Ik ben er hierbij wel vanuit gegaan dat je de eerste hobbel al genomen hebt, namelijk het oprichten van je onderneming. Heb je daar vragen over, dan kun je deze blog lezen.

1. Bijhouden van de administratie

Vanuit de belastingdienst een verplichting, maar ook voor jezelf heel fijn: Het bijhouden van je administratie. Het klinkt als een saaie en lastige klus, maar is essentieel voor je onderneming. Je wilt toch ook weten hoeveel je verdient? En welke klanten nog niet betaald hebben, waar je dus nog even achteraan moet?

Het bijhouden van de administratie kan op verschillende manieren. Wanneer je een beetje handig bent in Excel is dit een optie. Maar er zijn gelukkig ook genoeg (gratis) online boekhoudpakketten. Binnenkort heb ik een blog over de keuze van je boekhoudpakket online staan.

Wil je weten wat je allemaal moet bewaren in je administratie en hoe je je administratie praktisch op kunt zetten? Lees dan deze blog.

2. Belastingen

Als ZZP-er via een eenmanszaak krijg je in ieder geval te maken met twee soorten belastingen: BTW en inkomstenbelasting.

BTW

Voor de BTW (omzetbelasting) vraag je na ontvangst van je KvK nummer een BTW nummer aan waarmee je BTW aangifte kunt doen. Dit kun je per maand of per kwartaal doen. Het merendeel van de ondernemers kiest voor aangifte per kwartaal. Voornamelijk omdat dit minder werk is.

Wil je meer weten over hoe BTW en de BTW aangifte werkt? Lees dan deze blog. Wist je dat je onder bepaalde voorwaarden gebruik kunt maken van BTW korting? Ik heb de voorwaarden hier op een rijtje gezet.

Inkomstenbelasting

Daarnaast krijg je te maken met inkomstenbelasting. Deze belasting betaal je jaarlijks via de aangifte Inkomstenbelasting. Ook voor deze belasting gelden een aantal voordelen waar je als startende ondernemer gebruik van kunt maken, ik heb deze hier voor je op een rijtje gezet.

De inkomstenbelasting bestaat uit drie boxen, die ik in onderstaande blogs voor je heb uitgelegd:

3. Verzekeringen

Welke verzekeringen zijn als ondernemer verplicht? En welke zijn handig om te hebben? Welke dekking heb ik nodig en wat valt er onder mijn privé verzekering? Maar ook: Welke verzekering heb je totaal niet nodig? Allemaal vragen die op je afkomen wanneer je net gestart bent als ondernemer. Dit heb ik voor je op een rijtje gezet in deze blog.

4. Pensioen

Het klinkt misschien nog ver weg, maar zeker handig om alvast over na te denken: je pensioen. Want als ondernemer bouw je niet automatisch pensioen op naast je AOW. Hiervoor heb je verschillende mogelijkheden, sparen, beleggen, collectief pensioenfonds. De meest voorkomende negen (!) opties heb ik in deze blog voor je op een rijtje gezet.

5. Zakelijke bankrekening

Zeker in het begin geen must (want je betaalt er gewoon geld voor), maar na korte tijd ga je dit waarschijnlijk wel heel handig vinden: een zakelijke bankrekening. Voor je administratie is het wel zo prettig om je zakelijke en privé uitgaven goed uit elkaar te kunnen houden. Dit dien je namelijk ook apart op te geven bij de aangifte inkomstenbelasting.

Daarnaast staat het ook wel professioneel als klanten naar jouw zakelijke rekeningnummer kunnen overschrijven.

En nu?

Natuurlijk hoef je niet alles in één keer te weten als startende ondernemer. Gelukkig zijn er ook genoeg mensen je voorgegaan die je kunnen voorzien van tips en tricks. Maar ook het inwinnen van advies kan zeker geen kwaad.

Samen met House of Tax heb ik daarom de Business Starter Kit opgesteld. Hierbij kun je aan accountants (that’s me, the happy financial) en belastingadviseurs door middel van korte lijnen (via e-mail of WhatsApp) je vraag stellen. Gegarandeerd heb je binnen 24 uur reactie.

En dan geen ellenlange mails waar je nog niets mee kan. Nee, praktische informatie waarmee je verder kunt. Voor slechts € 20,- heb je een maand lang support van deze professionals.

En als je je inschrijft vóór 30 juni, maak je ook nog eens kans op een gratis abonnement op de Business Starter Kit tot het eind van het jaar!

