Zakendoen met het buitenland – intro

Bijna iedere ondernemer doet op enig moment zaken met het buitenland. Ook jij waarschijnlijk: het aanschaffen van een iTunes abonnement is al zakendoen met het buitenland. Heb je dit goed verwerkt in je administratie en aangifte BTW?

Ik zie het in de praktijk helaas ontzettend vaak mis gaan. Daarom maak ik deze serie blogs en video’s over zakendoen met het buitenland, waarin de volgende onderwerpen aan bod komen:

  • Goederen en diensten importeren en exporteren binnen en buiten de EU;
  • BTW aangifte;
  • Valutarisico’s bij transacties met niet euro-landen; en
  • Leveringsvoorwaarden (met name van toepassing wanneer je handelt met landen zoals China).

Vergeet je niet te abonneren zodat je als eerste op de hoogte bent van nieuwe video’s in deze serie.

Bekijk hier de eerste video in deze serie:

Mijn doelstelling voor 2019

December, tijd voor reflectie, maar ook zeker tijd voor het opstellen van doelstellingen voor 2019. In deze blog geef ik aan wat mijn doelstellingen zijn voor komend jaar. 

Reflectie

Als accountant ben je het gewend om heel erg terug te kijken. Hoe het is het afgelopen jaar financieel gegaan? Is je omzetdoelstelling behaald? Hoeveel heb je verdiend?

Allemaal hele goede vragen en ook belangrijk om periodiek een reflectie moment in te plannen. Niet alleen voor je financiële zaken, maar ook om een beeld te krijgen van je niet-financiële kengetallen.

Deze reflectie doe ik zelf maandelijks, waarbij ik naar financiën en niet-financiën kijk. Op basis hiervan bepaal ik mijn doelstellingen voor komende periode. Niet heel onbelangrijk dus, die reflectie.

Lange termijn doelstellingen

Maar inmiddels is het dus tijd om mijn nieuwe doelstellingen voor 2019 op te stellen. Hoe ik dat doe? Ik stel allereerst lange termijn doelstellingen op. In mijn geval is mijn doelstelling:

Over 5 jaar de nieuwe Annemarie van Gaal worden op het gebied van financiën. Een groot publiek bereiken door middel van het schrijven van boeken en houden van presentatie met als doel om te laten zien dat financiën helemaal niet saai en ingewikkeld zijn.

Doelstellingen 2019

Vanuit deze lange termijn doelstelling, stel ik mijn doelstellingen voor 2019 op. Om over vijf jaar daar te staan waar ik wil staan, wil ik in 2019:

  • Minimaal 1 keer met m’n hoofd op televisie; en
  • Afspraken gemaakt hebben voor mijn eerste boek.

Bereiken van mijn doelstellingen

Ik wil alles zoveel mogelijk praktisch maken, dus ook mijn doelstellingen. Dus om mijn doelstellingen te bereiken, heb ik bijvoorbeeld praktische acties voor mezelf opgesteld. Denk aan contact met uitgeverijen en inschrijven bij mediabureaus.

Om vervolgens maandelijkse doelstellingen op te stellen, kijk ik naar wat ik nodig heb om zover te komen. In mijn geval is dat het uitbreiden van mijn bezoekers op mijn website, maar ook nog meer video’s maken. Groei van mijn website en YouTube kanaal zullen daarom in 2019 centraal staan.

Targets stellen

Iedere maand geef ik mezelf een target ten aanzien van bezoekers, maar ook ten aanzien van YouTube groei. Om hiervoor het gewenst groei percentage te behalen, kijk ik naar de groei van de afgelopen drie maanden en hanteer het gemiddelde hiervan.

Voor mijn bezoekers aantal kom ik hiermee uit op een gewenste groei van 15% per maand en voor YouTube is dit 10%.

Focus

Inmiddels heb ik geleerd dat ik mezelf niet moet willen focussen op meer dan 2 kengetallen. Op het moment dat ik aandacht geef aan deze 2 kengetallen, zie ik een enorme groei en haal ik makkelijk mijn doelen.

