Agenda beheer voor pro’s

Met steeds meer afspraken, verplichtingen, bijeenkomsten, vergaderingen, uitjes en borrels, neemt het belang van écht goed agenda beheer ook steeds meer toe. En laat ik daar nou eens echt goed in zijn ;). 

Waarom is goed agenda beheer zo belangrijk?

Als ik voor mijn eigen agenda spreek, zeg ik: Hij loopt over! En als ik een afspraak niet opschrijf, kan ik deze heel goed, gewoon vergeten. Dan heb ik het niet alleen over de minder spannende business meetings, maar ook een gezellige high tea met vriendinnen.

Dit gebeurt zeker niet expres, maar de hoeveelheid afspraken, uitjes, vergaderingen, bijeenkomsten, verplichtingen, familiebezoeken, etentjes en borrels neemt zodanig toe dat het simpelweg niet meer te onthouden is. Dit geldt in mijn geval voor zowel mijn werk als mijn privé leven. Ik moet echt alles opschrijven om niets te vergeten.

Maar waar gebruik ik mijn agenda nog meer voor? In de blog van vorige week las je dat ik geen to do lijstjes meer opstel. Alle dingen die ik nog to do heb, schrijf ik als een taak op in mijn agenda. Het bijhouden van een agenda is daarmee nog belangrijker geworden!


Mijn tips voor goed agenda beheer

Tip 1: Verwerk alles in één agenda

Klinkt heel leuk allemaal zo’n familie agenda. Of een privé agenda voor je gezellige afspraken. Maar je werk afspraken lopen nu eenmaal ook door wanneer je privé leven begint, en andersom. Te vaak denk je daarom dat je gezellig met vrienden uit eten kunt, terwijl je bent vergeten dat je die avond tot laat een vergadering hebt.

In je werk agenda kun je je privé afspraken met een slotje verbergen voor collega’s, mocht je dat fijner vinden.

Tip 2: Gebruik kleuren

Stel voor jezelf een kleurensysteem op en geef iedere afspraak een kleur. Ik heb zelf een kleurensysteem op activiteit niveau. Gele afspraken zijn reistijd, paarse zijn privé, oranje zijn vergaderingen, blauw zijn externe afspraken bij klanten etc.

Je kunt een kleurencodering ook hanteren op locatie (kantoor, extern, thuis etc) of bijvoorbeeld per gezinslid (vader, moeder, kind 1, kind 2, etc).

Tip 3: Geef toegang tot je agenda

Iedereen kan alles zien in mijn agenda. Zo weten mijn collega’s waar ik ben en ook wanneer ik niet kan. Ook voor je gezin kun je agenda’s samenvoegen zodat meteen ziet of je dat bezoekje kunt plannen.

Tip 4: Zet je to do’s in je agenda

Omdat mijn agenda ook meteen mijn to do lijst is, heb ik alles wat ik nog moet doen in mijn agenda staan. Ik heb delen in mijn agenda geblockt voor wat er op het programma staat die dag en wat er af moet zijn. In de ochtend begin ik met grotere, lastigere projecten waar ik de ochtend voor blokkeer. In de middag heb ik meerdere kleinere afspraken staan voor alles wat ik voor die dag gepland heb.

Tip 5: Kijk vooruit

Kijk minimaal een week vooruit in je agenda. Wat staat er op de planning? Op welke dag heb je het druk? Zo weet ik bijvoorbeeld precies wanneer ik maar kort de tijd heb tussen mijn werk en sporten. Op die dagen zorg ik ervoor dat ik iets makkelijks kan eten en niet in tijdnood kom. Door vooruit te kijken voorkom je vervelende verrassingen.

Tip 6: Plan ruim de tijd

Een te optimisme planning wat betreft tijd, gaat je aan het einde alleen maar ellende opleveren. Als je weet dat je een uur nodig hebt voor een taak, plan dan ook minimaal een uur en niet een half uur. Je weet bij voorbaat al dat je dan in de problemen komt.

Weet je bijvoorbeeld ook dat een afspraak met die ene klant altijd uitloopt, plan dan ook uitloop aan de achterkant in. Daarnaast heb ik altijd reistijd in mijn agenda staan. Ik kan heel leuk een afspraak inplannen tot 13u in Eindhoven en om 13u een volgende afspraak in Den Bosch, maar dat gaat dus niet lukken.

Wat moet je absoluut laten voor goed agenda beheer?

Niet reageren op uitnodigingen

Dagelijks krijg ik verschillende uitnodigingen voor vergaderingen op mijn werk. Hier reageer ik altijd meteen op zodat mijn agenda bijgewerkt is. Je weet op basis van je agenda of je kan of niet, en reageer dan ook op die manier. Is ook wel zo prettig voor je collega’s.

Overal bij aanwezig zijn

Natuurlijk wil je overal, altijd bij zijn. Maar dat gaat gewoon niet altijd. Zeg daarom eens een afspraak af. De wereld vergaat niet en je hebt een stuk meer tijd over om je to do’s af te werken.

En nu?

Waar loop jij tegenaan met je agenda? Heb je je agenda al op orde? Welke tips heb je zelf nog?

Follow my blog with Bloglovin


4 thoughts on “Agenda beheer voor pro’s

  1. Linda Reply

    Goede tips. Ik gebruik meestal verschillende agenda’s. met als gevolg dat er soms dubbele afspraken gemaakt worden. Vanaf morgen dus maar 1 agenda gaan hanteren.
    Heb jij een echte agenda of hou je je agenda digitaal bij? Hierin twijfel ik nog.

    1. Marjan Heemskerk Reply

      Hoi Linda,

      Dank je!
      Ik had er vroeger ook meerdere, maar vond dit uiteindelijk veel makkelijker en overzichtelijker.
      Ik doe zelf alles digitaal omdat ik dan ook makkelijker kan aanpassen. En dan heb ik hem tenminste altijd bij me.

      Liefs, Marjan

  2. […] Ik leef echt op mijn agenda, hier staan niet alleen mijn afspraken in, maar ook mijn to do lijst. Wi... thehappyfinancial.com/mijn-productieve-week-start-op-zondag
  3. […] zet deadlines altijd in mijn agenda. Of het nu gaat om aanlevering van een blog aan een opdrachtgeve... thehappyfinancial.com/hoe-ga-ik-om-met-deadlines

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*