Kijk hier voor de voorwaarden of om je in te schrijven.

the happy financial

Hoe regel ik externe financiering?

Je bedrijf loopt goed! Zo goed zelfs dat je geld nodig hebt voor een mooie investering. Maar hoe regel je externe financiering? Hoe zorg je ervoor dat de bank jou het geld wil lenen? Ik zet het voor je op een rijtje. 

Het plan

Waarschijnlijk heb jij het super goede idee voor je bedrijf helemaal in je hoofd uitgedacht. Je bent enorm enthousiast en je weet zeker dat je bedrijf met deze investering nog harder gaat groeien.

Het punt is alleen dat je dit plan op papier moet krijgen. De bank kan namelijk niet in jouw hoofd kijken en heeft daar hulp bij nodig in de vorm van een ondernemingsplan.

Wil je weten hoe je een goed ondernemingsplan schrijft? Lees dan deze blog.

Bereid je gesprek voor

Maak met je ondernemingsplan op zak een afspraak met je bank. Zorg dat je goed voorbereid bent op dit gesprek. Ga ervan uit dat de bank vragen gaat stellen over hoe je jouw omzet gaat realiseren en waar je kosten voor zijn.

Ook zullen ze vragen naar het bedrag dat je wilt lenen. Geef aan hoeveel je wilt lenen en waarvoor je dit exact gaat gebruiken. Laat hierbij ook zeker zien welke voordelen deze investering voor jouw bedrijf heeft voor de toekomst.

De bank wil voornamelijk hun risico’s zo klein mogelijk houden. Dus willen ze van je weten hoe jij je maandelijkse rente gaat betalen. En ze willen zeker weten dat je het geleende bedrag kunt terug betalen. Neem dit dan ook op in je ondernemingsplan.

Ga het gesprek aan

Stuur de documentatie vooraf op naar de bank, zodat zij zich ook kunnen voorbereiden. Op deze manier heb je een efficiënte afspraak en voorkom je dat je meerdere keren moet terugkomen.

De bank denkt hierbij zeker met je mee en stellen vragen om ervoor te zorgen dat je een zo goed mogelijke financiering krijgt. Misschien heb je maar een kortlopend krediet nodig. Of gaat het om een hypothecaire financiering?

En nu?

Heb jij ooit financiering aangevraagd? Heb je nog vragen? Laat het me weten!

the happy financial

Zeven financiële termen die iedere ondernemer moet kennen

Herken je dit? Je zit midden in een goede bespreking met je boekhouder of met de bank en ineens beginnen ze met moeilijke woorden te strooien? Je doet je best om het bij te houden, maar door de verschillende termen weet je gewoon niet zo goed welke kant ze op willen. Hierdoor zou je zo maar eens ‘ja’ kunnen zeggen op de verkeerde dingen. Ik zet de zeven belangrijke financiële woorden voor je op een rijtje.

1. Jaarrekening

Ieder jaar stelt je onderneming een jaarrekening op. Vanuit deze jaarrekening zie je hoe je onderneming het gedaan heeft. De twee belangrijkste onderdelen in een jaarrekening zijn de balans en winst & verliesrekening.

Hoe groter je onderneming, hoe meer eisen de wet stelt aan de inrichting van je onderneming. Classificeert je onderneming als middelgroot, dan is bijvoorbeeld een accountantscontrole verplicht. Je bent middelgroot als je aan minimaal twee van deze drie voorwaarden voldoet:

  • Balanstotaal is groter dan EUR 6 miljoen
  • Netto omzet is minimaal EUR 12 miljoen
  • Aantal werknemers is minimaal 50

2. Balans

Een balans geeft aan de ene kant je vermogen weer, dit is de debet zijde. Hieronder vallen bijvoorbeeld je machines, voorraad, maar ook je debiteuren en je positieve banksaldo.

Aan de andere zijde van de balans staat hoe je deze middelen gefinancierd hebt (credit zijde). Dit kan door zowel eigen vermogen, als door leningen. Deze leningen kunnen leningen van de bank zijn, maar ook crediteuren vallen hieronder.

Het mooie van een balans is dat deze altijd in evenwicht is. Als aan de ene kant EUR 100,- staat, staat dit exacte bedrag ook aan de andere kant. Is dit niet het geval, gaat er iets niet goed in je boekhouding.

Wil je meer weten over hoe een balans in elkaar zit? Lees dan deze blog.

3. Winst & Verlies rekening

Je winst & verlies rekening geeft weer hoe je onderneming het dit jaar gedaan heeft en hoeveel winst je behaald hebt.