Focus is me op meer dan dit, gaat het in verhouding een stuk slechter met het halen van mijn doelstellingen. Reden dus om maar op 2 kengetallen te focussen (dat wat je aandacht geeft, groeit).

Omzetdoelstellingen

En hoe zit het dan met je financiële doelstellingen? Als financial is het natuurlijk bijzonder om hier niet direct over te beginnen. Maar ik heb ook ontdekt dat je beter kunt focussen op hetgeen je wilt dat groeit, in mijn geval dus mijn website en YouTube kanaal. De omzet volgt eigenlijk als vanzelf.

Door niet heel hard te focussen op geld en omzet, zorgt dit ervoor dat ik er relaxter in kan zitten. Gek genoeg komt het hierdoor juist meer aanwaaien.

Natuurlijk heb ik wel een begroting opgesteld met daarbij omzetdoelstellingen voor mijn voorlopige aanslag 2019. Maar dit zijn bedragen waarvan ik weet dat ze meer dan realistisch zijn en alles wat extra is, is mooi meegenomen. Door deze de-focus van omzet, is het ondernemen voor mij de afgelopen tijd een stuk leuker geworden.

En nu?

Hoe zit dat bij jou? Heb jij ook doelstellingen opgenomen voor 2019? Ik ben benieuwd!

 

Krijg ik nog wel een salaris als ondernemer?

Hoe werkt dat eigenlijk? Wanneer je ondernemer bent, krijg je namelijk niet meer standaard een maandelijks bedrag uitgekeerd. Iets dat je wel krijgt wanneer je iets loondienst werkt. Hoe werkt het krijgen van ‘loon’ als ondernemer?

Salaris vanuit een eenmanszaak

Het belangrijkste is het volgende: als ondernemer met een eenmanszaak of VOF krijg je geen loon vanuit je onderneming betaald. Dit komt omdat jij en je onderneming één zijn.

Je onderneming in de vorm van een eenmanszaak of VOF is geen rechtspersoon en hierdoor wordt hierbij geen onderscheid gemaakt. Iets dat bij een besloten vennootschap bijvoorbeeld wel het geval is.

Je hebt wel geld nodig

Natuurlijk heb je als ondernemer ook geld nodig om je huur en boodschappen van te kunnen betalen. Ondanks dat dit niet in de vorm van een maandelijkse salarisuitbetaling plaatsvindt, heb je geld nodig om van te kunnen leven.

Je bent als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het overmaken van geld vanuit je zakelijke rekening naar je privé rekening. Dit mag je in principe onbeperkt doen. Ieder jaar betaal je inkomstenbelasting over je winst uit onderneming (Box 1) en niet over het bedrag dat je naar jezelf overmaakt als ‘salaris uitbetaling’.

Mijn tip: zet in je administratie wel heel duidelijk dat het gaat om een privé onttrekking wanneer je geld overmaakt vanuit je zakelijke rekening naar je privé rekening. In de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting is dit namelijk een aparte vraag bij het invullen van je ondernemingsgegevens in Box 1.

Hoeveel moet ik mezelf uitbetalen?

Wil je weten hoe hoog het bedrag dient te zijn dat je periodiek naar jezelf overmaakt? Lees dan deze blog. 

Een manier om dit bedrag ook te bepalen, is via de Profit First methode. In deze blog lees je mijn ervaringen. En ondanks dat ik niet altijd positief ben over deze manier van boekhouden, vind ik het wel belangrijk dat je als ondernemer rekening houdt met je eigen salaris.

Uitzondering: DGA in dienst bij je eigen B.V.

Natuurlijk zijn er weer uitzonderingen. Wanneer je bijvoorbeeld een besloten vennootschap (B.V.) hebt, is er sprake van een rechtspersoon. Hier ben jij als directeur groot aandeelhouder (DGA) gewoon in dienst.

Vanuit je eigen B.V. krijg je maandelijks (of per 4 weken) een salaris uitgekeerd, met een salarisstrook. Over dit bedrag betaalt je onderneming loonbelasting. Het is wat dat betreft gelijk aan een regulier dienstverband.