Allereerst begin je met je netto omzet. Hier haal je je inkoopkosten vanaf, bijvoorbeeld inkoop van je voorraad. Vervolgens heb je allerlei overige kosten. Denk dan aan de huur van je pand, kosten voor je medewerkers en kosten voor je boekhouder.

Het resultaat dat overblijft is het resultaat voor belasting. Hier dien je vervolgens inkomstenbelasting over te betalen als je een eenmanszaak hebt en vennootschapsbelasting als je een B.V. hebt.

Wil je meer weten over een winst & verlies rekening, lees dan deze blog.

4. Debiteuren & Crediteuren

Niet alleen een super grappige serie, zeker als je financial bent en dit heel herkenbaar is. Maar ook echte woorden die in de financiële wereld worden gebruikt.

Debiteuren zijn je klanten en hier krijg je geld van. Je crediteuren zijn je leveranciers die je nog moet betalen.

5. Cash flow

Vaak zegt een cash flow meer dan je winst uit onderneming zoals dit blijkt uit je winst & verliesrekening. Je cash flow is namelijk de mutatie in je liquide middelen. Dit is niet altijd gelijk aan je winst uit onderneming.

Voor je cash flow ben je afhankelijk van je debiteuren die jou moeten betalen en de crediteuren die jij nog moet betalen.

Een goede cash flow is van groot belang voor de continuïteit van je onderneming. Je kunt namelijk nog zulke goede ideeën hebben en zoveel klanten, maar als je meer moet betalen aan je crediteuren dan er binnenkomt via je debiteuren, heb je wel een probleem.

Veel ondernemers sturen dan ook op een (wekelijkse) cash flow. Wat is mijn huidige bankstand? Wat komt er binnen deze week? En hoeveel ga ik betalen? Kom ik dan ergens in de knoei met mijn bankstand?

6. Eigen vermogen

Je eigen vermogen staat niet gelijk aan de liquide middelen die je hebt en ook niet gelijk aan de winst uit je onderneming. Je eigen vermogen is het vermogen dat niet van derden is om je activa te kunnen financieren, zie hiervoor ook het stuk over de balans.

Over het algemeen wordt een onderneming financieel gezond verklaard als deze een behoorlijke portie eigen vermogen heeft. Vaak wordt hiervoor een percentage van 25% gehanteerd. Dit houdt in dat van 25% van je vermogen eigen vermogen is, en 75% vreemd vermogen, zoals schulden aan de bank of aan leveranciers.

7. Afschrijvingen

Als je investeringen doet in bedrijfsmiddelen die langer dan één jaar meegaan én ook nog eens duurder waren dan EUR 450,- (exclusief BTW), ga je deze investeren. Op je balans komen deze dan terecht op je debet zijde.

Vervolgens bepaal je de levensduur van je bedrijfsmiddel, bijvoorbeeld drie jaar. En je restwaarde. De restwaarde is het bedrag waarvoor je dit nog kunt verkopen na drie jaar. Vervolgens ga je dit bedrijfsmiddel afschrijven over de drie jaar waarin je het bedrijfsmiddel gebruikt. Dit afschrijven doe je om te voorkomen dat je in het ene jaar hele hoge kosten hebt, terwijl je ook in de komende jaren nog gebruikt maakt van dit bedrijfsmiddel. Afschrijvingen verstoren dus je winst & verliesrekening omdat deze wel behoren tot de kosten, maar niet meer ieder jaar zorgen voor cash out.

 

En natuurlijk een rekenvoorbeeld, zoals een echte financial:

 

Aanschaf laptop van EUR 1.400,-

Restwaarde EUR 200,-

Levensduur 3 jaar

Af te schrijven bedrag EUR 1.400,- minus EUR 200,- is EUR 1.200,-

Afschrijving per jaar is EUR 1.200,- gedeeld door drie jaar is EUR 400,- per jaar.

 

En nu?

Nog een laatste tip voor als je je gesprek aan gaat met je bank of boekhouder: Bereid je goed voor en schrijf je vragen op. Laat je niet afschepen en vraag gewoon door. Ook als termen niet duidelijk zijn, blijf net zo lang vragen tot je het snapt.

 

the happy financial

Een hypotheek aanvragen voor ondernemers

Een hypotheek aanvragen is vaak een hele klus. Er zijn tal van regels waar je aan dient te voldoen. En wetswijzigingen maken het er allemaal niet makkelijker op. Bovendien ben je dan ook nog eens ondernemer. Hoe werkt het om als ondernemer een hypotheek aan te vragen? Ik zet het voor je op een rijtje. 

Hypotheken voor ondernemers

Het krijgen van een hypotheek als je ondernemer bent is toch heel lastig? Die reactie krijg ik heel vaak als ik met ondernemers spreek. En natuurlijk is het lastig om miljoenen te lenen voor je huis als je net je onderneming gestart bent (die situatie zou ik niet eens willen eerlijk gezegd). Maar er zijn vaak meer mogelijkheden dan je denkt. Welke stappen moet je zetten om als ondernemer een hypotheek aan te vragen? Wil je een checklist downloaden met daarin vijf stappen voor het aangaan van een hypotheek? Download deze op de website van Mistermortgage.nl.

1. Je persoonlijke situatie

Breng allereerst je persoonlijke situatie in beeld. Dit is bij ondernemers een hele belangrijke stap. Als je in loondienst bent, is het vaak eenvoudiger. Je hebt namelijk je loonstrook en je woonwensen. Maar als ondernemer moet je ook nog rekening houden met je ambities van je onderneming en de mogelijkheden in de  toekomst.

Maar schrijf ook je woonwensen op. Wat is het bedrag dat je wilt lenen voor je woning? En wat is het bedrag dat je maandelijks kwijt wilt zijn aan je hypotheek? Denk eraan dat je ook nog moet kunnen leven!

2. Zet je cijfers op een rijtje

Het punt waar ik als financial natuurlijk heel erg happy van word. Zet je jaarcijfers van de afgelopen drie jaar op een rij. Maar maak daarnaast ook een prognose voor de komende jaren. Wat is de verwachting ten aanzien van je omzet? Heb je een jaarlijkse, stabiele omzetstroom? Of werk je op projectbasis? Indien je op projectbasis werkt is het bijvoorbeeld ook belangrijk om duidelijk te hebben welke grote projecten gaan lopen en hoe je een inkomsten stroom kunt garanderen in de toekomst.

De hypotheekverstrekker kijkt hierbij ook goed naar de branche waarin je werkzaam bent. Zo zijn de toekomstperspectieven voor de ene branche rooskleuriger dan voor de ander. Bereid je hierop dus voor als je in een competitieve branche werkzaam bent.

3. Verdiep je in de wet- en regelgeving

Nog zo’n punt waar je als ondernemer waarschijnlijk liever niet aan denkt. Maar het is heel belangrijk om je vooraf te verdiepen in de wet- en regelgeving.

Waarde van je woning

Belangrijke wijzigingen die voor jou van belang kunnen zijn is het maximaal te lenen bedrag. De wet heeft namelijk bepaald dat je maximaal 101% van de waarde van je woning mag lenen. Vanaf 2018 is dit zelfs 100%.

Nationale Hypotheek Garantie

Ook als ondernemer kom je in aanmerking voor Nationale Hypotheek Garantie (NHG). Vanaf 1 januari 2017 bedraagt de drempel hiervoor EUR 247.450,-. Hierbij geldt wel dat je minimaal 1 jaar als zelfstandige gewerkt moet hebben om in aanmerking te komen.

Maximaal bedrag op basis van je toetsinkomen

Tenslotte heeft de wet bepaald dat je een maximaal bedrag mag lenen op basis van je toetsinkomen. Als ondernemer is dit natuurlijk een lastiger verhaal dan wanneer je in loondienst bent. De hypotheekverstrekker zal hierbij kijken naar wat je de afgelopen drie jaar hebt verdiend met je onderneming. Hierbij wordt ook beoordeeld of sprake is van een bestendig inkomen als ondernemer.

4. Bereid je bespreking goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zo geldt dit ook voor je bespreking met je hypotheekadviseur. Zorg dat je een hypotheekadviseur hebt die voor jou persoonlijk goed aanvoelt. Je kunt je voorbereiden door het verzamelen van de juiste documenten en het onderbouwen van je hypotheek aanvraag met cijfers.

Documenten

Verzamel de volgende documenten wanneer je een afspraak hebt met je hypotheekadviseur:

  • Jaarrekeningen van de laatste drie jaar van je onderneming (of langer als je al langer actief bent).
  • Als je korter dan drie jaar actief bent als ondernemer, neem dan ook je jaaropgaven mee van je voormalig werkgever.
  • Belastingaangiften en belastingaanslagen van de laatste drie jaar.
  • Uittreksel van de Kamer van Koophandel.
  • Overzicht van de opgebouwde pensioenrechten.
  • Bankafschriften van spaarrekeningen of beleggingsrekeningen.
  • Overzicht van andere verplichtingen of schulden (bijvoorbeeld alimentatie).