Op het moment dat je aangifte inkomstenbelasting doet, zie je dit bedrag weer terug in je inkomstenbelasting Box 1, als onderdeel van je belastbaar inkomen uit werk.

En nu?

Hoe heb jij het bedrag bepaald dat je periodiek naar jezelf overmaakt? Ik ben benieuwd!

Klantenbinding tijdens de feestdagen

Tijdens de feestdagen vliegen de kerstwensen, relatiegeschenken en events je om de oren. Maar deze cadeautjes hebben wel een functie: ze zijn een goede vorm van klantenbinding. Wat kun je tijdens de feestdagen allemaal doen om klanten te binden. Maar ook: is dit allemaal aftrekbaar voor je onderneming?

Klantenbinding tijdens de feestdagen is niets nieuws. Maar het mooie is dat iedere ondernemer dit kan toepassen. Onafhankelijk van je budget of de manier waarop je met klanten wil communiceren. Het is een uitgelezen mogelijkheid om een extra contactmoment met je klanten te hebben.

Kerstkaarten

De meest gebruikte variant zijn de kerstkaarten of nieuwjaarswensen. De ene ondernemer zal gaan voor een groot aantal kaarten en deze kant-en-klaar laten drukken. De andere ondernemer wil de kaarten voorzien van een persoonlijke boodschap.

Belastingen en kerstkaarten

De BTW op de kerstkaarten, drukwerk en verzending is aftrekbaar. Ook voor de inkomstenbelasting zijn deze kosten aftrekbaar. Let wel op een eventueel cadeau dat je wilt bijsluiten, zie hiervoor ook verder in deze blog over cadeaus.

Borrel, receptie

Borrels of recepties zijn de ultieme netwerkmogelijkheden. Wil je iets anders organiseren? Denk dan aan een workshop of inspiratiesessie. Een ontbijtsessie waarbij trends en ontwikkelingen in jouw vakgebied worden besproken, doet het ook vaak goed.

Belastingen en events

Voor de aftrekbaarheid van de BTW is het van belang om na te gaan of sprake is van een personeelsgift (als het bijvoorbeeld een gecombineerde bijeenkomst is). Hierbij gelden aanvullende regels vanuit de Belastingdienst.

Bij de kosten voor borrels en recepties wordt het voor de inkomstenbelasting ook ingewikkelder. Je krijgt namelijk te maken met gedeeltelijk aftrekbare kosten. In het kort komen de regels hierop neer:

  • Zijn je kosten lager dan 4.500,- euro op jaarbasis? Dan mag je 80% van deze kosten aftrekken van je omzet. 20% van deze kosten is dus niet aftrekbaar. Je mag ze wel betalen vanuit je onderneming, maar je dient deze 20% voor de bepaling van je winst uit onderneming (van belang bij je aangifte inkomstenbelasting) er weer uit te halen.
  • Zijn je kosten hoger dan 4.500,- euro op jaarbasis? Dan mag je er ook voor kiezen om 100% van het bedrag boven deze drempel af te trekken. Heb je bijvoorbeeld kosten gemaakt voor een bedrag van 6.000,-, dan mag je 1.500,- euro aftrekken. Afhankelijk van het bedrag is optie 1 of 2 voordeliger.

Kerstpakket en -cadeau

Een weldoordacht kerstpakket of -cadeau kan veel doen voor je klantenbinding. Hiermee kun je laten zien waar je onderneming voor staat, wat jij als ondernemer belangrijk vindt en hoe je je klantenrelatie ziet.

Belastingen en kerstpakket en -cadeau

De BTW op deneze giften is niet aftrekbaar wanneer je klant bij aankoop van het cadeau minder dan 30% zou kunnen aftrekken. Hierbij kun je nagaan of je klant, wanneer hij dit cadeau zelf had gekocht, de BTW kon aftrekken omdat het voor hem zakelijke kosten zijn. Bijvoorbeeld een kapper die een nieuwe schaar krijgt is volledig aftrekbaar, maar een kapper die een een schroevendraaier krijgt niet. In de praktijk is dit lastig aantoonbaar, waardoor BTW aftrek op dergelijke posten niet altijd eenvoudig is.