Cijfers

Ja, daar zijn ze weer, de cijfers! Om goed te kunnen beoordelen wat je bestendig inkomen is en wat je maximaal kan dragen, heeft je hypotheekverstrekker deze cijfers nodig. Je komt goed over als je de volgende cijfers meeneemt:

  • Business plan van je onderneming.
  • Omzet- en winstscenario’s voor de komende vijf jaar. Maak hierbij verschillende financiële scenario’s. Wat is je minimale verwachting (worst case), wat is je realistische verwachting (normal case) en wat is je ambitieuze verwachting (best case).
  • Overzicht van je vaste zakelijke kosten (huur, afschrijvingen, verzekeringen, boekhouder, geplande investeringen).
  • Kosten voor regulier levensonderhoud (denk dan aan boodschappen, kleding).
  • Overzicht van andere inkomsten (bijvoorbeeld loonstroken en jaaropgave van je partner die in loondienst is).

5. Maak je afspraak

Licht bovenstaande cijfers goed toe tijdens een bespreking met je hypotheekadviseur. Een hypotheekadviseur zit er ook om jou te helpen. Denk niet dat ze lastige vragen stellen om jou te pesten. Uiteindelijk willen ze ook dat je de beste hypotheek krijgt. Maar ze willen natuurlijk ook dat je deze kunt blijven betalen als ondernemer.

En nu?

Heb je nog vragen? Ben jij ondernemer en wil je een hypotheek aanvragen? Loop je hierbij nog ergens tegenaan? Laat het me weten! Wil je een checklist downloaden voor de belangrijkste vijf zaken die je moet regelen voor een hypotheek? Download deze hier.

the happy financial

Hoe weet je of een leverancier betrouwbaar is?

Net zoals je je klanten moet vertrouwen dat ze je betalen, moet je ook je leveranciers kunnen vertrouwen dat ze goede kwaliteit leveren. Maar hoe weet je of een leverancier betrouwbaar is? Ik geef je mijn tips.

Betrouwbare leveranciers

Een groot gedeelte van zakendoen is gebaseerd op vertrouwen. Je vertrouwt erop dat een klant betaalt en je vertrouwt erop dat een leverancier volgens afspraak levert. Maar hoe kun je het risico dat een leverancier dit niet doet, inperken? Hoe zorg je ervoor dat jouw risico als ondernemer beperkt blijft?

Vraag het aan collega ondernemers

Zit je in een bepaalde branche en ken je een aantal collega’s? Grote kans dat zij te maken hebben gehad met dezelfde leverancier. Vraag na wat hun ervaringen zijn geweest met deze leverancier.

Kwam hij zijn afspraken na? Was de kwaliteit zoals ze verwacht hadden? Zouden ze in de toekomst nog zakendoen met deze leverancier? En hebben ze nog tips voor je?

In dit geval geldt zeker: durf te vragen! Als jij vervelende ervaringen hebt gehad met een leverancier ben je toch ook zeker niet te beroerd om dit te delen met je collega’s om hen ervoor te behoeden?

Doe een rondje Google

Vaak hoef je maar snel de naam van je potentiële leverancier te Google-en en je ziet direct een aantal reviews. Nu is het wel zo dat reviewers voornamelijk negatieve reviews plaatsen, maar als je meerdere keren terug ziet komen dat deze leverancier zijn afspraken niet nakomt, zeg ik: niet doen.

Betaal in delen

Klanten doen het waarschijnlijk ook bij jou, dus waarom zou jij het niet doen bij één van je leveranciers? Betaal pas volledig als het complete project of opdracht is opgeleverd. Vaak is een nog te ontvangen betaling voor een leverancier voldoende om nog even dat laatste stapje te zetten.

Zorg er wel voor dat je dit vooraf duidelijk communiceert met je potentiële leverancier. Je wilt ook niet in de markt bekend staan als degene die ‘zomaar’ betalingen achterhoudt.

Vertrouw op je gevoel

Je eigen intuïtie is vaak goud waard. Zegt ergens een stemmetje vanbinnen dat er iets niet in de haak is, luister hier dan naar en ga niet met degene in zee.

En nu?

Heb jij zelf wel eens te maken gehad met een leverancier die uiteindelijk niet te vertrouwen bleek? Wat heb je toen gedaan? Heb je nog meer tips? Laat het me weten?

 

the happy financial

Budgetteren bij onregelmatig inkomen

Een budget opstellen is vaak een hele klus als ondernemer. Maar het wordt nog lastiger als je op projectbasis werkt en dus vaak te maken hebt met onregelmatig inkomen. Welke tips heb ik dan voor je zodat je alsnog een budget kunt opstellen en weet waar je financieel aan toe bent?

Onregelmatig inkomen

Als startende ondernemer of als je een ondernemer bent die op projectbasis werkt, is geen enkele week hetzelfde. De ene week kom je om in de opdrachten en weet je niet waar je de tijd vandaan moet halen. De volgende week druk je iedere vijf minuten hopeloos op de refresh button van je mail in de hoop dat een nieuwe opdracht binnenkomt.

Dit geldt dan ook voor je inkomsten. Deze kunnen iedere week anders zijn, als dag en nacht. Maar ook dan is het belangrijk dat je inzicht hebt en houdt in je financiën. Een budget opstellen is essentieel voor het krijgen van inzicht in je bedrijfsfinanciën. Maar een onregelmatig inkomen maakt dit wel heel erg lastig. Ik geef je vijf tips om toch een budget te kunnen opstellen.

1. Ga achter debiteuren aan

Een gat in je liquide middelen kan veroorzaakt worden doordat je klanten (debiteuren) te laat betalen. Zorg ervoor dat je je geld eerder binnenkrijgt. Dit kun je doen door:

  • Je betalingstermijn te verkorten. Hanteerde je eerste 30 dagen, zet in het vervolg 14 dagen op je factuur.
  • Analyseer welke debiteuren altijd te laat betalen. Ga hier sneller achteraan. Ervaringen uit het verleden laten zien dat het nodig is.
  • Laat klanten een gedeelte van de factuur vooraf betalen. Voor niets gaat de zon op.
  • Geef klanten een betalingskorting op het moment dat ze binnen 10 dagen betalen (vaak wordt hiervoor 2 a 3 procent gebruikt).

Wil je weten wat je kunt doen als je klanten niet betalen? Lees dan deze blog. 

2. Organiseer je persoonlijke financiën

Ook het op orde hebben van je persoonlijke financiën, zorgt voor rust in je bedrijf. Want als je weet dat je deze maand financieel wel doorkomt, hoef je je ook minder druk te maken om het moeten binnenkomen van nieuwe opdrachten voor je bedrijf.

Houd wel heel goed in de gaten welke transacties er plaatsvinden tussen je bedrijf en je persoonlijke financiën. Schrijf al deze transacties goed op in je beide administraties, ook al ben je zeker van plan om dit binnen no-time terug te storten. Als je één keer iets vergeet, ben je helemaal lost.

Wil je weten hoe je een persoonlijk maandelijks budget opstelt? Lees het in deze blog.

3. Zoek de oorzaak van je schommelingen

Natuurlijk is dit een effect van het werken op projectbasis, maar kan er verder nog een andere oorzaak zijn? Houd je je marketing wel op hetzelfde niveau in drukke tijden zodat er nieuwe opdrachten binnen komen als je het eenmaal rustiger krijgt? Vraag je wel genoeg voor je diensten? Wil je weten hoe je je uurtarief bepaald? Lees dan deze blog.

4. Geef jezelf een loonstrook

Het gevaar van een onregelmatig inkomen, is ook een onregelmatig privé bestedingspatroon. In florerende maanden geef je geld uit als water. Terwijl in de slappe tijd je nauwelijks een droge boterham kunt eten.

Voorkom dit door jezelf salaris te geven uit je eigen bedrijf. Op deze manier maak je het voor jezelf makkelijker om vast budget op te stellen voor je persoonlijke financiën. En dat heeft ook weer zijn voordelen, zie bovenstaand in het tweede punt.

Hoe bepaal je dan je loonstrook? Bekijk wat je loon was volgens je laatste aangifte inkomstenbelasting voorgaand jaar. Deel dit bedrag door twaalf en maak dat iedere maand naar jezelf over.

5. Hou je centen in de gaten

Blijf in de gaten houden waar je geld heen gaat. Door te zien waar je je geld aan uitgeeft, motiveert dit om vast te houden aan het budget dat je voor jezelf hebt opgesteld.

Wil je weten hoe je een budget opstelt?

En nu?

Heb jij een onderneming en loop je tegen onregelmatige inkomsten aan? Hoe ga jij hiermee om? Laat het me weten!
the happy financial

Hoe werkt een faillissement?