Daarnaast heb je te maken met een drempelbedrag van 227,- euro. Per ontvanger mag je niet meer dan 227,- euro (exclusief BTW) uitgeven. Boven dit bedrag is de BTW niet meer terug te vorderen.

Voor de inkomstenbelasting geldt dat ook kerstpakketten en cadeaus vallen onder de beperkt aftrekbare kosten, waardoor je te maken krijgt met dezelfde regels als bij de recepties en events.

En nu?

Ga jij je relaties dit jaar een kerstgeschenk geven?

Eindejaarstips 2018 voor ondernemers

Inmiddels zijn we de laatste maand van 2018 ingegaan. Van oudsher een tijd om een aantal zaken voor je onderneming op orde te krijgen. Welke tips heb ik voor je op het gebied van je administratie, BTW, aangifte inkomstenbelasting en eventueel je boekhouder?

Administratie

De tips voor het op orde krijgen van je administratie per jaareinde op een rijtje:

  • Zorg dat je bij bent. Wacht niet tot je de aangifte BTW of aangifte inkomstenbelasting aan je boekhouder moet overhandigen. Dit levert alleen maar stress op. Hoe eerder je dit gedaan hebt, hoe beter. Bovendien zitten bijzonderheden in je administratie nu nog vers in je hoofd en kun je hier iets aan doen. Over twee maanden is de kans groot dat je dit alweer vergeten bent.
  • Ga na of je alle verkoopfacturen hebt verstuurd aan je klanten. Heb je werkzaamheden verricht in de laatste maand? Factureer deze dan ook voor het nieuwe jaar.
  • Heb je alle inkoopfacturen van je leveranciers binnen? Heb je onlangs grote inkopen gedaan, maar de factuur nog niet binnen? Reserveer hier dan wel alvast geld voor in je administratie.
  • Heb je te maken met voorraad? Tel deze aan het eind van het jaar volledig en schoon de voorraad waar nodig op. Ga na of je alle voorraad nog voor de volledige prijs kunt verkopen of dat je deze met korting moet verkopen.
  • Heb je je uren voor het urencriterium op orde? Alleen wanneer je minimaal 1.225 uur hebt besteed aan je onderneming, kom je in aanmerking voor de ondernemersaftrekposten.
  • Reserveer geld voor je aangifte inkomstenbelasting voor het gehele jaar en je aangifte BTW van het vierde kwartaal.

Aangifte BTW

  • Houd rekening met het te betalen bedrag van je aangifte van het vierde kwartaal. De aangifte BTW van het vierde kwartaal doe je voor 31 januari 2019 en betaal je voor die datum.
  • Betaal je over het gehele jaar minder dan 1.883 euro BTW? Dan kom je in aanmerking voor de kleine ondernemersregeling (KOR). Deze korting op je BTW verwerk je in de aangifte van het vierde kwartaal.
  • Heb je BTW afgetrokken voor zaken die je ook privé gebruikt? Denk bijvoorbeeld aan je zakelijke auto, maar ook investeringen voor een laptop die je gedeeltelijk privé gebruikt. Doe dan in het vierde kwartaal de BTW privé correctie.
  • Wil je meer tips voor het indien van je aangifte BTW? Lees dan deze blog.

Aangifte inkomstenbelasting

  • Je aangifte inkomstenbelasting doe je voor 1 mei en betaal je in juli 2019. Je boekhouder kan uitstel aanvragen voor je aangifte inkomstenbelasting zodat je later aangifte doet en later betaalt. Stem dit wel op tijd af met je boekhouder en bespreek de mogelijkheden.
  • Ben je van plan om nog te gaan investeren? Houd dan rekening met de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek en milieu-investeringsaftrek. Deze aftrekposten houden in dat je een percentage van je investeringen mag aftrekken van je winst. En hoe lager je winst, hoe minder belasting je uiteindelijk betaalt. Interessant wanneer je in het gehele jaar minimaal 2.300 euro en maximaal 314.673 euro hebt geïnvesteerd (exclusief BTW). Wil je meer weten over deze aftrekposten? Lees dan deze blog.
  • Heb je al je kosten opgenomen? Niet alleen van leveranciers (zie ook bovenstaand onder administratie), maar ook bijvoorbeeld al je gereden kilometers met je privé auto?
  • Ben je van plan om karma punten te scoren? Check dan of het goed doel waar je aan wilt schenken een ANBI instelling betreft, want op dat moment is je schenking aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.

Boekhouder

  • Verwerkt je boekhouder je administratie of stelt hij/ zij de aangifte BTW of aangifte inkomstenbelasting op? Spreek dan goed af wanneer je de stukken aan moet leveren. Je boekhouder gaat namelijk niet op 2 januari voor jou aan de slag, tenzij je dit heel duidelijk afspreekt. Houd er wel rekening mee dat een boekhouder veel klanten heeft en daarom waarschijnlijk uitstel aanvraagt voor je aangifte inkomstenbelasting om de werkdruk te verdelen. Wil je per se in de eerste maand je cijfers binnen hebben voor bijvoorbeeld de bank? Stem dit dan tijdig met je boekhouder af zodat ze hier rekening mee kunnen houden.

En nu?

Heb jij alles voor het einde van het jaar op orde?

e-boekhouden banner de praktische gids voor startende ondernemers

Privé laptop zakelijk gebruiken: mag dat?

Je start je bedrijf. Je laptop en je telefoon die je eerder al privé had, wil je nu zakelijk gaan gebruiken. Mag je deze privé aangekochte zaken in aftrek brengen in je bedrijf? En welk bedrag mag je dan in aftrek brengen?

Mag je privé aangekochte zaken inbrengen?

Allereerst: het is gewoon toegestaan om eerder privé aangekochte zaken in je eigen onderneming in te brengen. Dit gebeurt vaker dan je denkt. Denk bijvoorbeeld aan een laptop of telefoon die je eerder al gebruikte, veel voorkomend.

Het inbrengen is juist slim om te doen. Privé heb je niets aan extra kosten, maar in je eigen onderneming zorgt dit voor een verlaging van je winst uit onderneming. Hoe lager de winst uit onderneming, hoe lager het bedrag waarover je inkomstenbelasting moet betalen.

Ook mag je zakelijk wel (een gedeelte) van de BTW terugvragen, iets wat je als privé persoon niet mag doen.

Voorwaarde is natuurlijk wel dat het moet gaan om zakelijke kosten of investering. Het moet duidelijk gaan om goederen die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.

Welke waarde mag ik hieraan geven?

Het bedrag dat je mag opnemen in je onderneming, is afhankelijk van wanneer je de goederen hebt aangeschaft. Je dient namelijk het bedrag op te nemen tegen de waarde in het economisch verkeer. Dit is de prijs die je zou moeten betalen voor hetzelfde product op dit moment (dus tweedehands en niet dezelfde laptop voor de nieuwprijs).

Een rekenvoorbeeld:

Je koopt op 1 mei 2018 in privé een nieuwe laptop van 2.000 euro + 240 euro BTW. Je totale privé investering is daarmee 2.240 euro.

Je richt je onderneming op per 1 januari 2019 en gaat je privé laptop gebruiken voor je onderneming. Stel dat je je laptop afschrijft in drie jaar, dan is de waarde na 8 maanden (mei 2018-december 2018) nog 1.882 euro (afschrijving per maand is 2.420 / 36 maanden = 67 euro per maand).

Deze 1.882 euro mag je investeren in je eigen onderneming. Let op: bij investeringen hoger dan 450 euro dien je deze op te nemen als investering en af te schrijven over de gebruiksduur. Lees deze blog over het afschrijven van bedrijfsmiddelen.

Hoe zit het met de BTW?