Je hoopt dat je er nooit mee te maken krijgt als ondernemer: Een faillissement. Hoe werkt een faillissement eigenlijk? Wanneer wordt je failliet verklaard? Wie kan het faillissement aanvragen en kun je als privé persoon ook failliet gaan? Ik zet het voor je op een rijtje. 

Wat is een faillissement?

Het kan gebeuren dat je ondanks je harde werk onvoldoende geld binnenkrijgt en je rekeningen niet meer kunt betalen. Maar wanneer ga je van een paar rekeningen niet meer kunnen betalen naar een faillissement?

Ondanks dat dit geen leuk onderwerp is waar je als ondernemer liever niet over nadenkt, vind ik het wel belangrijk dat jullie weten hoe een faillissement werkt. Het kan namelijk ook zo zijn dat één van je klanten failliet gaat en je een schuldeiser bent.

Een faillissement is een gerechtelijk beslag op je vermogen. Hierdoor heb je als ondernemer geen zeggenschap meer over je eigen vermogen. Maar voordat het zover is, zijn er nog een aantal stappen te gaan.

De verschillende stappen van een faillissement

1. Aanvraag en faillietverklaring

Het is goed om te weten dat je zowel als privé persoon als rechtspersoon (bijvoorbeeld een BV) failliet verklaard kunt worden.

Een faillissement kan aangevraagd worden door één van de onderstaande partijen:

  • Door een leverancier van je onderneming aan wie je je schulden niet hebt betaald.
  • Door jezelf als ondernemer als je je schulden niet meer kan betalen.
  • Het Openbaar Ministerie.

Aanvraag van faillissement door leveranciers

Als je faillissement wordt aangevraagd door leveranciers, zijn er een aantal voorwaarden:
  • Er moeten minimaal twee leveranciers zijn die je niet betaald hebt.
  • Er moeten twee schulden zijn, waarvan er minimaal één direct opeisbaar is (dit houdt in dat de betalingstermijn is verstreken en je de schuld moet betalen).
  • Je bent als ondernemer opgehouden met betalen. In veel gevallen kun je betalingsregelingen afspreken als je moeite hebt met betalen. Zorg dan wel dat je je houdt aan deze betalingsafspraak.

Een faillissement kan worden ingewilligd door de rechtbank, met tussenkomst van een advocaat.

Aanvraag van faillissement door jezelf als ondernemer

Op het moment dat je jezelf als privé persoon of je BV failliet wilt laten verklaren, kun je dit zonder tussenkomst van een advocaat regelen. Je maakt dan een afspraak met de griffier van de afdeling insolventie. Laten we hopen dat het nooit nodig is.

2. Beheer door de curator

Na de faillietverklaring verlies je als ondernemer het beheer over je vermogen. Je kan dan dus niet meer bij je rekeningen of activa. Een curator wordt door de rechtbank aangesteld en hij / zij mag als enige beschikken over het vermogen.

3. Opheffing wegens gebrek aan baten

Opheffing wegen een gebrek aan baten is in Nederland nummer 1 reden van een faillissement. Dit houdt in dat er te weinig geld is om aan de schulden te voldoen.

4. Verificatievergadering

Als er geen sprake is van een opheffing wegens gebrek aan baten, vindt een verificatievergadering plaats. Dit is een onderzoek om na te gaan of de vorderingen van je leveranciers juist zijn. Op zo’n vergadering worden deze allemaal doorgenomen. Als de partijen het niet eens worden over een vordering, beslist de rechter.

5. Akkoord

Bij een akkoord biedt je als failliete ondernemer aan om een deel van je schulden af te betalen. In ruil hiervoor ontvang je een totale kwijtschelding. Dit mag je maar één keer aanbieden tijdens het faillissement.

6. Vereffening

Wanneer er geen akkoord is, of niet is goedgekeurd, treedt de zogenaamde ‘staat van insolventie’ in. Insolventie betekent onvermogen. De curator gaat vervolgens verder tot de afwikkeling van het faillissement. De boedel wordt verkocht en de opbrengst hiervan wordt verdeeld onder je schuldeisers.

7. Uitdelingslijst

Aan het eind van het faillissement stelt de curator een uitdelingslijst op. Op deze lijst staat:

  • Je schuldeisers en de omvang van de schulden.
  • Het bedrag dat de schuldeisers zullen ontvangen.
  • De ontvangen uit het faillissement.
  • De uitgaven in het faillissement.

En nu?