Wanneer je kunt aantonen dat je de goederen aankocht met het oog op je onderneming, mag je de BTW in aftrek nemen. Je kunt dit aannemelijker maken door op de factuur je onderneming al te vermelden.

Let hier wel mee op, want breng je eerder aangekochte privé goederen in zonder dat het je intentie bij aankoop was om deze zakelijk te gebruiken, dan mag je de BTW helaas niet meer in aftrek brengen. Je investeert dan de volledige aankoop inclusief BTW in je onderneming (je hebt dan wel meer kosten in je bedrijf, dus een lagere winst, dus lagere inkomstenbelasting.

Hoe verwerk ik dit in de boekhouding?

Waar verwerk je dan je laptop in je boekhouding? Je ziet namelijk geen bankafschrijving in je onderneming, dus daar kun je het niet kwijt.

Je boekt deze kosten of investering (afhankelijk van het bedrag, groter of kleiner dan 450 euro), via je privé stortingen. Dit is een aparte regel in je administratie en dien je in je aangifte inkomstenbelasting ook apart op te geven. Hierover betaal je geen belasting, maar dien je wel inzichtelijk te maken voor de Belastingdienst.

En nu?

Heb jij hiermee te maken gehad? Wist je dat je privé goederen mag inbrengen in je onderneming?

e-boekhouden banner de praktische gids voor startende ondernemers

Een zakelijke rekening

Is het openen van een zakelijke rekening nodig? En wat zijn de voordelen om dit toch zo snel mogelijk te regelen? 

Is het verplicht?

Allereerst: het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen voor je bedrijf. Maar wanneer je de lijst met voordelen doorneemt zou ik willen zeggen dat de voordelen ruim opwegen tegen de nadelen. Deze nadelen bestaan eigenlijk vooral uit extra kosten voor deze rekening. Maar deze extra tientjes gaan je wel veel opleveren.

De voordelen

Overzicht

Het is ontzettend overzichtelijk om een aparte zakelijke rekening te hebben. Je ziet namelijk direct wat de bankstand van je onderneming is. Het filteren van je zakelijke bankstand uit je persoonlijke financiën is hiermee niet meer nodig.

Splitsing zakelijk en privé

Door een zakelijke rekening maak je een duidelijke splitsing aan tussen zakelijk en privé. Geen gedoe meer met bonnetjes die je privé hebt betaald, maar eigenlijk voor je bedrijf zijn.

Eenvoudige boekhouding

Wanneer je gaat werken met een boekhoudsysteem, kun je je zakelijke rekening koppelen aan het pakket. Hierdoor worden dagelijks je zakelijke inkomsten en uitgaven ingelezen in je administratie. Ik doe dit bijvoorbeeld zelf met e-boekhouden.nl. Een koppeling met je zakelijke rekening kost dan 25 euro. Wil je ook 15 maanden gratis gebruik maken van e-boekhouden.nl? Gebruik dan deze link.

Serieus bedrijf

Het komt voor je klanten ook beter over wanneer ze geld mogen overmaken naar jouw zakelijke rekening en niet naar je privé rekening. Dit laat zien dat je je bedrijf serieus neemt en ambitie hebt.

Zakelijke spaarrekening

Bij de meeste banken heb je ook een gratis zakelijke spaarrekening naast je zakelijke betaalrekening. Hierdoor kun je betalingen voor de Belastingdienst, zoals bijvoorbeeld de BTW betalingen, apart zetten. Je loopt minder het risico dat je dit geld per ongeluk uitgeeft.

En nu?

Heb jij een zakelijke rekening? Wat waren jouw overwegingen om een zakelijke rekening te openen?

e-boekhouden banner

de praktische gids voor startende ondernemers

Hoe zet ik eenvoudig een cashflow begroting op?

Wat is een cashflow begroting? Wat is daar de meerwaarde van? En hoe zet je die eenvoudig op? Met als bonus: een Excel bestand zodat je meteen aan de slag kunt. 

Wat is een cashflow begroting?

In een cashflow begroting zie je wat het geld op je bankrekening in de toekomst gaat doen. Want uiteindelijk draait het daar voor veel ondernemers om: wat er daadwerkelijk op de bankrekening staat.

Je brengt je toekomstige geldstromen (je cashflow) in beeld door te voorspellen hoeveel en wanneer je geld binnenkrijgt van je klanten. Maar ook wanneer en hoeveel geld je moet betalen aan leveranciers en de Belastingdienst.

Wat is de meerwaarde van een cashflow begroting?

Een cashflow begroting in combinatie met een sales funnel zorgt ervoor dat je goed op de hoogte bent van de financiële gezondheid van je onderneming. Waar een sales funnel je laat zien hoeveel je in de toekomst (mogelijk) gaat verdienen, laat een cashflow begroting zien hoeveel er ook echt op je bankrekening terecht komt.

Ook geeft een dergelijke begroting goed inzicht in de kosten die je gaat maken en wanneer je deze kunt betalen. Je kunt anticiperen op grote betalingen aan de Belastingdienst, zodat deze uitgaven op dat moment niet zorgen voor een onverwachte hap uit je bankrekening.

De voordelen op een rijtje:

  • Je hebt een makkelijk overzicht in wat je in de toekomst te besteden hebt;
  • Je weet wanneer er ‘magere maanden’ aan gaan komen en kunt tijdig actie ondernemen;
  • Je bent voorbereid op grote uitgaven zoals investeringen of de Belastingdienst (geen verrassingen meer);
  • Je hebt een goed inzicht in je onderneming en je banksaldo.

Hoe zet je eenvoudig een cashflow begroting op?

Je kunt de begroting opstellen per week, maand of kwartaal. Dit is erg afhankelijk van je eigen onderneming. Ik heb er zelf bijvoorbeeld voor gekozen om een begroting op te stellen per maand. Dit omdat de meeste kosten die ik heb, maandelijks terugkerende kosten zijn. Maar heb je een groot aantal transacties? Dan kan ik me helemaal voorstellen dat je liever een begroting per week opstelt.

Je stelt de begroting eenvoudig op in de volgende stappen:

Stap 1: Start met je beginsaldo

Begin iedere periode met het opschrijven van je beginsaldo, bijvoorbeeld per 1 januari 2019.

Stap 2: Voorspel je inkomsten en uitgaven

Neem de verwachte inkomsten en uitgaven op in het overzicht. Ga voor facturen die je hebt verzonden naar klanten na wanneer deze betaald zouden moeten worden. Weet je bijvoorbeeld al dat een klant een standaard betaaltermijn hanteert van 60 dagen (ook al heb jij een betaaltermijn van 14 dagen), neem deze betaling dan pas na 60 dagen op. Reken jezelf vooral niet rijk.

Kijk vervolgens welke uitgaven iedere maand terugkomen, zoals telefoon, internet, bankkosten, huur en neem deze op in het overzicht. Denk dan na welke uitgaven je deze maand verwacht te maken op basis van aangifte bij de Belastingdienst, maar ook inkopen die je hebt gedaan.

Stap 3: Bereken je eindsaldo

Op basis van je beginsaldo en je verwachte inkomsten en uitgaven, zie je eenvoudig hoeveel geld je aan het eind van de maand nog op de bankrekening hebt staan. Hierdoor kun je eenvoudiger een beslissing nemen of je wel of niet gaat investeren bijvoorbeeld.

Excel bestand

In onderstaand Excel bestand heb ik de drie stappen voor je opgenomen. In de tab ‘cashflow begroting’ is een leeg bestand opgenomen. Deze begroting rekent de mutaties automatisch door. Heb je minder mutaties in de maand? Vul dan gewoon de overgebleven cellen niet in. Heb je meer mutaties in de maand? Neem dan additionele regels op.

In de tab ‘voorbeeld’ heb ik een eenvoudig voorbeeld opgenomen zodat je kunt zien hoe een cashflow begroting eruit zou kunnen zien.

Download hier: Cashflow begroting – the happy financial

En nu?