Let op! Een Nederlands faillissement beperkt zich niet alleen tot het vermogen in Nederland. Ook het vermogen in het buitenland valt onder het faillissement.
Ik hoop dat je nooit te maken krijgt met een faillissement. Onderneem tijdig actie door een budget op te stellen, kosten te besparen en nieuwe klanten aan te trekken.

Starten van een webshop? Hier moet je rekening mee houden!

Nederland telt momenteel meer dan 70.000 webshops. En daarbij komt nog eens dat webshops in de afgelopen jaren een goede omzetgroei hebben weten te behalen. Genoeg mogelijkheden dus. Maar waar moet je allemaal specifiek rekening mee houden als je een webshop hebt? Op het gebied van belastingen, maar ook op het gebied van wet- en regelgeving? Ik zet het voor je op een rijtje. 

Belastingen

De eerste vraag die je je moet stellen als je een webshop hebt of het meer is dan een hobby? Ben je ook echt een ondernemer? De belastingdienst hanteert daarbij andere definities als die jezelf waarschijnlijk hebt bij het woord ‘ondernemer’.

In deze blog schreef ik wanneer de belastingdienst jou ook ziet als ondernemer en wanneer je een KvK inschrijving en BTW nummer nodig hebt.

Zodra je volgens de belastingdienst BTW plichtig bent, is het belangrijk om je BTW administratie op orde te hebben. Hoe je dat doet, lees je in deze blog over BTW.

Verkopen aan het buitenland

Als je internationaal gaat met je webshop en verkopen gaat doen aan buitenlandse klanten, houd dan goed rekening met de BTW die je op facturen zet. Binnen de EU zijn regels opgesteld dat BTW geheven wordt in het land waar de goederen aankomen.

Woont je klant bijvoorbeeld in Frankrijk? Dan betaalt de klant in Frankrijk de BTW. Op jouw factuur zet je dan 0% BTW.

Exporteer je naar andere landen buiten de EU? Check dan even vooraf de website van de belastingdienst. Ieder land heeft namelijk zijn eigen regels voor wat betreft BTW.

Wetgeving

Naast de belastingdienst, heeft de Nederlandse wetgeving ook een aantal wetten die belangrijk zijn op het moment dat je een webshop hebt. Hieronder volgen de drie belangrijkste wetten, namelijk de Wet verkoop op afstand, Wet elektronische handel en Wet bescherming persoonsgegevens.

Wet verkoop op afstand

Deze wet beschermt de kopers tegen mogelijke risico’s bij het kopen op afstand (wat het geval is bij een webshop, omdat er geen sprake is van een fysieke winkel). Als eigenaar van de webshop heb je daarbij een informatieplicht.

Deze wet zegt bijvoorbeeld dat je duidelijk op je website moet vermelden hoe het product eruit ziet, de prijs, kosten van aflevering, manier van betalen, herroepingsrecht, service- en garantiegegevens, bezoekadres voor klachten en de termijn waarbinnen het product kan worden aanvaard.

Kopers hebben het annuleringsrecht. Dit houdt in dat zijn binnen zeven werkdagen na ontvangst van het product de koop zonder toelichting mogen annuleren. Als je je als webshop niet houdt aan bovenstaande informatieplicht, en deze zaken dus niet duidelijk op je webshop staan vermeld, wordt de annuleringstermijn voor consumenten zelf verlengd tot een periode van drie maanden.

Klanten die hun artikelen terug hebben gestuurd, moet je binnen dertig dagen na annulering terugbetalen. Hierbij kun je de klant alleen laten betalen voor kosten van retournering. Dit mag je natuurlijk ook gratis aanbieden.

Wet elektronische handel

De autoriteit consument en markt heeft de Europese wettelijke regels opgenomen die gelden op het moment dat je een webshop hebt. In deze regels is onder andere uitleg gegeven over het gebruik van cookies en e-mailmarketing. Lees hier meer over de Wet elektronische handel.

Wet bescherming persoonsgegevens

Je klanten vullen hun gegevens in op jouw website. Deze gegevens heb je nodig voor het verwerken en verzenden van de bestelling. Maar zorg wel dat je zorgvuldig omgaat met deze persoonsgegevens en dat je alleen die gegevens opslaat die je nodig hebt voor je webshop.

De Wet bescherming persoonsgegevens wil namelijk de privacy van jouw klanten beschermen. Zorg er daarom ook voor dat je website goed beveiligd is en onderneem direct actie zodra je een (vermoeden) van een hacker hebt.

En nu?

Heb je al een webshop en heb je nog tips? Of heb je nog vragen naar aanleiding van deze blog? Laat het me weten!

the happy financial