Ga je nu ook een cashflow begroting opstellen? Heb je hier nog vragen over? Laat het me dan weten!

e-boekhouden banner

Hoe ziet een goede factuur eruit?

Wat moet er allemaal op je factuur staan? De Belastingdienst heeft een lijst met eisen waar je facturen aan dienen te voldoen. Zorg dat je deze punten minimaal opneemt op je facturen zodat je een goede factuur verstuurt. 

Een goede factuur

Natuurlijk wil je dat je factuur er goed uitziet. Maar eigenlijk is de inhoud belangrijker. Daarom is het belangrijk om te voldoen aan de minimale vereisten die de Belastingdienst stelt aan een goede factuur. Dit is een van de onderdelen die horen bij het ondernemerschap en zijn verplicht voor iedere ondernemer.

Minimale eisen

De volgende zaken dienen minimaal op je factuur te staan:

  • Volledige naam en adres van je onderneming en die van je klant. Alleen vermelding van een postbusnummer is niet voldoende;
  • BTW nummer van je onderneming (lees hier meer over het BTW nummer);
  • KvK nummer van je onderneming;
  • De datum waarop je de factuur hebt gemaakt en aan je klant hebt verstuurd;
  • Een opeenvolgend nummer (meest simpele variant is beginnen met 1, 2, 3 etc).
  • Aard van de goederen of dienst die je hebt geleverd;
  • Hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd;
  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
  • Het BTW tarief dat je in rekening brengt (0, 6 of 21%) (heb jij je administratie al op orde voor de wijziging van het BTW laag tarief per 1 januari 2019? Lees in deze blog wat je al kunt doen);
  • De berekende BTW in euro’s.

Meer aanvullingen voor je factuur

Nog een paar zaken die niet verplicht zijn, maar die je er wel op kunt zetten:

  • Het totaalbedrag van de factuur (ik vind dit zelf heel logisch om te vermelden, maar het is dus geen verplichting volgens de Belastingdienst);
  • Je logo, zodat klanten direct zien dat de factuur van jouw onderneming komt;
  • Een contactpersoon waar klanten contact mee kunnen opnemen bij vragen of opmerkingen over de factuur;
  • Geef aan dat betaling onder vermelding van de factuur dient te zijn. Veel boekhoudpakketten herkennen hierdoor de betaling automatisch en verwerken de ontvangst op je bankrekening direct.
  • De betalingstermijn van je factuur.

Eisen aan je facturenadministratie

Het opstellen van een goede factuur is onderdeel van een goede facturenadministratie. Met deze punten voldoe je aan de eisen van de facturenadministratie volgens de Belastingdienst:

  • Voor alle diensten of goederen die je levert, maak je een factuur op. Heb je een taxibedrijf of horecaonderneming, dan kun je in aanmerking komen voor de verminderde factuurvereisten.
  • Werk je met vooruitbetalingen? Maak dan ook een factuur op van de vooruitbetaling. Lever je vervolgens de daadwerkelijke diensten of goederen? Dan breng je de vooruitbetaling zichtbaar in mindering op de eindfactuur.
  • Een factuur verstuur je uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je de diensten of goederen hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld goederen aan een klant op 17 januari? Dan verstuur je uiterlijk op 15 februari de bijbehorende factuur.
  • Bewaarplicht: Je hebt de plicht om de facturen te bewaren. Welke eisen zijn hieraan verbonden?
    • De bewaarplicht voor je administratie bedraagt 7 jaar.
    • De bewaarplicht voor onroerende zaken bedraagt 10 jaar.
    • Of je de administratie digitaal of op papier bewaart, is aan jou. Belangrijk hierbij is dat de digitale versie dezelfde informatie bevat als de papieren versie. De digitale versie moet bij een controle van de belastingdienst beschikbaar en controleerbaar zijn.

En nu?

Stelde jij al een goede factuur op? Hoe stel jij je facturen op? Ik doe dit zelf vanuit mijn boekhoudpakket. Bekijk deze video om de voordelen daarvan te zien.